Оцифровка бухгалтерского бизнеса: инструкция для аутсорсеров

В вопросах организации собственного бизнеса бухгалтеры нередко принимают решения, опираясь на интуицию. Но есть и другой, более эффективный путь. Расскажем, почему оцифровка бизнеса нужна даже начинающим аутсорсерам и какие таблицы составить, чтобы лучше управлять компанией.

Екатерина Сидиченко Наставник бухгалтеров и владельцев бухгалтерских компаний

В этой статье:

Для чего нужна оцифровка бизнеса
Таблица 1 — учет клиентов
Таблица 2 — фотография рабочего времени
Таблица 3 — калькулятор бухгалтерских услуг
Таблица 4 — карточки спецификации тарифа
Таблица 5 — календарь бухгалтера
Таблица 6 — KPI бухгалтера
Таблица 7 — финансовая модель

Для чего нужна оцифровка бизнеса

Перед бухгалтерами каждый день встают вопросы о том, какую стоимость услуг озвучивать конкретному клиенту, какую сумму потратить на онлайн-рекламу своей компании, стоит ли хвалить подчиненного или лучше конструктивно критиковать. Угадывая ответы, мы тратим много энергии, сомневаемся, выгораем, хотя всё это можно посчитать.

Оцифровка бизнеса помогает оценить и систематизировать ваши рабочие задачи. Она нужна, даже если вы ведете клиентов самостоятельно, без наемных сотрудников.

Рассмотрим систему таблиц, в которых бизнес-процессы разложены на цифры и формулы. Когда вы поймете, как ими пользоваться, система начнет работать. Всего таких таблиц семь, вы можете сделать их в любом удобном формате — например, в Excel или в Google Таблицах.

Таблица 1 — учет клиентов

Этот инструмент показывает трудовую нагрузку по участкам. Он поможет, когда вы начнете расширять бизнес и будете решать:

стоит ли нанять бухгалтера полного цикла или, например, сотрудника только на первичку;
нужно ли распределить бухгалтеров по участкам (зарплаты, первичка, отчеты) и сделать рабочую группу с руководителем или каждый пусть полностью ведет клиента.

Чтобы принять решение, внесите в таблицу всех клиентов, объем работы по каждому из них, часовые нагрузки, разбейте по участкам. Вы увидите, какие трудозатраты необходимы по первичке, по зарплатному участку, по отчетности. На основании сводных данных сможете определиться, каких именно сотрудников и на каких направлениях вам не хватает.

Таблица 2 — фотография рабочего времени

Фиксируйте в таблице каждое действие: что сделали и сколько времени это заняло. Чтобы привыкнуть заполнять таблицу и дисциплинировать себя, потребуется 3-4 дня. На выходе вы четко увидите, как эффективно распределять время, чтобы увеличить доход. Ведите таблицу, чтобы узнать:

Сколько времени уходит на отдельные операции. Потому что ваши ощущения зачастую не связаны с реальностью. Например, вы уверены, что заполнение декларации по НДС занимает час, а на деле — 20 минут.

Кто из клиентов должен платить больше. Например, изучив сводку, вы поймете, что ООО «Ромашка», которое платит вам 10 000 рублей, по факту должно платить не меньше 15 000. А еще ему нужно выставить счета за допуслуги.

Сколько времени вы тратите на консультации. Допустим, в стоимость обслуживания клиента входит сдача отчетности, начисление зарплаты и 1-2 часа консультаций в месяц. На деле их может оказаться и 20. Потому что у клиента все время возникает миллион вопросов, для ответа на которые бухгалтер ищет данные, что-то выясняет, уточняет, заходит в справочно-правовые системы, общается по телефону и в мессенджерах.

Бывает так, что бухгалтер работает с утра до ночи, ничего не успевает, выручки нет, а куда делось время — непонятно. Фото дня четко покажет, куда ушло время, какой клиент приносит деньги, а какой их забирает. Объясните эту взаимосвязь своим сотрудникам, чтобы замотивировать их составлять фото дня. Бухгалтер должен видеть, что делает это для увеличения собственного дохода.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Таблица 3 — калькулятор бухгалтерских услуг

Когда клиент звонит и спрашивает, во сколько ему обойдутся услуги, он надеется сразу получить ответ. Хорошо, если у вас под рукой будет таблица, которая посчитает чек на базовое обслуживание любого ООО или ИП за 30 секунд.

Внесите в таблицу основные критерии, по которым рассчитываете стоимость услуг: система налогообложения, количество сотрудников, работа с НДС и т. д. Задав клиенту несколько заранее составленных вопросов, вы легко скалькулируете итог и назовете ему цену. Конечно, это будет примерная сумма, при составлении договора вы сможете скорректировать ее в зависимости от нюансов.

Про бесплатный онлайн-калькулятор для расчета стоимости услуг читайте в статье.

