Как отразить в учете подарки сотрудникам и партнерам

Подарки для партнеров помогают укрепить имидж компании и поддержать лояльность контрагентов. Для сотрудников они являются дополнительной мотивацией. Рассказываем, как правильно вести учет подарков и оформлять документы, чтобы избежать вопросов со стороны контролирующих органов.

Ирина Кравченко Налоговый консультант, внутренний аудитор

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Подарки для сотрудников

Подарки для сотрудников бывают двух типов:

• подарок за трудовые успехи;
• подарок к празднику, не связанному с выполнением трудовой функции — например, к юбилею.

При этом в качестве подарка может выступать предмет, подарочный сертификат или денежные средства, которые одна сторона (даритель) передает другой стороне (одаряемому) на безвозмездной основе (п. 1 ст. 572 ГК РФ). Рассмотрим подробнее нюансы учета подарков сотрудникам.

Смотрите видео — эксперт Экстерна Татьяна Евдокимова рассказывает коротко о главном по теме:

Подарок за труд

Подарок за труд является одним из видов поощрения за выполнение трудовой функции на основании ст. 191 ТК РФ. Также к этой категории подарков можно отнести подарки за определенный стаж в работе. В этом случае подарок является частью оплаты труда, поэтому с его стоимости необходимо удержать НДФЛ (пп. 6 п. 1 ст. 208, ст. 209, п. 1, 3, 4 ст. 210 НК РФ). Также на эту сумму нужно начислить страховые взносы (п.1 ст. 420 НК РФ), включая взносы на травматизм (п. 2 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Передача такого подарка происходит не по договору дарения, а в рамках трудового или коллективного договоров, положения о премировании. Выдача подарка в качестве премии оформляется приказом, который можно составить по форме Т-11 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 №1).

Если в организации есть положение о премировании, в котором предусмотрены поощрительные выплаты, в т. ч. в неденежном выражении, или поощрительные выплаты предусмотрены трудовым или коллективным договорами, то такие расходы можно учесть при исчислении налога на прибыль в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ, письмо Минфина от 02.06.2014 № 03-03-06/2/26291).

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Подарок к празднику или иному событию, не связанному с трудовой функцией

Расходы на приобретение подарков, не связанных с поощрением сотрудников, не могут быть учтены в составе расходов по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ, письмо Минфина от 16.05.2023 № 03-03-06/1/44248).

НДФЛ не начисляется на подарки до 4000 рублей в год с учетом НДС (п. 28 ст. 217 НК РФ). С суммы превышения необходимо рассчитать и удержать налог при ближайшей денежной выплате.

Страховыми взносами подарки сотруднику к праздникам не облагаются, если с ним заключен письменный договор дарения (письмо Минфина от 31.10.2022 № 03-04-06/105519).

Если стоимость подарка превышает 3000 рублей, то нужно оформить договор дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Если вы вручаете подарки сразу большому числу работников, можно оформить многосторонний договор дарения, в котором каждый получатель поставит свою подпись (пп 1, 3 ст. 154 ГК РФ).

Также следует издать приказ выдачу подарков со списком работников, которым будут выдаваться презенты. Вы можете составить один приказ на закупку и выдачу подарков. 

Выдавать подарки нужно по ведомости. В ней должны быть:

• ФИО сотрудника;
• подпись сотрудника;
• наименование подарка;
• дата выдачи;
• все обязательные реквизиты первичных учетных документов — наименование документа, дата его создания, наименование организации и т.д.

Пример оформления ведомости

Ведомость выдачи подарков сотрудникам ООО«Ромашка»

Приложение
к приказу от 01.12.2023 № 1
о выдаче подарков

Ведомость выдачи подарков к Новому году

Подарки для детей сотрудников

При вручении подарков детям сотрудников желательно оформить документы так, чтобы получателем подарка был ребенок. В этом случае к его доходу можно будет применить налоговый вычет в размере 4000 рублей, так как он будет являться самостоятельным плательщиком НДФЛ.

Страховые взносы на подарки детям сотрудников не начисляются вне зависимости от наличия письменного договора дарения. Дети сотрудников не состоят в трудовых отношениях со страхователем, поэтому подарки не считаются выплатой, облагаемой страховыми взносами (п. 1 ст. 572 ГК РФ, пп 1, 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Затраты на подарки детям сотрудников учесть в налоговых расходах нельзя (п.16 ст. 270 НК РФ). Также отметим, что в данном случае происходит безвозмездная передача имущества, его стоимость не учитывается в целях налогообложения прибыли, что прямо указано в п.16 ст. 270 К РФ.

