Что такое воинский учет в организации

Если ваша компания еще не ведет воинский учет (ВУ), то пора начать это делать. С 1 ноября 2024 года начался второй этап по внедрению Единого Реестра ВУ. Когда этот цифровой сервис заработает в полном объеме, военкоматы смогут увидеть, кто из работодателей не сдавал им данные по военнообязанным сотрудникам. А штрафы за нарушения в сфере ВУ выросли в десятки и сотни раз. Рассказываем в статье, что такое воинский учет, и как его организовать в компании.

Наталья Пискарева Эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству

Кто из работодателей должен вести воинский учет

Воинский учет нужен для регистрации всех военнообязанных и подлежащих призыву граждан в одной базе данных, чтобы обеспечить наполняемость армии как в мирное время, так и в период мобилизации, военного положения. С помощью ВУ военкоматы узнают тех, кто должен служить, чтобы при необходимости привлечь их к военной службе.

Если гражданин где-то учится или работает, то его воинский учет ведут учебные заведения и работодатели. Они выступают своего рода посредниками между ним и военкоматом.

Обязанность по ВУ выполняют только организации, а ИП-работодатели от нее освобождены (п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.98 № 53-ФЗ, п. 9 Положения о воинском учете, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719).

Важно

Индивидуальные предприниматели должны проверять документы воинского учета при приеме на работу военнообязанных и подлежащих призыву граждан (ст. 65 ТК РФ). Но передавать какие-то сведения в военкомат им не нужно.

Читайте подробнее: Нужно ли ИП вести воинский учет и отчитываться в военкомат?

Кто из работников подлежит воинскому учету

ВУ — часть воинской обязанности, соответственно, состоять на нем должны только военнообязанные и призывники. В 2025 году это:

• мужчины призывного возраста 18 — 30 лет (ст. 22 Закона № 53-ФЗ);
• граждане, находящиеся в запасе ВС РФ, в том числе женщины с военно-учетной специальностью (ВУС) и мужчины, по разным причинам не прошедшие срочную службу (ст. 52 Закона № 53-ФЗ).

Состав запаса приведен в ст. 53 Закона № 53-ФЗ. Работодателям нужно его знать, чтобы правильно организовать картотеку по ВУ. Состав запаса в 2025 году смотрите в таблице:

Примечание к таблице: женщины с ВУС относятся к третьему разряду. Их возраст нахождения в запасе при наличии офицерского звания — 50 лет, при других званиях — 45 лет.

Когда гражданину исполнится количество лет, указанное в таблице выше, его снимают с воинского учета. Обратите внимание, что с 1 января 2024 года предельный возраст увеличился. До 2028 года для рядового состава длится переходный период (п. 5 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2023 № 326-ФЗ). В это время предельный возраст будет повышаться поэтапно с 50 до 55 лет.

Воинский учет теперь в Экстерне

Заполняйте карточки сотрудников и отчитывайтесь в военкомат без штрафов.

Попробовать

Что такое особый, общий и специальный учет

Воинский учет бывает (п. 15.1 и 16 Положения № 719):

Особый — для заключенных, отбывающих наказание в исправительных учреждениях. Такой вид ВУ появился с ноября 2023 года. Особым воинским учетом занимаются военкоматы по месту нахождения колоний и СИЗО.

Специальный — для граждан, которые подлежат бронированию. Про него мы рассказывать в этой статье не будем, поскольку его правила сейчас меняются. Кроме того, порядок бронирования засекречен. Если вам придется с ним столкнуться, то подробности до вас доведут в районных комиссиях по бронированию при местных администрациях.

Общий — на нем состоят все призывники и военнообязанные, не попавшие на особый или специальный учет. Большинство работодателей ведет именно общий ВУ.

Работодатели ведут общий ВУ и специальный, если у них есть бронирование.

Бронирование — это оформление отсрочки от призыва по мобилизации и последующих призывов в военное время для самых ценных работников.

С чего начать ведение воинского учета

Если вы взялись за ВУ с нуля, то сначала запишитесь на личный прием в военкомат и районную комиссию по бронированию. В каждом населенном пункте могут быть свои дополнительные требования, о которых вам расскажут на встрече. Кроме того, для постановки организации на ВУ нужна карточка по форме 18, а единого бланка нет. Вам выдадут его в военкомате или в районной комиссии по бронированию.

