Как сделать сверку по воинскому учету

По закону основное требование к системе воинского учета — обеспечить полноту и достоверность данных о призывниках и состоящих в запасе гражданах. С этой целью проводят сверки. Их два вида: первый — сверка сведений в документах воинского учета с данными в учетных карточках, второй — сверка данных в учетных карточках компании с данными военкомата. Рассказываем, как провести сверку по воинскому учету и что будет, если этого не делать.

Наталья Пискарева Эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству

Что такое сверки по воинскому учету

Кратко напомним, что обязанности должностных лиц работодателя в области воинского учета (ВУ) перечислены в ст. 4 Федерального закона от 28.03.98 № 53-ФЗ и п. 30-32.1 Положения о воинском учете (Постановление Правительства от 27.11.2006 № 719). Из всего списка в этих документах есть три ключевых группы действий, за неисполнение которых будет штраф — представление сведений, необходимых для ведения ВУ, в военкомат; сверки по воинскому учету и проверки состояния воинского учета; работа с повестками из военкомата.

В этой статье мы рассказываем о сверках по воинскому учету. Должностное лицо, которое ведет ВУ в организации, обязано (пп. «г» и «д» п. 32 Положения от 27.11.2006 № 719) сверять сведения в учетных карточках по форме 10 со сведениями в документах воинского учета работников (внутренняя сверка), а также проводить сверки данных ВУ организации с военкоматами, где работники состоят на ВУ (внешняя сверка).

Напомним, что к документам воинского учета гражданина относятся удостоверение призывника, военный билет (временное удостоверение взамен военного билета) или справка по форме № 1/У. Обязательно изучите раздел II Инструкции, утв. Приказом Министра обороны от 22.11.2021 № 700, чтобы знать, как выглядят документы ВУ, когда выдают справку или временное удостоверение взамен военного билета, какие записи в документах ВУ ведут и кто, на основании чего вносят сведения в документы ВУ.

Например, записи в военном билете рядового делают чернилами или ручкой черного цвета из паспорта, диплома об образовании и т. д. Их заверяют подписью военкома (в ряде случаев — начальника штаба, начальника организации, иного должностного лица) и гербовой мастичной печатью (печатью организации).

Воинский учет теперь в Экстерне

Заполняйте карточки сотрудников и отчитывайтесь в военкомат без штрафов.

Попробовать

Как провести сверку ВУ по новому работнику

При приеме на работу мужчины 18 лет и старше и женщины с военно-учетной специальностью (приложение 1 к Положению от 27.11.2006 № 719) запросите документы воинского учета и паспорт. Это будет первая сверка данных, точнее проверка.

На что обратить внимание:

• есть ли на 13 странице паспорта отметка об отношении к воинской обязанности;

• представил ли работник документы воинского учета;

• совпадают ли они с паспортными данными (при смене ФИО, даты рождения или места рождения военкомат выписывает новый военный билет);

• тот ли это документ ВУ, который должен у него быть, — например, мужчина в возрасте 32 лет удостоверение призывника иметь не может по возрасту;

• есть ли признаки подделки в военном билете, удостоверениях, справке № 1/У (подчистки, химическое травление текста, дописки, допечатки или исправления отдельных букв, слов; замены фотографий, страниц; подделки подписей, оттисков печатей и штампов);

• совпадает ли место проживания работника с местом нахождения военкомата, в котором он состоит на учете;

• если есть отметка о снятии с ВУ в связи с переездом, то есть ли отметка о постановке на ВУ;

• как в целом выглядят документы воинского учета — в них не должно быть вырванных или частично утраченных страниц, неоговоренных исправлений (без подписи военкома и печати), неточностей и признаков подделки.

На все отклонения составляйте акт. Вам надо зафиксировать дату, когда вы их выявили. Дальнейшие действия зависят от того, что именно вы обнаружили: факт уклонения от ВУ или неточности в документах.

Вариант 1 — если гражданин не состоит, но обязан состоять на ВУ

Шаг 1. Направить в военкомат, где работник должен стоять на воинском учете, в течение трех рабочих дней сведения по форме в приложении вместе с приложением 7 (анкетой) к Положению от 27.11.2006 № 719.

Шаг 2. Выдать «уклонисту» направление в военкомат (приложение 3 к Инструкции, утв.  Приказом Минобороны, МВД и Федеральной миграционной службы от 10.09.2007 № 366/789/197).

Шаг 3. Через две недели проверить наличие отметки о постановке на ВУ.

Шаг 4. Если отметки нет, составить акт и в течение пяти рабочих дней отправить письмо в военкомат о факте неисполнения гражданином обязанности по ВУ.

Вариант 2 — в документах ВУ есть признаки подделки или исправления, вырванные листы

Шаг 1. Разъяснить работнику, что ему надо лично сходить в военкомат для проверки документов ВУ (п. 50 «е» Положения от 27.11.2006 № 719).

Шаг 2. Направить в течение пяти рабочих дней письмо в военкомат о выявленном факте неоговоренных исправлений, подделках, неполном количестве листов в документах ВУ работника. 

Мы подготовили чек-лист, который поможет разобраться с порядком действий по проверке документов ВУ при приеме нового работника.

Скачать чек-лист

Как часто проводить сверку по ВУ с документами работников

Не реже одного раза в год специалист, ответственный за военно-учетную работу, должен проводить внутреннюю сверку информации в учетных карточках по форме 10 с данными документов ВУ работников. Это подготовительный этап к внешней сверке с военкоматом.

Рекомендуем следующий порядок проведения:

1. Если у вас крупная компания, то согласуйте с руководителями структурных подразделений график внутренней сверки. Не ограничивайте себя одной датой — работники могут быть в командировке, в отпуске или на больничном.

2. Издайте приказ в свободной форме о проведении сверки документов ВУ сотрудников с учетными карточками по форме 10. Утвердите в нем график, назначьте ответственных, в том числе за ознакомление работников со сроками, представление данных для сверки. Часть информации для ВУ вы можете получить не от работника, а из внутренних источников (например, должность).

3. Проведите сверку. Если вы будете на время забирать у работников документы ВУ, выдавайте им расписки (приложение 14 к Методическим рекомендациям по ВУ Минобороны от 11.07.2017). Ведите учет всех выданных расписок в специальном журнале.

4. Разъясните работнику (напомните) его обязанности по воинскому учету, в том числе — сообщать в течение двух недель в военкомат о переезде, изменении семейного положения, образования. Получите подпись сотрудника в Журнале о разъяснении правил воинского учета. 

5. При изменении учетных данных работника составьте акт в свободной форме. В течение пяти дней направьте в военкомат, где сотрудник стоит на ВУ, сведения по форме в приложении 2 к порядку, предусмотренному Приложением № 13 к Методическим рекомендациям Генштаба ВС от 11.07.2017.

6. Выдайте работнику листок-сообщение из приложения 1 к порядку, предусмотренному Приложением № 13 к Методическим рекомендациям Генштаба ВС от 11.07.2017. Он должен в течение двух недель дойти с ним до военкомата.

7. Внесите изменения в форму 10 (при необходимости). Проставьте в ней простым карандашом отметку в графе «Сверка с документами воинского учета». Пример: 12.12.2024. Иванова (подпись). И. Иванова.

8. Через две недели проверьте отметку военкомата на корешке листка-сообщения, выданного работнику. Если сотрудник ее не получил, составьте акт о неисполнении обязанности по ВУ. Сообщите об этом в военкомат в течение пяти рабочих дней.

Не игнорируйте личное общение с работниками. Вы можете выяснить, например, адрес фактического проживания, не подтвержденный регистрацией, или новые номера телефонов.

Мы подготовили краткий список того, что нужно проверить при внутренней сверке.

Скачать перечень сведений

Что такое сверка с военкоматами

Не реже одного раза в год надо сравнить данные в учетных карточках по форме 10 с данными военкомата, где работник состоит на учете. Это внешняя сверка. Ее порядок описан в разделе V Инструкции от 22.11.2021 № 700.

