Топ‑5 возможностей Экстерна для крупного бизнеса

В крупных компаниях часто работает много бухгалтеров. Распределить задачи между ними так, чтобы работа шла без накладок и перебоев, непросто. Рассказываем о возможностях Контур.Экстерна, которые созданы для бухгалтерий со сложной структурой и помогают эффективно сдавать отчетность даже самым большим организациям.

Матвей Павлов Эксперт Экстерна

Тина Гарник Автор статей в Контуре

Сдавайте отчетность так, как вам удобно

В Экстерне можно сдавать отчеты по любой схеме, если у организации несколько филиалов. Центральный офис подает документы за все подразделения, дочерние компании отчитываются за себя самостоятельно, всю отчетность ведет общий центр обслуживания — настраивайте Экстерн так, как удобно именно вам.

Это возможно даже в том случае, если головной офис и филиалы относятся к разным регионам. Чтобы начать работу, достаточно подключить к Экстерну головную организацию и оформить единый договор сразу на все юрлица компании.

Инструкция для бухгалтеров: что делать, когда вас много, а Экстерн один

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Назначайте каждому бухгалтеру нужные права и доступы

В больших компаниях налоговый и кадровый учет и отчетность в контролирующие органы ведут несколько бухгалтеров. Иногда задачи между ними распределяются по направлениям: например, один специалист готовит отчеты для ФНС, другой — ведет работу по проактивным выплатам и общается с СФР. В других компаниях каждый бухгалтер отвечает за «свой» филиал или обособленное подразделение.

Как получать документы по проактивным выплатам в Экстерне автоматически

При этом часто сдачей отчетов занимается только один бухгалтер, на которого оформлена соответствующая доверенность. Такой специалист превращается в незаменимого — не может уйти на больничный или в отпуск. В Экстерне можно настроить доступ для нескольких бухгалтеров, которые будут решать разные задачи для одной организации.

Вы можете добавить сколько угодно пользователей для одной организации и настроить каждому свой уровень доступа к данным. Например:

Права доступа можно гибко настраивать. Например, один сотрудник может создавать и заполнять отчеты для ФНС, но не иметь сертификата для отправки. А у его коллеги настроен и доступ к работе с документами для ФНС, и сертификат на отправку отчета. При этом у обоих может быть скрыт доступ к СФР и другим разделам сервиса, с которыми они не работают, что позволяет им не отвлекаться на уведомления от Соцфонда.

У такой групповой работы над одним направлением есть несколько преимуществ:

Легко организовать замещение на время отпуска или больничного за счет общего доступа к одним и тем же отчетам. Коллеги просто продолжат работу с того места, где она была остановлена.

Все участники группы видят входящие и исходящие документы и могут реагировать на них оперативно. Например, сразу взять в работу требование, быстро исправить непринятый отчет и отправить его заново.

Отправленные отчеты можно зашифровать на всех участников группы, несмотря на то, что они подписаны личными сертификатами. Тогда документы будут доступны нескольким пользователям, и вся работа с ними не будет останавливаться в отсутствие обладателя сертификата.

Поменять настройки можно в любой момент. Это удобно: сотрудник с правами администратора может в несколько кликов назначить или отменить права для любого сотрудника.

Управляйте всеми МЧД в одном окне

В Экстерне все электронные доверенности собраны в одном месте — разделе «Доверенности».

Там с ними удобно работать: сразу видно, какие МЧД выпущены и у каких вскоре закончится срок действия. Здесь же можно выпустить новую доверенность или отозвать существующую.

Как оформить МЧД ФНС через Экстерн

Когда сотрудник получает доступ к отправке определенной отчетности, в этом разделе можно сформировать необходимые доверенности для этой работы.

Смотрите видео — буквально за 2 минуты рассказываем главное о разделе «Доверенности».

Храните отчетность по своим правилам

В Экстерне есть сервис Контур.Архив, доступный всем подключенным пользователям. Он архивирует отправленные отчеты, требования с ответами и другие документы, сохраняя их на компьютер. Делать это каждый раз вручную не придется: достаточно один раз настроить — и дальше архив документов будет пополняться без вашего участия.

Как можно архивировать отчеты:

• по группам пользователей;
• по контролирующим органам;
• по юрлицам или филиалам;
• по каждому подключенному к сервису бухгалтеру.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Положитесь на клиентскую поддержку

Настройка Экстерна под процессы большой компании — трудоемкая задача. Бухгалтерия со сложной структурой предполагает большое количество рабочих мест с разными доступами и ограничениями. Разобраться в настройках и проверить, все ли работает как надо, поможет клиентская поддержка, которая хорошо знакома со спецификой крупного бизнеса.

У нас есть полезный чек-лист по теме — он поможет ускорить ежедневную рутину и освободить время для более важных задач.