Отчетность аптеки

Правила ведения бухгалтерского учета в аптеке

Бухгалтерский учет в аптеке ведется по правилам, установленным законодательством. В первую очередь, бухгалтерам следует руководствоваться Законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 и Положениями по бухгалтерскому учету. Способы и порядок учета нужно прописать в учетной политике аптеки.

Финансово-хозяйственная деятельность аптеки включает разные операции. В основе аптечного учета лежит учет товаров. Лекарства и другие медицинские изделия, реализуемые в аптеках, признаются товаром. Счет, обобщающий информацию о наличии и движении товарно-материальных ценностей, приобретенных в качестве товаров для продажи, имеет цифровой код 41. В некоторых аптеках лекарства изготавливают на месте. Тогда возникает готовая продукция, и учет ведется на счете 43.

Учет запасов (в том числе товаров и готовой продукции) ведется согласно ФСБУ 5/2019. В общем случае запасы принимаются к учету по фактической себестоимости. В себестоимость аптека вправе включить стоимость покупки (затраты на изготовление своими силами) за вычетом налогов, затраты на доставку, дообработку, фасовку и т.д. (п. 9-11 ФСБУ 5/2019).

Наценка

Аптечные организации относятся к торговым, поэтому могут применять наценку. При торговле в розницу приобретенные товары допускается оценивать по продажной стоимости с отдельным учетом наценок. Наценки следует регулярно пересматривать. Для учета наценки предназначен счет 42.

В бухгалтерском балансе (раздел 1) стоимость товаров (лекарств, медицинских изделий и т.д.) отражают по фактической себестоимости, наценка не учитывается.

Размер наценки зависит от маркетинговой политики аптеки. Например, наценку можно сделать единой для всего ассортимента, а можно сделать разные наценки в зависимости от группы товаров. Цены на некоторые категории лекарственных средств регулируются государством. Наценка на такие товары должна быть в рамках, установленных нормативными актами.

Начисленную наценку учитывают в реестре розничных цен. Унифицированной формы реестра нет, но есть рекомендуемая форма.

Выручка

Выручку от продажи аптечных товаров включают в состав доходов от обычных видов деятельности (п. 5 ПБУ 9/99).

При отпуске товаров розничному покупателю выручка признается в момент перехода права собственности. Аптеки, применяющие упрощенные способы ведения учета, вправе признать выручку в момент поступления денег.

Чаще всего процесс оплаты в аптеке происходит с помощью банковской карты. Если оплата зачислена банком в день покупки, нужно сделать проводку Дебет 51 Кредит 90.1. Если зачисление денег на счет аптеки происходит на следующий день, проводки будут такие: Дебет 57 Кредит 90.1 (отражена выручка) и Дебет 51 Кредит 57 (зачислена оплата).

Когда оплата проходит за наличные средства, нужно сделать проводку Дебет 50 Кредит 90.1.

При безналичных расчетах (например, медикаменты заказала другая организация) выручка отражается проводкой Дебет 62 Кредит 90.1. Завершает процесс зачисления денег проводка: Дебет 51 Кредит 62.

Помимо выручки при продаже товаров следует отразить себестоимость и сторнировать наценку.

Дебет 90-2 Кредит 41 — списана стоимость лекарств.
Дебет 90-2 Кредит 42 — сторнирована торговая наценка по лекарствам.

Учет льготных медикаментов

Структура учета льготных медикаментов имеет свои особенности. Закуп лекарств отражается на счете 41. Проводки в этом случае стандартные. Выручка при отпуске льготного товара является для аптеки доходом по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 9/99) и также учитывается на счете 90.1.

Расчеты с организацией, финансирующей льготный отпуск лекарств, нужно вести на счете 76.

Дебет 76 Кредит 90.1 — отражена выручка от передачи льготных лекарств по рецепту.

Если медикаменты по рецепту полностью бесплатные, данная проводка будет на всю стоимость товара. Если же льготный рецепт предполагает частичную оплату, проводка Дебет 76 Кредит 90.1 делается на часть стоимости, возмещаемой вышестоящей организацией. Сумма, оплаченная покупателем, отражается по Дебету 50 (51) Кредиту 90.1

Когда финансирующая организация возместит средства по льготному рецепту, бухгалтер аптеки сделает запись: Дебет 51 Кредит 76 субсчет.

Учет готовой аптечной продукции

Если аптека производит лекарства самостоятельно, затраты на производство следует собирать на счетах 20 (23, 25, 26 и т.п.). Выбор счета зависит от назначения затрат. Расходы делятся на прямые и косвенные.

Прямые расходы непосредственно связаны с производством. К косвенным относятся  управленческие и другие затраты. Прямые расходы учитывают на счете 20. Например, списание материалов, использованных для создания лекарства, отражают проводкой: Дебет 20 Кредит 10.
Общепроизводственные расходы собирают на счете 25 и списывают в дебет счета 20.

Все затраты, собранные по дебету счета 20, формируют себестоимость готовой продукции.

Дебет 43 Кредит 20 — такой проводкой отражают выпуск готовой продукции по фактической себестоимости.

Если аптека не производит готовую продукцию, расходы на продажу учитываются на счете 44.

Основные проводки по учету товаров в аптеке

Формы документов для учета лекарств обозначены в Методических рекомендациях Минздрава РФ от 14.05.98 № 98/124.

Представление электронной отчетности в налоговые органы бухгалтерами аптек

В ФНС бухгалтеры сдают налоговую и бухгалтерскую отчетность. Бухгалтерскую отчетность, характеризующую состояние деятельности и итоги работы аптеки,  налоговая инспекция принимает исключительно в электронном виде.

Налоговая отчетность аптек такая же, как и у всех компаний. Набор отчетов зависит лишь от системы налогообложения.

Аптеки на ОСНО ведут раздельный учет лекарств. Связано это с тем, что разные категории товаров в аптеке облагаются разными ставками НДС. Есть ставки 10 % и 20 %, а часть товаров и вовсе не облагается НДС.

Декларацию по НДС законодательство требует сдавать в электронном виде.

Зарплатную отчетность (отчет по страховым взносам и 6-НДФЛ) нужно сдавать в электронном виде, если численность сотрудников аптеки более 10 человек.

Декларацию по налогу на прибыль и декларацию по налогу на имущество придется сдавать в электронном виде, если численность работников более 100 человек.

Аптеки на упрощенке должны сдавать электронную декларацию по УСН при численности выше 100 человек.

Статистическая отчетность аптечных организаций

Аптеки сдают отчеты в Росстат. Здесь может быть несколько направлений отчетности: по розничной торговле, по численности и зарплате, по учету в малых предприятиях.

О розничной торговле аптеки вносят информацию в форму 1-ТОРГ «Сведения о продаже товаров организациями оптовой и розничной торговли». Сдается она раз в год до 17 февраля после отчетного периода. Например, за 2021 год отчитаться нужно до 17.02.2022.

Малые предприятия вместо формы 1-ТОРГ сдают форму 3-ТОРГ (ПМ) «Сведения об обороте розничной торговли малого предприятия». Отчитаться нужно раз в квартал до 15 числа, идущего за отчетным периодом. При расчете выручки нужно учесть, что по правилам составления данного отчета стоимость лекарственных средств, отпущенных аптекой бесплатно или по льготным рецептам, включается в полной сумме без льгот.

В качестве работодателя аптека сдает форму П-4 «Сведения о численности и заработной плате работников». Заполняется форма нарастающим итогом. Сдается каждый месяц до 15 числа. Если в аптеке последние два года зафиксирована численность не более 15 человек, а годовой оборот не выше 800 млн рублей, П-4 подается раз в квартал.

О неполной занятости и движении работников аптеки рассказывают с помощью формы П-4 (НЗ). Это форма квартальная, представляется в срок до 8-го числа после отчетного квартала. В этой форме следует отразить число сотрудников, работавших неполное время в зависимости от различных причин, число выбывших работников с указанием оснований для увольнения.

Если аптека является малым предприятием, нужно сдавать  форму ПМ «Сведения об основных показателях деятельности малого предприятия». Срок сдачи — до 29 числа после отчетного периода.

Аптеки, не отчитывающиеся по форме П-4, по запросу Росстата оформляют 1-Т «Сведения о численности и заработной плате работников». Срок сдачи — до 30 января после отчетного периода.