Таблица 4 — карточки спецификации тарифа

Это отдельные калькуляторы, которые помогут подсчитать стоимость обслуживания по сферам деятельности, у которых есть специфика — например, строительство, маркетплейсы, медицинские организации, рестораны и т. д.

Пример

Вам звонит поставщик маркетплейсов. Вы открываете соответствующую таблицу и спрашиваете:

Вы торгуете на Ozon?
На Wildberries?
На Яндекс.Маркете?
Вашим товары подлежат маркировке?
Вы продаете в страны СНГ?
Нужен товарный учет?
Нужен управленческий учет?

Напротив каждого положительного ответа поставьте галочку — и в сводке увидите стоимость базового тарифа на обслуживание. Дополнительный плюс: клиент уже из перечня вопросов убедится в вашей экспертности. Потому что вряд ли человек спрашивает про маркировку, не понимая, что это такое.

Когда вы внедрите тарифы под сферы деятельности, любой сотрудник, который ответит на звонок, сможет открыть таблицу, задать вопросы, поставить галочки и озвучить стоимость услуг.

Таблица 5 — календарь бухгалтера

Это инструмент для планирования загрузки. Он показывает, в какие дни бухгалтер будет сдавать отчетность, в какие запрашивать первичку и так далее.

Например, у вас много клиентов с НДС. Из таблицы 2 вы узнали, сколько времени уйдет на заполнение деклараций. Если вы начнете заполнять декларации 24 числа, то можете не успеть выполнить задачу в срок. Вы начинаем делегировать или сдвигать заполнение деклараций по НДС на более ранние даты. То есть благодаря планированию загрузки в таблице вы четко знаем, что делать, чтобы не сидеть до утра в отчетный период, закладываете время на возможные форс-мажоры.

Полезные материалы для работы:

Таблица 6 — KPI бухгалтера

Это таблица, которая оценит эффективность каждого вашего бухгалтера, поможет не пропустить сдачу отчетности и избежать штрафных санкций.

Например, у вас в штате пять бухгалтеров. Запишите под каждой фамилией список клиентов, которых они ведут, а в столбцы — какие отчеты по этим клиентам нужно сдать, на каком они этапе. Создайте KPI (Key Performance Indicator, система показателей успеха в определенной деятельности) с контрольными точками: сдал отчет — не сдал отчет, ответил на требование — не ответил на требование.

При оценке действий сотрудников обратите внимание на два момента:

Привели ли действия бухгалтера к штрафным санкциям.
Могут ли действия бухгалтера повлиять на потерю лояльности клиента (например, уведомил бухгалтер клиента, что нужно уплатить страховые взносы или нет, отправил запрос на предоставление первички или нет).

В таблицу вы можете добавлять любые контрольные точки, которые вам надо проверить. Тем более, что из календаря бухгалтера вы знаете, когда и что он должен сделать.

После этого оцениваем эффективность бухгалтера по системе баллов. Например:

Как бухгалтер выполнил задачу	Баллы
Получили штрафные санкции или потеряли лояльность клиентов	0
Были недочеты, но они не привели к потере денег или лояльности	5
Сотрудник сделал всё хорошо	10

В конце месяца, подсчитав баллы, вы в цифрах увидите, насколько плох или хорош сотрудник.

К этому KPI логично подтянуть систему мотивации. Даже если вы просто хотите, чтобы бухгалтер прибрался на своем столе, вставьте эту контрольную точку в KPI. Сотрудник поймет: если он этого не сделает, у него снизится балл. А если снизится балл, у него уменьшится премиальная часть зарплаты.

Например, бухгалтеру за месяц начислено 100 000 рублей. Но его KPI в этом месяце 80, а не 100. Поэтому на руки он получит не 100 000 рублей, а 80 000.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Таблица 7 — финансовая модель

Таблица поможет анализировать показатели, по которым вы строите свой бизнес. Например, вы посчитали, что при выручке в 1 млн рублей в месяц чистая прибыль должна быть 40%. На ФОТ бухгалтеров заложено 35-40% от выручки, на расходы на программное обеспечение до 5% и т. д. Финансовая модель позволяет контролировать, соответствуют ли вашему плану фактические параметры. На основании данных вы будете анализировать доходы и расходы, планировать развитие компании и принимать решения.

По таблице также можно сориентироваться, какому сотруднику отдать нового клиента. Вы видите четкую картину — например, у бухгалтера Иванова процент ФОТ 60%, потому что оклад выше, чем выручка, которую он ведет, его КПИ 90% и выше, клиента мы отдаем ему.

Когда вы внедрите эту систему из 7 таблиц, управлять бизнесом сможет любой сотрудник, у кого есть инструкция: работник знает, в какую ячейку таблиц посмотреть, на основании каких цифр принять решение. То есть при желании вы сможете полностью передать операционное управление бухгалтерским агентством.

Обязательно изучите дополнительные материалы: