Как вести бухгалтерский учет при УСН

Бухучет должны вести все организации, даже упрощенцы. Порядок учета на УСН не зависит от объекта налогообложения. Неважно, работаете вы по схеме «доходы» или «доходы минус расходы»: придется учитывать и доходы, и расходы, и другие обязательства. Для некоторых компаний на упрощенке действуют особые правила учета.

Александра Задорожнева Журналист, специалист по бухгалтерскому учету и налогам

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Что такое бухгалтерский учет при УСН

Организация бухгалтерского учета — обязанность каждой компании, в том числе работающих на УСН. Порядок регулируется Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ответственность за организацию учета лежит на руководителе, а обязанности по ведению бухгалтерии обычно возлагают на профильных специалистов — главного бухгалтера, бухгалтера или на привлеченную компанию по бухучету.

Прежде чем вести учет, нужно разработать бухгалтерскую учетную политику — описать способы ведения бухучета для вашей компании (ст. 8 402-ФЗ). Еще нужно продумать, как:

• оформлять первичные учетные документы;
• принимать к учету первичку;
• вести регистры бухучета;
• исправлять первичку и регистры учета;
• сдавать бухгалтерскую отчетность.

Это базовые правила по организации бухучета, они действуют для всех компаний. Но для налогоплательщиков на УСН есть ряд особенностей.  

Бухгалтерские фирмы могут воспользоваться специальным предложением от Контур Экстерн по отчетности в контролирующие органы. Программа подготовит онлайн-график: вы сможете контролировать отчеты и платежи по всем подотчетным компаниям на одном экране.

Бухучет ИП

ИП-упрощенец может не вести бухучет, если он учитывает операции в КУДиР — книге учета доходов и расходов (подп. 1 п. 2 ст. 6 402-ФЗ, ст. 346.24 НК РФ, Письмо Минфина от 04.10.2018 № 03-11-10/71228). Но если предпринимателю бухучет нужен для самоконтроля, он может вести его добровольно — на основании общих принципов и правил.

А вот бухгалтерскую отчетность ИП сдавать не надо: налоговики не примут баланс у предпринимателя.

Бухучет организаций

Организациям на УСН повезло меньше: они обязаны вести бухучет и отчитываться в бюджет. Однако представители малого бизнеса, в том числе компании на УСН, могут вести упрощенный бухучет (ч. 4, 5 ст. 6 402-ФЗ). Правда, только если отчетность организации не надо сдавать на обязательный аудит.

Упрощенная система налогообложения и упрощенный бухучет — не одно и то же. Упрощенка — это налоговое понятие: один из специальных налоговых режимов, который рассчитан на малый и средний бизнес (гл. 26.2 НК РФ). Упрощенный бухучет — это бухгалтерское понятие: подразумевает простые способы учета для малого бизнеса (п. 4 ст. 6 402-ФЗ). Применение УСН не означает автоматический переход на упрощенные правила учета.

Руководители малых и средних компаний могут вести бухучет сами. Но есть исключения: микрофинансовые организации, компании с обязательным аудитом, адвокатские бюро и другие (ч. 5 ст. 6 402-ФЗ).

Компании-упрощенцы ведут бухучет доходов и расходов, активов и обязательств, других бухгалтерских объектов. В работе руководствуются 402-ФЗ, ПБУ и ФСБУ — положениями и федеральными стандартами бухучета.

Если в стандарте прописано несколько способов учета, выберите один и закрепите его в учетной политике. А если в стандартах нет способа учета определенной операции, разработайте его сами, на основании МСФО — международных стандартов финансовой отчетности и других стандартов: ФСБУ, отраслевых стандартов и рекомендаций по бухучету (п. 7, 7.1 ПБУ 1/2008).