Алгоритм дальнейших действий будет примерно одинаков для всех организаций.

Шаг 1 — назначить ответственных за ВУ

За состояние воинского учета в компании отвечает по закону ее руководитель, но конкретные обязанности выполняют специально назначенные приказом специалисты. Их количество зависит от численности работников на ВУ (п. 12 Положения № 719).

Обратите внимание, что по Положению № 719 ведением воинского учета должен заниматься совместитель или освобожденный работник. Это правило действует даже для небольших компаний.

То есть вам в любом случае придется вводить в штатное расписание должность ответственного за ВУ и принимать на нее работника по отдельному трудовому договору. Просто вписать кому-то в должностную инструкцию дополнительные обязанности не получится — трудовая инспекция посчитает это нарушением.

Обязательно изучите материал по теме: Должен ли работодатель доплачивать бухгалтеру за ведение воинского учета?

В приказе или в положении о ВУ определите, кто станет замещать таких специалистов на время их отсутствия (отпуск, болезнь, командировка), а также порядок передачи дел при замещении. Такие сложности нужны, чтобы руководитель или отдельный работник не несли ответственность за чужие ошибки — штрафы для должностных лиц в области ВУ достигают нескольких десятков тысяч рублей.

Установите функциональные обязанности ответственных за ВУ в трудовом договоре или в должностной инструкции, иначе вы не сможете привлечь работника к дисциплинарной ответственности за их невыполнение. Там же пропишите порядок замещения.

Важно

Положение № 719 не содержит допущений о передаче ВУ на аутсорсинг. В то же время запрета тоже нет. Однако во избежание претензий от контролирующих органов советуем назначить ответственных за ВУ по правилам в Положении № 719, а на аутсорсинг передавать отдельные работы на нерегулярной основе.

Шаг 2 — организовать военно-учетную работу

Вам потребуется выполнить ряд организационных мероприятий, чтобы наладить ведение ВУ. Приведем примерный список с учетом требований Положения № 719 и Методических рекомендаций Минобороны от 11.07.2017:

• издать приказ об организации ВУ — он понадобится для постановки на учет организации;
• выделить отдельное помещение под хранение документов ВУ, приобрести сейфы или запирающиеся железные шкафы;
• оформить информационный стенд с материалами для работников — работодатель в том числе должен разъяснять им выполнение воинской обязанности;
• утвердить должностную инструкцию ответственного за ВУ, в том числе порядок замещения;
• подготовить бланки необходимых документов и необходимые журналы (журнал проверок; журнал учета разъяснений; расписки; акты передачи дел; информационные сообщения и т.д.).

Это примерный список. У вас он может быть больше, если в военкомате или комиссии по бронированию вам расскажут про дополнительные мероприятия.

Воинский учет теперь в Экстерне

Заполняйте карточки сотрудников и отчитывайтесь в военкомат без штрафов.

Попробовать

Шаг 3 — поставить организацию на учет

Вы встаете на учет в военкомате по месту нахождения организации и в районной комиссии по бронированию при местной администрации. Для этого обязательно понадобятся карточка по форме 18 и приказ об организации воинского учета. Точный список документов уточняйте там, где встаете на учет.

Также сразу подготовьте проект плана работ по ВУ. Далее вы будете сдавать его в военкомат ежегодно (с отметками о выполнении в текущем году и проект на следующий год) вместе с формой 18. Обязательно уточните, нужно ли ежегодно отчитываться в районную комиссию — на местах стали от этого отказываться.

Шаг 4 — организовать делопроизводство по ВУ

Это значит завести папки (дела), куда вы будете подшивать документы по воинскому учету. Составьте номенклатуру дел по форме приложения 2 к Приказу Росархива от 31.07.2023 № 77. Вы сами определяете, какие точно папки вы будете вести, с учетом требований к составу документов по ВУ в разделе IV Методических рекомендаций. Обратите внимание, что не все положения МР актуальны.

Список дел для номенклатуры вам подскажут в военкомате. Если у них нет особых требований в этой части, то вы определяете его сами.

Важно

Сроки хранения документов по воинскому учету приведены в п. 457-459 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

Шаг 5 — составить списки военнообязанных и призывников

Закрепите в приказе или в локальном акте перечни работников, подлежащих ВУ в соответствии с п. 14-16 Положения № 719. На их основе составьте поименные списки и регулярно их обновляйте.

