Как вести управленческий учет при работе на маркетплейсе

Продавцы часто рассматривают маркетплейсы как шанс быстро заработать, но не учитывают подводные камни и в результате прогорают. Чтобы торговля на маркетплейсах стала доходным бизнесом, нужно работать не вслепую, а опираться на финансовые показатели, уметь планировать и анализировать показатели. Поэтому на первый план выходит управленческий учет. Читайте в статье, как его организовать у селлеров.

Что такое маркетплейсы 

Маркетплейсы — это цифровые платформы, которые выступают посредниками между продавцами и покупателями. Они предоставляют инфраструктуру для размещения рекламы товаров, обработки заказов, логистики и расчетов.

Продавцы, которых еще называют селлерами, могут зарегистрироваться на таких площадках, загрузить информацию о своих товарах, установить цены и начать продажи. При этом не нужно вкладывать средства в создание собственного интернет-магазина.

Как платить налоги селлерам

Покупатели, в свою очередь, получают доступ к широкому ассортименту товаров, могут легко сравнить цены и характеристики, воспользоваться удобными способами доставки и оплаты.

По данным аналитического агентства INFOLine в 2024 году доля маркетплейсов в общем объеме российской интернет-торговли превысила 66%. А сам рынок электронной коммерции в РФ вырос на 41% и достиг почти 9 трлн руб.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Чем маркетплейсы отличаются от традиционной торговли

Есть несколько принципиальных отличий.

Охват территории и доступность для покупателей. Маркетплейсы позволяют продавцу выйти на всероссийский и даже на международный рынок, не открывая торговые точки оффлайн. Это дает возможность работать с миллионами потенциальных покупателей. Чтобы расширить зону охвата в традиционной торговле, нужно открыть новые торговые точки или вложиться в маркетинг для привлечения клиентов из других районов.

Порог входа для бизнесменов. Начать торговлю на маркетплейсе относительно просто. Достаточно зарегистрировать аккаунт, приобрести первую партию товара и загрузить карточки в базу площадки. Традиционный ритейл требует более значительных расходов на старте. Нужно купить или арендовать помещение, приобрести торговое оборудование, нанять сотрудников, организовать рекламную кампанию.

Логистика. Маркетплейсы предлагают готовые решения по хранению и доставке товаров. Есть два варианта:

ПВЗ маркетплейсов: отчетность и учет

При офлайн-торговле продавец в любом случае должен сам хранить товары, комплектовать заказы и доставлять их покупателям.

Конкуренция. На маркетплейсах конкуренция значительно выше, так как тысячи продавцов представляют аналогичные товары. Чтобы выделиться, нужно постоянно совершенствовать карточки товаров, использовать инструменты продвижения, анализировать спрос и следить за отзывами.

В традиционной торговле конкуренция чаще локальная, но она может быть выше в густонаселенных районах. 

Особенности управленческого учета при торговле на маркетплейсах 

Специфика маркетплейсов накладывает отпечаток и на управленческий учет, который также имеет свои отличия.

Структура расходов

В офлайн-ритейле существенная доля расходов относится к условно-постоянным. Например, аренда, затраты на персонал, коммунальные платежи. При торговле через маркетплейсы преобладают переменные расходы. Это не только стоимость товаров, но и:

• комиссия площадки;
• логистические расходы, с учетом выбранного варианта сотрудничества с маркетплейсом (FBO или FBS);
• расходы на продвижение внутри платформы; 
• расходы на обработку возвратов.

Особое значение имеет учет комиссии маркетплейса. Она может достигать 15–20% от оборота, а на некоторых площадках по отдельным товарным позициям — 50% и более.

Управление товарными запасами

Результаты работы на маркетплейсах сильно зависят от контроля за остатками товаров и их движением.

С одной стороны, товаров всегда должно быть достаточно, чтобы выполнить потенциальные заказы, а с другой — если «заморозить» в запасах слишком много ресурсов, это снизит эффективность бизнеса.

