Что такое журнал воинского учета

Делопроизводство по воинскому учету (ВУ) включает ведение журналов. Часть из них надо заполнять обязательно, а какие-то — по желанию работодателя или рекомендациям местного военкомата. Рассказываем в статье, какие есть журналы по воинскому учету, по каким формам и как их вести.

Журнал проверок осуществления ВУ и бронирования граждан

Ведение воинского учета в организациях проверяют (п. 55, 56, 57 Инструкции, утв. Приказом Минобороны от 22.11.2021 № 700) следующие организации:

Результаты проверок отражают в Журнале проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил (форма — приложение 29 к Инструкции от 22.11.2021 № 700). Это обязательный документ, который должен быть в любой организации, ведущей ВУ. Вы можете купить готовый бланк этого журнала, в том числе на маркетплейсах, или распечатать форму из справочно-правовой системы.

Документ состоит из титульного листа и таблицы из четырех граф — дата проверки; должность, фамилия и инициалы проверяющего; результаты проверки, основные недостатки и выводы (оценка за качество осуществления воинского учета); решение руководителя организации по результатам проверки. Отметка об устранении выявленных недостатков.

Организация заполняет титульный лист, где указывает свое наименование, а в процессе деятельности — графу 4. В ней указывают, как правило, реквизиты приказа или распоряжения руководителя, изданного по итогам проверки, с перечнем корректирующих мероприятий и их сроки. Также в графе записывают результаты выполнения.

Если при проверке организация получит акт, то его реквизиты тоже вносят в Журнал воинского учета (п. 62 Инструкции от 22.11.2021 № 700).

Дополнительные требования к документу:

• зарегистрировать;
• пронумеровать страницы;
• прошнуровать;
• опечатать и заверить подписью руководителя организации.

Рекомендуем также указывать дату начала ведения и окончания Журнала, чтобы считать сроки по архивному законодательству. А также назначить ответственного за его хранение, с которого можно спросить за утрату документа или неполноту записей в нем.

Журнал учета листков сообщений / направлений

При изменении данных воинского учета ответственный за воинский учет сотрудник выдает работнику листок-сообщение (форма — приложение 1 к Порядку в приложении 13 к Методическим рекомендациям Генштаба Минобороны РФ от 11.07.2017). Гражданин должен посетить военкомат и вернуть по месту работы корешок с отметкой военкомата.

Как вести воинский учет при переезде сотрудников

При приеме на работу военнообязанного, не имеющего регистрации по месту жительства или пребывания, ответственный за ВУ выдает тому сведения для постановки на временный ВУ. Форма приведена в приложении 2 к Положению о воинском учете, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.

При выявлении уклониста (гражданина, обязанного состоять, но не состоящего на ВУ) ответственный за ВУ сотрудник выдает направление в военкомат. Сейчас используют форму в приложениях 6 и 7 к Положению о воинском учете, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.

Во всех перечисленных выше случаях у работника есть две недели, чтобы посетить военкомат и уладить все вопросы со своим учетом в нем (п. 1 ст. 10 Федерального закона от 28.03.98 № 53-ФЗ). По прошествии этого срока ответственный за ВУ в организации проверяет, дошел ли гражданин до комиссариата. Если нет, то он сообщает в военкомат в свободной форме о выявлении товарища, не исполняющего свои обязанности по ВУ (пп. 30 «г» Положения от 27.11.2006 № 719). Срок — пять рабочих дней.

Для учета выданных работнику листков-сообщений и направлений в военкомат, контроля за сроками ведут Журнал. Он не относится к обязательным документам, но позволяет подтвердить, что работодатель выполняет свои обязанности по ВУ.

Утвержденной формы Журнала учета листков-сообщений / направлений нет. Вы можете использовать как образец наш бланк.

Рекомендуем при ведении этого документа, как и прочих журналов по ВУ, придерживаться единого алгоритма:

1. Сброшюровать журнал, пронумеровать страницы, скрепить его подписью должностного лица и печатью.
2. Указывать даты начала и окончания ведения журнала.
3. Назначить ответственного работника.

Отчитывайтесь в военкомат без штрафов

Онлайн-бухгалтерия от 2 000 ₽/мес. Все инструменты: учет, зарплата, отчетность, КЭП, ЭДО

Попробовать бесплатно

Журнал регистрации уведомлений, направленных в военкомат

Работодатели обмениваются с военкоматами разной информацией:

Какие сведения надо передавать в военкомат

• направляют сведения о приеме-увольнении граждан;
• сообщают об изменении данных ВУ (должности, семейного положения, адреса и т.д.);
• отвечают на запросы военкомата;
• сообщают о невыполнении гражданами обязанностей по воинскому учету, в том числе выявлении уклонистов;
• информируют о выявленных в документах ВУ неточностях, ошибках, исправлениях.

Для того, чтобы подтвердить отправку сведений в военкомат в установленные сроки, рекомендуем вести Журнал регистрации уведомлений, направленных в военкомат (исходящих, входящих). В нем регистрируют всю переписку с комиссариатом. Журнал не относится к обязательным, но это страховка работодателя от привлечения к административной ответственности за неподачу сведений в военкомат.

Обязанности работодателя приведены в ст. 4 Федерального закона от 28.03.98 № 53-ФЗ и в п. 30-32 Положения от 27.11.2006 № 719.

Официально форма такого документа для организаций не утверждена. Вы можете использовать Журнал регистрации отправленных извещений (приложение 10 к Инструкции от 22.11.2021 № 700), но это форма для организации временного ВУ в военкоматах. На наш взгляд, для организации в ней не хватает необходимых граф, например, о дате отправления и месте хранения. Мы сделали свой бланк.

Рекомендуем при отправке сведений в военкомат всегда готовить их в двух экземплярах: для себя и для комиссариата. При отправке вы подшиваете вместе со своим комплектом квитанцию о почтовом переводе, а в Журнале регистрируете дату отправления и номер дела, в котором их храните. Так вы быстро найдете нужные документы, если понадобится подтвердить отправку сведений в военкомат.

Журнал о разъяснении правил ВУ

Работодатель обязан (п. 30 Положения от 27.11.2006 № 719):

• разъяснять работникам порядок исполнения ими обязанностей по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации;
• контролировать их исполнение;
• информировать работников об ответственности за неисполнение указанных обязанностей;
• сообщать в военкомат о случаях неисполнения гражданами обязанностей в области воинского учета, мобилизационной подготовки и мобилизации в течение 5 рабочих дней со дня их выявления.

Для того, чтобы подтвердить при проверке выполнение этих обязанностей, удобно вести Журнал доведения обязанностей по воинскому учету до граждан, подлежащих постановке на воинский учет (Журнал о разъяснении правил воинского учета). Это еще один необязательный, но очень полезный документ по ВУ.

Унифицированной формы Журнала нет. Вы можете скачать наш образец — в нем есть Памятка по обязанностям граждан в области ВУ и ответственности за их неисполнение.

Журнал учета карточек граждан, подлежащих ВУ (форма № 10)

Работодатель ведет ВУ на работников с помощью личных карточек по форме № 10 (приложение 22 к Инструкции от 22.11.2021 № 700). Их заполняют в бумажном и электронном виде.

Что такое карточка воинского учета и как ее заполнить

Ведение карточек — это основное, что проверяет военкомат и отдельно оценивает. Кроме того, они нужны при ежегодной сверке данных ВУ с работниками и комиссариатами.

Как сделать сверку по воинскому учету

Облегчить ведение личных карточек помогает Журнал их учета. Так ответственный работник всегда будет знать, без обращения к картотеке, какие данные по ВУ на работников у него есть. Журнал не относится к обязательным. Но его использование облегчит подготовку к ежегодным сверкам и проверкам военкомата.

Журнал оповещения гражданина о вызовах (повестках) военкомата

Работодатель обязан (п. 32 «ж» Положения от 27.11.2006 № 719):

• вручать работникам под подпись повестки военкомата, поступившие в организацию на их имя;
• освобождать работника от работы на время посещения военкомата.

За невыполнение этой обязанности должностное лицо оштрафуют на 40 000 — 50 000 рублей, а организацию — на 350 000 — 400 000 рублей (ст. 21.2 КоАП РФ). Чтобы не попасть под такие санкции, удобно вести Журнал оповещения граждан о вызовах (повестках) военкомата. Это необязательный документ. Он пригодится работодателю для страховки.

Что нужно знать кадровику о призыве в армию

Унифицированной формы такого журнала нет. Работодатель может разработать свой бланк или использовать наш образец.

Тетрадь по специальной подготовке военно-учетного работника

Специалисты в области воинского учета и бронирования должны проходить специальную подготовку (Постановление Правительства от 25.08.2016 № 844, приложение 19 к Методическим рекомендациям Генштаба Минобороны от 11.07.2017) — повышение квалификации в Институте специальной подготовки ФГБВОУ ВО «Академия гражданской защиты МЧС России»:

В течение года после назначения ответственным за ведение ВУ в организации.

Не реже раза в три года в процессе трудовой деятельности.

Прохождение подготовки подтверждает удостоверение о повышении квалификации.

Но не все работодатели имеют возможность отправить сотрудников на обучение в Институт специальной подготовки МЧС. Чтобы подтвердить, что ответственный за ВУ периодически повышает свою квалификацию, ведут Тетрадь по специальной подготовке военно-учетного работника. Ее можно предъявить при проверке военкомата.

Унифицированной формы такого документа нет. Но на маркетплейсах продают готовые бланки. В Тетради, как правило, отражают даты и краткое содержание обучения.

Сроки хранения журналов по воинскому учету

Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе, хранят 5 лет после того, как они завершены делопроизводством (п. 459 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). По прочим регистрационным документам ВУ конкретные сроки не определены. Рекомендуем придерживаться таких же — 5 лет.

Ответственность за отсутствие журналов воинского учета

КоАП РФ не содержит норм об ответственности за неведение ВУ и, тем более, Журналов по ВУ. Он предусматривает санкции за неисполнение обязанностей по воинскому учету.

Выше мы писали, что основное назначение журналов по ВУ — как раз подтвердить конкретные действия работодателя. Их добросовестное ведение защищает организацию от штрафов за неоповещение гражданина о повестках, непредставление сведений в военкомат и т.д.

Кроме того, военкомат при ежегодных проверках оценивает качество осуществления ВУ (п. 58 и 59 Инструкции от 22.11.2021 № 700). На первом месте, конечно, проверка заполнения личных карточек по форме № 10, но документам по воинскому учету он тоже уделяет внимание. Организации могут снизить оценку, если она не ведет какие-то журналы, которые, по мнению военкомата, у нее должны быть.

«Двойка» при проверке военкомата не влечет санкций. Но к компании может быть повышенное внимание со стороны комиссариата.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Главное о журналах воинского учета

Делопроизводство по воинскому учету (ВУ) включает ведение журналов. Обязательным из них будет только один — Журнал проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил (форма — приложение 29 к Инструкции от 22.11.2021 № 700).

Перечень и формы прочих журналов работодатель устанавливает самостоятельно. Рекомендуем получать их список и бланки от местного военкомата, поскольку именно он будет оценивать качество осуществления ВУ при проверках. Но если комиссариат вам ничего не дал, то вы можете использовать приведенные выше в нашей статье образцы журналов:

• учета листков-сообщений/направлений;
• регистрации уведомлений, направленных в военкомат (исходящих, входящих);
• доведения обязанностей по воинскому учету до граждан, подлежащих постановке на воинский учет;
• учета граждан, подлежащих воинскому учету (форма № 10);
• оповещения граждан о вызовах (повестках) военкомата.

Ведение этих документов помогает подтвердить выполнение работодателем обязанностей по ВУ, за неисполнение которых есть штрафы до 400 000 рублей.

Также мы рассказали в статье, зачем нужна Тетрадь по специальной подготовке военно-учетного работника.