Как вести учет продаж на маркетплейсах

Продажи на маркетплейсах — это одна из самых быстрорастущих сфер бизнеса. Тысячи предпринимателей выходят на площадки, надеясь на высокий спрос и быстрые обороты. Разберем, как правильно вести учет товаров на маркетплейсах, на что обращать внимание при расчетах, как избежать типичных ошибок и не уйти в минус.

Ирина Николаева Автор статей в Контур.Экстерне

Для многих электронные площадки — это первый опыт в торговле, а маркетплейсы кажутся удобной и понятной платформой для старта. Ключевые игроки: Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркет и другие — берут на себя организацию взаимодействия с покупателями, обработку заказов и частично логистику.

Но за видимой простотой и сервисами от самих площадок есть много нюансов. связанных с организацией бизнеса и товарооборотом. Ошибки при учете товаров, путаница в расчетах с маркетплейсом, игнорирование налоговой нагрузки — риски, которые нужно учитывать селлеру, чтобы избежать убытков. Грамотный учет товаров — это не просто «бумажная» формальность, а ключ к тому, чтобы бизнес был прибыльным и устойчивым.

Основные схемы работы с маркетплейсами

Прежде чем выходить на маркетплейсы, важно понимать, как устроены схемы взаимодействия между продавцами и маркетплейсами. От выбранного формата работы зависит, кто отвечает за хранение товара, упаковку, доставку и возвраты. При выборе способа взаимодействия важно учитывать объемы продаж, логистические возможности и стратегию развития бизнеса. Рассмотрим основные схемы.

FBO (Fulfillment by Operator) — продажа со склада маркетплейса

При работе по схеме FBO продавец отправляет товар на склад маркетплейса, и дальше всю логистику берет на себя сама площадка. FBO включает: хранение товаров на складах маркетплейса, комплектацию и упаковку заказов, доставку покупателю, прием возвратов и их обработку. Таким образом, продавец освобождается от логистических забот, но платит маркетплейсу комиссии за хранение, обработку и доставку товара.

Плюсы. Нет необходимости организовывать собственный склад и логистику.

Заказ обрабатывается быстрее, что повышает лояльность покупателей.

Товары попадают в программы ускоренной доставки, что увеличивает шансы на продажи.

Минусы. Дополнительные расходы на хранение и обработку товаров. Сложнее контролировать состояние товара на складе маркетплейса. Возможны задержки в возврате нереализованных товаров.

Пример работы. ИП отправил 500 единиц товара на склад Wildberries. Когда покупатель оформляет заказ, маркетплейс сам формирует посылку, отправляет ее и получает оплату. После вычета комиссии маркетплейс переводит деньги продавцу.

Пример бухгалтерских проводок::

передача товара на склад маркетплейса: Дт 45 Кт 41 — товар отгружен, но еще не продан;
продажа товара покупателю: Дт 62.01 Кт 90.01 — отражена выручка;
удержание комиссии маркетплейса: Дт 90.02 Кт 62.02 — списана комиссия;
поступление денег от маркетплейса: Дт 51 Кт 62.01 — зачислены средства за проданный товар.

Кому подходит. Крупным и средним брендам, у которых есть стабильные поставки и большой ассортимент. Для товаров с высокой оборачиваемостью: это одежда, обувь, электроника, косметика, бытовая химия, детские товары. Для сезонных товаров, если их планируют продавать большими партиями — например, новогодние украшения или школьные принадлежности.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Фулфилмент от сторонних компаний

Услуги хранения, комплектации и отправки заказов могут предоставлять не только сами маркетплейсы, но и отдельные фулфилмент-операторы. Это специализированные компании, которые работают с разными каналами продаж и берут на себя логистику, обработку возвратов и другие сопутствующие задачи.

Плюсы. Работа с фулфилмент-операторами экономит время продавца, позволяет быстро перераспределять запасы между маркетплейсами и собственным интернет-магазином. Обычно фулфилмент-компании более гибкие и находят варианты сотрудничества там, где маркетплейс ставить жесткие требования. Такой подход позволяет автоматизировать продажи и оптимизировать складскую логистику, особенно если компания активно масштабирует бизнес.

Минусы. Увеличение затрат, меньше возможностей для контроля, штрафы за ошибки — эти сложности типичны и при работе по схеме FBO на макетплейсах. При работе со сторонними компаниями может появиться сложность в виде задержек с выплатами и документооборотом.

Пример работы. Продавец работает сразу с несколькими маркетплейсами и хочет централизовать управление запасами. Он хранит товары на одном складе фулфилмент-оператора, который по мере необходимости отгружает их для Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркета и других площадок.

Пример бухгалтерских проводок. В этом случае бухгалтерский учет зависит от условий сотрудничества. Обычно оператор оказывает услуги по хранению, обработке и отправке заказов, а также ведет учет остатков.

начисление задолженности перед фулфилмент-оператором: Дт 44 / 26 Кт 60;
выделение НДС: Дт 19 Кт 60;
оплата счета фулфилмент-оператору: Дт 60 Кт 51;
принятие НДС к вычету: Дт 68.02 Кт 19.

Если предприниматель применяет УСН (без работы с НДС) или является самозанятым, НДС не учитывается, а расходы на фулфилмент включаются в состав затрат без вычета НДС.

Кому подходит. Мультиканальным продавцам, работающим сразу на нескольких маркетплейсах. Импортерам, которым выгоднее централизовать хранение в одном месте. Для продажи товаров с нестандартными требованиями к хранению: например, косметики, товаров для животных, бытовой химии.

FBS (Fulfillment by Seller) — доставка продавцом

По схеме FBS продавец сам хранит товар у себя и самостоятельно комплектует заказы, а доставку берет на себя маркетплейс, который передает посылку курьерской службе или пункту выдачи.

При работе по схеме FBS продавец, получив уведомление о заказе, сам собирает и упаковывает товар, отправляет курьеру или в пункт приема маркетплейса. А уже потом МП сам доставляет заказ покупателю. После подтверждения доставки маркетплейс перечисляет деньги продавцу.

Плюсы. Продавец контролирует товар, его состояние и упаковку, экономит на складских услугах маркетплейса.

Минусы. Растут затраты на обработку заказов и логистику, увеличивается срок доставки заказа покупателю, что влияет на его лояльность и покупательскую способность. Еще у маркетплейсов жесткие требования к продавцы и санкции за срыв поставок.

Пример работы. ИП продает одежду и хранит товар у себя. Когда поступает заказ, он сам упаковывает посылку и передает ее в пункт приема Wildberries. После доставки покупателю маркетплейс перечисляет продавцу оплату за вычетом комиссии.

Пример бухгалтерских проводок:

продажа товара покупателю: Дт 62.01 Кт 90.01 — отражена выручка;
удержание комиссии маркетплейса: Дт 90.02 Кт 62.02 — списана комиссия маркетплейса;
расходы на упаковку и логистику: Дт 44 Кт 60 — учтены расходы на упаковку и доставку;
поступление денег от маркетплейса: Дт 51 Кт 62.01 — зачислены средства за проданный товар.

Кому подходит. Для малого бизнеса и начинающих предпринимателей, которые не хотят замораживать деньги в большом товарном запасе на складе маркетплейса.

Для товаров с низкой оборачиваемостью — эксклюзивной одежды, авторских изделий, редких аксессуаров. Для хрупких товаров (посуды, сувениров), где важно контролировать упаковку. Для быстро портящихся товаров — например, кофе, чая или косметики с коротким сроком годности.

DBS (Delivery by Seller) — доставка продавцом без участия маркетплейса

Этот формат похож на FBS, но продавец не только сам комплектует заказы, а еще и самостоятельно организует доставку.

Плюсы. Полный контроль за логистикой и клиентским сервисом, можно использовать собственные курьерские службы или сторонних перевозчиков, больше возможностей по географии доставки.

Минусы. Вся ответственность за доставку лежит на продавце, сроки доставки могут быть дольше, при возврате товара или отказе от выкупа все затраты ложатся на продавца.

Пример работы. Когда покупатель оформляет заказ на маркетплейсе, селлер сам собирает, упаковывает и отправляет товар через выбранную курьерскую службу, отслеживает доставку и взаимодействует с покупателем по вопросам логистики. После подтверждения получения маркетплейс перечисляет деньги продавцу.

Пример бухгалтерских проводок:

продажа товара покупателю: Дт 62.01 Кт 90.01 — отражена выручка;
удержание комиссии маркетплейса: Дт 90.02 Кт 62.02 — списана комиссия маркетплейса;
расходы на логистику: Дт 44 Кт 60 — учтены расходы на доставку;
поступление денег от маркетплейса: Дт 51 Кт 62.01 — зачислены средства за проданный товар.

Кому подходит. Для крупногабаритных товаров — мебели, бытовой техники, стройматериалов. Для продуктов питания, требующих соблюдения температурного режима. Для продавцов, у которых уже есть своя логистика: например, интернет-магазинов с курьерской службой.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Выбор системы для ведения учета

Перед выходом на маркетплейсы селлеру нужно заранее определить, каким образом будет учитываться движение товаров. От этого зависит не только удобство работы, но и точность расчетов, возможность масштабирования и минимизация финансовых рисков. Рассмотрим основные способы ведения учета, их плюсы и минусы, а также ситуации, в которых каждый из них будет наиболее уместен.

Ручной учет: только для самых маленьких объемов

Ведение учета вручную — это самый простой, но и самый ненадежный способ. Некоторые начинающие предприниматели записывают заказы в блокнот или фиксируют данные в заметках на телефоне или текстовом файле. Такой метод подойдет новичку, который продает товары собственного изготовления всего из нескольких позиций и с минимальными транзакциями за день или за неделю.

Минус этого подхода — высокий риск ошибок, так как легко потерять или неверно записать данные о заказах и остатках. А еще учет занимает слишком много времени и невозможно быстро оценить прибыльность, динамику продаж и остатки.

Например, Иван открыл магазин на Wildberries и продает хендмейд-товары — кошельки из натуральной кожи. За последний месяц у него купили 19 изделий, все продажи он вручную фиксирует в тетради. Пока объем небольшой, такой подход работает, но как только количество заказов начнет расти, Иван столкнется с проблемами: путаница в учете, ошибки в расчетах, проблемы с остатками.

Электронные таблицы — бюджетный вариант

Еще начинающие селлеры используют таблицы Excel. Это бюджетный вариант для начинающих и первый шаг к систематизации учета. Электронные таблицы удобны для предпринимателей, которые только начали работать с маркетплейсами и хотят структурировать данные без лишних затрат. Таблицу можно создать в облачном сервисе (Google или Яндекс), настроить под свои задачи, сделать базовую автоматизацию с помощью формул и макросов.

Минусы такого учета — ограниченная масштабируемость, высокий риск ошибок при ручном вводе данных, нет интеграции с маркетплейсами: все данные нужно заносить вручную.

Например, Анна продает одежду на Ozon и Wildberries. У нее около 100 артикулов. Учет она ведет в таблице Excel: фиксирует количество товаров, цену, расходы и доходы. Это помогает ей контролировать финансы, но требует ежедневного обновления данных вручную. Когда ассортимент или объемы продаж вырастут, ей придется искать более удобное решение.

Специализированные программы

Тем, кто хочет серьезно заниматься продажами и не тратить время на рутинные расчеты, лучше сразу использовать специализированные системы. Это могут быть программы для бухгалтерского учета, CRM-системы или сервисы для работы с маркетплейсами.

Работа в специальной программе существенно оптимизирует трудозатраты продавца и усиливает контроль за продажами. Такие сервисы умеют подтягивать многие данные автоматически из кабинета продавца на маркетплейсе, снижая вероятность ошибок. А еще в них удобно работать с аналитикой.

Но растут расходы: программу учета нужно купить или оплачивать подписку, а также перед началом работы может понадобиться помощь с настройками и обучением.

Например, Дмитрий продает электронику на нескольких маркетплейсах. Он подключил сервис, который автоматически синхронизируется с его личными кабинетами на маркетплейсах. Теперь все продажи фиксируются в одном месте, он видит остатки и может прогнозировать закупки.

Интеграция с маркетплейсами: автоматизация учета

Максимально удобный вариант — это автоматическая передача данных из маркетплейса в систему учета. Многие программы могут загружать заказы, статусы отправлений и остатки со склада в реальном времени.

Плюсы системы в том, что вся информация доступна в реальном времени, минимизирован ручной труд, проще вести бухучет. Но работа в таких системах требует затрат на настройку и интеграцию, возможны дополнительные расходы по оплате сервисов.

Например, Сергей продает товары для дома и работает сразу на Wildberries, Ozon и Яндекс.Маркете. Он подключил учетный сервис с интеграцией, и теперь все продажи автоматически попадают в систему. Это экономит ему несколько часов в неделю и избавляет от ошибок, которые могли бы возникнуть при ручном учете.

Конечно, каждый маркетплейс в личном кабинете селлера предоставляет доступ к аналитическим отчетам. Там можно отслеживать динамику продаж, возвраты, складские остатки, комиссии и другие показатели. Но такой аналитики недостаточно, если продавец работает сразу на нескольких площадках или продает товары еще и через собственный интернет-магазин или офлайн-точки. В таком случае нужно вести единый учет, который охватит все каналы продаж.

