Организации составляют не только бухгалтерскую, но и управленческую отчетность для внутренних пользователей — учредителей, руководства, ТОП-менеджеров. Она нужна для анализа положения бизнеса, принятия решений о развитии или закрытии направлений.
Сдать всю отчетность через интернет — с подсказками и проверкой на ошибки.
Что такое внутренняя (управленческая) отчетность
Управленческая отчетность — это несколько специальных форм. Они нужны, чтобы руководители изучали итоги деятельности фирмы и ее структурных подразделений. Эти документы помогают анализировать результаты конкретных направлений бизнеса, дают сводные данные по себестоимости, маржинальности товара, доходах, денежных резервах.
Управленческий учет и отчетность — добровольное дело. Организации могут не вести такой учет — он не обязателен. Но он дает информацию, которая помогает принимать текущие управленческие и стратегические решения. Стандартный бухучет подобной информации не дает.
Формы управленческих документов не регламентированы: организация разрабатывает их сама. Для этого она учитывает особенности бизнеса, нужды пользователей, чтобы документы были удобными для анализа.
Пользователи внутренней отчетности — собственники бизнеса, руководство компании, ТОП-менеджеры. Они принимают решения на базе информации из внутренних отчетов, так что документы должны быть удобны для них, а значит ориентироваться при их создании нужно именно на запросы пользователей.
При заполнении внутренней отчетности все формы:
- не закреплены на законодательном уровне;
- применяются для текущего анализа или перспективного планирования бизнеса;
- разрабатываются и утверждаются компанией, не всегда обязательны в зависимости от бизнеса;
- заполняются на основании методики, разработанной и утвержденной фирмой;
- заполняются и подаются пользователям в сроки, которые установлены организацией по каждому виду документов;
- детализируются в зависимости от целей составления и пользователей;
- заполняются на основании локальной документации компании.
На начальном этапе управленческого учета могут возникать сложности, ошибки, уточнения. Но по мере отработки методики ошибок становится все меньше, а документы дают больше пользы.
Отчитайтесь в ФНС и другие контролирующие органы в срок и без ошибок по актуальным формам
Принципы внутренней отчетности
Чтобы с внутренними отчетами было удобно и полезно работать, они должны отвечать некоторым требованиям.
Информативность. Документы должны полно отражать положение дел в компании, тогда на их основании принимаются грамотные управленческие решения.
Лаконичность. Сведения указывают в сжатом виде, при необходимости детализируют конкретные показатели.
Уместность. Указывают сведения, которые важны для анализа. При этом затраченные усилия на отчетность должны быть меньше, чем эффект от нее.
Оперативность. Важно своевременное представление и актуальность информации. На основании сведений управленческих документов появляется понимание о реальном положение дел в бизнесе. Из-за требования оперативности могут появляться неточности, ведь у составителей не всегда есть время, чтобы выверить информацию. Главное, чтобы погрешности не были серьезными.
Достоверность. Критически важна правдивость сведений. Информация указывается без сокрытия фактов хозяйственной жизни. Но допускаются погрешности или отклонения в разумных пределах без искажения реальной ситуации.
Ясность. Сведения представляют в понятном для пользователей виде, тогда документы можно правильно и однозначно трактовать. Компания разрабатывает формы и методику их заполнения так, чтобы они отвечали конкретным целям пользователей. Цели определяются еще до заполнения самих документов — на этапе разработки и постановки управленческого учета.
Нужно учитывать в том числе другие принципы при заполнении внутренней отчетности, например принцип существенности: в документы вносят только важную информацию, допустимо укрупнять некоторые статьи, не указывая детализированные сведения — скажем, не делить потоки по контрагентам или проектам. А детализация помогает пользователям лучше понять информацию.
Еще один принцип — сопоставимость, он важен для ретроспективного анализа бизнеса. Отчетность заполняют за разные временные периоды так, чтобы сведения и показатели можно было сравнивать между собой — поэтому формы должны быть стабильными.
При составлении управленческой отчетности ориентируются на следующее:
- заполняют формы для удобства их пользователей;
- сведения должны быть полезными и актуальными, чтобы на их основании можно было принимать грамотные решения по управлению бизнесом;
- у пользователей должна быть возможность получать отчетные документы в режиме реального времени;
- внутренние отчеты нужно создавать с конкретной периодичностью без перерывов, тогда сведения в них можно сравнивать ретроспективно, анализируя изменения за период времени.
Если заполнять внутреннюю отчетность с учетом этих принципов, появляется хорошая возможность контролировать бизнес, вовремя изменять его структуру или форму.
Основные документы внутренней отчетности
Внутренних документов может быть много в зависимости от направлений, характеристик бизнеса, изучаемых показателей, расчетных величин, имущества, обязательств. Но все они делятся на три основные группы:
- по финансовым результатам;
- по движению денег;
- по балансу.
Каждую группу делят на подгруппы, чтобы можно было детально изучать какие-то моменты. Например, к формам по финансовым результатам относятся документы о прибылях и убытках, структуре себестоимости, структуре расходной части.
Классификация отчетов зависит от компании и характеристик бизнеса. У каждой фирмы может быть свой список управленческих форм. Внутри компании список тоже может меняться с течением времени, поскольку он связан с текущими условиями ведения бизнеса и пользователями.
Управленческий баланс
Одна из главных внутренних отчетных форм — управленческий баланс. Его создают многие компании. Управленческий баланс заполняют по аналогии с бухгалтерским балансом финансовой отчетности, но с другой детализацией и обобщениями. По балансу можно понять, как и на основании чего была получена прибыль, каким образом образовалась дебиторская или кредиторская задолженности, какой размер основных средств в компании.
На основании управленческого баланса пользователи получают информацию о ресурсах, которыми владеет организация, как именно она распределяет прибыль, за счет каких ресурсов финансирует убытки.
Управленческий баланс, аналогично бухгалтерскому, имеет два раздела:
- Активы компании — имущество в распоряжении компании, которое она использует в деятельности. К примеру, деньги, основные средства, нематериальные активы, запасы материалов и товаров, готовые изделия, незавершенное производство, дебиторская задолженность.
- Пассивы компании — источники финансирования имущества компании, указанного в активе баланса. К примеру, уставный капитал, резервный капитал, нераспределенная прибыль, долгосрочная и краткосрочная кредиторская задолженность.
При формировании управленческого баланса надо помнить о таких важных моментах:
- итог по активу всегда равняется итогу по пассиву, а если такого равенства нет, то отчет составлен с ошибками, их нужно исправить;
- управленческий баланс заполняется реже, чем другие формы, он нужен для итоговой, «всеохватывающей» оценки бизнеса;
- управленческий баланс позволяет оценить, верно ли заполнены базовые отчеты, на основании которых формируется баланс.
По сведениям из управленческого баланса рассчитывают такие показатели:
| Показатель | Формула расчета |
|---|---|
| Коэффициент текущей ликвидности |
Анализируется, может ли фирма в кратчайшие сроки покрыть свои обязательства. Оборотные средства / Краткосрочные обязательства |
| Коэффициент рентабельности активов |
Анализируется, сколько прибыли поступает от инвестированных в активы средств. Прибыль / Стоимость активов |
| Коэффициент финансовой независимости |
Анализируется, в какой степени бизнес может погасить свои обязательства за счет собственных средств. Собственный капитал / Стоимость активов |
| Ресурсоотдача |
Анализируется, насколько было эффективным вложение средств в активы фирмы. Выручка / Стоимость активов |
Это только несколько показателей, но есть и другие, например соотношение средств — собственных и заемных, коэффициент структуры капитала.
Отчитайтесь легко и без ошибок. Удобный сервис для подготовки и сдачи отчётов через интернет. Дарим доступ на 14 дней в Экстерн!
Отчет о прибыли и убытках
Другая важная форма внутренней отчетности компании — отчет о прибылях и убытках (ОПУ). Он помогает анализировать рентабельность или прибыльность проекта. Отчет состоит из двух частей — доходной и расходной, которые делятся на подотчеты.
При заполнении отчета о прибылях и убытках нужно использовать метод начисления. На его основании обязательства отражаются в документе, даже если они еще не оплачены.