Если ваши работники состоят на учете в разных военкоматах, то и сверок у вас будет несколько. Дату и время вам должен сообщить комиссариат, в котором ваша организация состоит на учете (п. 36 Инструкции от 22.11.2021 № 700). Ориентируйтесь на сроки в утвержденном Плане работ по воинскому учету на год, который вы с ним согласовали.

Сверку карточек по форме 10 с военкоматом, в котором организация стоит на учете, вы проводите только в том случае, если у вас есть работники, состоящие там же на ВУ. Рекомендуем завершить до нее сверки с другими комиссариатами.

Как провести сверку с военкоматом: пошаговая инструкция

Приведем примерный порядок действий:

Шаг 1 — подготовьте списки работников для каждого военкомата, в котором ваши сотрудники состоят на ВУ. Например, у вас есть сотрудники с учетом в Краснодаре, Туле, Москве. Вам нужно сделать списки по форме приложения 23 к Инструкции от 22.11.2021 № 700 в каждый из них. 

Шаг 2 — списки распечатайте в двух экземплярах. Один вы направите почтой в соответствующий военкомат. Второй будете хранить у себя в компании в течение года, а потом уничтожите по акту. На своем экземпляре списка проставьте регистрационный номер и дату отправки в военкомат. Обязательно приложите квитанцию Почты России.

Шаг 3 — проставьте в форме 10 работника простым карандашом отметку «Сверка с военным комиссариатом» (дату, подпись, инициал имени, фамилию лица, проводившего сверку, или номер исходящего письма со списком для сверки).

Шаг 4 — для работников, состоящих на учете в том же военкомате, что и организация, подготовьте для сверки бумажные карточки по форме 10. Их вместе с Журналом проверок (приложение 29 к Инструкции от 22.11.2021 № 700) вы везете в комиссариат.

Шаг 5 — после сверки 100% карточек (только по работникам, состоящим на ВУ там же, где и организация) проставьте в форме 10 работника простым карандашом отметку «Сверка с военным комиссариатом» (дату, подпись, инициал имени, фамилию лица, проводившего сверку).

Шаг 6 — работник военкомата сделает запись в Журнале проверок.

Кто контролирует проведение сверки по воинскому учету

Если в компании работает свыше 500 человек, то военкомат проверяет ее ежегодно; если менее 500 — раз в три года. Также раз в пять лет вас могут посетить представители штаба военного округа или регионального военкомата.

Они обязательно проверят полноту и достоверность сведений в карточках по форме 10, в том числе отметки о проведении сверки. Если ответственный за ВУ этого не делал, его могут привлечь к ответственности по ст. 21.4 КоАП РФ как за непредставление сведений для воинского учета. Это штраф на должностное лицо от 40 000 до 50 000 рублей.

Отчитывайтесь в военкомат без штрафов

Онлайн-бухгалтерия от 2 000 ₽/мес. Все инструменты: учет, зарплата, отчетность, КЭП, ЭДО

Попробовать бесплатно

Главное о сверке по воинскому учету

Сверка по ВУ нужна для того, чтобы у комиссариата были полные и достоверные сведения о призывниках, а также состоящих в запасе гражданах. Ее делают не реже раза в год и проставляют отметки о ней простым карандашом в учетных карточках по форме 10. Если ответственный за ВУ не проводит сверки, его могут привлечь к административной ответственности по ст. 21.4 КоАП РФ как за непредставление сведений для воинского учета. Это штраф на должностное лицо от 40 000 до 50 000 рублей.

Сверки по ВУ бывают внутренние и внешние. При первой вы сравниваете данные в карточках 10 с данными документов воинского учета работников. В статье мы рассказали, что надо проверить при приеме на работу нового сотрудника, а что — контролировать в процессе его трудовой деятельности.

Не реже раза в год надо сравнивать данные из учетных карточек с данными военкоматов, где работники состоят на учете. Это внешняя сверка. О том, как ее провести, читайте выше в статье.

Обязательно изучите экспертные материалы по теме:

• Что такое воинский учет в организации
• В какой военкомат подавать сведения о работнике
• Воинский учет и отчетность в военкомат в 2025 году
• Как вести воинский учет при переезде