Нужно ли в договоре прописывать согласие на ЭДО

Включите согласие на использование ЭДО в договор с партнерами — это поможет избежать спорных ситуаций с контрагентами и обеспечит уверенность в безопасном использовании сервисов электронного документооборота. Разбираем, кто обязан это делать, что нужно указать в соглашении и что делать, если возникли разногласия с партнерами из-за отсутствия соглашения об ЭДО.

Юлия Лебедева Копирайтер Контур.Диадока

Как составить соглашение об ЭДО с контрагентом

Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ, организации могут не заключать соглашение на ЭДО. Его отсутствие никак не повлияет на юридическую силу документов. Однако наличие соглашения или пункт об использовании электронного документооборота поможет избежать споров с контрагентом (КА) и зафиксировать договоренности.

Переход на ЭДО можно оформить в дополнительном соглашении или добавить пункт об этом в любой из договоров с контрагентом. Четких требований к оформлению соглашения нет. Прописать использование ЭДО с контрагентом можно самостоятельно или воспользоваться уже готовым шаблоном от Контур.Диадока.

Как оформить переход компании на ЭДО

Для внедрения ЭДО организация должна утвердить его документально и прописать регламенты по работе с ним в нормативных актах.

Если нужно перевести в электронный вид первичные документы, нужно дополнить учетную политику, опираясь на ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ФСБУ 27/2021.

Единого закона об ЭДО в РФ не существует. При составлении соглашения можно опираться на следующие нормативно-правовые акты:

• Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации;информационных технологиях и о защите информации»;
• письмо ФНС от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@;
• приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@;
• методические рекомендации ФНС по порядку обмена электронными документами.

Что следует закрепить в учетной политике

Параллельно с учетной политикой (УП) можно издать приказ о внедрении системы электронного документооборота и разработать инструкцию для сотрудников. В самой же УП рекомендуем зафиксировать следующие пункты:

• Участки бухгалтерского и налогового учета, на которых будут оформляться электронные документы.
• Виды документов: УПД, акты, договоры и т. д.
• Использование оператора ЭДО или самостоятельная передача документов через почту или мессенджеры.
• Тип электронной подписи: простая, неквалифицированная и квалифицированная.
• Список сотрудников, которые имеют право подписи электронных документов с указанием их должностей.
• Регламент хранения документов и предоставления пояснений при проведении встречных или камеральных проверок.
• Указание взаимодействия с контролирующими органами по телекоммуникационным каналам связи.

Также можно прописать регламент по работе с ЭДО для ответственных сотрудников. Это сократит время на адаптацию к новому бизнес-процессу.

Для чего может потребоваться соглашение на использование ЭДО

Партнеры заключают соглашение об ЭДО добровольно. Оно необходимо, чтобы избежать спорных ситуаций. Приведем примеры:

• Контрагент присылает документы в некорректном формате.
• Контрагент отказывается подписывать электронные документы.
• Одна из сторон отказывается от оплаты счета до получения бумажного экземпляра.

Именно для регулирования подобных случаев стоит прописывать пункт об использовании электронного документооборота в договоре или готовить отдельное допсоглашение.

Иногда соглашение об ЭДО необязательно. Например, если юридическое лицо или ИП планирует внедрить кадровый документооборот (КЭДО). В таком случае будет достаточно согласия сотрудников.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

В каких случаях соглашение об ЭДО обязательно

Соглашение об ЭДО помогает обеим сторонам избежать споров и разногласий. Составлять его или нет — зависит от желания партнеров. Но в некоторых ситуациях без соглашения не обойтись. Рассмотрим их подробнее.

Ситуация 1 — если подписываете документы без использования КЭП

По Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» электронный документ, заверенный КЭП, равноценен бумажному оригиналу с рукописной подписью. Если же партнеры не используют квалифицированную ЭП, необходимо составить соглашение об ЭДО (п. 2 ст. 6 № 63-ФЗ).

Помните, что простой электронной или неквалифицированной подписью утверждать счета-фактуры нельзя (письмо ФНС от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118@).

