Сдаем отчетность самостоятельно

Чтобы сдавать отчетность в контролирующие органы, не всегда нужен бухгалтер. ИП и ООО на упрощенной системе иногда берут ведение учета и формирование отчетности в свои руки. Как сдавать отчетность самостоятельно, на что обратить внимание — узнаете из статьи.

Способы сдачи отчетности

Налогоплательщики могут воспользоваться одним из способов представления отчетности:

1. Лично явиться в ФНС, фонды и другие контролирующие органы.
2. Выписать доверенность и отправить представителя. 
3. Отправить отчетность по почте.
4. Отправить отчетность электронно.

В зависимости от вида отчетности и показателей компании способы сдачи могут отличаться. Например, у некоторых организаций в силу законодательства нет возможности сдавать бумажные отчеты.

Если же закон не запрещает отчитываться на бумаге, в отчетный период можно прийти в отделение налоговой инспекции, ФСС или ПФР по месту регистрации. Обычно отчетность сдает бухгалтер, который занимается составлением конкретного отчета. Отчеты по страховым взносам может принести бухгалтер по зарплате, а декларацию по налогам — например, заместитель главного бухгалтера. Чаще всего в контролирующих органах есть разделение кабинетов по видам отчетов.

Когда отчеты приносят лично, инспектор (специалист фонда) ставит штамп о приеме на экземпляре налогоплательщика. Отметка включает дату сдачи и подпись лица, принявшего отчетность. Далее специалист разносит показатели деклараций в специальную программу.

Руководитель компании вправе передать полномочия по сдаче отчетности другому лицу. Это может быть не только сотрудник, но и другое физическое или юридическое лицо. Интересы организации в контролирующих органах может представлять ИП, самозанятый, иная организация. Чаще всего это аутсорсинговые компании, которые ведут учет и сдают отчеты за клиентов. Представитель налогоплательщика действует на основании доверенности. В доверенности можно предоставить право как на сдачу конкретного вида отчетности, так и полного набора необходимых форм.

Если директор компании или ИП решит отправить отчеты письмом по почте, нужно обязательно сделать опись вложения. Тогда в случае утери отчетов контролирующими органами организацию не оштрафуют за нарушение сроков.

Отчитаться проще всего через интернет. Есть несколько вариантов: использовать онлайн-сервисы, сдавать отчеты через государственные сайты, подключить электронную отчетность, встроенную в учетную программу.

Электронно может отчитываться и представитель компании. В таком случае заключается договор на оказание услуг. Работая через доверенное лицо, которое передает отчетность самостоятельно, компания экономит на покупке специальных программ для сдачи отчетов и средств криптографической защиты информации (СКЗИ), которые необходимы при работе с электронной подписью. Протоколы проверок деклараций и расчетов приходят сначала к уполномоченному лицу. Если отчеты приняты, то проблем не возникнет. Если в отчетах содержатся ошибки, представитель должен оперативно уведомить организацию. Иначе есть риск не исправить ошибки в срок.

Когда позволяют финансы, организации заключают договор с оператором электронного оборота. Способ дороже, чем работа через представителя. Оператор ЭДО выпускает электронную подпись (ЭП) и предоставляет необходимое программное обеспечение. Компания самостоятельно формирует и передает отчеты. 

Некоторые операторы ЭДО объединяются с производителями учетных бухгалтерских программ. Таким образом, приобретая программу, налогоплательщик может сразу подключить электронную отчетность и отправлять нужные формы непосредственно из программы.

Электронную отчетность можно сдавать через сайты госорганов. Такую возможность предоставляют ФСС и ФНС. Для отправки отчетов через сайт ФНС пользователю требуется:

• установить в систему корневой сертификат УЦ ФНС России;
• установить в систему сертификат открытого ключа подписи МИ ФНС России по ЦОД для шифрования отчета и проверки квитанции;
• подготовить файл транспортного контейнера (с помощью программного средства «Налогоплательщик ЮЛ»), содержащий зашифрованную на ткрытом ключе получателя (МИ ФНС России по ЦОД) подписанную ЭП налогоплательщика отчетность;
• передать полученный зашифрованный файл в МИ ФНС России по ЦОД, используя сервис загрузки файла.

