Как автоматизировать бухгалтерский бизнес

Чем больше у бухгалтера клиентов на обслуживании, тем сложнее управлять потоком задач и систематизировать работу. Но за счет автоматизации можно сэкономить время и быстрее закрыть рутину. Разбираемся, как автоматизировать бухгалтерский бизнес.

Зачем автоматизировать бухгалтерский бизнес

Спрос на бухгалтерские услуги постоянно растет. Нет ни одного направления деятельности, где не нужен бухучет, будь то торговля, общепит, обслуживание населения, туризм, промышленность, ИТ.

Ни крупный, ни малый бизнес не может работать без бухгалтера. И хотя объемы небольших ООО и ИП невелики, им часто выгоднее передать учет на аутсорс и закрыть задачи за фиксированную плату.

Бухгалтерским бизнесом занимаются бухгалтеры-аутсорсеры на фрилансе и специализированные обслуживающие компании.

Фрилансеры ведут учет в одиночку и работают с небольшим пулом клиентов.

Обслуживающие бухгалтерии — это компании, которые оказывают целый комплекс услуг не только по бухучету, но и бизнес-планированию, консультированию, аудиту и другим направлениям. Обычно они сопровождают несколько десятков клиентов.

Как правило, взаимодействие между заказчиками и исполнителями в бухгалтерском бизнесе происходит в дистанционном формате. Сотрудники внутри обслуживающей компании зачастую тоже работают на удаленке. Поэтому без автоматизации процессов здесь не обойтись.

Бухгалтерия давно переросла базовые расчеты и превратилась в сложную, многозадачную сферу деятельности. На практике бухгалтер:

• регистрирует хозяйственные операции и оформляет первичку; 
• ведет учет доходов и расходов, основных средств и материалов;
• занимается налогами;
• рассчитывает зарплату, пособия, социальные выплаты;
• составляет и сдает отчетность;
• формирует бюджет и контролирует его исполнение;
• занимается финансовым анализом;
• взаимодействует с контрагентами;
• работает с подакцизными, надзорными товарами и государственными системами учета.

Программы и сервисы автоматизации помогают с обработкой, анализом бухгалтерской информации и оперативным выполнением текущих задач. А значит, появится время на новых клиентов без ущерба для текущих. В конечном итоге автоматизация помогает бухгалтерскому бизнесу масштабироваться.

Что такое автоматизация бухгалтерии

Автоматизация бухгалтерии — это организация бухгалтерского бизнеса с помощью ИТ-технологий. И это не только применение электронной техники и специализированных программ для обработки учетной информации, но и внедрение систем для работы с клиентами, сервисов для контроля за удаленными сотрудниками и т. д. 

Чтобы выстроить взаимодействие между всеми участниками рабочего процесса, владелец бухбизнеса должен продумать внутреннюю и внешнюю инфраструктуру. Для автоматизации учета можно использовать: 

• бухгалтерские программы для ведения учета и отчетности;
• облачные технологии;
• CRM-систему для работы с клиентами;
• нормативно-правовую базу с постоянным обновлением;
• программы для подготовки управленческой отчетности;
• программы для распознавания документов;
• мессенджеры и приложения для общения с клиентами;
• планировщик задач;
• IP-телефонию;
• систему контроля качества.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Бухгалтерские программы

Это специализированный софт, который используют для отражения фактов финансово-хозяйственной жизни компании: как внутренних, так и внешних. Внутренние — приемка и перемещение ТМЦ, расчеты с персоналом, подотчетными лицами, учредителями. Внешние — взаимодействие с контрагентами, кредиторами, контролирующими органами. 

Бухгалтерский софт позволяет регистрировать доходы и расходы, вести бухгалтерский и налоговый учет, составлять отчетность, рассчитывать зарплату, контролировать бюджет. Есть и специализированное ПО, к примеру, для электронной инвентаризации товаров, материалов, основных средств, а также различные отраслевые решения.

Облачные технологии

Облачные технологии (рассеянные вычисления) все чаще применяются для автоматизации процессов в сфере бухучета. Они функционируют удаленно через Интернет и закрывают множество бухгалтерских задач — подготовку и сдачу отчетности, взаимодействие с контрагентами и контролерами, электронный документооборот.

Облачные технологии снижают затраты на ведение бухгалтерии и предоставляют удаленный доступ, независимо от времени и места работы специалиста.