В соглашении стороны признают ПЭП или НЭП равной собственноручной подписи и прописывают регламент о проверке электронного сертификата. Для налоговой службы, в случае проверки документов с ПЭП, необходимо будет предоставить соглашение.

Если пользователь решит подписывать документы с помощью простой электронной подписи, он обязан соблюдать конфиденциальность ключа и порядок определения подписанта.

Ситуация 2 — если обмениваетесь документами без оператора ЭДО

Когда контрагенты выбирают обмен документами без оператора ЭДО — например, по электронной почте или в мессенджерах, необходимо прописать это в соглашении. Помните, что такой обмен документами грозит утечкой конфиденциальных данных. Лучше выбрать обмен через оператора ЭДО — это обеспечивает шифрование и безопасное хранение вашей информации.

При прямом обмене документами компаниям придется брать ответственность за возможные утечки конфиденциальных данных на себя. Если вы решили самостоятельно обмениваться документами, ФНС в Методических рекомендациях по порядку обмена электронными документами советует описывать стадии работы с документами в соглашении.

Важно! Счета-фактуры и корректировочные документы нельзя передавать без участия оператора ЭДО (Приказ Минфина от 05.02.2021 № 14Н). Если вы передали эти документы самостоятельно, их нельзя будет предоставить в суд или в ФНС для вычета НДС.

Что можно прописать в соглашении об ЭДО

Базово в соглашение об ЭДО включают информацию о предмете соглашения и указывают реквизиты сторон. Эксперты Контур.Диадока советуют добавить пункты, регулирующие порядок использования документооборота.

Разногласия между контрагентами

Иногда у партнеров возникают разночтения из-за отсутствия соглашения об ЭДО или его условий. Разберем, как действовать в критических ситуациях, и что делать, чтобы их впредь не возникало.

Контрагент настаивает на бумажном документообороте

Нередко организации не торопятся переходить на ЭДО из-за распространенных мифов: много времени уйдет на переход и обучение, будет дорого стоить, а данные из документов могут попасть в руки недоброжелателей. Уточните причину отказа у контрагента и попытайтесь его переубедить.

При правильном информировании каждая третья компания соглашается передавать документы онлайн с помощью провайдера. Лучшие практики подключения контрагентов к ЭДО собраны в руководстве по активации контрагентов.

Контрагент не исполняет обязательства

Ваш контрагент может подписывать электронные документы и утверждать, что они не имеют юридической силы, так как вы не заключили соглашение об ЭДО. Это не так. Чтобы обмен считался юридически значимым, достаточно того, что документы подписаны с помощью КЭП. Суд будет на вашей стороне. Ответственность лежит на партнере: он должен осознавать последствия, подписывая документ.

Не соблюдается порядок ЭДО

Бизнес-партнеры заключили сделку, но одна из сторон отказалась соблюдать порядок ЭДО, зафиксированный в соглашении.

В таком случае суд обязан изучить, не противоречат ли условия договора Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Доказать свою правоту может быть непросто. Специалисты Диадока рекомендуют использовать точные формулировки, составляя регламент обмена документами, и не включать в договор особенные процедуры, которые не может выполнить любая из сторон.

В каких случаях оператор ЭДО выступает посредником в споре

В случае конфликта между контрагентами оператор ЭДО выступает третьей независимой стороной. Провайдер имеет право отправить в суд технологические документы:

• подтверждения оператора;
• извещения продавца и покупателя;
• информацию о проверке действительности электронной подписи на момент подписания.
• В случае разночтений работа с оператором ЭДО будет безопаснее, чем обмен документами по электронной почте или бумажное делопроизводство.

Читайте также:

• Как подключить ЭДО для работы с Яндекс Маркетом
• Электронный договор: что это такое и как его заключить
• Электронные документы: как подтвердить подлинность

Юлия Лебедева
Автор статьи

А вы оформляли соглашение об ЭДО с партнерами? Поделитесь опытом в комментариях.