Какую отчетность нужно сдавать в МВД

Компании, в которых работают иностранные сотрудники, должны сдавать отчетность в МВД. Составили гид по отчетам для этого контролирующего органа: в каких случаях нужно их сдавать, как все успеть в срок и избежать штрафа, а также чем может быть полезен Контур.Экстерн.

Кому и зачем нужно сдавать отчеты в МВД по кадрам

Отчитываться по кадровым вопросам в органы Министерства внутренних дел Российской Федерации приходится каждой компании, в которой работают граждане других государств. Это необходимо, чтобы статус трудовых отношений российского работодателя и иностранного сотрудника был под государственным контролем.

Ответственность за подачу этих уведомлений лежит на работодателе, а не на самом иностранном работнике. Отчетность сдают отдельно за каждого сотрудника. Далее рассмотрим эти документы подробнее.

Документооборот с МВД

Заполняйте, проверяйте и отправляйте уведомления о приеме на работу и увольнении иностранных сотрудников. 

Попробовать

Уведомление о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ

Работодатель должен сообщить территориальному органу МВД о том, что иностранец стал его сотрудником или исполнителем услуг по договору ГПХ. Срок предоставления — не более трех рабочих дней с даты заключения договора.

Порядок и форма уведомления прописаны в приложении 9 Приказа МВД № 536 от 30.07.2020. В Экстерне всегда есть актуальная форма в нужной редакции.

При заполнении важно уделить внимание не только содержанию, но и форме:

• нужно заполнить все поля;
• нельзя использовать сокращения, зачеркивать или исправлять написанное;
• можно заполнять от руки или с помощью компьютера, но только на русском языке;
• на каждого сотрудника должно быть заполнено отдельное уведомление.

Подтверждением сдачи уведомления может быть справка о приеме уведомления с печатью инспектора, опись вложения c квитанцией об отправке и уведомление о вручении от «Почты России», подтверждение в электронном виде в личном кабинете на «Госуслугах» или в Экстерне.

Штраф за неподачу для ИП и юридических лиц составляет от 400 тыс. до 800 тыс. руб., либо приостановка деятельности до 90 суток.

К неподаче приравниваются:

• опоздание: уведомление сдано, но после трех рабочих дней с даты заключения договора;
• использование устаревшей формы: следите за актуальными редакциями;
• неверно заполненное: с исправлениями, пропусками и пр.

Уведомление о прекращении (расторжении) трудового договора или ДГПХ

Здесь действуют те же требования, что и при заключении договора, — можно ориентироваться на предыдущий пункт. В течение трех рабочих дней после дня прекращения договора нужно уведомить об этом МВД.

Штраф за неподачу или ошибки в уведомлении также составляет от 400 тыс. до 800 тыс. руб.

Уведомление об исполнении работодателями и заказчиками обязательств по выплате зарплаты иностранцу-ВКС

Если у вас работают высококвалифицированные специалисты с иностранным гражданством, то помимо уведомлений о заключении и расторжении договора нужно сообщать МВД о выплаченной им зарплате. Это подтверждает их занятость в компании и статус ВКС, который определяется уровнем дохода. С 1 марта 2024 года минимальной суммой для этих специалистов считается 750 тыс. руб. в квартал.

Подавать уведомления нужно каждый отчетный квартал — не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчетным периодом. Например, за апрель, май и июнь уведомление подается до конца июля.

Порядок и форма уведомления утверждены приложением 5 Приказа МВД № 536 от 30.07.2020. В Экстерне всегда есть актуальная форма в нужной редакции.

Заполняя форму, нужно учитывать следующие нюансы:

Нюанс 1 — сумма в отчете должна соответствовать реальному доходу и быть не ниже установленного минимума, то есть 750 тыс. руб. в квартал. Это требование действует, даже если в прошедший квартал ВКС не работал из-за болезни, отпуска за свой счет или по другой причине.

Нюанс 2 — заполнять можно от руки или на компьютере, но обязательно на русском языке и по одному символу в каждой клеточке.

Нюанс 3 — направить уведомление нужно в то же отделение МВД, где было выдано разрешение на работу ВКС.

За нарушения компания может получить штраф от 400 тыс. до 1 млн руб. и запрет на трудоустройство ВКС на два года. Нарушением считается опоздание с подачей документа, ошибки или ложные сведения в уведомлении, отсутствие прошивки и бумажной пломбы на бумажном документе (если сдаете лично в МВД или отправляете по почте).

Для удобства собрали ключевые сведения по отчетности в МВД в таблицу:

Как подать уведомление в МВД

Отправлять в МВД уведомления о приеме или увольнении иностранного сотрудника можно четырьмя способами:

Способ 1 — принести отчет на бумаге с подписью и печатью лично в территориальный орган МВД по месту работы иностранца или по месту нахождения компании.

Способ 2 — отправить на бумаге с подписью и печатью через «Почту России».

Способ 3 — отправить электронную версию через «Госуслуги».

