Новый отчет ЕФС‑1 с 2023 года: состав и особенности заполнения

10 ноября 2022 138

С 1 января 2023 года ПФР и ФСС объединятся в единый социальный фонд. В связи с этим отчетность в фонды тоже соединили в одну форму — ЕФС-1. Она объединит в себе 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и ДСВ-3. Разбираемся, как изменятся привычные отчеты и по каким правилам нужно будет сдавать ЕФС-1.

extern

Сдавайте ЕФС-1 через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Что такое ЕФС-1

ЕФС-1 — это новый отчет, который с 2023 года нужно будет сдавать в Социальный фонд России (далее — СФР). Это ведомство образовалось в результате объединения ПФР и ФСС. Подробнее о других изменениях, которые ждут бизнес после слияния фондов, читайте в статье «Что изменится для бизнеса после объединения ФСС и ПФР».

Бумажная форма и порядок заполнения ЕФС-1 приведены в проекте постановления Правления ПФР ID 01/02/09-22/00131496, электронный формат — в проекте ID 01/02/10-22/00132215.

ЕФС-1 состоит из титульного листа со сведениями о страхователе и двух разделов:

  • сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию;
  • сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от НС и ПЗ.

Как ясно из названий разделов, ЕФС-1 заменит собой четыре формы: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и 4-ФСС. Последний раз их нужно будет сдать за периоды 2022 года.

Важно! СЗВ-М с 2023 года сдавать тоже не нужно. Персонифицированные сведения о физических лицах страхователи будут ежемесячно направлять в ФНС, а налоговая передаст данные в СФР.

Ничего сверхнового в ЕФС-1 не появится. Структура ее разделов очень похожа на ранее действующие формы. В таблице мы показали, как соотносятся старые формы и разделы ЕФС-1.

Старая форма Разделы ЕФС-1 Изменения
СЗВ-ТД Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»

Нужно подавать сведения о начале и окончании договора ГПХ.

Введен классификатор причин увольнения — нужно будет указывать код, а не формулировку

СЗВ-СТАЖ Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже»

Дополняется данными 
по СОУТ: индивидуальным номером рабочего места 
и классом (подклассом) условий труда.

Появится графа с районным коэффициентом.

Подавать сведения теперь нужно не по всем работникам, а только по тем, у которых есть особенности учета стажа

ОДВ-1 Раздел 5 (ДНП) Подраздел 2 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии…» Подается одновременно с подразделом 1.2, если есть сведения о лицах, имеющих право на досрочное назначение пенсии
СИоЗП (для бюджетников) Подраздел 1.3 «Сведения о зарплате и условиях осуществления деятельности работников государственных и муниципальных учреждений»

Для большинства граф установлены классификаторы допустимых значений.

Минтруд будет определять виды деятельности, при которых нужно сдавать подраздел

ДСВ-3 Подраздел 3 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя» Подраздел аналогичен ДСВ-3
4-ФСС Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от НС и ПЗ»

Вместо численности физлиц, в пользу которых производятся выплаты и иные вознаграждения, нужно указывать численность работающих застрахованных лиц по ОСС на НС и ПЗ.

В расчет сумм взносов добавили графу «На начало отчетного периода».

В сведениях об облагаемой базе нужно выбрать тип страхователя:

  • СКЕ;
  • частичное финансирование;
  • страхователь, исчисляющий страховые взносы по нескольким основаниям

Для государственных (муниципальных) учреждений добавили специальный раздел по определению облагаемой базы.

Убрали раздел с численностью пострадавших в связи со страховыми случаями в отчетном периоде

Подробно порядок заполнения каждой части формы мы разбираем в отдельных статьях. Найти их можно в разделе «Единая форма сведений», он будет пополняться.

В какие сроки сдавать ЕФС-1

Сдавать ЕФС-1 нужно за периоды, начиная с 1 января 2023 года. Срок сдачи один — 25 число. Но всю форму целиком каждый раз заполнять не нужно. Для разделов и подразделов сохраняется прежняя периодичность сдачи:

  • Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД):
    • при приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня;
    • при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
  • Подраздел 1.3 (СИоЗП) — ежемесячно, не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным.
  • Подраздел 3 (ДСВ-3) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
  • Раздел 2 (4-ФСС) — ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом;
  • Подразделы 1.2 и 2 (СЗВ-СТАЖ) — ежегодно, не позднее 25 января года, следующего за отчетным.