Некоторые аптеки могут получить указание заполнить форму П-5 (м) «Основные сведения о деятельности организации». Срок сдачи — 10-й рабочий день после отчетного периода.

Нарушения и ответственность

Самым популярным нарушением в аптеках остается совместное хранение лекарств внутреннего и наружного применения, рецептурных препаратов и биодобавок. Помимо нарушения товарного соседства, фармацевты также часто совершают системные ошибки ведения журналов температуры и влажности, постоянно внося одни и те же данные. Иногда даты пропускают или вносят несуществующие. За нарушения законодательства предусмотрены соответствующие наказания.

Лекарства подлежат обязательной маркировке. Если нарушить это требование или внести в систему недостоверные данные, должностные лица заплатят 5 000—10 000 рублей, аптеки — 50 000-100 000 рублей (ст. 6.34 КоАП РФ).
 
К ответственности привлекут за торговлю фальсификатами. Должностные лица заплатят  100 000‒600 000 рублей; ИП — 100 000‒600 000 рублей или столкнутся с административным приостановлением деятельности на срок до девяноста суток; юридическим лицам грозит штраф в 1‒5 млн рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток (ст. 6.33 КоАП  РФ).

Несдача статистической отчетности или представление некорректных данных также карается штрафами. Должностные лица могут заплатить штраф в размере 10 000‒20 000 рублей; юридические лица — 20 000‒70 000 рублей. Повторное совершение административного правонарушения влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 30 000 до 50 000 рублей; на юридических лиц — от 100 000 до 150 000 рублей (ст. 13.19 КоАП РФ).

Если аптеки работают без лицензии, могут привлечь к ответственности по ст. 14.1 КоАП РФ.  Должностные лица будут оштрафованы на сумму от 4 000 до 5 000 рублей  с конфискацией изготовленной продукции, орудий производства и сырья или без таковой. Юридическое лицо получит штраф  от 40 000 до 50 000 рублей с конфискацией изготовленной продукции, орудий производства и сырья или без таковой.

Если работать с лицензией, но нарушать предусмотренные условия, придется также нести ответственность. На должностных лиц возлагается штраф в порядке 3 000‒4 000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 40 000 рублей.

Грубое нарушение требований и условий лицензии влечет наложение административного штрафа на должностных лиц — 5 000‒10 000 рублей; на юридических лиц — 100 000–200 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

В работе аптек множество нюансов. За их деятельностью ведется пристальный контроль. Периодически суды рассматривают новые дела, отстоять правоту аптекам удается не всегда. Например, в 2019 году аптека в Ростове-на-Дону получила штраф в размере 200 000 рублей по ст. 14.1 КоАП РФ. Причина штрафа: нарушения правил оформления операций с лекарствами ПКУ (определение Верховного Суда РФ от 19 декабря 2019 № 308-ЭС19-22960). Всего проверка Росздравнадзора нашла несколько нарушений, связанных с препаратами предметно-количественного учета:

• отсутствуют сами лекарственные препараты, подлежащие предметно-количественному учету;
• журнал учета операций, связанных с обращением лекарств ПКУ, не заполнен, а еще нет товарных накладных и рецептов на эти препараты;
• уполномоченное на ведение журнала лицо так и не провело за проверяемый период (3 месяца) сверки фактического наличия лекарственных средств с остатками;
• журнал учета не хранится в металлическом сейфе.

Сдача отчетности через специальный сервис

Основную часть отчетности аптеки должны сдавать в электронном виде. Это удобный способ, который помогает предотвратить ряд ошибок. Заполнить необходимые отчеты можно в системе Контур. Экстерн. Здесь вы найдете бланки отчетов в ФНС, ПФР, Росстат, ФСС. Удобная навигация подскажет, с чего начать. После внесения данных в декларации и другие отчетные формы, их можно отправить прямо из Контур. Экстерна. Если отчет не примет контролирующий орган, вы узнаете об этом из уведомления.

Учет в аптеках не простой. Нужно учитывать массу нюансов и знать законодательные акты в области фармацевтической деятельности. Используйте нашу статью в качестве шпаргалки и ведите учет в аптеке без ошибок. Также снизить риски можно, изучив план проверок на сайте Росздравнадзора.