Как оформить документы по займу

При выдаче и возврате займа важно правильно оформить документы. Если дело дойдет до судебного разбирательства, они будут иметь решающее значение. Займодавец должен подтвердить и факт передачи денег заемщику, и то, что они переданы именно взаймы, а не по другому основанию. В свою очередь, заемщику нужно подтвердить, что он вернул деньги. В статье рассмотрим, как грамотно оформить документы.

Алексей Смирнов Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

О том, что нужно учесть при оформлении займа, читайте в статье «Чек-лист для бухгалтера: что учесть при оформлении займа».

Как подтвердить выдачу займа

В общем случае передача денег подтверждается договором займа и платежным документом либо распиской заемщика (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 12.09.2024 № Ф04-3395/2024 по делу № А02-760/2023). При этом данные платежных документов должны соотноситься с договором. Поэтому, в платежном поручении на перечисление займа лучше указывать дополнительные сведения — реквизиты договора, срок займа, величина процентов и т.п. (определение Верховного Суда РФ от 04.09.2020 № 304-ЭС20-12754 по делу № А45-11718/2018).

Если заем выдается наличными из кассы. В расходном кассовом ордере тоже нужно сослаться на договор займа. При этом сам «расходник» оформляется на физлицо — получателя денег как на представителя организации заемщика с указанием ее названия и ИНН. Без этого предъявить претензии к юрлицу в случае невозврата денег будет невозможно (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 16.05.2018 № Ф03-1717/2018 по делу № А59-2167/2017).

Что касается расписки, то она может быть как отдельным документом, так и в виде записи на экземпляре договора, который остается у займодавца. Расписку можно разместить и на оборотной стороне договора (определение Верховного Суда РФ от 24.07.2020 № 310-ЭС20-9796 по делу № А23-5835/2018).

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Как быть, если договор потеряли

Если займодавец потерял договор, это не означает, что деньги навсегда останутся у заемщика. Для подтверждения заемных отношений подойдет и копия договора. Суд примет ее, если заемщик не будет оспаривать верность документа (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 11.09.2020 № Ф02-3155/2020, Ф02-3824/2020 по делу № А33-31668/2018).

В остальных случаях можно использовать любые другие письменные доказательства. Например:

расписку заемщика;
правильно оформленное платежное поручение и выписку по счету вкупе с тем, что заемщик принял деньги без возражений;
акт сверки, подписанный сторонами (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 12.09.2024 № Ф04-3395/2024 по делу № А02-760/2023).

А вот с процентами при утере договора могут возникнут проблемы. Если заемщик откажется признавать копию договора, ссылка на ставку в платежных документах не сработает. Платежка не может быть доказательством того, что стороны согласовали процентную ставку. Суды исходят из того, что это односторонний документ и говорит лишь о волеизъявлении того, кто его составил (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 21.06.2024 № Ф10-1663/2024 по делу № А83-2503/2023).

В таких случаях проценты по займу начисляются исходя из ставки ЦБ РФ, действовавшей во время пользования займом (ст. 809 ГК РФ). Так же без договора не получится взыскать и предусмотренные в нем штрафы за несвоевременный возврат денег (постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 11.09.2020 № Ф02-3155/2020, Ф02-3824/2020 по делу № А33-31668/2018 и Московского округа от 17.10.2023 № Ф05-24149/2023 по делу № А40-5251/2023).

В общем, договор займа лучше не терять.

Что учесть при расчете наличными

Частая проблема — стороны выходят за рамки лимитов расчета наличными. Напомним, он составляет 100 000 рублей и применяется в рамках каждой сделки между юрлицами или ИП (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов»).

Если заем оформляется между организациями или ИП, в рамках каждого такого договора передать и вернуть наличными можно только 100 тысяч рублей. Все, что превышает эту сумму, нужно проводить через банковские счета.

Важно

Нарушение этого правила не делает договор займа недействительным и не освобождает стороны от обязательств. Заемщик не сможет отказаться от возврата «сверхлимитных» сумм (определение Верховного Суда РФ от 24.07.2020 № 310-ЭС20-9796 по делу № А23-5835/2018). А займодавец не сможет ссылаться на это обстоятельство, утверждая, что заем не был возвращен (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 15.03.2024 № Ф03-776/2024 по делу № А59-4850/2023).

Как подтвердить возврат займа

При безналичных расчетах. Для подтверждения достаточно платежного поручения с отметкой банка об исполнении и выписки по счету, подтверждающей списание со счета заемщика для погашения задолженности по договору займа (определение Верховного Суда РФ от 15.11.2019 № 305-ЭС19-21255 по делу № А41-81908/2018).

При наличных расчетах. Если деньги вносятся в кассу, факт возврата будет подтверждать квитанция к соответствующему ПКО. Проследите, чтобы в качестве основания в ней был указан возврат займа по ранее заключенному договору.

Если при получении займа выдавалась расписка. Ее нахождение в руках заемщика уже само по себе подтверждает возврат займа. В суде заемщику в качестве доказательства возврата денег достаточно предъявить такую расписку. Никаких других документов («приходник», обратная расписка и т.п.) не требуется (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 13.06.2018 № Ф01-2187/2018 по делу № А29-6999/2017).

Однако это не лишает займодавца права оспаривать факт получения денег и приводить доказательства. Если суд сочтет их достаточными, деньги взыщут с заемщика (определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 29.10.2019 № 305-ЭС19-15228 по делу № А40-215942/2018).

Чтобы избежать злоупотреблений, при возврате займа и расписки просите займодавца проставить на ней отметку о получении всей указанной там суммы.

Возврат зачетом

Возврат займа может проходить через зачет встречных требований (ст. 410 ГК РФ). Тогда заем считается возвращенным с момента, когда займодавец получил от заемщика соответствующее заявление. При этом не обязательно, чтобы встречная задолженность тоже была по договору займа — она может вытекать из любого другого договора (определение Верховного Суда РФ от 17.03.2021 № 310-ЭС20-22324 по делу № А08-3526/2018).

Обязательно изучите материалы по теме: