Как принять товар на учет

Когда ООО или ИП оформляет поступившие товары в бухгалтерском учете, проводки будут зависеть от того, как планируется применять закупленные ценности: перепродавать, использовать в деятельности, а может быть, вернуть часть товаров продавцу из-за брака. Расскажем, на каких счетах бухучета отражать операции по поступлению товаров и когда отражать их на забалансовых счетах.

Татьяна Евдокимова Эксперт по бухгалтерскому учету

Что такое товары в бухгалтерском учете

Товары — это материальные ценности, которые компания покупает у других лиц для перепродажи без какой-либо обработки.

К товарам не относятся:

• продукция, которую компания сама производит на продажу;
• материалы, сырье и основные средства, которые компания закупает для организации производства и другой деятельности.

Учет товаров прописан в бухгалтерском стандарте ФСБУ 5/2019 «Запасы», который действует с 2021 года. Поступление и списание товаров отражают на счете 41. К бухгалтерскому учету их принимают по фактической себестоимости, которая включает все затраты, связанные с покупкой и продажей (п. 9, 11 ФСБУ 5/2019):

• оплата поставщику за товар или партию товаров;
• затраты на погрузку, доставку и разгрузку на складе компании, доставку до места дальнейшей продажи;
• затраты на подготовку к продаже (фасовка, упаковка, сортировка);
• другие расходы в процессе перепродажи, например таможенные пошлины и пр.

Торговые организации могут не включать затраты на доставку приобретенных товаров в их фактическую себестоимость, а отнести их к расходам на продажу. То есть у торговых организаций есть дополнительный способ учета транспортно-заготовительных расходов по товарам (п. 21 ФСБУ 5/2019).

В стоимость товара не включают затраты, которые нельзя признать необходимыми для покупки. Это могут быть затраты из-за аварий и чрезвычайных ситуаций, оплата хранения, управленческие расходы и пр.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Какие документы нужны для учета товаров 

Для учета товаров важно правильно оформить первичные документы, ведь в бухгалтерии документ — это основа любых операций. Нет документа — нет и объекта учета. Поэтому при приемке товара нужно проверить и подписать необходимые документы в двух экземплярах для покупателя и продавца.

Закон не регламентирует приемку товаров в магазине или на складе компании, поэтому поставщик и покупатель сами устанавливают эти условия в договоре поставки (ст. 513 ГК РФ). Важно прописать обязанности сторон, условия доставки, время на приемку товара, перечень сопроводительных документов, условия для заказа товаров (письмом, звонком, по предоплате и пр.) и другие важные пункты.

Важно подготовиться к приемке, освободить место на складе или в магазине и подготовить сотрудников. Во время приемки материально ответственное лицо проверяет качество и количество товаров и оформление сопроводительных документов:

• товарной накладной;
• товарно-транспортной накладной;
• счета-фактуры или УПД, который объединяет счет-фактуру и товарную накладную.

Счет-фактура или УПД позволяют зачесть к возмещению НДС на полученные товары, это актуально для компаний на ОСНО. Покупатели, работающие на УСН или патенте, не платят НДС и могут не составлять счет-фактуру или УПД, а если его выставил поставщик, то входящий НДС учитывают в составе себестоимости товара.

Лицо, ответственное за приемку, проверяет вид, количество товара, его качество и укомплектованность: все это должно соответствовать сведениям в первичных документах. Если товар в порядке и все соответствует сведениям в первичке, покупатель подписывает сопроводительные документы.

Если части товаров недостает или выявлен брак при приемке — составляют акт о расхождении по количеству и качеству, чтобы затем предъявить претензии поставщику. Брак обнаруживают и после оформления товаров в учете, тогда составляют акт о выявленных недостатках, претензионное письмо, накладную на возврат и счет-фактуру. В договоре можно прописать сроки, в которые покупатель проверяет товар после поставки: скажем, сутки для скоропортящихся товаров и неделя для товаров длительного хранения.

Как оприходовать товары

Оприходовать товар — значит отразить его поступление в организацию. Это делают в складском или товароучетном сервисе, в зависимости от того, какой системой пользуется компания, и в бухгалтерском учете. При постоплате и предоплате проводки по оприходованию товара будут одинаковыми, но изменяется их порядок. Напомним, что в себестоимость товаров можно включить затраты на доставку, погрузку, разгрузку и пр.

При постоплате бухгалтер оформит следующие проводки:

Дт 41 Кт 60 — оприходованы товары (без НДС);
Дт 19 Кт 60 — отражен предъявленный поставщиком НДС;
Дт 41 Кт 60 — учтены затраты в составе себестоимости (например, доставка);
Дт 19 Кт 60 — отражен предъявленный поставщиком НДС (на доставку);
Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету (для компаний на ОСНО на основе счета-фактуры);
Дт 60 Кт 50 (51) — закрыта задолженность перед поставщиком товара.

При предоплате проводки будут такими:

Дт 60 Кт 50 (51) — перечислена оплата поставщику;
Дт 41 Кт 60 — оприходованы товары (без НДС);
Дт 19 Кт 60 — отражен предъявленный поставщиком НДС;
Дт 68 Кт 19 — НДС принят к вычету (компанией на ОСНО на основе счета-фактуры).

Если выявлен брак и покупатель будет возвращать товары поставщику, оприходование оформляется иначе. Проводки меняются в зависимости от того, приняли товар к учету и оплатили или нет. Если брак выявили при приемке, товар не оформили в учете и не оплатили, его учитывают на забалансовом счете 002, а возврат оформляют по кредиту этого счета:

Дт 002 — приняты бракованные товары на ответственное хранение;
Кт 002 — бракованные товары переданы обратно поставщику.

Компания закупила для перепродажи 5 стульев стоимостью 6 000 рублей, в том числе НДС 1 000 рублей. Один стул оказался сломан, брак обнаружили при приемке, сломанный стул оформили на ответственное хранение, остальные оприходовали. Бухгалтер оформил следующие проводки:

Дт 002 — 1000 рублей — 1 бракованный стул принят на ответственное хранение;
Дт 41 Кт 60 — 4 000 рублей — 4 стула оприходованы (без НДС);
Дт 19 Кт 60 — 800 рублей — отражен предъявленный поставщиком НДС по принятым к учету товарам;
Кт 002 — 1 000 рублей — 1 бракованный стул возвращен поставщику.

Если брак выявили после постановки на учет и оплаты, в учете нужно оформить возврат товаров и списать НДС, который еще не принят к вычету. Если НДС уже возместили, его нужно восстановить:

Дт 76 Кт 41 — бракованные товары возвращены поставщику;
Дт 76 Кт 68 — восстановлен НДС; 
или Дт 76 Кт 19 — списан НДС;
Дт 51 Кт 76 — возвращены деньги за бракованные товары.

Торговая компания закупила для перепродажи у одного поставщика облицовочный кирпич в количестве 30 000 штук стоимостью 480 000 рублей (включая НДС) и механизм-погрузчик кирпича для работы на складе стоимостью 360 000 рублей (включая НДС). Для доставки товаров компания воспользовалась услугами сторонней транспортной компании. Стоимость услуги, а также погрузки и разгрузки палет с кирпичом составила 40 000 рублей (без НДС), стоимость доставки и настройки погрузчика — 30 000 рублей (без НДС).

После приемки и оформления первичных документов бухгалтер оформил следующие проводки в учете по партии кирпича:

Дт 41 Кт 60 — 400 000 рублей — оприходован кирпич (без НДС);
Дт 19 Кт 60 — 80 000 рублей — отражен предъявленный поставщиком НДС со стоимости кирпича;
Дт 41 Кт 60 — 40 000 рублей — в стоимости кирпича учтена стоимость доставки;
Дт 19 Кт 60 — 8 000 рублей — отражен предъявленный поставщиком НДС на доставку;
Дт 68 Кт 19 — 88 000 рублей — НДС принят к вычету.

Погрузчик компания получила от того же поставщика в тот же день в рамках того же договора, но в учете эта покупка оформляется иначе. Погрузчик закуплен как основное средство для работы на складе, так что проводки будут другими. Для оформления используют счета 08 и 01.

Чем отличается бухучет товаров в розничной и оптовой торговле

Оптовики учитывают товары по стоимости приобретения, а розничные магазины могут выбирать: учитывать товары по покупной или продажной стоимости, учитывая отдельно наценки и скидки (п. 21 ФСБУ 5/2019). Выбор компания закрепляет в учетной политике.

Сравним оформление в учете товаров в оптовой компании и в розничном магазине, который ведет учет по продажной стоимости с выделением наценки.

Главное о том, как принять товар на учёт

1. При приемке товаров важно оформить первичные документы, по которым их затем принимают к учету.
2. Ключевая проводка при оприходовании товаров: Дт 41 Кт 60.
3. Если товары принимаются на временное хранение (в случае брака), их учитывают на забалансовом счете 002.
4. Стоимость услуг по доставке может включать расходы на доставку в составе себестоимости, как мы показали в примере.

Читайте также

Учет материальных запасов по ФСБУ 5/2019​