Как вести бухгалтерию на маркетплейсах

Продажи на маркетплейсах — это не только удобный способ сбыта товаров, но и необходимость грамотно учитывать доходы, расходы, налоги и платежи. Многие начинающие предприниматели сталкиваются с трудностями в бухгалтерии, потому что маркетплейсы не работают по стандартной схеме розничных продаж. Они выступают посредниками между продавцом и покупателем, а значит, финансовые потоки проходят через них.

Какую систему налогообложения выбрать

Перед началом работы нужно выбрать, на какой системе налогообложения будет работать продавец.

Есть 4 основных системы налогообложения. Чтобы выбрать максимально удобную схему, нужно ориентироваться на предполагаемые объемы продаж и тип бизнеса.

Самозанятость (НПД). Подходит для небольших объемов продаж до 2,4 млн рублей в год. Налог — 4% от дохода при продаже физлицам или 6% в случаях, когда маркетплейс сам выкупает товар как юрлицо, например, для отправки покупателю в страны ЕАЭС.

Упрощенная система налогообложения (УСН). Подходит для перепродажи товаров, лимит по доходам — 450 млн рублей в год. При выручке более 60 млн рублей в текущем или предыдущем году селлер должен дополнительно платить НДС. Налоги — 6% с доходов или 15% с разницы между доходами и расходами.

Общая система налогообложения (ОСНО). Подходит для крупных продавцов, здесь нет ограничений по объему выручки или количеству сотрудников. Но система требует работы с НДС, ведения сложного учета и сдачи более объемной отчетности. Налоговые ставки: НДС 20%, НДФЛ для ИП — платится по новой пятиступенчатой шкале в зависимости от объемов выручки: от 13% при доходах не более 2,4 млн рублей в год до 22% с доходов свыше 50 млн рублей в год. Организации платят налог на прибыль по ставке 25%.

Патент. Это фиксированный налог, выгоден для предпринимателей с предсказуемым оборотом. Однако для торговли на маркетплейсах патент чаще всего не подходит. Это следует из ст. 346.43 НК РФ, где указано, что к розничной торговле, разрешённой на патенте, не относится торговля по образцам и каталогам вне стационарной торговой сети, в том числе через интернет, телемагазины и телефонную связь. Но есть исключение: предприниматель может продавать через маркетплейсы продукцию собственного производства, если это часть заявленного вида деятельности, включая опт и поставки. Если продавец продает не свой товар, а патент получен на розничную торговлю, то в таком случае реализация товаров через маркетплейсы запрещена.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Как вести учет доходов и расходов

Самое важное, что нужно знать селлеру: доходом считается вся сумма, которую заплатил покупатель, а не только та часть, которую маркетплейс перечислил продавцу после вычета комиссии.

К расходам относятся: закупка товаров, затраты на доставку и выкуп невостребованных товаров, комиссии площадок, расходы на рекламу и продвижение, налоги и обязательные платежи.

Суммы доходов и расходов, которые связаны с продажами на маркетплейсах, нужно брать из регулярных отчетов о реализации и других документов, которые электронные площадки присылают селлерам. Если вы работаете в учетной системе, которая умеет подтягивать эти данные из личных кабинетов селлера, процесс автоматизируется. Прочие расходы, например по закупке товаров, нужно подтверждать отдельными документами от поставщиков. Документы нужно хранить не менее 5 лет — они подтверждают понесенные расходы.

На основании доходов и расходов рассчитывается налог и заполняется отчетность. Селлеры платят налоги и отчитываются точно так же, как любые другие предприниматели. Проще всего это делать с помощью учетного сервиса, который автоматически считает налоги и готовит отчеты, задача продавца в этом случае — настроить интеграцию сервиса с банком, личными кабинетами на маркетплейсах или вручную вносить в него данные о продажах и расходах, прикрепляя документы.

Итак, учет продаж на маркетплейсах требует внимательности и четкого соблюдения законов. Важно правильно выбрать схему работы, систему налогообложения, учитывать НДС (если это требуется), корректно заполнять отчетность и контролировать товарные остатки. Автоматизация процессов помогает избежать ошибок, а грамотное планирование — не уйти в минус. Чтобы избежать штрафов и переплат, важно тщательно отслеживать поступления и списания, хранить финансовые документы и использовать бухгалтерские программы для автоматизации учета.