Как работать с проактивными выплатами? Разбор частых ситуаций

28 декабря 2023 10

В статье рассказываем, как действовать в частых сценариях, которые возникают при работе с проактивными выплатами.

Евгения Ряпасова Эксперт управления клиентского сервиса

В этой статье:

Устройство на работу нового сотрудника
Увольнение сотрудника
Неполный комплект документов по выплатам
Поступление от СФР неверных данных по сотруднику
Запрос на декретные без заявления на отпуск
Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет
Сроки ответов на входящие документы проактивных выплат
Ответ на запрос недостающих сведений
Отказ от выплаты пособия
Ошибка в отправленном ответе на запрос
Отказ в ответ на запрос
Процесс закрыт фондом
Прекращение отпуска до 1,5 лет
Сверка данных с учетным программным обеспечением
Ошибка при загрузке входящего документа
Ошибки при массовой отправке документов

Устройство на работу нового сотрудника

Чтобы по новому сотруднику поступали уведомления об изменении ЭЛН и запросы недостающих сведений, при его трудоустройстве направьте в СФР:

Подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «Прием». Как отправить ЕФС-1.
Сведения о застрахованном лице. Как отправить Сведения.

Увольнение сотрудника

При увольнении сотрудника направьте в СФР Подраздел 1.1 ЕФС-1 с мероприятием «Увольнение».

По уволенным сотрудникам в течение 30 дней с даты увольнения продолжают поступать уведомления об изменении ЭЛН и запросы недостающих сведений. На запросы недостающих сведений нужно отвечать. Если вам точно известно, что ваш бывший сотрудник трудоустроен у другого работодателя, направьте ответ на запрос с отказом от выплаты пособия.

Если после 30 дней с даты увольнения вам продолжают поступать документы проактивных выплат по уволенному сотруднику, направьте сведения о застрахованном по сотруднику с признаком «Уволен».

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Неполный комплект документов по выплатам

Разберемся, как понять, что поступил неполный комплект документов по выплатам, и что делать в такой ситуации. СФР сообщает страхователю об открытии и изменении статуса ЭЛН — направляет уведомление об изменении ЭЛН. После закрытия ЭЛН фонд запрашивает информацию, необходимую для расчета больничного, — направляет запрос недостающих сведений.

То есть по одному страховому случаю вам должно поступить:

Уведомление о том, что ЭЛН открыт	Для пособий по нетрудоспособности, профессиональной травме, заболеванию
Уведомление о закрытии ЭЛН	Для пособий по нетрудоспособности, беременности и родам, профессиональной травме, заболеванию
Запрос недостающих сведений	Если больничный длится больше трех дней, для пособий по нетрудоспособности, беременности и родам, рождению ребенка, профессиональной травме, заболеванию

Если больничный больше трех дней, пособие по профессиональной травме или беременности и родам, должны поступить и уведомление об изменении ЭЛН, и запрос недостающих сведений.

Если пособие по рождению ребенка, вам придет только запрос недостающих сведений.

Как автоматически получать входящие документы по проактивным выплатам, читайте в статье

Не поступило уведомление об изменении ЭЛН

Если вам не поступило уведомление об изменении ЭЛН:

Направьте сведения о застрахованном по сотруднику, по которому не поступило уведомление. Старые уведомления у вас уже не появятся, а вот новые начнут поступать.
Чтобы у вас были данные по больничному, загрузите ЭЛН в разделе «Пособия и ЭЛН».

Не поступил запрос недостающих сведений

Если вам не поступил запрос недостающих сведений:

Направьте в фонд инициацию выплаты.
Когда инициацию примут, вам поступит новый запрос недостающих сведений.
Если на инициацию выплаты поступил отказ, до закрытия старого формата реестров допустимо направить реестр по старым правилам в разделе «Пособия и ЭЛН».

Поступление от СФР неверных данных по сотруднику

Действуйте в зависимости от того, в каком документе вы видите некорректную информацию по сотруднику.

Неверные данные в уведомлении об изменении ЭЛН

Если в уведомлении об изменении ЭЛН вы увидели, что данные по сотруднику некорректны:

Свяжитесь с медицинской организацией, которая оформила ЭЛН, сообщите об ошибке. Либо сообщите об ошибке в ЭЛН вашему сотруднику и попросите его связаться с медицинской организацией.
Медицинская организация должна будет аннулировать некорректный ЭЛН и сформировать новый.
Если вам поступил запрос недостающих сведений по некорректному ЭЛН, ответьте на этот запрос отказом от выплаты.

Некорректная информация в запросе недостающих сведений

Если в запросе недостающих сведении поступила некорректная информация по сотруднику:

Направьте в фонд сведения о застрахованном с корректными данными по сотруднику.
Дождитесь, когда сведения примут.
Создайте ответ на запрос недостающих сведений, исправьте там некорректные данные по сотруднику.
Направьте ответ на запрос в СФР.

Запрос на декретные без заявления на отпуск

Если сотрудница еще не подала заявление на отпуск, а запрос недостающих сведений на пособие по беременности и родам уже поступил:

Направьте отказ от выплаты пособия. В поле «Причина отказа» укажите, что сотрудница еще не предоставила заявление на отпуск.
После того как работница напишет заявление на отпуск, направьте инициацию выплаты.
Ответьте на запрос, который придет после инициации, в течение 3 рабочих дней.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет

Чтобы получить запрос недостающих сведений на пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет, направьте в СФР инициацию выплаты пособия. В форме инициации укажите, что вид пособия «5 — Уход за ребенком до 1,5 лет».

О том, как инициировать выплату или перерасчет пособия, эксперт рассказывала на вебинаре — смотрите видео, в нем также найдете ответы на другие актуальные вопросы по проактивным выплатам.

Сроки ответов на входящие документы проактивных выплат

Срок ответа на запрос недостающих сведений

На запрос недостающих сведений нужно ответить в течение трех рабочих дней с момента закрытия ЭЛН. Исключение — запрос недостающих сведений на пособие по рождению ребенка. В этом случае страхователю дается два рабочих дня для ответа на запрос.

Пример расчета сроков

СФР направил запрос на пособие по нетрудоспособности 12.02.2024. Начинаем отсчет со следующего рабочего дня: 13.02.2024, 14.02.2024, 15.02.2024. 15.02.2024 — последний день, когда можно отправить ответ на запрос в срок.

СФР направил запрос на пособие по нетрудоспособности 20.02.2024. Начинаем отсчет со следующего рабочего дня: 21.02.2024, 22.02.2024. 23.02.2024. 24.02.2024, 25.02.2024 — выходные дни. Поэтому последний день, когда можно отправить ответ на запрос в срок — 26.02.2024.

Срок ответа на извещение

В течение трех рабочих дней с момента поступления извещения необходимо направить на него подтверждение о получении. При отсутствии подтверждения о получении извещения СФР направляет документ по почте заказным письмом.

На извещение нужно ответить в течение пяти рабочих дней с момента подтверждения получения.

Ответ на запрос недостающих сведений

Чтобы отправить ответ на запрос недостающих сведений:

Откройте раздел «СФР» → «Проактивные выплаты» → «Входящие».
Найдите нужный запрос и откройте его — появится форма в формате pdf.
Проверьте в ней все предзаполненные фондом данные.
Если там ничего не надо дополнять, нажмите кнопку «Ответить».
Если необходимо дополнить сведения в учетной системе, где ведется расчет зарплаты, сохраните запрос в формате xml. Загрузите его в вашу систему, заполните. Потом, так же выгрузив в Экстерн, отправьте в СФР.
Если вы отвечаете в Экстерне, вам сразу откроется форма для редактирования. Заполните недостающие сведения и отправьте запрос.

Как ответить на запрос по новому сотруднику

Если вам нужно ответить на запрос по новому сотруднику и вы не знаете его сумму заработка за предыдущие два года, направьте в фонд запрос сведений о зарплате сотрудника. После получения информации по вашему запросу отправьте ответ на запрос фонда.

Как ответить на запрос по сотруднику-совместителю

Если сотрудник занят у нескольких работодателей, порядок оплаты больничного по сотруднику зависит от нескольких факторов:

у скольких и каких страхователей был занят сотрудник в предыдущие два года;
по какому договору работал сотрудник (ГПХ, трудовой договор);
превышает ли предельную величину базы для исчисления страховых взносов сумма заработка сотрудника по всем страхователям в расчетный период.

Назначение выплаты по совместителю

Какие условия выполняются			Как заполнить ответ на запрос недостающих сведений
Тип пособия	У скольких работодателей занят сотрудник	Общий заработок сотрудника у всех страхователей за отчетный период	Метод назначения и выплаты пособия	Сумма для расчета
По нетрудоспособности и беременности и родам	Занят у одного страхователя по трудовому договору (ТД) или договору гражданско-правового характера (ГПХ)	Не имеет значения	По одному страхователю ТД или ГПХ	Общая сумма заработка за два расчетных года
	Занят у нескольких страхователей по ТД и в двух предшествующих годах был занят у тех же страхователей	Не имеет значения	По нескольким страхователям ТД	Сумма заработка по каждому страхователю за предыдущие два года
	Занят у нескольких страхователей по ТД, в двух предыдущих годах работал у других страхователей	Не имеет значения	По одному страхователю ТД	Общая сумма заработка за два расчетных года
	Занят у нескольких страхователей по ТД, в двух предыдущих годах работал как у этих, так и у других страхователей	Больше или равен сумме заработка сотрудника, полученной у каждого текущего страхователя	По одному страхователю ТД	Общая сумма заработка за два расчетных года
	Занят у нескольких страхователей по ТД, в двух предыдущих годах работал как у этих, так и у других страхователей	Меньше суммы заработка сотрудника, полученной у каждого текущего страхователя	По нескольким страхователям ТД	Сумма заработка по каждому страхователю за предыдущие два года
	Занят у нескольких страхователей по ГПХ	Не имеет значения	По одному страхователю ГПХ	Общая сумма заработка за два расчетных года
	Занят у одного страхователя по ТД и у одного или нескольких страхователей по ГПХ	Не имеет значения	По одному страхователю ТД и по одному страхователю ГПХ	По ТД: общая сумма заработка за два расчетных года По ГПХ: общая сумма заработка за два расчетных года
	Занят у нескольких страхователей по ТД и в двух предшествующих годах был занят у тех же страхователей Также занят у одного или нескольких страхователей по ГПХ	Не имеет значения	По нескольким страхователям ТД и по одному страхователю ГПХ	По ТД: сумма заработка по каждому страхователю за два расчетных года По ГПХ: общая сумма заработка за два расчетных года
	Занят у нескольких страхователей по ТД и в двух предшествующих годах был занят у других страхователей Также занят у одного или нескольких страхователей по ГПХ	Не имеет значения	По одному страхователю ТД и по одному страхователю ГПХ	По ТД: общая сумма заработка за два расчетных года По ГПХ: общая сумма заработка за два расчетных года
	Занят у нескольких страхователей по ТД, в двух предыдущих годах работал как у этих, так и у других страхователей Также занят у одного или нескольких страхователей по ГПХ	Больше или равен сумме заработка сотрудника, полученной у каждого текущего страхователя	По одному страхователю ТД и по одному страхователю ГПХ	По ТД: общая сумма заработка за два расчетных года По ГПХ: общая сумма заработка за два расчетных года
	Занят у нескольких страхователей по ТД, в двух предыдущих годах работал как у этих, так и у других страхователей Также занят у одного или нескольких страхователей по ГПХ	Меньше суммы заработка сотрудника, полученной у каждого текущего страхователя	По нескольким страхователям ТД и по одному страхователю ГПХ	По ТД: сумма заработка по каждому страхователю за два расчетных года По ГПХ: общая сумма заработка за два расчетных года
По рождению ребенка	Не имеет значения	Не имеет значения	По одному страхователю	Может быть любое значение
По уходу за ребенком	Не имеет значения	Не имеет значения	По одному страхователю	Сумма заработка по одному страхователю + сумма по другому страхователю за предшествующие периоды (по непересекающимся периодам)
По профессиональной травме, болезни	Не имеет значения	Не имеет значения	По нескольким страхователям	Сумма заработка по каждому страхователю за два расчетных года

