Отчет «Сведения о застрахованном лице» в 2025 году

Проактивная схема оформления пособий привела к тому, что у работодателей появилась необходимость представлять отчет «Сведения о застрахованном лице». Ниже речь пойдет о форме: как подать сведения, кто и когда должен сдавать отчет и какие штрафы предусмотрены за опоздания. 

Елена Кулакова Эксперт по страховым взносам и персучету

Что такое отчет «Сведения о застрахованном лице»

С 2022 года вместо заявительного порядка выплаты пособий работает проактивная схема. Это значит, что СФР инициирует начисление пособий без отдельных заявлений — на основании электронного листка нетрудоспособности. Страхователю нужно представить в СФР данные для расчета оплаты больничного в виде отчета «Сведения о застрахованном лице». Сотрудники организации, в свою очередь, должны вовремя направить страхователю информацию об изменении сведений. Новый порядок введен Федеральным законом от 30.04.2021 № 126-ФЗ.

В каких ситуациях необходимо направлять отчет:

• при устройстве нового сотрудника;
• при изменении сведений по застрахованному;
• если после 30 дней с даты увольнения вам продолжают поступать документы проактивных выплат по уволенному сотруднику, направьте форму с признаком «Уволен».

Сроки сдачи формы «Сведения о застрахованном лице»

Работодатель обязан подать сведения в СФР в течение трех рабочих дней с момента их получения от сотрудника. Днем получения сведений считается:

• дата подачи сведений, указанная в форме;
• дата, когда работник подписал сведения в электронном виде.

Какие данные включает отчет 

Форма «Сведения о застрахованном лице» утверждена приказом от 22.04.2024 № 643. Она содержит персональную информацию по сотруднику, банковские реквизиты карт для зачисления сумм пособий, адрес для почтового перевода и контакты.

Отчет состоит из семи блоков:

1. ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, ИНН;
2. информация о документе, удостоверяющем личность;
3. данные о документах, подтверждающих временное или постоянное проживание на территории РФ (для лиц без гражданства и иностранных граждан);
4. прочие сведения, дающие льготы при назначении и исчислении пособия;
5. информация об адресе регистрации;
6. информация о фактическом месте проживания (для случаев, когда способ выплаты пособия выбран почтовый перевод);
7. сведения о способе выплаты пособия.

В завершении идут контакты работника и страхователя и согласие работника на передачу его данных в Фонд.

Чтобы отправить «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде, нужно обязательно заполнить первые два блока.

Подпись заявителя ставится только на бумажной форме. Электронный отчет перед отправкой подписывают сертификатом сотрудника организации, уполномоченного отправлять такие сведения. 

Скачать бланк отчета «Сведения о застрахованном лице»

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Как заполнить способ получения пособия, если у нового сотрудника еще не готова банковская карта

Способ получения пособия — необязательный блок для заполнения. Если нет возможности указать данные банковской карты сотрудника, например, она еще в процессе выпуска, отправьте сведения без этой информации. Данные о способе получения пособия можно будет передать позже.

Что делать, если после отправки отчета обнаружена ошибка 

Если в отправленных данных сотрудника была допущена ошибка, достаточно будет направить новый отчет с корректной информацией. Признака корректировки в «Сведениях о застрахованном лице» нет, поэтому последняя отправленная форма будет в Фонде считаться корректной.

Что делать, если отправлена информация по сотруднику чужой организации

Если вы включили в электронный отчет сведения по застрахованному, который не числится в штате и с ним нет действующего договора ГПХ, нужно повторно сформировать отчет на человека, указав в поле «Сотрудник» вариант «Не является сотрудником организации», и отправить форму. 

Куда и в каком виде сдавать отчет

Сведения о застрахованном лице» можно отправить на бумаге в региональное отделение СФР либо сдать в электронном виде через СЭДО в сервисе оператора электронного документооборота. Например, такая возможность есть в Контур.Экстерне.

СЭДО — система «Социальный Электронный Документооборот», через который СФР обменивается сообщениями и документами со страхователем при посредничестве операторов ЭДО. 

Как подать отчет в электронной форме

Разберем, как заполнить и подать «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде на примере Контур.Экстерна:

1. Создайте черновик отчета. В разделе СФР нажмите «Создать» → «Отчет». С помощью поиска найдите «Сведения о застрахованном».
2. Заполните и проверьте сведения. Некорректно заполненные поля будут подсвечены красным. Если сервис не найдет ошибок, станет доступна кнопка «Перейти к отправке».
3. Отправьте отчет в СФР, нажав на кнопку«Подписать и отправить».

В сервисе есть возможность загрузить готовый файл сведений в xml- и excel- форматах. Для этого в разделе «СФР» нажмите кнопку «Загрузить». Выберите один или несколько файлов и нажмите «Открыть». Загруженные файлы появятся в списке «В работе».

Excel-файл со списком сотрудников должен быть подготовлен по шаблону. Скачать шаблон еxcel-файла.

Санкции за несвоевременную сдачу отчета 

Штраф за нарушение сроков по отправке «Сведений о застрахованном лице» предусмотрен в следующих случаях:

• С момента подписания сотрудником формы «сведений о застрахованном лице» прошло больше трех рабочих дней, а сведения не отправлены.
• Сотрудник по собственной инициативе написал заявление об изменении сведений, с даты подачи заявления прошло больше трех рабочих дней, а отчет не отправлен.

Напомним, что согласно ст. 15.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ СФР может привлечь страхователя к ответственности по трем причинам:

• организация отказалась представить документы на проверку или направила их несвоевременно. Штраф составит 200 рублей за документ;
• компания представила некорректные документы или скрыла достоверные, сообщила некорректные сведения, из-за чего Фонд выплатил лишние деньги. Штраф составит пятую часть излишне выплаченной фондом суммы, но не больше 5 000 рублей и не меньше 1 000 рублей;
• страхователь представил данные для назначения пособия с опозданием. Штраф — 5 000 рублей.