CRM-системы для работы с клиентами

CRM-система автоматизирует работу с клиентами бухгалтерского бизнеса. Через CRM можно отследить каждый этап взаимодействия с заказчиком — от подачи заявки до поэтапного исполнения договора. Возможности CRM смотрите в таблице:

По каждому клиенту ведется подробная аналитика: какие продукты ему интересны, какой у него средний чек, сколько времени уходит на работу с ним, есть ли повторные сделки или отказы. Все эти данные можно выгрузить в форме аналитического отчета по конкретным показателям.

Роботизация (RPA)

Роботизация — это еще одна возможность автоматизации бухучета при помощи программных роботов (RPA). По сути, это автоматизация рутинных, постоянно повторяющихся бухгалтерских процессов. 

С помощью RPA можно управлять:

Дебиторской задолженностью — RPA помогает снизить срок ее погашения: система автоматически выставляет счета, отправляет их контрагентам по электронке или ЭДО. 

Кредиторской задолженностью — RPA контролирует сроки ее погашения и оптимизирует обработку счетов от поставщиков. Робот может направить счет бухгалтеру, который отвечает за оплату, устанавливает напоминание о задолженности. RPA контролирует все этапы — от закупки до оплаты: верифицирует поставщиков, создает заказы, сверяет счета, выполняет платежи, отвечает на запросы контрагентов.

Запасами — RPA мониторит остатки и уведомляет о низком уровне ТМЦ. Если товаров осталось мало, робот сам их закажет. А еще робот прогнозирует оптимальный уровень запасов, обновляет данные по складу, отслеживает отправления и формирует отчетность.

Можно роботизировать учет основных средств и НМА, отчетность, взаимодействие с контролирующими органами и другую рутину. Или устранять кассовые разрывы, собирать и систематизировать данные клиентов, создавать коммерческие предложения, отслеживать долги, управлять кредитными рисками.

Сервисы распознавания документов

Чтобы не тратить время на ручную обработку первички, в бухгалтерском бизнесе можно использовать технологию OCR — оптическое распознавание символов. Вот как это работает.

Бухгалтер сканирует первичный документ, запуская OCR.

Программа анализирует документ, извлекает и сохраняет необходимые показатели. Затем открывает учетную систему и переносит туда данные из первички.

Бухгалтер получает сообщение, что сервис автоматически обработал и зарегистрировал первичный документ.

Что можно и нужно автоматизировать в бухучете

Автоматизировать можно практически любой участок бухгалтерии: от обработки первичных данных до финансового анализа. Начать лучше с рутины — того, что ежедневно отнимает у бухгалтера больше всего времени:

Бухгалтерский учет. Это регистрация фактов хозяйственной жизни, оформление первички, учет денежных средств, активов и обязательств, товарно-материальных ценностей. ИТ-сервисы и системы помогут автоматизировать эти процессы и управлять сбором, обработкой и анализом данных так, как удобно бухгалтеру.

Налоговый учет. Автоматизируйте учет доходов и расходов, применение вычетов, подготовку и отправку отчетности в ИФНС. Можно настроить автоматическую сверку по единому налоговому счету, проверять переплату и погашать задолженность сразу же после ее возникновения. 

Кадровый учет и зарплата. Автоматизация упрощает ведение расчетов по оплате труда, начисление НДФЛ и страховых взносов по работникам. А еще можно связать зарплатный и кадровый блоки. К примеру, сформировать расчетную ведомость на основании приказа на премию или рассчитать отпускные по приказу об отпуске. Возможности зарплатных программ каждый бухгалтер выбирает индивидуально — с учетом особенностей и масштабов бизнеса.

Банк и платежи. Рабочую программу можно настроить так, чтобы формировать и отправлять платежные поручения, принимать выписки, контролировать движения и остатки по расчетному счету.

Электронный документооборот. Интегрируя сервис ЭДО в рабочую программу, можно создавать, подписывать и отправлять документы контрагентам и налоговикам. 

Проверка контрагентов, сбор и обработка информации о поставщиках и заказчиках. Система предупредит, если ваш клиент собирается заключить сделку с неблагонадежным заказчиком.

Как автоматизировать бухгалтерский бизнес с помощью Экстерна

Экстерн закрывает все рутинные задачи бухгалтера — учет, отчетность, работу с требованиями и документооборот с контрагентами. Сервис можно интегрировать в бухгалтерскую систему и работать из нее напрямую. А для небольших компаний и ИП работает онлайн-бухгалтерия, в которой есть не только отчетность, но также учет и расчет зарплаты.

Что можно автоматизировать с Экстерном:

Бухучет. Бухгалтер может подключить учетный тариф или модификатор и вести учет ИП, небольших и средних компаний. Прямо в Экстерне можно регистрировать операции по кассе и банку, основным средствам и ТМЦ, проводить покупки и продажи, выставлять счета-фактуры, контролировать производство и склад. 

Зарплату. Экстерн начисляет не только зарплату, но и больничные, отпускные командировочные. Можно проводить расчеты с работниками по трудовым договорам, исполнителями по ГПД, самозанятыми.

Кстати, работу с учетом в сервисе мы подробно разбираем в этом видео:

Отчетность. Через Экстерн можно отчитываться в ФНС, СФР, Росстат, МВД, Росалкогольтабакконтроль и Центробанк. Все максимально просто и удобно — выгружаете отчет из рабочей системы, загружаете в Экстерн, проверяете и подписываете прямо в сервисе, отправляете в ведомство. В системе есть удобная таблица отчетности, в которой видны сроки сдачи и статусы отправленных отчетов. Если увидели, что форму не приняли, перейдите в нужную ячейку таблицы и исправьте ошибку. Кроме того, Экстерн проводит комплексную проверку отчетов: перед отправкой проверяет все связанные формы, показывает нарушения и быстро переходит к ошибке по ссылке.

Требования от контролирующих органов. Еще одна полезная функция Экстерна для бухгалтера — автоматизация работы с требованиями от контролирующих органов. В системе ведется таблица требований: там можно увидеть все входящие документы от ФНС и СФР. Удобный формат помогает бухгалтеру контролировать сроки отправки квитанций и ответов. 

Сверку по ЕНС. В Экстерне настроена автоматическая сверка с налоговиками. Бухгалтер всегда может проверить текущие состояние ЕНС своего клиента и, при необходимости, погасить долг. 

ЭДО. Обменивайтесь электронными документами с контрагентами. Договоры, счета-фактуры, УПД, накладные, акты выполненных работ, сверки — все это вы сможете подписать, проверить и отправить партнерам.

Консультации и техпомощь. Если возникли методологические вопросы или технические сложности с заполнением отчетности, бухгалтер всегда может обратиться с вопросом в службу поддержки Экстерна. Техслужба работает в формате 24/7 и оперативно консультирует и остается на связи до тех пор, пока проблема не решится.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Выгоды от автоматизации бухгалтерии

Экономия времени. Сервисы автоматизации ускоряют операционные процессы. Специалисты смогут сосредоточиться на других задачах или освободить время для новых клиентов.

Повышение профессионального уровня бухгалтера, развитие новых навыков и компетенций, совершенствование процесса бухучета.

Снижение рисков. Цифровые алгоритмы спасают от арифметических, логических и нормативных ошибок. Например, бухгалтер может не знать, что налоговики обновили форму РСВ или декларацию по НДС. А система это знает и использует только актуальную отчетность. Сервисы автоматически обновляются, проводят хозяйственные операции и формируют отчеты, учитывая все изменения в законодательстве.

Оптимизация затрат. Да, придется купить лицензию или оплатить выбранный тариф, и, возможно, он будет недешевым. Но если в одном сервисе бухгалтерский бизнес получает целую экосистему — автоматизированный учет и отчетность, CRM, ЭДО, работу с финансами, контрагентами и госсистемами — это выгодно.

Централизация бухгалтерских данных и простота их обработки. Неважно, сколько у бухгалтера клиентов, — пять, десять или пятьдесят. Все сведения можно централизованно выгрузить из разных бухгалтерских программ и интегрировать в один сервис автоматизации.

Результат автоматизации — организованная работа сотрудников, довольные клиенты и положительные отзывы. А вместе с этим — и новые заказчики.

Рекомендуем изучить материалы по теме:

• Как Экстерн упрощает работу бухгалтерским фирмам
• Возможности Экстерна для работы в 1С
• Разовые клиенты: безопасная работа и максимум дохода с Экстерном
• Переключаться не нужно: работа с клиентами в единой учетной записи бухгалтера