Скачать таблицу в pdf

При ответе на запрос недостающих сведений по совместителям смотрите на значения, указанные в блоке «Метод назначения и выплаты пособия».

Если в запросе «Метод назначения и выплаты пособия» указан по «Одному страхователю», фонд указывает общую сумму заработка по всем работодателям. В таком случае запрос недостающих сведений поступает всем работодателям, у кого трудоустроен сотрудник. Ответ на оплату должен дать тот работодатель, которому работник дал согласие на выплату. Остальные работодатели должны ответить на запрос отказом. Узнать, кого из работодателей сотрудник выбрал для оплаты больничного, нужно напрямую у сотрудника. Если работник всем выразил согласие о выборе, и все работодатели отправили ответ на оплату, назначение будет произведено фондом по тому страхователю, чей ответ на запрос пришел первым. Остальным страхователям поступит уведомление о закрытии процесса фондом в связи с назначением выплаты по другому страхователю. Если получили такое уведомление, не нужно оплачивать первые три дня больничного.

Если в запросе «Метод назначения и выплаты пособия» указан по «Нескольким страхователям», фонд указывает отдельную сумму заработка по каждому работодателю. В таком случае запрос недостающих сведений поступает всем работодателям, у кого трудоустроен сотрудник. И ответить на запрос должен каждый работодатель. Если в фонд поступили сведения от одного из работодателей, остальным работодателям поступит уведомление о поступлении сведений в фонд. Это сообщение информативного характера, на него отвечать не требуется.

Обратите внимание, что некоторые данные в ответе на запрос недостающих сведений в блоках «Метод назначения и выплаты» и «Сведения о заработке» нельзя редактировать. Если вы их измените, поступит отказ.

Отказ от выплаты пособия

Если вам поступил запрос недостающих сведений, но по какой-то причине вы не должны его оплачивать, направьте в фонд отказ от выплаты пособия.

Представим, что работник открыл больничный и продолжал работать удаленно или ходил в офис, но не сообщил, что открыл больничный.

Если пришел ошибочный запрос о недостающих сведениях на работника другой организации, в комментарии напишите, что человек не является вашим сотрудником.

Чтобы отказаться от выплаты:

Откройте запрос недостающих сведений.
Нажмите кнопку «Отказаться от пособия».
В форме ответа на запрос дополнительно укажите причину отказа от пособия.

Ошибка в отправленном ответе на запрос

Что делать, чтобы исправить данные в отправленном ответе на запрос, зависит от того, выплатили это пособие сотруднику или нет.

Обнаружили ошибку до выплаты пособия

Откройте ранее отправленный ответ на запрос и нажмите на кнопку «Создать корректировку». Если такой кнопки нет, сохраните xml-файл ранее отправленного ответа и загрузите его для редактирования.
Укажите, что это корректировка, и выберите причину корректировки.
Исправьте ошибки и отправьте ответ на запрос.

Обнаружили ошибку после выплаты пособия

В такой ситуации вам нужно отправить инициацию перерасчета пособия.