Более наглядно сроки сдачи разделов и подразделов приведены на схеме. Тут же можно увидеть, когда и какой раздел ЕФС-1 нужно будет подать впервые.

Подразделы 1.2 и 2 (аналоги СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1) впервые нужно будет направить в СФР уже в 2024 году — до 25 января. Но в некоторых случаях действуют специальные сроки. Например, если застрахованный подаст заявление о срочной пенсионной выплате, СЗВ-СТАЖ нужно будет подать в течение трех рабочих дней после этого. Все такие ситуации перечислены в п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

extern

Отчитывайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Можно ли подавать отчет по разделам

Сведения, которые должны быть поданы до 25 числа месяца, не обязательно направлять единовременно. В Экстерне их можно сдать в разные дни и поручить заполнение разным людям.

Например, до 25 апреля 2023 года организация должна подать подраздел 1.1 (СЗВ-ТД) за март, подраздел 3 (ДСВ-3) и раздел 2 (4-ФСС) за первый квартал.

Бухгалтер может заполнить и сдать ДСВ-3 20 апреля, 4-ФСС — 21 апреля, а кадровик берет на себя работу с СЗВ-ТД и отправляет свой подраздел 24 апреля.

Как и куда подавать отчет

Порядок представления для ЕФС-1 сохраняется тот же. Подать ее в электронном виде должны работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая исполнителей на ГПД, превышает 10 человек. Остальные имеют право сами решать, как отчитываться: по ТКС или на бумаге.

В Экстерне ЕФС-1 будет доступна к январю 2023 года.

Представлять новую форму нужно в территориальные органы объединенного СФР.

extern

Формируйте ЕФС-1 в Экстерне. Отчет можно поделить на разделы и доверить их заполнение разным людям, а также подавать по отдельности

Как отчитываться за прошлые периоды

За периоды, истекшие до 1 января 2023 года, отчетность нужно подавать в порядке и по формам, которые действовали на тот момент. Это касается и всей отчетности за 2022 год. Для нее сохранятся прежние сроки и формы сдачи:

  • СЗВ-М за декабрь — до 16 января;
  • СЗВ-ТД по декабрьским мероприятиям — до 16 января;
  • ДСВ-3 за 4 квартал 2022 года — до 20 января;
  • 4-ФСС за 2022 год — до 20 или 25 января;
  • СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 за 2022 год — до 1 марта.

Это касается и корректировочных отчетов. К примеру, если в 2023 году понадобилось уточнить 4-ФСС за 9 месяцев 2022 года, следует направить отчет по форме, утвержденной приказом ФСС от 14.03.2022 № 80.

Важно! Все отчеты за 2022 год в 2023 году нужно сдать по прежним формам. ЕФС-1 применяется только в отчетных периодах 2023 года и последующих.

Кто должен сдавать ЕФС-1: бухгалтер или кадровик

Сдавать ЕФС-1 в социальный фонд России — обязанность работодателя. В порядке заполнения формы и законодательстве о страховании не указаны конкретные сотрудники, которые должны отчитываться за компанию.

Исходя из состава формы, ее заполнение логично доверить:

  • бухгалтерии — в части подразделов 1.3 (СИоЗП) и 3 (ДСВ-3), раздела 2 (4-ФСС);
  • кадровому отделу — в части раздела 1 (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ).

Возможность для этого есть. Как мы уже говорили, заполнение отчета можно поручить разным людям, а его части можно направлять в СФР в разные даты в пределах установленного срока.

Как накажут за ошибки в новой форме

Ответственность страхователей за нарушение порядка представления отчетов по индивидуальному персонифицированному учету прописана в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ:

  • непредставление в срок или представление неполных или недостоверных сведений — 500 рублей по каждому застрахованному лицу (кроме сведений о трудовой деятельности);
  • несоблюдение порядка сдачи в виде электронных документов — 1000 рублей.

За нарушения в разделе 2 штрафы те же, что были для 4-ФСС. Непредставление сведений в срок влечет штраф в размере 5 % от начисленной за последние три месяцы отчетного периода суммы, но не более 30 % и не менее 1000 рублей (ст. 26.30 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

С 1 января 2023 года в закон № 27-ФЗ внесли изменения в части применения финансовых санкций (Федеральный закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ). Страхователь сможет их избежать, если:

  • подаст уточненку в течение пяти рабочих дней после получения уведомления об устранении ошибок и несоответствий;
  • исправит ошибку до того, как ее обнаружат органы фонда.

Еще одно послабление — 50% скидка по административному штрафу в течение 10 дней после получения требования. Напомним, что при нарушении сроков представления либо подаче ЕФС-1 с ошибками фонд направит страхователю требование об уплате штрафа в течение 20 дней.

Главное на почту
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.
Получайте новости от наших экспертов дважды в месяцГлавное на почту
Подписаться
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компаний СКБ Контур.

Статьи по теме

Все статьи
138 комментариев
О
Вот это они намутили! Молодцы то какие!! Не зря зарплату получают ...
Л
Лариса 11 ноября
А можно уточнить, что означает СЗВ-ТД за январь, февраль и т.д. за месяц, мы же подаём сведения по мере события или я чего-то не знаю?
Елизавета Кобрина 11 ноября
Лариса, здравствуйте! Подраздел 1.1 (СЗВ-ТД) подается в следующих случаях:

— при приеме на работу, увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора, заключении и расторжении договора ГПХ — не позднее следующего рабочего дня. На схеме это обозначено как «по мероприятию»

— при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным. На схеме это обозначено как «СЗВ-ТД за месяц»

Подача СЗВ-ТД за месяц, конечно, актуальна не для всех. Если у работодателя не было перечисленных событий в отчетном периоде, то подавать подраздел 1.1 не придется.
Т
Татьяна 21 ноября
Елизавета Кобрина, То есть получается мы этот раздел отчета отправляем по срокам, а не как раньше не позднее следующего дня совершения события( прем, увольнение , перевод)
О
Татьяна, да почему, Вам же четко ответили, что при приеме, увольнении либо приостановлении договора - не позднее след дня. при переводе, переименовании, установлении (присвоении), запрете занимать должность- раз в месяц.
О
Оксана 11 ноября
думаю что введение новшеств, повлечет ошибки и штрафы, а что еще им нужно
Е
Хотели как лучше, получилось как всегда...Сколько можно издеваться над бухгалтерами? Форма совсем сырая, просто свалили все в одну кучу. Теперь каждый квартал будут вносить изменения. А мы будем платить штрафы.
Л
Елена,как лучше - не хотели, хотят себе премии и штрафы налогоплательщикам. а как еще военный бюджет пополнять,?
Н
Елена, Это называется - "не кошмарить бизнес"))).Только привыкнешь к срокам сдачи отчетности, к срокам уплаты налогов - на, получи!
В
Виктория 17 ноября
Считаю правильно делают - вместо кучи отчетов 1 отправил и всё! Вместо 5 платежей - 1 и сами распределяйте по фондам! Меньше ошибок. Понятно, что все привыкли и поэтому, как обычно, негативно относятся ко всему новому...
А
Виктория, нет не правильно, как обычно ответственность кадровиков свалили на бухгалтеров.
А
Т
Ю
К
наши законодатели работаю по принципу: где бы не работать, лишь бы не работать, своими "новшествами" всех замучили, сидят развлекаются, а мы как юлы должны крутится и вертеться, лучше бы было их всех посокращать, тогда и новшеств будет меньше, им некогда будет над народом изголяться
А
Получается все кадровые отчеты свалились на плечи бухгалтеров. теперь кадры только принял, уволил и курят бамбук, а бухгалтер ответит за их ошибки. Только зарплата у кадровиков больше чем у бухгалтера.
Л
Лариса 18 ноября
Алена, прямо интересно, откуда же у Вас такие сведения про кадровиков? Про их бамбук и зарплату.
Н
И
Л
Лариса 18 ноября
Подраздел 1.2 на схеме не обнаружила
Елизавета Кобрина 18 ноября
Лариса, здравствуйте! Там после схемы про него подробно расписано.