Отчет помогает анализировать, какие направления или проекты дают максимальную прибыль, а какие убыточны или только окупают себя, не принося прибыли. Такая информация используется для принятия решений о том, какие направления стоит развивать, а какие нет.
ОПУ показывает результаты деятельности в течение конкретного периода времени. С его помощью можно проанализировать рентабельность, эффективность бизнеса. Когда сопоставляются показатели доходов и расходов, можно определить, за счет чего фирма получила прибыль или каким образом образовался убыток.
На основании отчета о прибылях и убытках рассчитывают такие показатели:
| Показатель | Формула расчета |
|---|---|
| Валовая прибыль |
Выручка от продаж — Себестоимость продаж |
| Прибыль или убыток от продаж |
Выручка от продаж - (Себестоимость продаж + Управленческие и коммерческие затраты) |
| Прибыль или убыток до налогообложения |
Все доходы — Расходы до уплаты налога на прибыль |
| Чистая прибыль или убыток |
Прибыль или убыток до налогообложения - (Налог на прибыль + Отложенные налоговые активы и обязательства) |
В документе есть все расходы и доходы за установленный период — месяц, квартал, неделю. Можно понять, какая пришла прибыль и какие возникли расходы, что мы продали и что купили. Становится видно, например, что деньги на счете не принадлежат фирме: из них нужно оплатить поставки или работы за прошедший период, на это как раз указывает ОПУ. Еще с его помощью можно понять, как сэкономить: скажем, предприниматель видит, что дело идет активно, а прибыль не растет, он смотрит на основные пункты расходов и видит, что уменьшив траты на материалы, удастся повысить прибыль. Тогда он закупает материалы более крупным оптом с хорошей скидкой или меняет поставщика.
Если опрокинуть отчет на будущие периоды, можно спланировать доходы и расходы в будущем: увидеть возможную прибыль, траты, точку безубыточности. Это помогает понять, стоит ли продолжать или начинать проект. А ОПУ на большой период вперед — это бизнес-план или финансовая модель бизнеса.
Сдать всю отчетность через интернет — с подсказками и проверкой на ошибки.
Отчет о движении денежных средств
Третий распространенный документ внутренней отчетности — отчет о движении денежных средств (ДДС). Он более понятен и прост, его заполняют почти все компании. Отчет помогает контролировать приход и расход денег, следить за кассовыми разрывами.
В этой форме указывают все операции, которые проводятся по расчетным счетам и кассе. Так что его заполняют на основе кассового метода, а суммы фиксируют с учетом НДС. При этом учитывают не только статьи поступления или расходования денег, но и центры финансовой ответственности.
ДДС помогает понять, сколько средств фирма получила, куда их потратила, сколько осталось в ее распоряжении. А еще пользователи получают информацию, на основании чего организация генерирует денежные потоки для деятельности в текущий момент и на перспективу.
Отчет обычно составляют вместе с платежным календарем, чтобы контролировать, прогнозировать движение денег по расчетным счетам и в кассе компании, работать с рисками кассовых разрывов: если в какой-то период не прогнозируется приход, на это время не надо планировать платежи.
Форма включает три больших блока, связанных с видами деятельности:
- по операционной — здесь отражается информация о денежных потоках по основной деятельности — например о поступлении выручки от продаж, выплате зарплаты, уплате налогов, перечислениях контрагентам;
- по инвестиционной — здесь отражается информация о денежных потоках, связанных с операциями по основным средствам, недвижимости, лицензиям, транспорту, оборудованию;
- по финансовой — здесь отражается информация о денежных потоках, связанных с кредитными ресурсами, займами и субсидиями.
Документ тоже строится на период и показывает, сколько денег прошло через бизнес за это время. Он же показывает, когда в бизнесе мало денег, пора брать займ или просто придержать выплату дивидендов. Но с его же помощью видно, когда свободных денег становится так много, что можно инвестировать в развитие дела или выводить деньги собственникам.
ДДС можно строить на будущие периоды, как и ОПУ, и рассматривать оба этих документа в паре. Тогда вы увидите, сколько денег нужно для ухода от кассовых разрывов, и когда проект окупится.
В Контур.Экстерне вы можете подключить сервис, который построит управленческие отчеты на основе данных учета
