Чек-лист для бухгалтера: что учесть при оформлении займа

В бизнесе часто прибегают к займам, ведь это самый простой способ привлечь временное финансирование. Но чтобы вместо выгоды не получить проблемы, нужно внимательно отнестись к оформлению займа. Наш чек-лист поможет учесть все важные нюансы и избежать подводных камней.

Алексей Смирнов Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

Шаг 1. Оформите договор в письменном виде

Договор займа с участием юрлица нужно оформлять в письменной форме независимо от суммы (п. 1 ст. 808 ГК РФ). Без этого договор не будет недействительным, но в случае спора стороны не смогут ссылаться на свидетельские показания для подтверждения факта выдачи займа и его условий. Все это придется доказывать исключительно с помощью письменных источников — документов, переписки и т. п. (п. 1 ст. 162 ГК РФ).

Чаще всего в таких случаях в качестве доказательства используют платежное поручение на перечисление денег от займодавца к заемщику. Но платежка удостоверяет только факт передачи определенной суммы денег, но не того, что они переданы именно в качестве займа.

Для некоторых судов достаточно, если в назначении платежа указано, что это заем. Причем если там же не указано, что заем беспроцентный, то по такому «договору» с заемщика кроме суммы займа можно получить проценты по ключевой ставке ЦБ РФ. Ведь в силу ст. 809 ГК РФ договор займа между организациями по умолчанию является платным: проценты начисляются по ставке ЦБ РФ (определение ВС РФ от 15.08.2019 № 301-ЭС19-12991 по делу № А11-14675/2017, постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 20.11.2018 № Ф02-5300/2018 по делу № А33-13516/2015).

Другие суды считают, что указание на заем в назначении платежа еще не означает заключение договора займа, потому что основание платежа — это одностороннее волеизъявление плательщика. Для подтверждения того, что деньги выданы именно взаймы, надо предоставить дополнительные доказательства (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 24.12.2020 № Ф04-5595/2020 по делу № А75-293/2020).

Как видим, пренебрежение документальным оформлением займа может обернуться проблемами для займодавца, ведь он рискует остаться без денег. Поэтому составление и подписание договора — в его же интересах. И делать это нужно еще до того, как деньги перечислены заемщику.

Шаг 2. Убедитесь, что в договоре есть существенные условия

Чтобы договор займа считался заключенным, в нем должна быть прописаны сумма займа и обязанность заемщика возвратить ее займодавцу (п. 1 ст. 432, п. 1 ст. 807 ГК РФ).

Без этих условий договор будет недействительным.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Шаг 3. Пропишите дополнительные условия

Это может быть:

• срок;

• порядок выдачи и возврата;

• размер, порядок расчета и выплаты процентов;

• возможность и порядок досрочного погашения.

Без этих условий договор все равно будет действовать, но по неурегулированным вопросам будут применяться положения ГК РФ.

Например, если не установить срок займа, то займодавец может потребовать возврата денег в любой момент. После этого у заемщика будет 30 календарных дней на исполнение этого требования (п. 1 ст. 810 ГК РФ).

При этом займодавцу нужно учитывать, что в силу п. 2 ст. 200 ГК РФ максимальный срок исковой давности по займу «до востребования» — 10 лет с момента выдачи денег. После этого взыскать деньги с заемщика не получится.

Десятилетний срок исковой давности поглощает и обычный трехлетний, который исчисляется с момента истечения 30-дневного срока на возврат. То есть если требование о возврате бессрочного займа предъявлено по истечении 7 лет с момента выдачи денег, оставшийся срок давности будет менее трех лет.

Если в договоре нет пункта о плате за пользование займом и прямо не указано, что заем беспроцентный, проценты будут начисляться по ключевой ставке Центробанка (п. 1 ст. 809 ГК РФ). Причем заплатить их заемщик должен будет даже если он не использовал деньги в деятельности, а они просто лежали на счете (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 22.01.2021 № Ф02-6467/2020 по делу № А58-3392/2020).

Шаг 4. Предусмотрите ответственность за несвоевременный возврат займа

Если в договоре не прописали ответственность, по статье 811 ГК РФ с заемщика, который вовремя не возвращает деньги, дополнительно взыскиваются проценты по ключевой ставке ЦБ РФ. Они начисляются на сумму займа в дополнение к тем, что установлены в самом договоре.

Если вас не устраивает такой минимальный размер ответственности, добавьте в договор соответствующие пункты. При этом за нарушение срока возврата займа можно устанавливать не только разовый штраф или пени, но и повышенные проценты. Это считается не мерой ответственности, а платой за пользование суммой займа, поэтому повышенные проценты могут начисляться наряду с установленными договором пенями за несвоевременный возврат займа или за нарушение срока уплаты обычных процентов (определение Верховного Суда РФ от 23.06.2020 № 305-ЭС20-8886 по делу № А40-112204/2019).