Откройте ранее отправленный ответ, нажмите кнопку «Пересчитать выплаченное пособие». Если кнопки нет, нажмите «Создать» → «Отчет» и выберите форму «Инициация выплаты или перерасчета пособия».
В форме укажите, что это «Перерасчет пособия».
Укажите номер реестра для перерасчета.
Отправьте инициацию в СФР.
После того как фонд примет инициацию, вам поступит новый запрос недостающих сведений.
Заполните ответ на запрос с корректными данными.

Отказ в ответ на запрос

Откройте ранее отправленный ответ на запрос и нажмите на кнопку «Исправить ошибки». Если такой кнопки нет, сохраните xml-файл ранее отправленного ответа и загрузите его для редактирования.
Исправьте ошибки и отправьте ответ на запрос.

О некоторых отказах мы пишем в Контур.Помощи.

Процесс закрыт фондом

Фонд может закрыть процесс по страховому случаю для конкретного работодателя. О закрытии процесса фонд сообщает либо отказом в ответ на запрос, либо уведомлением о закрытии процесса. На документ с таким статусом отвечать не нужно. Действуйте в соответствии с причиной статуса. Чтобы посмотреть причину статуса:

Откройте документ со статусом «Процесс закрыт фондом».
Нажмите на ссылку «причиной закрытия».
Ознакомьтесь с документом.

Прекращение отпуска до 1,5 лет

Если работник вышел досрочно из отпуска по уходу за ребенком, необходимо оформить уведомление.

Создайте уведомление о прекращении отпуска по уходу за ребенком.
В уведомлении укажите номер реестра.
- Если ранее при назначении пособия вы направляли реестр по старой схеме: откройте вкладку «Пособия ЭЛН» → «Отправленные реестры», по ФИО найдите реестр работника.
- Если ранее вы направляли ответ на запрос недостающих сведений: откройте вкладку «Отправленные» → найдите нужный ответ на запрос и откройте его → перейдите в квитанцию о приеме, в поле «Номер сформированного реестра ПВСО» будет указан номер реестра.
Укажите, по какой причине работник выходит из отпуска, а также данные документа, на основании которого прекращаются отпуск и выплата ежемесячного пособия.

Рассчитывайте налоги и взносы прямо в Экстерне. Сервис сам заполнит платежки, книги учета и отчеты для отправки онлайн

Попробовать

Сверка данных с учетным программным обеспечением

В Экстерне можно сформировать таблицу в формате xlsx по входящим и исходящим документам для сверки данных в своей учетной программе.

Откройте раздел «Входящие» или «Отправленные» в блоке «Проактивные выплаты» в разделе «СФР».
Нажмите ссылку «Сохранить список документов в Excel».

Список документов сохраняется с учетом фильтров. Например, если вам нужно выгрузить список документов за определенный период, можно воспользоваться фильтром по дате.

Есть ограничения по количеству выгружаемых строк. В таблицу выгружаются только первые 5000 строк.

Ошибка при загрузке входящего документа

Если вы видите, что при загрузке входящего документа появилась ошибка:

Откройте проблемный документ.
Ознакомьтесь с ошибкой и исправьте ее.
После исправления ошибки снова откройте документ и нажмите «Повторить загрузку».
Чтобы массово перезапросить документы с ошибкой загрузки, нажмите кнопку «Загрузить документы» в списке «Входящие».

Ошибки при массовой отправке документов

Перед отправкой Экстерн проверяет выбранные документы. Документы без ошибок сервис отправляет в СФР, а документы с ошибками оставляет в разделе «В работе».

Если в выбранных для отправки документах будут документы с ошибками, Экстерн покажет уведомление о том, что не удалось отправить один или несколько документов.

Посмотрите причины ошибок по ссылке «Посмотреть результат проверки».
Исправьте ошибки.
Повторите отправку документов.

Другие статьи→

Все статьи

Как рассчитать средний заработок в 2025 году

14 августа

Дмитрий Федоров