На каждого работника, состоящего на ВУ, вам нужно будет завести личную учетную карточку по форме 10 (приложение 22 к Инструкции, утв. Приказом Минобороны от 22.11.2021 № 700).

Как заполнять карточки по воинскому учету

Карточка по форме 10 — это основной документ ВУ. Именно по ней военкомат будет проводить с вами сверку данных о военнообязанном или призывнике. Также по данным в ней инспекторы оценивают полноту и качество ведения ВУ при проверках.

Форму 10 ведут в бумажном и электронном виде. Учтите, что электронный вид — это не значит электронный документ. Вы заполняете карточку на компьютере в любой программе (Word, Excel и др.), а потом распечатываете ее из базы. Два важных момента:

• Распечатывать карточки 10 из базы может только назначенный приказом сотрудник, ответственный за воинский учет (п. 32 Инструкции № 700).
• Перед выгрузкой удалите из формы 10 все данные, которые надо вносить простым карандашом по требованиям Инструкции № 700. Об этом читайте ниже.

Порядок заполнения формы 10 на каждого работника смотрите в разделе IV Инструкции № 700. Мы не станем его переписывать и приведем общие правила:

Карточки можно заполнить от руки или на компьютере. 

Некоторые записи в бумажную карточку вносятся простым карандашом. Например, о семейном положении, адресе, номере телефона работника. Внимательно следите в алгоритме по Инструкции № 700, что именно надо записывать простым карандашом.

Данные в карточку вносите на основании документов воинского учета (мы расскажем о них в разделе «Какие документы надо проверить при приеме на работу»), паспорта и других подтверждающих документов от работника. В раздел IV записи вносите на основании данных отдела кадров.

Пишите разборчивым почерком. Не допускайте помарок и неизвестных сокращений.

Карточки заполняйте последовательно, сверху вниз. 

Отчитывайтесь в военкомат без штрафов

Онлайн-бухгалтерия от 2 000 ₽/мес. Все инструменты: учет, зарплата, отчетность, КЭП, ЭДО

Попробовать бесплатно

Как организовать картотеку

Когда вы принимаете на работу военнообязанного или призывника, то заводите на него карточку по форме 10. Ее надо хранить в соответствующем разделе картотеки:

Внутри разделов карточки размещайте в алфавитном порядке, кроме пятого раздела. Его выделяйте отдельно, если у вас в компании на учете стоит более 500 человек с мобпредписаниями. 

В этом случае в пятом разделе карточки размещайте по номерам команд. А вот внутри них — в алфавитном порядке. Учитывайте, что у вашего военкомата могут быть свои требования к формированию пятого раздела картотеки, и тогда вам придется работать по ним.

Важно

В картотеке отдельно хранятся карточки работников (п. 35 Инструкции № 700):

Снятых с воинского учета — до проведения очередной сверки с военкоматом.

Поставленных на ВУ по месту пребывания на срок более 3-х месяцев, а также по месту, не подтвержденному регистрацией (постоянной или временной).

Какие документы надо проверить при приеме на работу военнообязанного

Смотрите в таблице, что нужно запросить у кандидата на трудоустройство. Также рекомендуем изучить статью по теме: В какой военкомат подавать сведения о работнике?

Какие отчеты надо направлять в военкомат

Подробно о том, какую отчетность надо сдавать в военкомат, мы рассказали в статье.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Как вручать повестки работникам

Повестка в военкомат может прийти в организацию, где трудится гражданин. Сразу предупредим, что с ней возможно только два варианта действий: вручить ее под подпись работнику или отправить обратно в военкомат с сопроводительным письмом, в котором нужно указать уважительные причины, по которым вы не смогли вручить повестку.

В период призыва по мобилизации мы встречали разные советы в интернете, как оповестить работника, если тот отсутствует на рабочем месте. Например, зачитать ему повестку по телефону или по видеосвязи, переслать ее на домашний адрес и т.д. Не нужно следовать этим советам.

Если сотрудник в дни получения повестки находится в командировке, то прекращайте командировку и по прибытии вручайте ему повестку под подпись. Если он в отпуске или на больничном, вызвать на работу вы его не можете. В этом случае верните повестку в военкомат — тот уже сам будет разыскивать гражданина.