Датой и временем приема отчета считаются соответственно дата и время (по серверу приема отчетности) поступления зашифрованного файла в МИ ФНС России по ЦОД. Квитанция о приеме отчета формируется в случае успешной проверки электронной подписи и форматно-логического контроля. Дата и время формирования квитанции фиксируется в протоколе обработки поступившего файла и помещается в квитанцию.

Какой способ предпочтительнее, решает владелец отчитывающейся компании. Давайте сравним электронные сервисы.

Когда не получится отчитаться в бумажном варианте?

1. При сдаче декларации по НДС. Законодательно предусмотрена только электронная отчетность.
2. При численности более 100 человек. Все отчеты по налогам и сборам придется сдавать только через интернет. Такой порядок регламентирован Налоговым кодексом.
3. Если компания или ИП является налоговым агентом по НДФЛ, а численность персонала более 10 человек. 
4. При сдаче отчетности в ПФР и ФСС, если численность превышает 10 человек.

Самостоятельная сдача отчетности организациями через интернет

Организации могут выбрать способ отчетности. Однако в некоторых случаях выбора нет и разрешено отчитываться исключительно по телекоммуникационным каналам связи.

В случае с налоговой отчетностью ситуация немного иная. Компании на спецрежимах и ОСНО при соблюдении критериев о численности могут отчитываться на бумаге. Отчет 6-НДФЛ можно представить в распечатанном виде, если количество работников не превышает 10 человек. Такой же критерий установлен для расчета по страховым взносам, отправляемого в ФНС (п. 10 ст. 431 НК РФ). 

Но есть один отчет, который сдается электронно при любой численности. Это декларация по НДС. Даже если в отчетном периоде была выписана одна счет-фактура, задекларировать операцию нужно электронно.

Отчетность в ПФР направляют в электронном виде при численности более 10 человек. Речь идет об отчетах СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД. Требование утверждено Федеральным законом от 30.12.2021 № 474-ФЗ.

Отчитываясь по форме 4-ФСС, нужно также посмотреть среднесписочную численность. Если в организации работает 11 и более человек, электронной отчетности не избежать.

Правила сдачи электронной отчетности исходя из численности распространяются и на вновь созданные компании.

Отчеты в отделения Росстата можно сдавать только через интернет: ранее требование распространялось ранее только на средний и крупный бизнес, а с 01.01.2022 актуально и для субъектов малого бизнеса (Федеральный закон от 30.12.2020 № 500-ФЗ). 

Штрафные санкции

• Если налогоплательщик, который обязан отчитаться перед ИФНС в электронной форме, сдаст отчет на бумаге, ему придется заплатить штраф от 1 000 руб. (ст. 119.1 НК РФ).
• Для страхователей, нарушивших порядок представления в ПФР сведений в виде электронных документов, предусмотрена санкция в размере 1 000 руб. (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1995 № 27-ФЗ).
• Страхователю, не соблюдающему порядок представления формы 4-ФСС в электронной форме, назначат штраф в размере 200 руб. (п. 2 ст. 26.30  Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Как самостоятельно подготовить и сдать отчетность ИП

ИП на упрощенке вполне может формировать отчетность самостоятельно. Задача усложняется, если предприниматель трудоустроит людей. Тогда придется рассчитывать зарплату, начислять взносы, удерживать НДФЛ — всё это требует специальных знаний. Поэтому предпринимателю с работниками целесообразнее отдать ведение отчетности бухгалтеру.

ИП могут не вести бухгалтерский учет и поэтому освобождены от сдачи бухгалтерской отчетности (ст. 6  Закона № 402-ФЗ от 06.12.2011).