Подразделы 1.2 и 2 (аналоги СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1) впервые нужно будет направить в фонд уже в 2024 году — до 25 января. Но в некоторых случаях действуют специальные сроки. Например, если застрахованный подаст заявление о срочной пенсионной выплате, СЗВ-СТАЖ нужно будет подать в течение трех рабочих дней после этого. Все такие ситуации перечислены в п. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.
Ю
Юлия Вчера
Елизавета Кобрина, СЗВ-СТАЖ за 2022 год нужно отправить до 25 января 2023 года или нет?
Л
Людмила 18 ноября
ДСВ-3 сейчас сдаем ежемесячно, а с 2023 года -квартально?
Елизавета Кобрина 18 ноября
Людмила, добрый день! ДСВ-3 и был ежеквартальным
Л
Людмила 21 ноября
Здравствуйте, поясните пожалуйста, каким образом будет реализована возможность раздельного заполнения подразделов новой формы. Дело в том, что кадровый работник заполнял отчет СЗВ-ТД в программе, которую разработал ПФР, бухгалтер "свои" отчеты создает в программу 1С и выгружает в Контур. После объединения отчетов в один, будет ли возможность формировать отдельный файл, для сдачи разных подразделов из разных программ?
Елизавета Кобрина 23 ноября
Людмила, добрый день! Формат и порядок заполнения новой единой формы ЕФС-1 разрешает сдачу каждого раздела и подраздела отдельно. В Экстерне будет возможно создать столько черновиков ЕФС-1, сколько необходимо для каждого специалиста. Специалист сможет загрузить в свой черновик только те разделы, которые он подготовил в своей программе, и сможет отправить только эти разделы.
И
Здравствуйте, хотелось бы получить ответ на следующий вопрос. У нас централизованная бухгалтерия (бюджетники), 37 подведомственных организаций. Отчет СЗВ ТД у нас сдают директора подведомственных организаций, так как мы осуществляем только бухгалтерское обслуживание и кадры не ведем. Остальную отчетность сдаем мы и подписываем как уполномоченные представители ( по доверенности). Если отчет сдается по блокам, может ли каждый блок подписываться разными подписями, будет ли в этом случае принят отчет ? Программа "Контур" стоит и у нас и у наших организаций .
Елизавета Кобрина 23 ноября
Ирина, здравствуйте! Сам файл единой формы может быть подписан одновременно только одной подписью. Но так как формат формы ЕФС-1 предполагает сдачу каждого раздела и подраздела отдельными файлами, вы можете продолжать формировать отдельные файлы (отдельно файлы ЕФС-1 с заполненным подразделом 1.1. (СЗВ-ТД), отдельно файлы с остальными разделами), и каждый файл подписать необходимой подписью
Т
Здравствуйте. Я так поняла, что все останется как есть, только поменялись сроки ( СЗВ-СТАЖ за 23 год уже будем сдавать до 25 января 2024 года и в СЗВ-ТД добавили ГПХ договора)....а так все осталось как есть. Для нас, исполнителей я имею в виду, просто в ЕСФ будут прилетать наши отчеты не по одному (СЗВ-м, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД...), а в одной форме.
Елизавета Кобрина 23 ноября
Тома, здравствуйте! Да, можно и так сказать) Ну и небольшие изменения в формах тоже есть. Только вот СЗВ-М не входит в ЕФС-1, его заменит отчет «Персонифицированные сведения о физлицах» в ФНС
А
Н
Т
Добрый день!

Вы не могли бы, пожалуйста, уточнить, нужно ли будет подавать сведения об окончании ГПХ, которые заключены в 2022 году, но заканчиваются в 2023?
Елизавета Кобрина 24 ноября
Авн, здравствуйте! По этому вопросу пока нет никаких разъяснений. Переадресовали экспертам, ждем обратную связь
Е
Екатерина 23 ноября
Т.е получается, что все те же отчеты, только теперь они как подразделы входят в одну форму отчета ЕСФ-1. Тогда прошу пояснить, что означает данные о начисленной зп и страховых взносах? В какие сроки нужно это подавать? Каждый месяц? Такого же не было, а везде пишут ничего нового. И зачем тогда дублировать эти сведения в РСВ ежеквартально? Нагородили огородов с НДФЛ с 23го по 22-е, уведомления о суммах по каждому налогу ежемесячно, так мы еще и по зп и начислению взносов каждый месяц будем отчитываться? Нагрузка на бухгалтеров просто колоссально увеличится в этом случае! Как обычно Налоговая упростила жизнь себе, будет распоряжаться нашими средствми по своему усмотрению, а бухгалтера теперь должны посто вешаться. И так никуда в квартальную отчетность ни в отпуск, ни на больничный. Теперь эта радость ежемесячно. Спасибо вот от всего сердца! Я за 4 года в отпуск сходила на 2 недели, теперь наверное вообще не буду ходить. В наше маленькой организации я и бухгалтер и кадровик.
Е
Вот сейчас немного разобралась с персонифицированными сведениями, они не входят в ЕФС. Путает то, что пишут, что 5 отчетов заменит один. Но на деле это не так! Работы с отчетностью бухгалтерам добавили по факту. Не вижу никаких упрощений. В СЗВ-ТД добавили новые коды при увольнении, мало же кодов по должностям при приеме. Да практически все отчеты изменились. Нужно дополнительное время, чтобы разобраться, как заполнить правильно. И то, что в январе, когда выйдем не в начале месяца нужно будет практически всю отчетность подать 25 января (кроме НДФЛ и прибыли), да еще и уведомления по всем налогам, это просто издевательство, я считаю. Интересно, а если я заболею в январе или мой маленький ребенок и никто кроме меня не сможет подать все эти новые отчеты, нас оштрафуют? Или не в январе, а в любом другом месяце 25-го числа?
С
Светлана 29 ноября
Екатерина, как я поняла, Все что касается 2022 года сдается по-старому, а все телодвижения с 01.01.2023года по новым отчетам , формам, срокам
М
Марина Вчера
Екатерина, законодатель четко определил, что все отчеты за период 2022 года закрываются "старыми" формами.
Е
Екатерина, конечно оштрафуют! Какие могут быть сомнения? Для этого все и замутили с этими новшествами. У расчетчика слишком много обязанностей, сроки нереальные, сплошная нервотрепка. Болеть и ходить в отпуск ни в коем случае нельзя, не расплатишься со штрафами! Если будет совсем невыносимо, подумываю уходить из бухгалтерии, здоровье дороже, а нервные клетки не восстанавливаются!
Л
Людмила 23 ноября
Добрый день. А как быть с работниками которые работаю с 2022 года по договорам ГПХ при увольнении, если у них не оговорен срок окончания договора или он продлевался дополнительным соглашением уже в 2023 году а потом расторгнут или закончился срок.
Елизавета Кобрина 24 ноября
Людмила, здравствуйте! Пока нет ответа на этот вопрос. Будем уточнять.
Н
Наталья 23 ноября
Добрый день, а СИоЗП с 2023 нужно будет сдавать ежемесячно? Раньше же не сдавали?
Елизавета Кобрина 24 ноября
Наталья, здравствуйте! Да, но этот раздел только для государственных (муниципальных) учреждений. И Минтруд дополнительно должен установить виды деятельности, для которых это обязательно.
Л
Лариса 23 ноября
а по итогу...собака лает, караван идет...придется внедряться и работу работать...а вечером выпивать бокал вина с валерьянкой ,чтоб утром голова болела не только от новых форм отчетности
Е
Евгения 24 ноября
Мечта бухгалтера: один налог, один отчет, одно основание для расчета, например выручка, по ставке, например 5% и будем жить не хуже других. И да, никаких подтверждающих документов по расходам.
С
Нужно ли ИП в единственном числе сдавать это всё? Раньше ничего не сдавали.
А
Симон, не нужно, раз у ИП нет работников.
Елизавета Кобрина 25 ноября
Симон, добрый день! Не нужно, вам верно ответили :)
Е
Ну что тут скажешь, то ли горе от ума, то ли от его отсутствия. Смешали в одну кучу кадровый отчет с бухгалтерским. Всё для малого бизнеса где бухгалтер и швец, и жнец, и на трубе игрец. За свою жизнь не перестаю удивляться . Налоговая снова становится "передастом" сведений в ПФР, ранее это уже проходили. Помню как после отмены ЕСН и передачи администрирования страховых взносов в ПФР , последние оказались хорошими администраторами и успели построить себе новые здания -дворцы. Строительство зданий успешно закончилось , фонд поиздержался и администрирование страховых взносов вернули в ИФНС. Качает ведомство то в одну то в другую сторону ,стараются, работают.
Т
Татьянаc 28 ноября
Елена, так уже больше 20 лет прошло,они думают,что те бухгалтеры уже вымерли и помнить это некому.Я тоже помню.
А
Подскажите пжл: можно ли будет подавать этот отчет по МЧД? По той, что уже отправили в 2022 году в ФСС - или по другой?
Елизавета Кобрина 25 ноября
Анна, здравствуйте! Мы ждем ответы ПФР о том, какие доверенности и в каком случае подавать, чтобы сдавать ЕФС-1. Когда появится информация, напишем статью обязательно. Можете подписаться на нашу рассылку, чтобы не пропустить, если еще не подписаны)
Г
Голубева 24 ноября
МЧД-это что?
Е
Евгения 24 ноября
Голубева, машинно-читаемая доверенность
Г
Голубева 24 ноября
В итоге- слепой сказал увидим!
ИГ
V