Таким образом, при грамотных формулировках договора за нарушение срока возврата денег с нерадивого заемщика можно взыскать не только неустойку (пени, штраф), но и повышенные проценты за все время просрочки.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Шаг 5. Проверьте договор на предмет ошибок

Неточности могут прокрасться в сам договор или в последующую документацию. Вот только некоторые ошибки:

В документах неточно указана фамилия представителя займодавца или заемщика. Такая ошибка в договоре или платежных документах может стать поводом для повторного взыскания денег. Точку в споре поставит лишь судебная экспертиза. Если эксперт подтвердит, что подпись в договоре действительно принадлежит контрагенту, повторной уплаты не будет. В противном случае деньги взыщут второй раз (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 15.10.2020 № Ф04-4098/2020 по делу № А03-11549/2019). Чтобы не было таких проблем, тщательно проверяйте данные подписывающих сторон.

Договор подписал не тот, кто указан в «шапке». Это тоже повод для денежного спора. Так могут делать недобросовестные заемщики, чтобы не возвращать деньги, ссылаясь на недействительность договора. Если нет возможности проследить, что подпись под договором действительно ставит тот, кто в нем указан в качестве представителя заемщика, настаивайте на заверении подписи печатью компании. Если есть оттиск печати, у заемщика не будет возможности ссылаться на неподписание соглашения (определение Верховного Суда РФ от 25.07.2019 № 308-ЭС19-11458 по делу № А32-36205/2017).

Экземпляр договора заемщика не совпадает с тем, что есть у займодавца. Например, из-за опечатки указаны разные даты возврата денег. Это не сделает договор недействительным и не даст возможности заемщику не возвращать деньги. Такая ошибка лишь превратит заем из срочного в бессрочный (постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.06.2022 № Ф05-6996/2022 по делу № А40-258830/2020). Это означает, что займодавец может потребовать возврата в любое время, и заемщик в течение 30 дней должен будет передать деньги. Но при этом нужно следить, чтобы общий срок пользования деньгами не превысил 10 лет.

Когда еще можно оформить заем

Договор займа можно оформлять не только при передаче денег. Он может приходить на смену другим отношениям. Например, в заем можно перевести дебиторскую задолженность по договору купли-продажи, подряда или оказания услуг. Для этого заключают соглашение о новации (ст. 414 ГК РФ).

При этом договор займа будет считаться оформленным, а старый — прекратившим свое действие, если выполняются четыре условия (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 05.05.2022 № Ф03-734/2022 по делу № А73-1004/2020):

• Состав участников договора не меняется.

• Первоначальное обязательство, которое трансформируется в заем, действительно. То есть первый договор еще не исполнен сторонами до конца, не прекращен по соглашению или из-за одностороннего отказа, не признан недействительным через суд.

• Меняется предмет или способ исполнения первоначального обязательства. Например, отгрузка товаров в счет аванса трансформируется в возврат займа.

• Закон прямо не запрещает подобную операцию.

Если все условия выполняются, можно составить соглашение о новации.

Если дебиторская задолженность трансформируется в заемное обязательство, существенным условием будет указание на договор или договоры, по которым образовался долг. В разрезе каждого из них нужно прописать цену товара (работы, услуги) и величину неустойки, которые будут переводиться в заем. Затем нужно зафиксировать, что обязанность по уплате означенных сумм заменяется заемным обязательством между теми же лицами на соответствующую сумму. При этом нужно прописать также все существенные условия займа: указать, что должник или заемщик обязуется вернуть указанную денежную сумму кредитору или заимодавцу в определенный срок с начислением процентов или без них. Наконец, можно установить и другие условия займа. К примеру, ввести ответственность за просрочку возврата (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 05.05.2022 № Ф03-734/2022 по делу № А73-1004/2020).

Таким же образом в заем можно преобразовать задолженность работника перед работодателем по подотчетным суммам. В этой ситуации работник и работодатель могут заключить гражданско-правовое соглашение о замене задолженности по подотчету, возникшей в рамках трудовых отношений, на обязательство по возврату этой суммы на условиях договора займа.

При необходимости стороны могут согласовать и размер процентов, уплачиваемых работником за пользование таким займом. Такое соглашение дает работодателю право закрыть подотчет и отразить вместо него задолженность по договору займа (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 04.03.2022 № Ф03-230/2022 по делу № А04-616/2021).

Читайте также:

• Чек-лист для бухгалтера: что учесть при оформлении договора на аренду недвижимости
• Можно ли выдать беспроцентный займ сотруднику?
• Можно ли погасить кредит гендиректора со счета ООО?