Чек-лист для бухгалтера: как ускорить работу

У бухгалтеров редко бывает свободная минута: поток документов, дедлайны по отчетности, вопросы от руководства и контролирующих органов. В таких условиях важно выстроить работу так, чтобы справляться с задачами быстрее и без потери качества. Мы подготовили чек-лист с советами, которые помогут ускорить ежедневную рутину и освободить время для более важных задач.

Вячеслав Гулин Эксперт продукта Контур.Экстерн Тина Гарник Автор статей в Контуре

Следите за новостями отрасли

Всем пользователям Экстерна доступен Инфоблок — специальный раздел внутри сервиса, в котором появляются актуальные новости для бухгалтеров, ответы на вопросы и экспертные материалы Журнала Экстерна. В мобильном приложении Инфоблок тоже работает, так что узнавать новое и полезное можно где угодно.

Что есть в Инфоблоке:

• экспертные обзоры изменений в законодательстве и отчетности;

• шпаргалки по Экстерну с пошаговыми инструкциями;

• статьи по управлению бизнесом и психологии.

Свежие материалы, на которые стоит обратить внимание, отмечены оранжевым цветом. Подробнее о рубриках Инфоблока читайте в новости.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Сдавайте отчетность и ведите учет в одной программе

После интеграции Контур.Бухгалтерии и Экстерна вы можете работать с возможностями двух систем в одном окне, не перенося сведения из одной программы в другую:

• вести налоговый и бухгалтерский учет, учет производства;

• распределять затраты по проектам;

• оформлять первичку;

• начислять зарплату;

• рассчитывать налоги;

• использовать встроенное ЭДО;

• интегрироваться с банками.

Подключить «Учет» в Экстерне можно в разделе «Управление тарифом».

Не тратьте время на походы в МВД

В Экстерне можно заполнить и отправить три вида уведомлений в МВД:

• о выплате зарплаты высококвалифицированным специалистам;

• о приеме на работу иностранного гражданина;

• об увольнении иностранного гражданина.

Сервис проверяет корректность заполнения форм и помогает вовремя их отправить. 

У нас есть полезное видео о том, как работать с МВД — смотрите, чтобы узнать, какие формы и как заполнять и сдавать в это ведомство.

Создайте картотеку для ведения воинского учета в несколько кликов

В Экстерне есть сервис для ведения воинского учета. Этот инструмент встроен в раздел «Сотрудники» и включен во все тарифы. Он позволяет поддерживать в актуальном состоянии список военнообязанных сотрудников и тратить на это минимум усилий. В сервисе есть:

• возможность выбрать несколько карточек сразу и провести с ними одинаковое действие за один клик — например, распечатать или указать звание;

• возможность распечатать карточку сотрудника по форме 10 или выгрузить в форматах PDF и XLSX;

• список сотрудников для ведения воинского учета;

• заполнение сведений из справочников;

• быстрый поиск и фильтры.

Автоматически заполняйте отчетность в военкомат

Военкоматы принимают отчетность только на бумаге. Быстро и без ошибок подготовить формы 18 и «Сведения о приеме и увольнении сотрудника» можно прямо в Экстерне.

Сервис автоматически загружает данные о военнообязанных сотрудниках, и вам нужно будет только перепроверить отчеты, а после — выгрузить в PDF или сразу распечатать готовый документ, чтобы подписать у руководителя организации.

Чтобы вы ничего не забыли, система своевременно напомнит вам о сроках — для этого добавьте в Таблицу отчетности формы, которые организация должна сдавать в военкомат. Как это сделать, читайте в новости.

Воинский учет теперь в Экстерне

Заполняйте карточки сотрудников и отчитывайтесь в военкомат без штрафов.

Попробовать

Соберите все доверенности в одном месте

В Экстерне  есть раздел «Доверенности», в котором отображаются все оформленные электронные доверенности для ФНС, СФР и Росстата. 

В этом году для отчетности в Росстат через уполномоченного представителя нужно обязательно использовать МЧД. Также машиночитаемая доверенность понадобится для работы с проактивными выплатами, требованиям и и сверками СФР (подробности в новости).

Когда все доверенности собраны в одном сервисе, работать намного удобнее. Если у вас нет нужной доверенности, оформите ее прямо в Экстерне. В общем списке доверенностей всегда можно отозвать неактуальную МЧД, добавить комментарий или посмотреть срок действия, чтобы вовремя оформить новую.

У нас есть и другие материалы о том, как оптимизировать работу:

• Чек-лист по подготовке отчетности в Экстерне: настройки подписания и работа с сотрудниками
• Чек-лист для бухгалтера: как контролировать отчетность и требования
• 9 лайфхаков в Экстерне, которые упростят отчетность за клиентов