Способ 4 — заполнить, проверить и отправить уведомления онлайн через Экстерн.

Экстерн помогает подготовить все нужные уведомления, устранить все ошибки в оформлении и отправить через интернет. Подача документов в МВД таким способом имеет несколько важных преимуществ:

• не нужно лично обращаться в контролирующий орган или на почту и тратить время на поездку и очереди;
• если вы уже пользуетесь Экстерном, то продолжите работать с привычным интерфейсом, в котором заполняете и другие документы;
• формы уведомлений всегда актуальные: они обновляются автоматически, вам не придется искать их где-то еще;
• Экстерн автоматически заполняет данные по организации и сотрудникам, не придется тратить время на заполнение полей вручную;
• Экстерн проверяет уведомления на ошибки перед отправкой, так намного выше шанс сдать все отчеты с первого раза;
• после отправки вы в любой момент можете отследить статус поданных документов и всегда будете в курсе, когда МВД их примет.

Что важно учесть при подаче уведомлений в МВД

В правильном оформлении и подаче уведомления есть несколько важных нюансов. Разберем их более подробно.

Нужно заполнить актуальную форму уведомления. Форматы документов регулярно обновляются. Даже если вы часто принимаете на работу иностранных специалистов и отправляете уведомления в МВД, все равно можете не уследить за обновлениями. За подачу по неправильной форме предусмотрен штраф — до 1 млн руб. С Экстерном вы никогда не пропустите новый формат документа, потому что там они обновляются автоматически.

Нужно правильно заполнить документы. Ошибки в данных также могут стать основанием для штрафа и принести значительные расходы компании. Это могут быть пропуски полей, неуместные сокращения слов, некорректный перенос слов.

Есть распространенное, но ошибочное мнение, что личная подача непосредственно в МВД страхует от таких ошибок. Действительно, инспектор просматривает форму, которую принимает, однако он не обязан указывать на ошибки и отказывать в приеме формы с ошибками. Сделать так он может только по личной доброй воле.

На практике очень часто инспекторы молча принимают некорректные уведомления, а потом компании получают штрафы. Избежать этого поможет заполнение форм с помощью Экстерна: сервис перепроверяет документы и подсвечивает ошибки, чтобы вы могли исправить их до сдачи.

При отправке уведомления по почте нужно правильно составить почтовое отправление. Это целое искусство: корректно прошить документы, сделать опись вложения, не забыть про уведомление о вручении. Добавим сюда возможные погрешности в доставке корреспонденции. Похоже, почтовая отправка — самый сложный способ уведомить МВД о событиях, связанных с иностранцами. Но ее популярность не снижается, ведь территориальные отделения почты часто доступнее, чем территориальные отделения МВД.

Нужно правильно прошить документы, если сдаете отчет на бумаге. Оставить листы нескрепленными или скрепить степлером — это два самых распространенных нарушения. Вооружитесь нитью и пломбирующей наклейкой. А еще лучше — отправляйте уведомления с помощью Экстерна через интернет, и проблемы с прошивкой не возникнет.

Как отчитаться в МВД с помощью Экстерна: пошаговая инструкция

Шаг 1 — настройте отправку уведомлений

Чтобы начать отправлять уведомления в МВД через Экстерн, нужно получить специальный API-ключ, или идентификатор сотрудника. Сделать это можно онлайн по инструкции.

Подключите документооборот с МВД, чтобы отчитываться по актуальным формам, с подсказками и поддержкой экспертов

Шаг 2 — выберите форму для заполнения

На главной странице Экстерна слева последовательно нажмите «Другие органы» → МВД  → Создать новое. Выберите нужное уведомление из списка:

• о выплатах ВКС;
• о приеме иностранца на работу;
• об увольнении иностранца.

Шаг 3 — заполните уведомление

Титульный лист Экстерн заполнит автоматически на основании «Реквизитов плательщика». Данные работника — на основании справочника сотрудников. В разделе «Основание для работы» нужно выбрать разрешительный документ, который дает иностранцу право работать в России, или указать, что документ не нужен. В зависимости от типа уведомления заполните сведения о трудовом договоре, о заключении договора, о расторжении договора. 

В уведомлении о выплатах ВКС дополнительно укажите информацию о выплате зарплаты. Заполненные, но не отправленные уведомления можно найти в разделе «В работе».

Шаг 4 — проверьте данные и отправьте уведомление в МВД

Слева внизу нажмите «Проверить». Если ошибок нет, форму можно отправить в МВД. Уведомление можно подписать только сертификатом электронной подписи руководителя или ИП. Если сертификата нет, передайте документ на подпись директору с помощью сервиса «Дистанционное подписание».

Шаг 5 — отслеживайте статус уведомления

После отправки уведомления вы можете следить за его статусом в разделе «МВД» → «Отправленные». Если документ не принят, можно посмотреть причину отказа, исправить данные и отправить уведомление повторно.