Как настроить работу, чтобы не срываться из‑за отвлечений

Бывает, что бухгалтера часто отвлекают: звонит телефон, подходит коллега с вопросами, приходит письмо, которое требует срочного ответа. И к задаче, которая была начата утром, он возвращается в лучшем случае к обеду. Появляется тревога — страшно не уложиться в срок. Как следствие — раздражение и злость на коллег, которые отвлекают. Рассказываем, как изменить рабочую рутину, чтобы больше успевать и не конфликтовать из-за попутных запросов.

Дарья Сергеева Психолог, бизнес-тренер, методолог

Организуйте свою работу так, чтобы вас не отвлекали, когда вы заняты сложной и ответственной задачей, например, подготовкой отчетности или расчетом зарплаты.

Удобные расчеты по сотрудникам и автоматическая отчетность в Контур.Экстерне. Попробуйте 14 дней бесплатно!

Установите приемные часы

Объясните директору, что необходимо ввести приемные часы в бухгалтерии. Подготовьте аргументы — оцените в рублях:

• цену ошибки, которую бухгалтер может допустить в декларации, если к нему внезапно подойдет сотрудник с вопросом;
• возможные суммы штрафов, если не представить отчетность в срок.

Можно также обговорить время, когда вы будете перенаправлять звонки на автоответчик (прослушаете записи позже). А почту настроите так, чтобы не видеть уведомлений о входящих сообщениях.

Подготовьте ответы на частые вопросы

Заведите документ с общим доступом, в котором будут ответы на популярные вопросы коллег, постепенно пополняйте его новой информацией. Приучайте сотрудников сначала искать ответы там, а уже потом при необходимости обращаться к вам, но только в приемные часы.

Стимулируйте сотрудников передавать документы вовремя

Донесите до директора, что для корректного учета и отчетности важно своевременно получать первичку. Это позволит:

• избежать штрафов и претензий от налоговой;
• получать все вычеты по НДС;
• не нести финансовых потерь.

Согласуйте с руководителем санкции для менеджеров, которые передают первичку с опозданием. Например, закрепите в локальном нормативном акте сроки передачи первички, от соблюдения которых будет зависеть премиальная часть зарплаты сотрудников.

Заведите один канал для передачи документов

Например, сканы документов принимайте только по электронной почте, в мессенджере или с помощью облачного хранилища. Единый для всей компании канал позволит не только оперативно заводить документы, но и избежать путаницы и потерь.

Предоставьте сотрудникам ограниченный доступ к сервису учета и отчетности

Директор и сотрудники смогут сами выставлять счета и заводить накладные, делать сверки расчетов и просматривать информацию по дебиторке. При этом они:

• не смогут случайно испортить отчеты или отправить в контролирующие органы не те документы;
• будут меньше вас отвлекать.

Призывайте коллег и контрагентов «быть как все»

Нередко человек поступает так, а не иначе потому, что так делают все люди в группе, которую он считает «своей» — достаточно привести статистику или доказательства этого. Бухгалтер может стать инициатором создания «корпоративной нормы» в компании, например:

• Сообщите контрагентам, что большинство партнеров и поставщиков вовремя сдают подписанные накладные.
• Убедите сотрудников в том, что вовремя сдавать авансовый отчет — это норма для всех, кто ездит в командировки.

Сначала британские налоговики рассылали уведомления, угрожая неплательщикам штрафами, почти треть адресатов их просто проигнорировала. Когда же вместо угроз авторы писем стали ссылаться на социальную норму: «Более 93% жителей вашего города своевременно платят налоги», — процент погашения задолженности резко вырос.

Только ни в коем случае не выдумывайте данные. Если нет подтвержденной статистики, можно приводить абсолютные цифры, создающие впечатление, что так действуют все или почти все. Попробуйте вместо «Убедительно просим вернуть подписанные документы» сказать: «Большинство наших контрагентов внимательно ведут бухгалтерию и возвращают документы до конца отчетного периода».

Читайте также:

• Как убеждать правильно
• Как бухгалтеру добиваться своего и отстаивать точку зрения
• Как научиться говорить «нет»