В этой области нужно контролировать:

• остатки на складах маркетплейса и складах продавца с учетом применяемой логистической схемы;
• товары в пути: между складами, а также отгруженные, но не полученные покупателями;
• возвраты товаров и их причины;
• для скоропортящихся товаров — сроки хранения.

Автоматизация и анализ данных

Автоматизировать учет и заниматься анализом полезно всем бизнесменам, но при работе на маркетплейсах это особенно важно. 

Торговля через маркетплейс связана с большим количеством  хозяйственных операций, а ситуация на рынке постоянно меняется. Чтобы оставаться на плаву, нужно постоянно держать руку на пульсе и анализировать результаты работы практически в режиме реального времени. Здесь продавцам помогают сами маркетплейсы. В личном кабинете селлера, как правило, предусмотрены инструменты для анализа продаж.

Тест — проверка знаний о налоговом учете продаж на маркетплейсах

Цели управленческого учета

Управленческий учет у селлеров выполняет несколько ключевых функций:

Обеспечение собственников и руководителей актуальной информацией: о продажах, расходах, запасах и других операционных показателях для принятия обоснованных управленческих решений.

Учет продаж на маркетплейсах в Экстерне

Оптимизация расходов: комиссия маркетплейсов, логистика, продвижение товаров, налоговые платежи и т.п.

Повышение рентабельности: анализ доходности в разрезе товаров и категорий для определения наиболее прибыльных направлений бизнеса.

Планирование: формирование текущих бюджетов и прогнозирование финансовых результатов на перспективу на основе данных прошлых периодов и тенденций развития бизнеса.

Контроль исполнения бюджетов: сравнение фактических показателей с плановыми и анализ причин отклонений.

Анализ эффективности рекламных кампаний: определение результатов по каждому каналу продвижения, а при необходимости — корректировка рекламного бюджета.

Управление запасами: контроль уровня остатков и показателей оборачиваемости, предотвращение дефицита или избытка товаров на складе.

На какие показатели нужно обратить внимание

При работе с маркетплейсами важно уделять внимание таким ключевым показателям, которые влияют на эффективность бизнеса:

Как вести управленческий учет

Управленческий учет на маркетплейсах во многом похож на учет в других отраслях, но есть особенности, расскажем о них ниже.

Основные формы управленческого учета

Отчет о доходах и расходах. Формируется методом начисления: на основании отгрузок товаров, списания их себестоимости, учета других необходимых затрат.

Отчет о движении денежных средств. Показывает финансовые потоки бизнеса.

Управленческий баланс. Отражает соотношение между ресурсами компании (активы) и их источниками (пассивы). Его можно составить на основе бухгалтерского баланса с учетом специфики конкретной компании.

К стандартным отчетным формам обычно прилагают расшифровки. Для маркетплейсов это может быть, например, отчет о продажах, о затратах на логистику, на продвижение товаров и т.п.

Бюджетирование и план-факт анализ

Управленческий учет работает более эффективно, если включает в себя не только сбор фактической информации, но и бюджетирование. Тогда можно прогнозировать доходность и денежные потоки, а затем на основе планов принимать обоснованные решения по ценовой политике и ассортименту товаров. Бюджеты составляют по тем же основным формам, что и отчеты: доходы и расходы, движение денег, баланс и необходимые расшифровки.

Что такое бюджетирование в управленческом учете

По итогам каждого периода нужно проводить план-факт анализ, чтобы выявить отклонения и проанализировать их причины. Желательно анализировать показатели не реже, чем раз в месяц, а если большие обороты и много отгрузок — раз в неделю или раз в декаду.

Предположим, что компания запланировала прибыль по итогам месяца в сумме 900 тыс руб., а фактически получила 800 тыс. руб. Нужно выяснить причины. Это может быть уменьшение выручки, рост расходов или и то и другое. Затем нужно провести более глубокий анализ. Например, выручка могла упасть из за снижения спроса или слишком больших скидок покупателям.

