Перевод документов на русский: разбираем сложные моменты

Перевод документов на русский язык может потребоваться в самых разных ситуациях. Самая распространенная, наверное, — это подтверждение расходов для целей налога на прибыль на основании документов, полученных от иностранных партнеров. Но одним лишь налогом на прибыль дело не ограничивается. Переводить документы нужно и для целей НДФЛ. Рассказываем, какие требования закон предъявляет к переводу и как учитывать соответствующие затраты.

Алексей Смирнов Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Нормативка по переводу подтверждающих документов

Расходы должны быть подтверждены документально (п. 1 ст. 252 НК РФ). Это значит, что по ним должны быть документы, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ или обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены затраты.

Скорее всего, в последнем случае документы будут составлены на иностранном языке. Поэтому сразу использовать их для налоговых целей не получится, нужно перевести иностранную первичку на русский язык (письма Минфина от 29 апреля 2019 года № 03-03-06/1/31506, от 28 февраля 2012 года № 03-03-06/1/106, от 12 мая 2008 года № 03-03-06/2/47).

Ответы на вопросы по переводу иностранных документов

Рассчитывайте налоги и взносы прямо в Экстерне. Сервис сам заполнит платежки, книги учета и отчеты для отправки онлайн

Попробовать

Двойное налогообложение

Переводить документы придется, чтобы применять соглашения об избежании двойного налогообложения. Речь идет о налоге на прибыль и НДФЛ. Остановимся на каждом из них подробнее.

Налог на прибыль

Если российская организация — налоговый агент выплачивает доход иностранной компании и хочет применять положения международных договоров, она должна иметь документы, которые подтверждают, что эта иностранная организация (п. 1 ст. 312 НК РФ):

• находится в государстве, с которым заключен договор по вопросам налогообложения;

• имеет право на получение соответствующего дохода.

При этом первый документ должен быть заверен компетентным органом соответствующего иностранного государства. А если он составлен на иностранном языке, то должен быть и перевод на русский язык.

В отношении второго документа уточнений нет. Но очевидно, что если он составлен на иностранном языке, его также придется перевести на русский. Это вытекает из общих требований к организации делопроизводства в РФ, которое должно вестись на русском языке (п. 1 ст. 16 Закона РФ от 25 октября 1991  года № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»).

В обоих случаях никаких требований к указанному переводу, а также его заверению положения НК РФ не содержат (письма Минфина от 19 ноября 2018 года № 03-08-05/83170, от 24 декабря 2018 года № ОА-4-17/25303@, от 28 августа 2018 года № 03-08-05/61095 и от 26 июля 2016 года № 03-08-13/43631). Таким образом, налогоплательщик может получить подтверждения и их перевод тремя способами:

• непосредственно от иностранного контрагента;

• выполнить перевод самостоятельно;

• поручить перевод третьим лицам, в том числе осуществляющим нотариальное заверение.

В любом из этих трех случаев документ будет соответствовать требованиям ст. 312 НК РФ и его можно использовать, чтобы понизить ставки или получить освобождение от налогообложения на основании международного договора.

НДФЛ

Чтобы применять ставку, которая предусмотрена международным договором, получатель дохода должен предоставить один из двух документов (п. 6 ст. 232 НК РФ):

• паспорт иностранного гражданина;

• иной документ, удостоверяющий личность иностранного гражданина и подтверждающего статус налогового резидента иностранного государства, с которым заключен договор.

Если эти документы не позволяют установить статус, то применять ставку можно на основании официального подтверждения, которое выдается компетентным органом иностранного государства. Если такое подтверждение составлено не на русском языке, представляется и его нотариально заверенный перевод.

Требование о нотариально заверенном переводе касается только подтверждения статуса, которое выдается компетентным органом. Другие документы — например, паспорт, билеты и т. д. — оно не затрагивает. Однако делопроизводство должно вестись на русском языке. Поэтому все иноязычные документы, которые используются, нужно переводить на русский. В случае с паспортом такой перевод не требует нотариального заверения, выполнить его можно самостоятельно. 

Вычеты НДФЛ

Еще одна ситуация, когда может потребоваться перевод, также касается НДФЛ. Речь идет о предоставлении детских вычетов иностранным работникам, которые провели в РФ более 183 дней и обрели статус резидента.

По правилам пп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ такой вычет предоставляется на основании письменного заявления и документов, подтверждающих право на вычет. В случае с вычетом на детей подтверждающим документом будет копия свидетельства о рождении ребенка. Если свидетельство составлено на иностранном языке, нужно перевести его на русский язык. В этом случае перевод нотариально заверять не требуется, так что он может быть сделан как профессиональным переводчиком, так и специалистом самой организации.

Как учитывать расходы на перевод

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете расходы на перевод, выполненный сторонним исполнителем, могут быть отражены в составе расходов по обычным видам деятельности или в составе прочих расходов в том месяце, когда эти услуги оказаны (п. п. 5, 7, 11, 16, 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утв. Приказом Минфина от 6 мая 1999 года № 33н). Это зависит от того, какие документы переводятся и при каких обстоятельствах потребовался перевод.

Проводки следующие:

• Дт 60 (76) Кт 51 — оплата услуг переводчика

• Дт 19 Кт 60 (76) — НДС с услуг переводчика

• Дт 20 (26,44,91.2) Кт 60 (76) — расходы на перевод учтены в себестоимости

• Дт 68.НДС Кт 19 — НДС принят к вычету

Налоговый учет

В Налоговом кодексе прямого указания на такие затраты нет. Однако их можно рассматривать как информационную услугу. В этом случае плату за перевод можно проводить на основании пп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ. Также для этих целей можно использовать пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Выбор варианта зависит от того, как эти услуги поименованы в соответствующих первичных документах (письмо УФНС по г. Москве от 26 мая 2008 года № 20-12/050126).

Если перевод требует нотариального заверения, то плата нотариусу проводится отдельно на основании пп. 16 п. 1 ст. 264 НК РФ. Также на основании пп. 16 п. 1 ст. 264 НК РФ может быть учтена плата нотариусу и в случае добровольного заверения перевода.

Налогоплательщики на УСН не смогут учесть расходы на перевод при определении объекта налогообложения. Такого вида затрат нет в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Если переводы, которые не требуют нотариального заверения, нужно делать часто, стоит привлечь для этой работы штатного сотрудника (в т.ч. по совместительству), чья зарплата будет учитываться в расходах. В случаях с нотариальным переводом в расходы может попадать плата нотариусу (пп. 14 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А плату за перевод придется списать за счет прибыли.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать