Что такое повестка для уточнения данных в воинском учете

Закон № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» обязывает вести учет все организации — неважно, крупный ли это завод, компания с тремя сотрудниками или образовательное учреждение. Работодатель здесь играет роль посредника: именно через отдел кадров проходят повестки от военкомата. И среди них есть особый вид — повестка для уточнения воинского учета. Расскажем, как работать с нею, чтобы избежать штрафов и лишних вопросов от военкомата.

Что это за документ

По сути, это официальное приглашение гражданину прийти в военкомат и подтвердить свои данные. В учетном деле, которое хранится в комиссариате, должны быть актуальны фамилия, место жительства, образование, работа, семейное положение, здоровье и воинская специальность.

Повестка может быть вручена гражданину лично — под подпись либо в электронном виде через «Госуслуги», другой вариант — через работодателя, когда военкомат направляет в организацию пакет повесток на сотрудников, состоящих на учете.

Когда военкомат направляет повестку в организацию

Есть несколько типичных случаев, когда военкомат направляет повестку в компанию:

в базе военкомата есть сведения о сотруднике, но требуется их актуализация, повестка передается работодателю, чтобы вручить ее гражданину;

• в период призывной кампании работодатели получают повестки для сотрудников призывного возраста (18–27 лет), они обязаны вручить их под подпись и проконтролировать явку;

• при мобилизационной подготовке повестки могут направляться для уточнения состава мобилизационного резерва, особенно если речь идет о специалистах востребованных профессий;

• при проведении проверок военкомат может направлять запросы и повестки в организации в рамках плановых проверок ведения воинского учета.

Для чего используется такая категория повесток

Сотрудники не сидят на месте: кто-то переезжает в другой город, кто-то меняет фамилию после свадьбы, кто-то получает новую должность или заканчивает обучение. Все эти изменения влияют на воинский учет и должны быть зафиксированы в документах. Если данные устарели, военкомат через повестку напоминает: «Пора обновить информацию».

Особенно актуально это во время призывных кампаний. В этот период работодатель становится связующим звеном: именно через отдел кадров сотруднику вручается повестка. Кадровик здесь выполняет роль «почтальона и контролера» — передал документ, получил подпись, сообщил в военкомат.

Зачем все это нужно? Государство должно понимать, какие специалисты работают на предприятиях. Например, в случае мобилизации может понадобиться инженер по электронике, врач, водитель грузовика или программист. Чтобы быстро найти нужных людей, военкомат регулярно уточняет данные.

Воинский учет и отчетность в военкомат в 2025 году: правила, сведения, сроки, ответственность

Обязанности организации при получении повестки

Военкоматы работают не только напрямую с гражданами, но и через работодателей и учебные заведения. Это закреплено в законе № 53-ФЗ и Положении о воинском учете.

С 2023 года появился Единый реестр воинского учета, и часть процессов теперь проходит онлайн. Но это не значит, что обязанности работодателя исчезли. Повестки по-прежнему приходят в организации, и кадровики все так же должны вручить их сотрудникам и подтвердить это военкомату.

Когда в компанию приходит повестка для уточнения данных по воинскому учету, работодатель должен:

• зарегистрировать входящий документ;

• вручить сотруднику под подпись;

• освободить его от работы на время явки, сохранив за ним место;

• отправить в военкомат подтверждение о вручении или невручении повестки.

Не всегда вручение повесток проходит гладко. Если сотрудник отказывается расписаться в получении повестки, составляется акт в присутствии свидетелей.

Как оплатить день, когда сотрудник был в военкомате?

Когда военкомат направляет повестку в организацию, она не приходит напрямую сотруднику. Сначала ее получает ответственное лицо в компании, которое ведет воинский учет. В организациях с численностью работников от 500 человек обычно назначается штатный специалист по воинскому учету. В небольших компаниях эту функцию чаще выполняет кадровик или сотрудник отдела кадров. Повестки приходят именно на имя организации, и их принимает назначенное ответственное лицо.

Если в компании есть канцелярия, то входящая корреспонденция, в том числе повестки, регистрируется в журнале и передается руководителю или кадровику. Если отдельного ответственного за воинский учет не назначено, вся корреспонденция от военкомата адресуется директору. Он обязан организовать вручение документа сотруднику.

Ответственность сотрудника и работодателя, штрафы в 2025 году

За нарушения правил воинского учета есть финансовая ответственность, и суммы штрафов впечатляют. Под удар попадают не только сотрудники военкомата или граждане, но и сами работодатели, включая малый бизнес.

Компания обязана вовремя направлять в военкомат сведения о сотрудниках, которым предстоит первичная постановка на учет. Если работодатель «забыл» передать повестку сотруднику или не обеспечил его явку в военкомат, его тоже ждут штрафы. О любых изменениях в жизни сотрудника: смене фамилии, адреса, увольнении или приеме на работу — нужно сообщать в военкомат. Наибольшие суммы связаны с нарушениями в период мобилизации. Если организация не содействует военкомату или не обеспечивает явку граждан, штраф для компаний может достигать 500 000 рублей, для малого бизнеса — 200 000–250 000 рублей. И даже «мелочи» вроде отсутствия журнала регистрации повесток или небрежного хранения копий документов — тоже повод для санкций.

Законодатель учел специфику малых предприятий: для них большинство штрафов снижены ровно вдвое (ст. 4.1.2 КоАП РФ). Однако даже «сниженные» суммы в 200 тысяч рублей могут быть критичными для небольшой фирмы, поэтому игнорировать воинский учет все равно крайне опасно.

Штрафы для организации за нарушения по ВУ

Отдельный блок штрафов касается самих работников. Здесь суммы меньше, но для конкретного человека они вполне ощутимы — до 30 000 рублей.

Штрафы для военнообязанных граждан за нарушения по ВУ

Таким образом, мы видим: штрафы за нарушения воинского учета в 2025 году стали ощутимыми и могут ударить как по бюджету компании, так и по карману отдельного сотрудника. Проще выстроить четкую систему учета и наладить работу с военкоматом, чем потом платить сотни тысяч рублей.

Как правильно реагировать на повестку для уточнения воинского учета

Получение повестки от военного комиссариата — это рабочая ситуация, с которой сталкиваются все организации, ведущие воинский учет. Правильная реакция помогает избежать штрафов и претензий от проверяющих органов.

Порядок действий при получении повестки

Повестку регистрируют в журнале входящей корреспонденции или в специальном журнале учета воинских документов.

Документ сразу передается кадровику или другому назначенному ответственному лицу. Работнику вручается повестка лично. Сотрудник расписывается на корешке (отрывной части), который возвращается в военкомат.

Если вручить документ невозможно (например, сотрудник в отпуске или уволился), организация обязана уведомить военкомат письменно в течение суток.

В какой военкомат подавать сведения о работнике?

Какие документы подготовить

При получении повестки организация должна уточнить, что именно требуется от сотрудника, и помочь ему собрать документы. Как правило, приглашаемому работнику нужно иметь при себе:

• паспорт гражданина РФ;

• военный билет или приписное свидетельство;

• документы об образовании (аттестат, диплом);

• свидетельства о браке и рождении детей (если изменился семейный статус);

• медицинские документы (если есть изменения в состоянии здоровья).

Работодатель не обязан собирать за сотрудника его личные документы, но должен напомнить о необходимости их предоставления.

Сроки предоставления информации

Вручение сотруднику — незамедлительно, как только повестка поступила в организацию.

Сообщение в военкомат о вручении или невозможности вручить — в течение 24 часов.

Явка сотрудника в военкомат — строго в дату и время, указанные в повестке. Работодатель обязан освободить работника от работы, сохранив за ним место.

Как избежать ошибок в ведении воинского учета

Чтобы у организации не было штрафов и лишних проверок, важно наладить простую и понятную систему работы с воинским учетом. Все сводится к трем вещам: порядок в документах, подготовка сотрудников и регулярные сверки с военкоматом.

Назначьте ответственного за воинский учет. Обычно это кадровик, закрепленный приказом руководителя. Важно правильно и вовремя заполнять документы и обновлять в них данные: карточки по форме №10, журналы учета, копии военных билетов и приписных.

Чаще всего ошибки происходят из-за незнания. Чтобы их избежать, сотруднику, отвечающему за воинский учет, стоит проходить курсы и семинары, следить за новыми рекомендациями Минобороны, отрабатывать порядок вручения повесток и общения с военкоматом.

Сверяйтесь с военкоматом. Даже если документы ведутся правильно, иногда возникают расхождения. Поэтому раз в год, а иногда и чаще, нужно сверять данные: карточки, журналы, списки сотрудников. Обычно составляется акт сверки, который подписывают обе стороны. О дате сверки договаривайтесь со своим военкоматом.

Вовремя отвечайте военкоматам. Военкоматы ждут оперативной реакции на свои запросы и повестки. Если организация задерживает ответ или вовсе не сообщает о вручении документа, это считается нарушением. Срок информирования — в течение 24 часов после вручения или невозможности вручить повестку.

Как часто проводить сверку с военкоматом?

Обновляйте данные в карточках сотрудников. Часто в карточках сотрудников или отчетах для военкомата содержатся устаревшие сведения: не обновлен адрес проживания, нет данных о новом месте работы, не внесены изменения о семейном положении или образовании. Такая недостоверность мешает военкомату вести учет и считается нарушением.

Ведите журнал учета повесток. Журнал учета — один из ключевых документов. В нем фиксируется вся информация о полученных и врученных повестках. Отсутствие такого журнала — частое нарушение, выявляемое на проверках. Если хранить повестки в папке или передавать сотрудникам без фиксации, вы не сможете доказать, то документ был своевременно вручен сотруднику.

Что делать, если организация нарушила требования

Даже при налаженной системе воинского учета возможны ошибки: забыли вовремя уведомить военкомат, не внесли изменения в карточки сотрудников, нарушили сроки вручения повестки. Главное — не усугублять ситуацию, а грамотно ее исправить.

Оперативно устранить нарушение. Если пропущены сроки — нужно как можно скорее предоставить недостающие данные или передать информацию о повестке. Исправьте ошибки в документах, составьте внутреннюю служебную записку о причинах сбоя. Если проблема связана с сотрудником, например, он был в отпуске или на больничном, приложите копии документов, подтверждающих уважительную причину.

Не скрывайте нарушение при взаимодействии с военкоматом. Лучше сообщить о проблеме самостоятельно, чем ждать, пока ее обнаружит проверка. Поддерживайте деловой стиль общения. Официальные письма, акты сверки, сопроводительные записки помогают показать, что организация готова исправлять недочеты. После исправления ошибок можно предложить военкомату провести внеплановую сверку для подтверждения корректности данных.

Подайте ходатайство о снижении штрафа. Если штраф все же назначили, сошлитесь на то, что нарушение было устранено, ущерба не причинено, а компания ранее не привлекалась к ответственности. Соберите доказательства добросовестности. Покажите переписку с военкоматом, приказы о назначении ответственного за учет, планы по обучению кадровиков. А для профилактики разработайте внутренний регламент по воинскому учету.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Итак, повестка для уточнения воинского учета — это не формальность, а часть системы безопасности страны, в которой работодатели играют ключевую роль. Через кадровую службу проходят основные документы, и именно от точности ее работы зависит, насколько корректно будут вестись военные списки. Закон обязывает компании регистрировать все повестки, вручать их сотрудникам под подпись, вовремя информировать военкомат и обновлять данные. Нарушения ведут к ощутимым штрафам как для организаций, так и для должностных лиц и граждан.