ABC-XYZ-анализ

Этот метод позволяет распределить товары и товарные группы с точки зрения их полезности для продавца по двум критериям:

ABC-анализ классифицирует товары по уровню доходности: A — самые прибыльные, B — средние, C — низкоприбыльные;

XYZ-анализ группирует товары по стабильности спроса: X — стабильный спрос, Y — сезонный, Z — непредсказуемый. 

Эти методы помогают оптимизировать ассортимент и управлять запасами. Ниже смотрите пример распределения.

ABC-анализ по доходности:

XYZ-анализ по стабильности спроса:

В результате анализа каждый вид товара попадет в одну из групп и сложится такая картина:

Самые выгодные группы — AX, AY, BX, CX, среди которых выделяется AX. Эти товары дают либо высокую доходность, либо обеспечивают стабильную выручку.  На них нужно сосредоточить основное внимание при закупках и продвижении. Товары этих групп всегда должны быть на складе.

От товаров группы CZ можно или вообще отказаться, или привозить их только под заказ. 

Работать с остальными группами нужно с учетом конкретной ситуации: колебания спроса, условия поставок и т.п. 

Юнит-экономика 

При торговле на маркетплейсах удобно вести расчеты по методу юнит-экономики: проводить анализ доходов и расходов на единицу товара. Такой подход позволяет легко понять, приносит ли конкретный товар прибыль или убыток.

Например, прямые расходы на закупку и реализацию товара составляют 1 000 руб., а его цена — 1250 руб.. В этом случае маржинальная прибыль на единицу  товара составит 250 руб., а рентабельность по маржинальной прибыли будет равна 20% (250 руб. / 1250 руб.).

При этом важно помнить, что у бизнеса есть еще и постоянные расходы, хотя при работе через маркетплейсы их меньше, чем при традиционной торговле. Например, расходы на зарплату бухгалтера и логиста, а если компания выбрала вариант отгрузки со своего склада — аренда складских помещений и зарплата работников склада.

Складской учет: как вести и автоматизировать

Компания может сосредоточиться на высокомаржинальных товарах, но если спрос на них небольшой, то маржинальной прибыли может не хватить на покрытие постоянных расходов, и в итоге получится убыток.

Рассмотрим пример ведения управленческого учета для продавца на маркетплейсе Wildberries.

Продавец планирует реализовать два товара: игры «Морской бой» и «Монополия» по схеме FBO.

Если рассматривать только маржинальную прибыль и рентабельность по ней, можно сделать вывод, что торговать игрой «Монополия» менее выгодно, и от нее лучше отказаться. 

Однако, с учетом плановых объемов продаж, маржинальная прибыль только от игры «Морской бой» не покроет постоянных расходов продавца в 300 000 руб. Поэтому игра «Монополия» при таких финансовых параметрах тоже нужна, а для повышения эффективности бизнеса можно:

Попробовать увеличить объемы продаж игры «Морской бой». Важно учесть, что в условиях высокой конкуренции для этого, скорее всего, придется снизить цену или увеличить затраты на продвижение. В итоге рентабельность товара упадет.

Поискать пути роста рентабельности по игре «Монополия». Например, найти поставщиков с более низкими ценами.

Коротко об управленческом учете на маркетплейсах

На маркетплейсах большая конкуренция, поэтому нужно правильно выбрать товарные позиции и активно заниматься их продвижением.

В структуре расходов на маркетплейсах преобладает переменная составляющая: стоимость товаров, комиссии, логистика. При ведении учета важно уделить внимание управлению товарными запасами и оперативному анализу данных на основе автоматизации.

Для отбора наиболее перспективных товарных позиций удобно использовать ABC-XYZ-анализ. Оценить доходность в разрезе товаров можно с помощью юнит-экономики. При этом важно учитывать не только доход на единицу товара, но и обороты в целом, чтобы обеспечить прибыльность бизнеса.