Как Экстерн упрощает работу бухгалтерским фирмам

В феврале 2024 года состоялась ежегодная конференция Экстерна «Каждый бухгалтер желает знать». Один из докладов был посвящен возможностям сервиса для обслуживающих бухгалтерий. Даем их перечень и краткое описание. А чтобы узнать подробности, включайте видео на нужном моменте.

Инструменты контроля и информирования

Задачи бухгалтера — помогают контролировать и планировать работу с отчетами и требованиями. Как работать с задачами, смотрите в Контур.Помощи.

Дайджест задач бухгалтера — рассылка с напоминаниями о просроченных, текущих и предстоящих задачах по отчетам и требованиям. С дайджестом вы не пропустите важные задачи и сможете скорректировать время на их выполнение.

Уведомления о поступлении документов от СФР — вместо того, чтобы каждый раз заходить в Экстерн и проверять поступление новых документов, настройте уведомления на электронную почту и телефон. Если в сервисе появятся новые документы, вы получите оповещение со списком входящих по каждой организации.

Таблица отчетности — позволяет следить за сроками сдачи отчетов и уплаты налогов по всем организациям. Если их много, фирмы можно объединить в группы, например, по системе налогообложения или ответственным сотрудникам. Для удобного контроля за ходом отчетности распечатайте таблицу в Excel и отсортируйте формы и платежи по статусам. Все о таблице отчетности вы найдете в инструкции.

Таблица требований — упорядочит работу с требованиями, покажет, когда истекает срок отправки квитанции и ответа. Удобные фильтры позволяют за несколько секунд найти нужные требования по всем организациям, а если вы привыкли работать с данными в Excel — распечатайте таблицу прямо из сервиса.

Автоматизация отправки отчетности

Массовая загрузка и отправка отчетов — подходит для компаний, которые отправляют большое количество отчетов в ФНС, Росстат, а также документы по проактивным выплатам.

Умный проводник — упростит загрузку отчетов. Вместо имени файла с расширением xml покажет привычное название формы и определит, к какой компании она относится. Что ещё можно делать в проводнике, читайте в инструкции.

Мастер подготовки нулевых отчетов — подскажет, какие отчеты надо сдать вашей организации, поможет сформировать и отправить их в несколько кликов. Подробнее читайте в Контур.Помощи.

Проактивные выплаты

Экстерн проверит полномочия и автоматически загрузит документы из СФР без участия пользователя. Это удобно, когда бухгалтер ведет несколько организаций — не придется отвлекаться от работы, чтобы предъявить сертификат для загрузки каждого документа. Как работать с проактивными выплатами в Экстерне, читайте в Контур.Помощи.

Дистанционное подписание отчетности

Больше не нужно оформлять доверенности на все организации и хранить их токены. После подготовки документа отправьте его на подпись руководителю в один клик. Директор подпишет и отправит отчет в упрощенной версии Экстерна, где у него есть доступ только к нужным организациям. Подробнее про работу в сервисе читайте в инструкции.

Автоматическая сверка с ЕНС

Позволяет контролировать сальдо единого счета в режиме реального времени и отслеживать отрицательный баланс. Сервис автоматически сформирует платежные документы для пополнения единого счета, предоставит историю операций и общую сумму резервов на ЕНС. Начать работу в сервисе и разобраться в нюансах автосверки поможет инструкция.

Кабинет клиента

Чтобы не пересылать клиентам важные данные, откройте к ним доступ в специальном кабинете. В нем клиенты смогут видеть отчеты, требования и результаты сверок только по своей организации. Если нужно связаться с клиентом или передать документы, напишите в чат, где сохранится вся переписка и файлы. Смотрите инструкцию — она поможет настроить кабинет для ваших клиентов.

Хранение документов

Раздел «Файлы» — специальный раздел в Экстерне, где можно хранить договоры с клиентами, доверенности, первичку и другие документы. Данные находятся на защищенных серверах Контура, а получить к ним доступ можно с любого устройства. Как работать в разделе «Файлы» читайте в Контур.Помощи.

Контур.Архив — программа, которая автоматически скачивает из Экстерна электронные и печатные формы документов на компьютер. Полученные файлы можно передать клиенту по почте или скопировать на съемный носитель. А документы, с которыми вы не работаете, — удалить в несколько кликов, чтобы сэкономить место на компьютере. Подробнее про возможности сервиса смотрите в инструкции.

Видео обо всех возможностях

Подробное описание инструментов для бухгалтерских фирм, а также варианты работы с постоянными и разовыми клиентами смотрите в докладе Игоря Гольдберга, руководителя проекта Контур.Экстерн.