Рассчитывайте налоги и взносы прямо в Экстерне. Сервис сам заполнит платежки, книги учета и отчеты для отправки онлайн

Попробовать

Подарки для клиентов и партнеров

Порядок оформления подарка сотруднику клиента зависит от стоимости презента. Если стоимость не превышает 4000 рублей, НДФЛ не возникает (п. 28 ст. 217 НК РФ). Организация-даритель вправе не отражать в расчете по форме 6-НДФЛ подарки на сумму не более 4 000 рублей в год, поскольку они не облагаются НДФЛ (ст. 216, п. 28 ст. 217 НК РФ, письма ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4901 и от 19.01.2017 № БС-4-11/787@).

Если вы вручаете сотруднику клиента подарок стоимостью свыше 4000 рублей, то ваша организация становится налоговым агентом по НДФЛ. Так как возможности удержать налог нет, у вас возникает обязанность не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом, письменно сообщить налогоплательщику (получателю подарка) и налоговому органу по месту учета организации-дарителя о невозможности удержать налог, а также о суммах дохода, с которых не удержан налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Сведения подаются в виде справки в составе расчета по форме 6-НДФЛ (п. 2 Приказа ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@, п. 1.18 Порядка заполнения расчета по форме 6-НДФЛ). В справке необходимо указать фамилию, имя и отчество, дату рождения и паспортные данные сотрудника клиента, которому вручили подарок. Обычно такую информацию бухгалтеру организации-дарителя получить непросто.

Страховые взносы не начисляются, если физическое лицо не является работником организации, независимо от наличия письменного договора дарения.

Если подарок вручается не конкретному сотруднику, а коммерческой организации в целом, то следует помнить, что по закону ваш подарок не должен быть дороже 3000 рублей (пп. 4 п.1 ст. 575 ГК РФ). Если ваш партнер не коммерческая организация, а, к примеру, НКО, то можно дарить презент любой стоимости.

Как правильно оформить покупку и дарение подарков

Приобретение подарков возможно как через оплату по расчетному счету организации, так и через выдачу средств под отчет. Во втором случае необходимо составить авансовый отчет и приложите правильно оформленные чеки согласно п. 1 и п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Приобретение подарков отразите в учете.

Как отразить в учете покупку подарков, если компания работает на ОСН

Как учитывать безвозмездную передачу подарков для целей налогообложения прибыли и НДС  

Вручение подарков с точки зрения законодательства — это безвозмездная передача имущества, признается реализацией и облагается НДС. НДС с подарков нужно начислить в день вручения подарка. (пп.1 п.1 ст. 167 НК РФ).

НДС исчисляется с рыночной или покупной стоимости подарков (пп. 1 п. 1 ст. 146, п. 2 ст. 154 НК РФ). Рыночной ценой будет являться цена приобретения. Обычно рыночная цена, по которой подарок передается работнику или клиенту, равна стоимости приобретения, то есть НДС к уплате будет равен 0. Если подарком является собственная продукция организации-дарителя — ценой подарка будет обычная цена продажи продукции.

Входной НДС организация вправе принять к вычету при соблюдении условий ст. 171 НК РФ (письмо Минфина от 18.08.2017 № 03-07-11/53088).

В целях начисления НДС при безвозмездной передаче подарков достаточно составить бухгалтерскую справку-расчет или сводный документ, содержащий данные по указанным операциям и зарегистрировать его в книге продаж (письмо Минфина от 08.02.2016 № 03-07-09/6171).

Подарки для клиентов являются безвозмездной передачей имущества и не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ), поэтому учесть расходы на приобретение подарков не получится. Сумма налога на добавленную стоимость, исчисленная при безвозмездной передаче имущества, не уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль (письмо Минфина от 08.07.2019 № 03-03-06/3/50014).

Как отразить в учете покупку подарков, если компания работает на УСН

Для организаций на упрощенной системе налогообложения законодательно закреплен перечень расходов, которые можно учесть в составе расходов (п.1 ст. 346.16 НК РФ), и стоимость подарков не признается в составе расходов для налогообложения.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать