Как бухгалтеру частной практики уйти в отпуск?

Отпуск для аутсорсера — реально ли это? Как настроить работу так, чтобы было спокойствие, что работу не провалят, клиентов не оставят без внимания и не уведут их?

Лина Залевская Эксперт в сфере бухгалтерского аутсорсинга

Ответ эксперта

Отпуск — понятие из трудового законодательства. Отпуск есть там, где отношения работодатель-работник. Когда мы говорим об аутсорсинге, мы всегда говорим только об условиях договора.

Как уйти в отпуск, работая на себя?

К нам на обслуживание приходят разные компании. По некоторым мало процессов, их можно буквально уложить в формат «1 час в неделю», по другим — нужно быть на связи 24/7, оперативно формировать первичку, иногда даже созваниваться с контрагентами заказчиков.

Важно понимать, что объем работы и график работы аутсорсера зависит не от бизнес-процессов заказчика, а от того, как и о чем мы договорились с заказчиком, и как мы зафиксировали эти договоренности в договоре.

Так, если в договоре указано создание первички по заявке заказчика (например, счет на оплату) в определенный срок (например, в течение 4-х часов), то аутсорсеру придется исполнять свой же договор. Если в договоре обозначено просто «бухгалтерское обслуживание», то ситуация усложняется еще больше, т. к. все недосказанности заказчик будет толковать в своих интересах, а аутсорсер — в своих; таким образом, конфликт неизбежен.

Отпуск (а если использовать термин, более применимый к договору услуг — перерыв в предоставлении услуг или приостановка договора) возможен только по договоренности сторон.

А еще кто плавал, тот знает: как только аутсорсер устроился на пляже под зонтом, налоговая это как будто чувствует и тут же отправляет требование. У меня так всегда происходит.

Чем вам придется пожертвовать, если решили начать путь бухгалтера частной практики

Как делегировать срочные задачи и не беспокоиться в путешествии

Аутсорсера, как и любого другого предпринимателя, спасет только делегирование части задач. Это может быть ваша знакомая-аутсорсер, с которой вы договорились на время своего отпуска, либо сотрудник.

Я люблю говорить, что если вам кажется, что лучше вас никто не сделает, то скорее всего, вам не кажется. Если вы доросли до собственной компании, привлекли клиентов, они остаются с вами, а сарафанное радио ведет новых — вы точно хороший бухгалтер, и таких, как вы, мало.

Оставляя своих помощников на оперативные задачи клиентов, лишая себя возможности заглянуть в чат и направить их, вы должны понимать, что рискуете. Люди могут ошибиться, люди могут вести диалог не так, как ведете его вы, люди могут решать задачи не так оперативно и эффективно, как вы.

И это нормально. Просто решите для себя — принимаете вы эти новые условия или нет. То есть выдержите ли вы, справитесь ли с эмоциями, если увидите ошибку. И самое главное — как вы будете ее исправлять?

На этом этапе многие аутсорсеры так и остаются одиночками-фрилансерами, не растут до компании и до найма сотрудников. Кому-то спокойнее быть с ноутбуком на пляже. Узнаете себя в этом, и вам так комфортно — это тоже нормально.

Я начала брать помощников сначала на периоды моего отпуска — на оперативные задачи: платежи, выставление счетов и реализаций. Я ужасно переживала в своем первом отпуске, контролировала все исходящие письма, в общем, получила максимум стресса. И оказалось, что зря — помощница справилась. Да, тогда тоже прилетело требование, и я по телефону диктовала текст ответа, а помощница печатала.

Позже я стала думать о полноценном делегировании не только на период отпуска. Так раз за разом я училась доверять людям.

Чтобы решить вопрос делегирования, надо выполнить три пункта:

Разработать регламенты действий в различных случаях.
Написать подробные инструкции.
Развить в себе желание обучать и умение доверять.

Причем, инструкции — это хорошо, но главный пункт здесь третий. Обучите заранее, проверьте навык, и едьте в отпуск.

Как сделать так, чтобы пока я в отпуске, помощники не увели клиента

Клиента у вас могут увести всегда, хоть в отпуске, хоть вне отпуска. Ваше отсутствие — само по себе на это не влияет никак. Помогает в этом вопросе IP-телефония, когда у бухгалтера нет номера вашего клиента, а у клиента нет номера помощника. Но ведь никто не мешает спросить номер во время общения по телефону? Помогает в этом вопросе CRM-система, где вся переписка идет через единый канал связи. Но это тоже не мешает уточнить номер и сделать предложение.

Помогает (правда, больше психологически) пункт в договоре об обязательстве не работать в течение какого то срока с вашими контрагентами после увольнения, но труд свободен по законодательству, то есть пометка в договоре — тоже слабая защита.

Что сделать, чтобы сотрудники бухгалтерской фирмы не увели клиентов?

Вот что реально помогает: идеальный клиентский сервис, экспертность собственника и умение создать поток новых клиентов.

Выбор, как всегда, за вами: тревожиться и оставаться фрилансером без отпуска и возможности выключить телефон либо шагнуть в делегирование.

Делегируй или сгоришь: как бухгалтеру перестать быть заложником своей работы

Кстати, ноутбук в отпуске все равно никто не отменял, я вожу его с собой всегда на всякий случай. У меня нет человека, который подхватит задачу, если моя помощница заболеет и попадет в больницу. Ноутбук с нами везде до тех пор, пока в нашей компании только два этажа (когда я — непосредственный руководитель своих подчиненных).