Делегируй или сгоришь: как бухгалтеру перестать быть заложником своей работы

Делегирование — это не предательство, а стратегия выживания. Особенно в бухгалтерии, где ошибка в одной цифре может обернуться часами перепроверок. Но когда и как начать передавать задачи? Может ли другой человек сделать вашу задачу так хорошо, чтобы не пришлось потом переделывать? Кому можно доверить расчеты, а кому — только сверку первички? И что делать, если коллега, которому вы хотите дать задание, кивает, но в глазах паника? Давайте разбираться.

Разберемся в терминах

Делегировать — значит передавать часть своих прав и обязанностей подчиненному. И читать эту фразу нужно буквально: вы передаете часть существующих обязанностей подчиненному. Здесь важны все части:

Передача — это значит, что теперь задачу делает другой человек, отвечает за результат тоже другой человек. Он имеет право присвоить себе результат своего труда, и не считается помощником в задаче, которую вы выполняли. 

Существующие обязанности — это значит, вы заранее знаете, как правильно что-то делать, и можете этому обучить. 

Подчиненному — человеку, по отношению к которому у вас есть следующие полномочия: ставить задачи, контролировать выполнение, принимать работу и пр.

Когда и какие задачи надо делегировать

Начать передавать задачи стоит, когда: 

• поджимают сроки, а работы становится все больше;
• задачи простые, но их выполнение отнимает очень много времени;
• мелких задач так много, что из-за них у вас нет времени сосредоточиться на том, что важно, и на том, что можете сделать только вы. 

Чтобы облегчить выбор этих самых задач, предлагаем воспользоваться Матрицей Эйзенхауэра:

В этой схеме нас интересует нижний левый квадрат. Разбейте все свои задачи по категориям и начните передавать срочные и неважные дела. 

Задачи, которые можно делегировать:

• сверка документов;
• ввод данных;
• подготовка шаблонов;
• расчет налогов;
• формирование отчетов;
• рутинные операции — проводки, сверки, первичка;
• кадровый учет;
• часть налоговых расчетов, но проверка и подпись — за главбухом.

Задачи из категории важных и срочных делегировать нельзя. Например:

• подписание бухгалтерской и налоговой отчетности;
• утверждение учетной политики;
• ответственность за организацию бухучета;
• взаимодействие с контролирующими органами;
• ключевые финансовые решения;
• открытие / закрытие расчетных счетов;
• увольнение и перестановка кадров.

Несрочные важные дела можно делегировать только тогда, когда вы уверены в компетенциях сотрудника.

Удобные расчеты по сотрудникам и автоматическая отчетность в Контур.Экстерне. Попробуйте 30 дней бесплатно!

Как сделать хорошо, если делаешь не сам

На старте делегирования любой руководитель сталкивается с проблемой доверия. У начинающего руководителя всегда есть страх, что он поставит задачу, а человек выполнит ее не так, как нужно.

Что делать, если не доверяю своей команде?

Вот несколько способов, которые помогут почувствовать себя смелее в постановке задач.

Способ 1 — определите, кому вы делегируете задачу: новичку или опытному сотруднику

Если перед вами новичок, то лучше дать ему тестовое задание с четкими критериями выполнения. Например, можно попросить найти расхождения с накладными в 50 счетах-фактурах, при этом задать вопросы нужно сразу, а не перед дедлайном.

Да, есть риск, что сотрудник ошибется, но если не давать шанса, он и не научится. 

Если вы передаете задачу сотруднику с опытом, то спросите у него: делал ли он что-то подобное раньше. Если да — отлично. Если нет — дайте справиться с задачей, но под вашим контролем.

Способ 2 — развивайте навыки своих сотрудников

Работа руководителя — организовать осознанный и структурированный процесс обучения.

Как мотивировать коллег учиться?

Бухгалтеры — народ скрытный. Часто человек кивает, а потом оказывается, что он три часа сидел над одной бумажкой, боясь спросить. Поэтому, ставя задачу, попробуйте вместо простого «Тебе все понятно?» спросить:

• Какие моменты самые сложные?
• Где быть подводные камни?

Если видите, что человек «плавает», предложите первую пару примеров разобрать вместе, а дальше сотрудник продолжит самостоятельно.

Чтобы понять, справится ли работник, попробуйте использовать метод трех «П»:

Понятно — объясните задачу так, чтобы ее понял даже стажер.

Повторил — попросите сотрудника своими словами рассказать, что нужно сделать.

Проверил — дайте небольшой тест (например, разобрать один случай).

Нужно ли контролировать каждый шаг подчиненных?

Если на любом этапе провал — уточняйте, упрощайте, тренируйте.

Способ 3 — создайте систему контроля выполнения задач и ознакомьте с ней сотрудников

Никто не обязан догадываться, что для вас означает хорошо выполненная работа. Нам всем хочется, чтобы это понимание доходило до людей как-то само, но так не бывает.

Система контроля задач — это звучит пугающе, но на самом деле нужно просто убедиться в том, что в процессе делегирования вы с работником проходите пять этапов:

Способ 4 — пересмотрите свое отношение к ошибкам

Ошибки бухгалтера иногда сильно критичнее промахов сотрудника другого подразделения. Но когда вы сами поймете, что небольшие помарки не являются катастрофой, вам станет проще доверить часть работы команде.

Как найти силы и снова взяться за дело после провала?

Представьте, что вы поставили задачу, а сотрудник не справился. Так бывает, причем сильно чаще, чем нам хотелось бы, и в такие моменты хочется бросить все и начать делать задачу самому.

Именно так попадают в порочный круг: делаешь сам → нет времени учить других → приходится делать самому. Если вы сумеете разомкнуть этот круг, то наладите делегирование задач в команде. Не разомкнете — не сумеете.

Как перестать требовать от себя слишком много?

Поэтому вместо того, чтобы закатать рукава и взяться за дело, спросите себя:

• Почему это произошло? 
• Что я могу изменить в следующий раз, чтобы не допустить ту же ошибку? Может, надо заменить исполнителя, иначе объяснить задачу, передать только часть дела? 

Возможно, сотруднику не хватило инструкций, или он стеснялся переспросить. Исправьте это — и пробуйте снова.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Делегирование — навык, а не преступление

Чем раньше вы начнете передавать задачи, тем быстрее освободите время для действительно важного. Да, сначала придется вкладываться в обучение. Да, кто-то ошибется. Но если не делегировать, вы так и останетесь «бухгалтером, который все делает сам».

Если вы приняли решение делать все своими руками, стоит задуматься — может, ваша работа в этом случае должна стоить дороже? У нас есть классная статья о том, как найти более высокооплачиваемую работу: со всеми нужными подробностями и пошаговой инструкцией (бери и делай!).

Также советуем посмотреть запись вебинара с Полиной Муртазиной, которое поможет руководителю бухгалтерской фирмы начать делегировать задачи подчиненным и настроить совместную работу.