Счет-фактуру заполняют как на бумаге, так и в электронном виде. Можно заполнять и комбинированным способом — частично на компьютере, частично от руки. Главное — использовать утвержденную форму и заполнить все обязательные реквизиты счета-фактуры.
Статья подготовлена по материалам вебинара Контур.Школы «НДС. Разбираем вопросы начинающих бухгалтеров».
Как заполнять счет-фактуру
Форма счета-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. Недавно бланк обновили: новая форма с учетом правил прослеживаемости товаров применяется с 1 июля 2021 года. Заполнить счет-фактуру несложно даже начинающему бухгалтеру, но нужно корректно отразить все обязательные реквизиты.
Важно! Счет-фактура — это основной документ, по которому налогоплательщик имеет право заявить НДС к вычету. Если нет счета-фактуры или бланка строгой отчетности установленного образца, принять налог к вычету не получится, даже если расходы фактически оплачены.
Порядок заполнения счета-фактуры прописан в приложении № 1 к Постановлению № 1137, а основные требования к документу — в п. 5, 6 ст. 169 НК РФ.
5 дней
В течение этого срока нужно выставить счет-фактуры после получения предоплаты или отгрузки товара, выполнения работы, оказания услуги (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Вот как заполнить счет-фактуру нового образца по прослеживаемому товару:
- Указать номер и дату документа.
- Заполнить данные по продавцу — его наименование, адрес, ИНН и КПП.
- Вписать грузоотправителя и его адрес. Если продавец и грузоотправитель — это одно и то же юридическое лицо, можно написать «Он же». Если грузоотправителем является другая организация, которая оказывает услуги по хранению отгруженной продукции, в этой строке нужно указать грузоотправителя, отправляющего товар со склада.
- Внести данные о грузополучателе — его наименование, адрес, ИНН и КПП. Обычно грузополучателем является покупатель.
- Заполнить графу «Документ об отгрузке и документ, подтверждающий оплату». Но только если оплата уже прошла.
- Вписать данные покупателя — его наименование, адрес, ИНН и КПП.
- Указать валюту. Если операция проходит в валюте Российской Федерации, нужно написать рубль и показать код этой валюты — 643.
- Определить идентификатор государственного контракта. ИГК присваивают контрактам, которые заключили по результатам закупок в рамках Федеральной контрактной системы — закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ.
Строки с 1 по 8 содержат реквизиты сторон сделки — наименование, адрес, ИНН, КПП и другую информацию о продавце и покупателе, грузоотправителе и грузополучателе. В табличной части счета-фактуры отражаются сведения о реализуемых товарах, работах или услугах.
Порядок заполнения табличной части такой:
- Ставим порядковый номер.
- Указываем название товара, работы или услуги.
- Проставляем код единицы измерения товара. К примеру, код для штук — 796.
- Пишем условное обозначение единицы измерения. Например, штуки.
- Указываем количество товара.
- Определяем цену за единицу товара.
- Рассчитываем цену за все количество товара.
- Указываем сумму акциза, если есть. Если нет, пишем «Без акциза».
- Пишем ставку налога на добавленную стоимость.
- Исчисляем сумму налога на добавленную стоимость.
- Рассчитываем итоговую стоимость всей партии товара.
Следующий блок информации касается только товаров, подлежащих прослеживаемости. Перечень прослеживаемых товаров утвержден российским Правительством (Постановление Правительства РФ от 01.07.2021 № 1110). Для такого товара нужно указать:
- Краткое наименование страны происхождения товара.
- Цифровой код страны-изготовителя. Коды единиц измерения и коды стран происхождения товаров можно найти в общедоступных классификаторах в Интернете.
- Регистрационный номер таможенной декларации или регистрационный номер партии товара. Для товаров, которые подлежат прослеживаемости, указывается РНПТ — регистрационный номер партии.
- Единицу измерения товара.
- Код единицы измерения товара. Обычно здесь дублируют информацию из второго столбца.
- Количество товара, который подлежит прослеживаемости.
Важно! Регистрационный номер декларации указывается, если товар не подлежит прослеживаемости, но организация ввозит его на территорию России. Если же товар подлежит прослеживаемости, то нужно указать регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости.
В строке «Всего к оплате» приводят итоговые цифры. Если в счет-фактуру включили несколько номенклатур товаров, итоговые показатели суммируются.
Как работать с системой прослеживаемости товаров в Экстерне →
Что относится к существенным ошибкам в счете-фактуре
Если в счете-фактуре есть существенные ошибки, налогоплательщик не сможет принять налог на добавленную стоимость к вычету. Об этом написано в п. 2 ст. 169 НК РФ.
Подписи в счете-фактуре
Бумажный счет-фактуру обычно подписывают руководитель и главный бухгалтер. Но могут подписать и другие лица, которым предоставили такие полномочия — и работники организации, и даже уполномоченные лица, которые не работают у налогоплательщика (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Важно! Уполномоченное лицо может подписать счет-фактуру как за руководителя, так и за главного бухгалтера (письма Минфина от 24.07.2019 № 03-07-11/55067, от 21.10.2014 № 03-07-09/53005).
Счет-фактуру в электронном виде подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя компании. Подписи главного бухгалтера или другого уполномоченного лица в электронном документе нет (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 8 Правил заполнения счета-фактуры из ПП РФ № 1137).
Поскольку на многие товары, которые подлежат прослеживаемости, счет-фактура выставляется исключительно в электронном виде, ее подписывает только директор. Отсутствие подписи главбуха в таком документе обосновано и не является нарушением. А вот одна подпись в бумажном счете-фактуре — это существенная ошибка.
Экстерн проверяет декларацию по НДС на контрольные соотношения и сверяет ее с декларацией по налогу на прибыль
Идентификация продавца и покупателя
Ошибки, которые не позволяют налоговым органам идентифицировать продавца и покупателя, тоже являются существенными. И для продавца, и для покупателя нужно указывать наименование, адрес, ИНН и КПП компании. Эта информация поможет налоговикам определить стороны сделки.
Если в графе «Продавец» вместо юридического лица указать директора, а затем адрес компании, ее ИНН и КПП, то такая ошибка будет являться существенной. Идентифицировать контрагента и понять, кто в этой ситуации является продавцом, нельзя. Это или директор, или реквизиты компании. Заявить к вычету НДС по такому счету-фактуре не получится.
Это же правило касается покупателя. В строку 6 «Покупатель» нужно включить информацию, позволяющую идентифицировать заказчика — наименование организации из учредительных документов, а не ФИО ее сотрудника (Письмо ФНС от 09.01.2017 №СД-4-3/2@). Если же сведения будут неполными или недостоверными, налоговая не примет документ и не разрешит провести вычет налога на добавленную стоимость.
Важно! Проверить данные по продавцу или покупателю можно на сайте ФНС в сервисе «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде». Если сомневаетесь в корректности данных, лучше еще раз сверьте информацию. Особенно это актуально, когда у компании появляется новый контрагент: проверьте его реквизиты в договоре или запросите сведения в ЕГРЮЛ.
Наименование товара
Всегда обращайте внимание на наименования товара. Например, в счете-фактуре указано «Холодильник «Китчен Эйд» и дальше написана аббревиатура. Если в договоре, спецификации к договору или в товарно-транспортной накладной указан холодильник «Аристон», это будет считаться существенной ошибкой. Налоговики просто не поймут, какой товар фактически поставили, и не примут налог к вычету по такому счету-фактуре.
Еще один пример: в компании приобрели авиабилет сотруднику, а в счете-фактуре указано просто «Услуга по продаже билета». Это тоже существенная ошибка, поскольку из наименования непонятно, какой билет продали — авиабилет, железнодорожный билет или билет на автобус.
Важно! Наименование товаров, работ, услуг в счете-фактуре существенно влияет на вычет. Если неверно указали название, вы не сможете возместить налог на добавленную стоимость (письма Минфина от 14.08.2015 №03-03-06/1/47252, от 06.04.2021 №03-07-09/25250, от 17.11.2016 №03-07-09/67406).
Стоимость товара
Приведем еще один пример. В цене за единицу товара указано 90 000 рублей. Всего приобрели 10 единиц товара, а итоговая стоимость — 1 000 000 рублей. По такому счету-фактуре непонятно, какой показатель правильный — цена за товар или стоимость за всю партию. Это тоже существенная ошибка.
Налоговики признают существенными ошибки в стоимости товара:
- арифметические ошибки в стоимости или в сумме налога (письмо Минфина от 19.04.2017 №03-07-09/23491);
- отсутствие данных о стоимости или сумме налога (письмо Минфина от 30.05.2013 №03-07-09/19826);
- отсутствие или неверное указание наименования и кода валюты (письмо Минфина от 11.03.2012 №03-07-08/68);
- отсутствие или неверное указание единицы измерения, количества, объема и цены, тарифа за единицу измерения (письмо Минфина от 15.10.2013 №03-07-09/43003).
Если товар без НДС, самостоятельно прописывать ставку и рассчитывать сумму налога на добавленную стоимость нельзя. А если не прописать код валюты и не указать саму валюту — рубль, налоговая не сможет установить, в каких единицах рассчитан и выписан счет-фактура. Все это существенные ошибки, из-за которых НДС не примут к вычету.
Устраняйте расхождения по НДС, получайте полный вычет с Контур.НДС+
Ставка налога
Если ставка налога на добавленную стоимость по товару указана неверно, это тоже существенная ошибка. К примеру, организация закупает молоко. Ставка налога на добавленную стоимость по молоку — 10% а в счете-фактуре указали НДС 20%. Неправильная ставка приводит к неверному расчету налога на добавленную стоимость. Счет-фактуру с такой ошибкой вернут налогоплательщику, а налог на добавленную стоимость — не примут к вычету.
Заполненный счет-фактуру нужно внимательно проверять — смотреть наличие всех реквизитов, соответствие идентификационных данных продавца и покупателя, корректность ставок НДС, расчетов и итоговых сумм. Существенные ошибки не позволят налогоплательщику заявить вычет по налогу на добавленную стоимость. Если налоговики обнаружат такие ошибки в счете-фактуре, они не примут подтверждающие документы по НДС и откажут в вычете.
