Электронный документооборот
Учет и отчетность
Участие в закупках
Торговля и ритейл
Автоматизация бизнеса
Проверка контрагентов
Управление HR‑процессами
Коммуникации
Обучение
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Продажи и маркетинг
Информационная безопасность
Оперативный учет помогает быстро получать информацию о хозяйственных фактах деятельности и также быстро их корректировать. В статье расскажем об особенностях ведения оперативного учета, о его плюсах и минусах, приведем примеры практического применения.
Что такое оперативный учет
Оперативный учет (ОУ) — это система сбора, обработки и анализа текущей информации в целях краткосрочного управления компанией. Показатели могут быть натуральными (штуки, килограммы), трудовыми (человеко-часы), стоимостными (рубли, иная валюта). Цель этого вида учета — обеспечивать менеджеров актуальными данными для принятия оперативных решений.
Есть и другое определение — это система сбора и интерпретации данных о движении ресурсов компании за конкретный период времени.
Оперативный учет отличается от бухгалтерского и управленческого. Бухучет направлен на регистрацию хозяйственных операций и подчиняется строгим нормативным требованиям. Управленческий — применяют для долгосрочного планирования и стратегического анализа.
Оперативный учет основывается на сиюминутных данных, необходимых для быстрого реагирования на изменения. Пользователями выступают работники и руководители компании. За ее пределами полученная информация не распространяется.
Советуем изучить материалы по теме:
Этапы оперативного учета
Учет включает несколько этапов:
Планирование — определяются цели и задачи оперативного учета, выбираются методы и инструменты для его проведения, разрабатывается план действий.
Сбор данных о хозяйственной деятельности предприятия. Показатели получают из различных источников: банковских выписок, карточек складского учета, ведомостей, табелей и т. д. На крупных предприятиях применяют автоматизированную систему ERP (Enterprise Resource Planning), на небольших — программу бухгалтерского учета и внешние отчеты, настраиваемые на ее базе.
Обработка и анализ данных. Собранную информацию обрабатывают и анализируют исполнители. Проверяется достоверность данных, происходит систематизация и группировка по различным критериям. Оценивается эффективность работы по конкретным направлениям и выявляются проблемные зоны. Результаты формируют в виде таблиц, графиков, дашбордов.
На этом этапе завершается непосредственный учет и начинается управление. Ответственные руководители интерпретируют текущие результаты, принимают решения о корректировке деятельности, контролируют их исполнение, оценивают результаты.
Важно! Реакция на данные оперативного учета не должна занимать много времени, оптимально — 1-3 дня. В противном случае эффективность принятых решений будет низкой.
Участники процесса и объекты
В оперативный учет вовлечены:
| Участники процесса | Что делают |
|---|---|
|
Исполнители на местах — бухгалтеры, инженеры, технологи, снабженцы, транспортники, работники склада, табельщики |
Вводят данных в программу или передают информацию аналитикам другими способами |
|
Аналитики — экономисты, финансисты, специалисты по обработке данных |
Получают первичные данные и раскладывают их по формам отчетности. Если это делается автоматически, они анализируют план-факт и готовят информацию по отклонениям для руководства |
|
Специалисты поддержки программного обеспечения (ПО) — программисты |
Несут ответственность за то, чтобы программы учета хозяйственных показателей работали без перебоев; по мере необходимости вносят в ПО изменения |
|
Руководители — менеджеры среднего звена, заместители директора по направлениям, директор |
Интерпретируют полученные данные и направляют исполнителям управленческие решения с последующим контролем |
Важно! Оперативные данные обычно не доводятся до собственников бизнеса, так как они носят текущий характер и не влияют на стратегическое показатели компании.
Объекты оперативного учета различаются в зависимости от направления деятельности. Это могут быть:
Производственные показатели — мощность, производительность, качество продукции.
Трудовые показатели — трудозатраты, трудоемкость, производительность труда, текучесть кадров.
Логистические показатели — время и объемы транспортировки, хранения, погрузки и разгрузки.
Финансовые показатели — оборачиваемость денежных средств, обязательства, доходы, затраты.
Иные показатели — маркетинг, снабжение, сбыт.