Формы бухучета на УСН

Упрощенный бухучет можно вести в полной, сокращенной или простой форме. Компании самостоятельно выбирают способы и форму упрощенного учета с учетом специфики деятельности, размера и финансовых показателей компании. Типовые рекомендации по бухучету для малого бизнеса приведены в Приказе Минфина от 21.12.1998 № 64н.

Выбранные способы закрепите в учетной политике (п. 1.2, 2 Информации Минфина от 29.06.2016 № ПЗ-3/2016, Информационное сообщение Минфина от 24.06.2016 № ИС-учет-5). Не забывайте о принципе рациональности: ценность формируемой информации должна сопоставляться с затратами на ее подготовку (п. 7.2 ПБУ 1/2008, п. 1.2, 2 Информации Минфина от 29.06.2016 № ПЗ-3/2016).

Полный бухучет

Полный бухучет ведут по методу двойной записи — составляют бухгалтерские проводки. Организациям на упрощенном учете могут применять сокращенный рабочий план. К примеру, на УСН не нужен счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» — упрощенцы не принимают к вычету входной НДС.

Сокращенный план счетов формируют на основании типового плана Минфина (Приказ от 31.10.2000 № 94н). В него включают только те синтетические счета, которые используются в деятельности компании. Обычно это:

• 10 «Материалы» для производственных запасов — вместо 07, 10, 11, 15 и 16 счетов;
• 20 «Основное производство» для затрат на производство и продажу продукции — вместо 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29 и 44 счетов;
• 41 «Товары» для готовой продукции — вместо 41, 43 и 45 счетов;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» для дебиторской и кредиторской задолженности — вместо 60, 62, 71, 73, 75, 76 и 79 счетов;
• 51 «Расчетный счет» для всех денег в банке — вместо 51, 52, 55 и 57 счетов;
• 80 «Уставной капитал» для всего капитала — вместо 80, 81, 82 и 83 счетов;
• 99 «Прибыли и убытки» для финансовых результатов — вместо 90, 91 и 99 счетов.

Начисление и уплату налога по УСН организации с объектом «доходы» и «доходы минус расходы» проводят одинаково (Приложение к Письму Минфина от 28.12.2016 № 07-04-09/78875):

При полном учете используются регистры бухгалтерского учета активов. Для регистрации фактов хозяйственной деятельности заполняют ведомости учета — унифицированные или собственной разработки:

• основных средств и амортизации;
• материально-производственных запасов;
• затрат на производство;
• денежных средств;
• расчетов и прочих операций;
• продаж;
• расчетов с поставщиками;
• расчетов с персоналом по оплате труда;
• сводную ведомость, ее еще называют шахматной.

Каждую операцию записывают в две ведомости: в одну — по счету дебета с номером корреспондирующего счета по кредиту, в другую — аналогично по кредиту. Обязательно указывают первичный документ для подтверждения операции.

Информацию за отчетный период обобщают в сводной ведомости. После заполнения «шахматки» составляют оборотную ведомость и выводят остатки на последний день отчетного периода.

Сокращенный бухучет

Такой бухучет ведут методом двойной записи в книге учета фактов хозяйственной жизни, но без регистров. Первая запись в книге — остатки по счетам учета на начало нового отчетного периода. Операции вносят в течение каждого месяца в хронологическом порядке. Основанием для регистрации операций является первичка. Суммы по каждой записи разносят в дебет и кредет нужных счетов рабочего плана.

Бухгалтер делает проводки, но не отражает операции в ведомостях. Отдельно заполняется только ведомость учета оплаты труда.

Простой бухучет

Такой учет ведут без формирования проводок и регистров бухучета (п. 6.1 ПБУ 1/2008). Все операции отражают в книге учета фактов хозяйственной жизни. Эта форма бухучета подходит только для микропредприятий: у них мало операций и небольшие затраты на материальные ресурсы.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Особенности бухучета для УСН

Малый бизнес на УСН может не применять ряд положений по бухучету:

• ПБУ 2/2008 по учету договоров строительного подряда;
• ПБУ 8/2010 по оценочным и условным обязательствам;
• ПБУ 11/2008 по связанным сторонам;
• ПБУ 16/02 по прекращаемой деятельности;
• ПБУ 18/02 по налогу на прибыль;
• ПБУ 12/2010 по сегментам, если не размещают публично ценные бумаги.

Малые компании на УСН могут воспользоваться такими упрощенными способами бухучета:

Сокращенный рабочий план счетов. Применяйте, если сдаете упрощенную бухотчетность.

Учет по простой форме без двойной записи. Доступно только для микробизнеса.

Упрощенная система регистров бухучета. Можно использовать регистры бухучета имущества, когда все факты хозяйственной жизни отражают в упрощенных ведомостях. Или же не использовать бухгалтерские регистры и вести бухучет в книге учета фактов хозяйственной деятельности. Второй вариант подходит, если вы относитесь к микропредприятиям и проводите не больше 30 хозяйственных операций в месяц и не производите продукцию с большими затратами.

Учет запасов

Упрощенный бухучет разрешает:

1. Оценивать запасы исходя из цены поставщика без скидок, вычетов и льгот. Другие затраты на покупку ТМЦ признают расходом периода, в котором их произвели.

2. Определять затраты, которые включаются в фактическую себестоимость запасов, по балансовой стоимости активов или фактических затрат на выполнение работ, услуг, даже если можно установить их справедливую стоимость.

3. Оценивать запасы по фактической стоимости на отчетную дату и не формировать резервы под их обесценение.

Микропредприятия на упрощенном бухучете могут не применять ФСБУ 5/2019 «Запасы». Затраты в размере стоимости запасов учитывают в том периоде, когда их произвели (п. 2 ФСБУ 5/2019).

Учет основных средств и капитальных вложений

Упрощенные способы есть для учета основных средств и капитальных вложений. К примеру, при определении первоначальной стоимости в капвложения, которые формируют стоимость ОС, включают только суммы оплаты поставщику без учета НДС (п. 4 ФСБУ 26/2020). Остальные затраты на приобретение ОС включают в расходы по обычным видам деятельности — в периоде их совершения.

В первоначальной стоимости не учитывают скидки, льготы и премии: их включают в прочие доходы. А еще можно не определять дисконтированную стоимость кредиторской задолженности, если продавец предоставил рассрочку оплаты.

Кроме того, ОС и капвложения можно не проверять на обесценение (п. 3 ФСБУ 6/2020, п. 4 ФСБУ 26/2020). Балансовая стоимость ОС в этом случае определяют как первоначальную за минусом накопленной амортизации.

Учет аренды

Есть упрощения и для операций по договорам аренды/лизинга. Так, ФСБУ 25/2018 можно применять только для договоров аренды, которые начали исполнять с 01.01.2022 (п. 52 ФСБУ 25/2018).

Арендаторы-упрощенцы, которые применяют ФСБУ 25/2018, могут:

1. Не признавать предмет аренды как право пользования активом и обязательство по аренде, если по договору право собственности не переходит к арендатору. При этом арендатор не может выкупить арендованный предмет по цене существенно ниже его справедливой стоимости на дату выкупа. Еще одно условие — предмет аренды не предоставляют в субаренду (подп. «в» п. 11, п. 12 ФСБУ 25/2018)

2. Рассчитывать фактическую стоимость права пользования активом как сумму первоначальной оценки обязательства по аренде и арендных платежей на дату предоставления аренды или до этой даты. В этом случае все другие затраты, которые обычно включают в фактическую стоимость, признаются расходами по обычным видам деятельности в текущем периоде (п. 13 ФСБУ 25/2018, п. 5 ПБУ 10/99).

3. Первоначально оценивать обязательство по аренде как сумму номинальных величин будущих арендных платежей на дату оценки (п. 14 ФСБУ 25/2018)

А арендодатель с упрощенным учетом при применении ФСБУ 25/2018 может учитывать любую аренду как операционную, если выполняются два условия (п. 28 ФСБУ 25/2018):

• право собственности не переходит к арендатору;
• арендатор не сможет купить арендованный предмет по цене существенно ниже его справедливой стоимости.

Учет других затрат

Можно упрощать учет и других бухгалтерских объектов:

• расходы на НИОКР списывать на расходы по обычным видам деятельности — в полной сумме по мере их осуществления (п. 15 ПБУ 17/02);
• признавать расходы на создание и приобретение НМА в составе расходов по обычным видам деятельности — в полной сумме по мере их осуществления (п. 3.1 ПБУ 14/2007);
• учитывать все расходы по займам как прочие затраты (п. 7 ПБУ 15/2008);
• проводить оценку финансовых вложений по первоначальной стоимости — не переоценивать вложения, по которым определяется рыночная стоимость, и не отражать обесценение, если рыночная стоимость не определена, а расчет затруднителен (п. 19, 21 ПБУ 19/02).

Упрощенная отчетность

Компании на упрощенном бухучете могут составлять упрощенную бухгалтерскую отчетность (п. 6, 6.1 Приказа Минфина от 02.07.2010 № 66н). Им надо сдавать только сокращенные формы бухгалтерского баланса и отчета о финансовых результатах — по группам статей, без детализации. А приложения к годовым отчетам составлять, только если нужно раскрыть информацию, без которой нельзя оценить финрезультат компании.

Организации с упрощенным учетом могут показывать в отчетности последствия  изменений учетной политики перспективно — только в отношении операций, которые прошли после введения изменений. Корректировки отчетных показателей прошлых периодов не требуются (п. 15.1 ПБУ 1/2008).

Еще такие компании могут исправлять существенные ошибки прошлых лет, которые обнаружили после утверждения прошлогодней отчетности, по правилам для несущественных ошибок (п. 9, 14 ПБУ 22/2010). То есть, относить прибыль или убыток от исправления в прочие доходы или расходы текущего периода. Ретроспективный пересчет сравнительных показателей отчетности тоже не нужен.

Сдавайте электронную отчетность через интернет.

14 дней бесплатно

Методы бухгалтерского учета на УСН

В бухгалтерском учете доходы и расходы признают одним из двух методов: кассовым или начисления. Посмотрим, оба ли метода доступны упрощенцам.

Кассовый метод

Компании с упрощенным учетом могут признавать доходы и расходы кассовым методом (п. 12 ПБУ 9/99, п. 18 ПБУ 10/99). Если вы решили использовать кассовый метод, закрепите это в учетной политике и раскройте информацию о способе учета доходов и расходов в пояснениях к балансу и отчету о финрезультатах.

Кассовый метод подходит торговым организациям и компаниям из сферы услуг, у которых нет задолженности перед поставщиками. Такой способ признания доходов удобен и для микропредприятий, которые ведут простой учет и не применяют двойную запись. Причина проста: те, кто используют кассовый метод, фактически отказываются от допущения временной определенности в операциях (п. 18 ПБУ 10/99). Доходы и расходы признают в момент оплаты, а обязательства не начисляют на корреспондирующих счетах.

Метод начисления

При методе начисления доходы и расходы учитывают не по факту оплаты, а по факту совершения операций. В налоговом учете упрощенцы признают доходы и расходы только кассовым методом (ст. 346.17 НК РФ). Но на бухгалтерский учет это не влияет. Организации сами выбирают метод учета и закрепляют его в учетной политике.

Обычно кассовый метод выбирают для сближения налогового и бухгалтерского учета. Но полного совпадения данных все равно не будет: доходы и расходы в БУ и НУ признают по-разному. К примеру, полученные авансы включают в доходы по УСН для налогового учета, а для бухгалтерского — нет (п. 3 ПБУ 9/99). Поэтому для БУ можно выбрать и метод начисления.