Что касается налоговой отчетности, ее состав зависит от выбранного режима налогообложения. ИП на ОСНО сдает декларацию по НДС ежеквартально до 25 числа. Данный вид отчетности необходимо представлять в электронном виде. Также ИП на ОСНО формирует раз в год форму 3-НДФЛ. Такой отчет можно сдавать как на бумаге, так и электронно.

Предприниматели на УСН ежегодно формируют декларацию. Как ее заполнить, можно понять самостоятельно — без помощи бухгалтера. Шаблон формы легко найти в любом справочно-правовом сервисе.

Все ИП с работниками сдают отчетность по взносам и НДФЛ. Отчет 6-НДФЛ можно представить в распечатанном виде, если количество работников не превышает 10 человек. Такой же критерий установлен для расчета по страховым взносам, отправляемого в ФНС (п. 10 ст. 431 НК РФ). 

ИП с работниками отчитываются перед ПФР. Фонд ждет от них отчеты СВЗ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД. Отчетность в ПФР нужно направить в электронном виде, если у ИП более 10 человек.

В Соцстрах ИП в качестве работодателя сдает форму 4-ФСС. На бумаге можно отчитываться, пока численность не превысит 10 человек (Федеральный закон от 30.12.2021 № 474-ФЗ).

Если предприниматель попадет в выборку Росстата, придется заполнить и сдать отчет. О составе статистической отчетности обычно уведомляет отделение Росстата.

Пошаговая инструкция сдачи отчетности самостоятельно 

Если отчеты готовит бухгалтер или аутсорсинговая компания, вопросов не возникает. Что же делать, если необходимо сформировать отчетность самостоятельно?

Шаг № 1. Изучите виды отчетности, характерные для применяемого режима налогообложения. Общую информацию можно найти на сайтах ФНС, ФСС и ПФР.

Шаг № 2. Если у предпринимателя есть работники, нужно готовиться заполнять отчеты по сотрудникам. Организации сдают такие отчеты как минимум на директора.

Шаг № 3. Изучите налоговый календарь применяемого режима. Если сдадите отчетность позже установленных сроков, компанию ждут штрафы и пени, в некоторых случаях возможна блокировка расчетного счета.

Шаг № 4. Выберите программу для сдачи отчетности. Если необходимо, подключите электронную отчетность.

Шаг № 5. Сохраняйте квитанции о приеме отчетов. Распечатывайте или храните в облаке всю сданную отчетность. 

Преимущества и недостатки самостоятельной сдачи отчетности

Главное преимущество самостоятельной сдачи отчетности — экономия денег. Не нужно платить бухгалтеру за формирование отчетов. Если, заполняя декларации и расчеты, налогоплательщик допустит ошибки, штрафные санкции могут свести на нет такую экономию.

Без знаний бухгалтерского учета и налогообложения можно потратить много времени на изучение инструкций. По незнанию можно представить отчет на устаревшем бланке. Такую отчетность не примут. При сдаче отчетности применение актуальных форм — важный аспект.

Если вы решите отчитываться самостоятельно, рекомендуем использовать специальные сервисы и программы для формирования и сдачи отчетов. Это поможет избежать ошибок. Кроме того, применяя электронную отчетность не нужно стоять в очередях, чтобы исполнить обязанность налогоплательщика. В отчетный период простоять в налоговой инспекции можно несколько часов.

Электронная отчетность значительно упрощает жизнь и малому, и крупному бизнесу. Отличный помощник при сдаче отчетности — сервис Контур.Экстерн. Удобная навигация поможет пользователю найти нужную форму бухгалтерской, налоговой или статистической отчетности. Подсказки помогут заполнить ту или иную строку отчета. Встроенная проверка выявит ошибки в расчетах или подскажет, как устранить противоречия в контрольных соотношениях. Когда отчет готов, его можно отправить, нажав кнопку. Статус отчетности легко отслеживать в системе, а при желании можно настроить СМС об изменениях статуса.

Состав и содержание отчетности зависит от выбранного режима налогообложения. Отчитываться можно самостоятельно или с помощью специалистов. В любом случае соблюдайте законодательство и сдавайте отчеты в срок.