Как учесть в расходах компенсацию затрат работника на оформление загранпаспорта и визы?

Мы компенсировали расходы работника на оформление загранпаспорта и визы для загранкомандировки. Можно ли учесть данные расходы для целей налогообложения? Облагается ли такая компенсация зарплатными налогами?

Илья Антоненко Аттестованный налоговый консультант ИПБ России

Ответ эксперта

Если работник потратил свои средства на оформление загранпаспорта и визы для командировки, компенсация этих расходов учитывается в составе налоговых расходов по налогу на прибыль (УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», ЕСХН, АУСН). Но только в случае, когда цель командировки связана с коммерческой деятельностью работодателя — компании, ИП. Важный момент: эта компенсация не облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Согласно п. 23 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749), работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются расходы на оформление:

• заграничного паспорта;
• визы;
• других выездных документов.

Соответственно, компенсацию расходов работника на оформление загранпаспорта и визы для загранкомандировки можно учесть для целей налога на прибыль в составе расходов на командировки — прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 03.06.2014 № 03-03-06/1/26511).

Такая компенсация также может быть учтена для целей:

• УСН с объектом «доходы минус расходы» (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
• ЕСХН (пп. 13 п. 2 ст. 346.5 НК РФ);
• АУСН, если компенсация перечисляется работнику в безналичной форме (п. 3 ст. 6, ст. 8 Федерального закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ).

Главное, чтобы цель командировки была связана с коммерческой деятельностью работодателя — компании или ИП, направившего работника в командировку (п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо УФНС по Москве от 28.09.2012 № 16-15/092144@).

Компенсация расходов работника на оформление загранпаспорта и визы для загранкомандировки не облагается ни НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК РФ), ни страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ; п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).