Как внедрить ЭДО в бухгалтерии

Многие компании вместо бумажного выбирают электронный документооборот (ЭДО). ЭДО в бухгалтерии ускоряет процессы работы с документами и минимизирует вероятность ошибок, которые возникают при ручном вводе данных. Рассказываем, как принять решение о переходе на ЭДО и внедрить его в бухгалтерии.

Мария Шевченко Эксперт по законодательству в команде Диадока

Преимущества ЭДО для бухгалтерии

Переход на ЭДО часто вызывает опасения из-за технических трудностей. Но преимущества ЭДО в бухгалтерской работе кратно перевешивают возможные сложности.

Электронный документооборот в бухгалтерии позволяет:

Оперативно работать с документами. Отправка, исправление ошибок, согласование и подписание документов в ЭДО занимают меньше времени, чем при традиционном бумажном способе.

Безопасно передавать данные. ЭДО обеспечивает высокий уровень защиты документов, так как передает информацию по защищенным каналам связи, а к операторам ЭДО регуляторы предъявляют строгие требования (приказ ФНС от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@).

Удобно хранить документы. Хранение документов — это обязанность хозяйствующего субъекта. Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 устанавливает сроки хранения различных видов документации: часть документов подлежит временному хранению сроком от одного года и более — например, бухгалтерские и налоговые документы необходимо хранить не менее 5 лет (п. 1 ст. 23 НК РФ).

Под хранение бумажных документов требуется отдельное место, а электронные документы, которые отправляют через оператора ЭДО, сохраняются в облачном хранилище. В сервисе Контур.Диадок объем цифрового архива не ограничен, поэтому файлы не придется удалять, и они никогда не потеряются. Даже когда пользователь перестанет пользоваться Диадоком, данные будут доступны ему еще пять лет.

Переходите на электронные документы и упростите работу бухгалтерии

Подключиться

Реклама 16+.

Как понять, что пора переходить на ЭДО

Переход от бумажного документооборота на электронный значительно упрощает работу бухгалтера, но важно понимать, когда это действительно необходимо.

Задуматься о переходе на ЭДО стоит, если у бизнеса:

количество входящих и исходящих документов ежемесячно растет, а их обработка занимает все больше времени;
увеличивается риск ошибок из-за ручного заполнения документов или путаницы в бумажных архивах;
есть значительные расходы на печать, хранение и доставку документов;
архивы с бумажными документами занимают слишком много физического места;
возникают задержки в отправке документов из-за необходимости вручную их подписывать, отправлять или доставлять;
многие контрагенты уже перешли на ЭДО и требуют передавать документы через ЭДО для ускорения взаимодействия;
есть сотрудники, которые работают удаленно;
есть планы начать работу с маркированными и прослеживаемыми товарами.

Если хотя бы несколько пунктов из списка касаются вашего бизнеса, вам точно пора переходить на ЭДО.

У нас есть классное короткое видео по теме — за 3 минуты рассказываем, как в Экстерне включить интеграцию с Диадоком и начать обмениваться электронными документами.

Что еще нужно для ЭДО

Когда вы примите решение о переходе на ЭДО, необходимо выбрать сервис и оператора электронного документооборота. Далее следуйте инструкции.

Шаг 1 — оформите сертификат электронной подписи. Существует три вида подписей (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ): простая электронная подпись (ПЭП), неквалифицированная электронная подпись (НЭП) и квалифицированная электронная подпись (КЭП).

При подписании документов ПЭП и НЭП составляют дополнительное соглашение с контрагентами о признании такого вида подписи. При использовании КЭП дополнительное соглашение не нужно. В Контур.Диадоке все документы подписывают только КЭП.

Шаг 2 — выберите способ обмена электронными документами: через оператора ЭДО или напрямую с контрагентами. Мы рекомендуем работать через оператора ЭДО, так как он обеспечивает конфиденциальность и безопасность передачи данных, а также возможность пересылки разных видов документов. Также передавать электронные счета-фактуры можно только через операторов ЭДО (ст. 169 НК РФ, Приказ Минфина от 05.02.2021 № 14Н).

Шаг 3 — издайте документы, закрепляющие использование ЭДО на предприятии. Например, приказ о внедрении ЭДО, положение об ЭДО, приказ о внесении изменений в учетную политику организации.

Как выбрать оператора ЭДО для бухгалтерии

Бизнес может обмениваться электронными документами и напрямую — не через оператора ЭДО. Например, по электронной почте или через свою информационную систему.

В этом случае стоит учитывать важный нюанс: когда документооборот происходит без участия оператора ЭДО, то могут возникнуть сложности. Примеры смотрите в таблице:

Документооборот без оператора ЭДО	Документооборот с оператором ЭДО
Вам придется самостоятельно следить за безопасностью данных	Оператор ЭДО отвечает за шифрование и целостность файлов в процессе передачи
Если возникают судебные разбирательства с контрагентами, то у бизнеса отсутствует третья сторона, которая может подтвердить отправку или получение документов	Операторы ЭДО могут подтвердить отправку или получение документов в случае судебных разбирательств
Вы не сможете обмениваться счетами-фактурами, УПД и их корректировками без оператора ЭДО	Единственный законный способ передавать эти документы электронно — в системе электронного документооборота

Чтобы избежать возможных проблем, лучше заключить договор со специализированной компанией, имеющей аккредитацию ФНС — оператором ЭДО.

Перед тем, как заключить договор с оператором, изучите его тарифы и услуги: сколько документов можно отправить в тарифе, прописано ли это в договоре, есть ли пробный период. Например, в Диадоке всем новым пользователям 25 исходящих документов на 30 дней предоставляются бесплатно, а все входящие документы бесплатны всегда.

Подробнее о тарифах Контур.Диадок

Работать с ЭДО будет проще и не придется настраивать роуминг, если вы и ваши контрагенты сотрудничаете с одним оператором.

Также стоит обратить внимание, совместима ли ваша бухгалтерская программа с выбранным сервисом оператора ЭДО, если вы интегрируете сервис ЭДО в свою учетную систему. Например, Диадок совместим с любой учетной системой. Для 1С есть готовый модуль, а для других учетных систем — API, коннектор или комплекс Контур.ERP для SAP.

Основные этапы внедрения ЭДО

Рассмотрим этапы внедрения ЭДО на примере Контур.Диадок. До начала работы необходимо определить, как вы будете работать с сервисом. Есть три варианта:

в веб-версии через браузер без установки дополнительных программ;
через интеграцию сервиса в свою учетную систему;
через бесплатное мобильное приложение для устройств на iOS и Android.

Далее оповестите своих контрагентов любым удобным способом, что вы используете для обмена электронными документами сервис Контур.Диадок. Для этого можно пригласить контрагентов к сотрудничеству в веб-версии Диадока или в модуле при групповой отправке приглашений из 1С.

Зафиксируйте условия, на которых будете обмениваться документами. Этот этап не обязателен, но мы рекомендуем его пройти: соглашение может потребоваться в ситуациях судебных разбирательств или предоставления документа в налоговую по требованию (письмо ФНС от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@).

Можно ли совмещать ЭДО и бумажный документооборот

Бизнес может совмещать бумажный и электронный документооборот. Например, при обмене документами с одним контрагентом можно пользоваться как бумагой, так и электронным документом. Но только в рамках одной сделки. Ситуации, когда используется бумага, а когда — электронные документы, стоит зафиксировать в учетной политике.

Также с контрагентом можно договориться и установить, когда и в каких случаях вы будете обмениваться электронными и бумажными документами.

Если документ создан и подписан в электронном варианте, контрагент не может распечатать и подписать его на бумаге. Необходимо подписать такой документ электронной подписью. При этом оригиналом будет считаться именно электронный документ. В Диадоке визуализация печатной формы документа сделана для удобства пользователя.

Главное об ЭДО в бухгалтерии

ЭДО упрощает работу бухгалтера, снижает затраты и повышает безопасность документооборота, при этом его внедрение требует продуманного подхода.

Когда принято решение о переходе на ЭДО, необходимо выбрать сервис и оператора электронного документооборота. Бизнес может обмениваться электронными документами напрямую без оператора ЭДО, но в таком случае может возникнуть ряд сложностей.

При выборе оператора ЭДО стоит учитывать тарифы, совместимость с бухгалтерскими программами и дополнительные услуги оператора. Например, у Диадока установлен роуминг с большинством операторов ЭДО.

Можно совмещать бумажный и электронный документооборот. Например, при обмене документами с одним контрагентом, но только в рамках одной сделки. Ситуации, когда используется бумага, а когда — ЭДО лучше зафиксировать в учетной политике.