Как возместить расходы командируемого на проезд, если билет купил другой работник?

Отправили в командировку двух работников, но один из них оплатил билеты для обоих. Можно ли возместить одному из командированных расходы на оплату билета для второго командированного?

Илья Антоненко Аттестованный налоговый консультант ИПБ России

Ответ эксперта

По нашему мнению, работодатель вправе возместить одному из командированных работников средства, которые тот потратил на оплату проезда другого командированного. Такие расходы будут учитываться для целей налога на прибыль (УСН, ЕСХН), не облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Рекомендуем прописать возможность приобретения билета на всех командированных одним из них в локальном нормативном акте, например, Положении о командировках.

Рассчитывайте налоги и взносы прямо в Экстерне. Сервис сам заполнит платежки, книги учета и отчеты для отправки онлайн

Попробовать

Законодательство напрямую не регулирует рассматриваемую ситуацию. При этом обязанность возмещать расходы на проезд командированному установлена ст. 168 ТК РФ. Для этого сотрудник после возвращения из командировки представляет работодателю авансовый отчет, который должен утвердить руководитель (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Поэтому считаем, что работодатель вправе возместить на основании авансового отчета расходы одного из работников на покупку билетов на обоих командированных, если такие расходы документально подтверждены.

Для снижения риска споров с проверяющими рекомендуем прописать в локальном нормативном акте возможность оплаты проезда всех командированных одним их них (письмо Минфина от 18.09.2023 № 02-07-10/88879).

При этом стоимость билета, оплаченного одним командированным за другого, в общем порядке учитывается для целей налога на прибыль (УСН, ЕСХН) и не облагается НДФЛ, страховыми взносами (п. 1 ст. 217, пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 13 п. 2 ст. 346.5, пп. 13 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 422 НК РФ; п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).