Обязательно изучите полезный материал: Осенний призыв-2024: что нужно знать кадровику

Как снимать работника с воинского учета

Когда гражданин достигнет предельного возраста пребывания в запасе, военкомат автоматически снимет его с ВУ. Работодатель в теории должен об этом узнавать из отметки в военном билете и уже на основании этой отметки вносить сведения о снятии с учета в карточку. Но снятые с учета работники часто не хотят идти в военкомат, и вы не можете их заставить.

Мы рекомендуем следующий алгоритм действий:

Если работник освобожден от исполнения воинской обязанности по состоянию здоровья, то есть признан негодным к военной службе, то действуйте аналогично тому, как описано выше. На основании отметки военкомата в военном билете внесите запись в карточку о снятии с учета: «Дата», «По состоянию здоровья», «Подпись». После сверки с военкоматом уничтожьте карточку по акту.

Важно

Если работник уволился, вы его с ВУ не снимаете. Направьте отчет по форме приложения 2 к Положению № 719 в течение пяти дней после издания приказа в тот военкомат, где гражданин стоит на ВУ. Запишите в карточку данные приказа об увольнении и дату отправки сообщения в военкомат. Карточку храните до сверки с военкоматом отдельно от остальных.

Кто проверяет ведение воинского учета в компании

К вам могут прийти с проверкой из военного штаба, военкомата или местной администрации. О плановом визите вам сообщат заранее. Порядок проведения проверок состояния ВУ описан в разделе VII Инструкции № 700. Приведем кратко основные правила.

Военкоматы и органы местного самоуправления проверяют ведение ВУ в организации:

В ходе проверки военкоматы и муниципальные власти оценивают, как организован ВУ в компании, а также, как ведутся карточки по форме 10 — насколько информация в них полная и достоверная.

У вас должен вестись бумажный журнал по форме приложения 29 к Инструкции № 700. По результатам проверки инспекторы выдают акт и делают запись в нем — в графах 1-3. Вы заполняете графу 4 — с отчетом о принятых мерах по устранению нарушений.

Важно

Кроме проверок, организация ежегодно обязана проводить сверку данных в карточках с данными военкоматов, где работники стоят на учете (раздел V Инструкции № 700).

Какие есть штрафы для организаций за нарушения в воинском учете

Санкций за отсутствие ВУ в законодательстве нет. В КоАП РФ есть наказания за отдельные нарушения:

Штрафы по этим статьям составляют от 40 000 до 50 000 для должностных лиц и до 500 000 — для организаций. Для ИП наказаний не предусмотрено. Он будет нести ответственность как физическое лицо, если сам уклоняется от исполнения воинской обязанности.

Главное об организации воинского учета в организации

С помощью воинского учета (ВУ) военкоматы узнают тех, кто должен служить, чтобы при необходимости привлечь их к военной службе. Если гражданин где-то учится или работает, то его ВУ ведут учебные заведения и работодатели. Эта обязанность не распространяется на ИП с наемными сотрудниками.

В 2025 году воинскому учету подлежат призывники (мужчины возраста 18 — 30 лет) и граждане, состоящие в запасе ВС РФ. Состав запаса с указанием предельного возраста приведен в ст. 53 Закона № 53-ФЗ.

Организации ведут общий воинский учет во всех случаях и специальный, если они будут бронировать работников. Бронирование — это оформление отсрочки от призыва по мобилизации и последующих призывов в военное время.

За состояние ВУ в компании отвечает директор, но непосредственно работами по ВУ занимаются назначенные приказом специалисты. В штатном расписании для них нужно ввести отдельную ставку.

Основной документ ВУ — учетная карточка работника по форме 10. О том, как ее заполнить, читайте в разделе IV Инструкции № 700 — там содержится пошаговый алгоритм. Вы можете вести учетные карточки в бумажном или в электронном виде.

Военкоматы и органы местного самоуправления проверяют ведение ВУ в организации раз в год при численности работников более 500 человек, раз в три года — в прочих организациях.

В ходе проверки военкоматы и муниципальные власти оценивают, как организован ВУ в компании, а также, как ведутся карточки по форме 10 — насколько информация в них полная и достоверная.

Больше экспертных материалов по ВУ читайте в рубрике «Воинский учет»