Преимущества и недостатки оперативного учета
| Преимущества | Недостатки |
|---|---|
|
Скорость принятия решений: оперативный учет предоставляет информацию в режиме реального времени позволяя быстро реагировать на изменения |
Высокие затраты на внедрение: требуются значительные инвестиции в ПО и в обучение персонала |
|
Усиление контроля: можно детально отслеживать выполнение планов и корректировать действия в случае необходимости |
Риск перегрузки информацией: при большом объеме данных может быть потерян фокус на ключевых показателях |
|
Снижение рисков: доступ к актуальным данным снижает вероятность принятия неверных решений |
Потребность в регулярном обновлении данных: для поддержания актуальности информации ее нужно постоянно пополнять |
|
Повышение эффективности бизнес-процессов: постоянный мониторинг позволяет своевременно выявлять и устранять «узкие» места. |
— |
И все же плюсы от применения оперативного учета превышают минусы, поэтому альтернативы его внедрению нет.
Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.
Как организовать ОУ в компании: шаги по внедрению
У директоров компаний полный карт-бланш по вопросам внедрения всех видов учета, кроме бухгалтерского и налогового: это их внутреннее дело и решение.
Если есть понимание в необходимости оперативного учета, директор внутренним приказом назначает лиц, ответственных за ведение учета. Далее разрабатывается положение об оперативном учете либо другой нормативный акт — регламент, инструкция. В нем прописывают формы отчетности, порядок взаимодействия служб и лиц компаний по внедрению оперативного учета.
Шаг 1. Подготовка к внедрению
Включает в себя оценку текущего состояния компании, анализ бизнес-процессов. Результат — выявление слабых мест и потребностей компании.
Далее определяются цели и показатели для работы с оперативным учетом. К примеру: не допускать колебаний потребления электроэнергии на единицу продукции больше чем на 5%.
На этом же этапе разрабатывается подробный план внедрения ОУ — с указанием ответственных лиц, сроков и этапов. Рассчитывается примерный объем организационных затрат.
Шаг 2. Внедрение учетной системы
Анализируется рынок, определяется наиболее подходящее ПО. Большинство российских предприятий применяют учетную систему 1С. Есть отдельный модульный блок 1С:ERP, частью которого является модуль оперативного управления и учета.
Покупается лицензия на определенное количество пользователей. ПО настраивается под запросы конкретного бизнеса, интегрируется с другими системами учета. И, наконец, идет обучение сотрудников, ознакомление персонала с возможностями системы.
Этот этап занимает больше всего времени, так как требует настройки всей системы управления.
Если компания небольшая, тратиться на сверхдорогое ПО нерационально. Можно применять готовые решения для малого бизнеса: ПланФакт, Финансист, МойСклад. Либо и вовсе ограничиться ведением учета в Excel-таблицах.
Шаг 3. Запуск учетной системы в эксплуатацию и работа в ОУ
Как только учетная система полностью настроена под нужды предприятия, ее запускают в эксплуатацию. В течение месяца-двух устраняют возможные недоработки и сбои.
Затем начинается рутинная работа по выявлению расхождений и внесению корректировок в оперативную деятельность компании.
Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.
Пример использования отчетов ОУ
Технолог компании «Альфа-ТЭК» проводит выборочный контроль качества и массы выпускаемой заводом продукции — сахара фасованного, 10 кг. Периодичность проверки — раз в день в 14:00. По результатам проверки он заполнил акт следующего содержания:
Акт направлен директору ООО «Альфа-ТЭК» Сидорову С. С. Директор выносит решение и издает приказ:
Таким образом, были своевременно выявлены нарушения технологического режима фасовки готовой продукции и уменьшен потенциальный финансовый урон. Оперативно приняты меры по исправлению ситуации.
Подведем итоги
Оперативный учет — ценный инструмент текущего управления бизнесом. При грамотном ведении он обеспечивает высокую эффективность деятельности компании и повышает ее конкурентоспособность.
Чтобы получить максимальные выгоды от его применения:
- установите и настройте программное обеспечение (формата ERP либо другого);
- выберите ключевые показатели оперативного контроля;
- разработайте удобные и развернутые формы отчетности;
- определите участников, распишите их обязанности;
- обучите персонал работе в ERP;
- сформируйте порядок движения документов по принятию и контролю оперативных управленческих решений.
Читайте также:
- Как вести управленческий учет по проектам
- Почему нужно вести управленческий учет и по начислению, и по оплате: правила заполнения основных отчетов
- Что такое управленческая отчетность организации
Ильдар Мустафин
Автор статьиВ вашей компании ведут оперативный учет? Если да — какое участие вы принимаете в этом процессе? Поделитесь опытом в комментариях.
