Ремонт офиса: оформление, учет и налогообложение

При оформлении и учете ремонта в офисе имеет значение вид ремонта и чьими силами он выполнен. Эта статья поможет не ошибиться при оформлении подобных операций, верно отразить их в учете и избежать проблем с налоговой инспекцией.

Илья Антоненко Аттестованный налоговый консультант ИПБ России

Ремонт или реконструкция?

Это важно определить, потому что правила учета в каждом случае разные. Неправильная квалификация работ может привести к негативным налоговым последствиям, неверному отражению операций в бухучете и отчетности. В этой статье будем рассматривать только правила для ремонта.

Споры о том, относятся ли те или иные работы к ремонту или реконструкции, не стихают. Общие правила такие:

Ремонт направлен на поддержание имущества в рабочем состоянии, устранение неисправностей, замену изношенных частей, т.е. ремонт позволяет дальше эксплуатировать имущество по его изначальному назначению.

К реконструкции, модернизации собственного или созданию неотделимых улучшений арендованного имущества, как правило, относят работы, изменяющие технико-экономические показатели объекта или его назначение (п. 2 ст. 257 НК РФ, письмо Минфина от 22.04.2010 № 03-03-06/1/289; Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.09.2010 по делу № А33-18167/2008).

Для однозначной квалификации работ, особенно если цена ошибки велика, надежнее привлечь технических специалистов.

Как определить вид ремонта

Ремонт для целей учета разделяют на текущий и капитальный.

К текущему ремонту относят устранение мелких неисправностей, при котором объект практически не выбывает из эксплуатации, а его технические характеристики не меняются. К капитальному ремонту относят восстановление утраченных первоначальных технических характеристик объекта в целом, при этом основные технико-экономические показатели остаются неизменными (письмо Минстроя России от 27.02.2018 № 7026-АС/08).

Так, при капремонте недвижимости может производиться замена или восстановление строительных конструкций и их элементов, инженерно-технических сетей, замена отдельных элементов несущих строительных конструкций на аналогичные или улучшающие показатели (п. 14.2 ст. 1 Градостроительного кодекса РФ).

Чаще всего, отличить текущий ремонт от капитального можно:

• по сроку выполнения работ;
• величине затрат;
• объему работ, которые при капремонте, естественно, выше.

Приведем простой пример. Замена сломанного светильника в офисе — это текущий ремонт, а комплексная замена старых офисных светильников на новые, но схожие по своим характеристикам — уже капитальный ремонт. А вот при та же смена светильников, но вместе с проводкой, при которой проводка заменяется на более долговечную, выдерживающую повышенные нагрузки, с изменением трассы проводки, выводом новых точек под светильники, скорее всего, будет квалифицирована как реконструкция собственной недвижимости или неотделимые улучшения арендованной.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Как оформить ремонт офиса

Основной документ, который необходимо оформить для ремонта офиса и который поможет отстоять классификацию работ в качестве ремонтных — дефектная ведомость. В ней перечисляются недостатки и неисправности, подлежащие устранению в ходе ремонта, перечень ремонтных работ, а при необходимости перечень и количество материалов для ремонта. Затем для обоснования работ оформляют приказ о проведении ремонта с привлечением подрядчика или своими силами (хозспособом).

Если к работе привлекают подрядчиков, нужно оформить договор подряда с приложением сметы с информацией о составе и стоимости работ, сроке их выполнения. Приемку работ оформляют актом и счетом-фактурой или УПД. Составлять специальные формы КС-2, КС-3 при этом не требуется (письмо Минфина от 30.12.2020 № 02-07-07/116657).

Если компания сама закупает материалы для ремонта, то речь идет об использовании давальческих материалов. Подробно о порядке учета в таких случаях читайте в статье «Как отражать работы в бухгалтерском и налоговом учете».

При самостоятельном выполнении работ также потребуется смета (если в дефектной ведомости не расписана стоимость ремонта), приказ о начале ремонта, акт о завершении ремонтных работ.

Для ремонта арендованного имущества в любом случае лучше получить предварительное согласие арендодателя. Арендатор обязан осуществлять текущий ремонт за свой счет (п. 2 ст. 616 ГК РФ). А вот капитальный ремонт должен осуществлять арендодатель (п. 1 ст. 616 ГК РФ). Однако в большинстве случаев капитальный ремонт арендованного имущества делают арендаторы. Чтобы налоговики не сняли такие расходы, нужно прописать в договоре аренды или допсоглашении к нему, что именно арендатор несет расходы на капремонт арендованного офиса (п. 2 ст. 260 НК РФ).

Учет при текущем ремонте офиса

Рассмотрим текущий ремонт офиса собственными силами на примере, который одинаково применим как для собственного, так и арендованного офиса.

Например, торговая компания силами административно-хозяйственного сотрудника перекрасила стены в офисе.

Для выполнения работ через подотчет купили краску и растворитель на сумму 10 000 руб., кисти и ведра на 5 000 руб., стремянку за 6 000 руб. Согласно учетной политике для целей бухучета:

• компания не применяет ФСБУ 5/2019 в отношении запасов, предназначенных для управленческих нужд (п. 2 ФСБУ 5/2019);
• затраты на приобретение активов, отвечающих критериям признания основного средства, стоимостью не выше 100 000 руб. за единицу, признаются в составе расходов в периоде их приобретения (п. 5 ФСБУ 6/2020).

Проводки этой ситуации — в таблице:

Для целей налога на прибыль расходы на ремонт учитываются в периоде их осуществления, в нашем примере — по факту передачи приобретенных активов для выполнения ремонта, начисления зарплаты и страховых взносов (пп. 2 п. 1 ст. 253, п. 1 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ).

Плательщики УСН «Доходы минус расходы» также учитывают затраты на ремонт в периоде несения этих расходов (пп. 3 п. 1 ст. 346.16, пп. 1 п. 2 ст. 346.17). То же самое с плательщиками ЕСХН (пп. 3 п. 2, п. 5 ст. 346.5 НК РФ).

Плательщикам НДС не нужно начислять НДС при текущем или капитальном ремонте собственными силами (письмо Минфина от 15.11.2017 № 03-07-11/75377).

Учет при капитальном ремонте офиса

Капремонт офиса рассмотрим также на примере, в котором не имеет значения, арендованный офис или собственный.

Представим, что производственная компания на ОСНО делает капремонт административно-управленческого офиса с привлечением подрядной организации. Стоимость работ по капремонту составляет 360 000 руб., в т.ч. НДС 20%. Это выше уровня существенности, установленного учетной политикой для целей бухучета.

Проводки этой ситуации — в таблице:

¹Далее данный актив амортизируется в общем порядке. При этом срок полезного использования устанавливается равным сроку до следующего планового капремонта с учетом ограничения срока аренды офиса, если офис не в собственности (п. 8, пп. «а» п. 9 ФСБУ 6/2020).

Для целей налога на прибыль расходы на капремонт, независимо от его стоимости, учитываются так же, как и расходы на текущий ремонт — единовременно в полной сумме на дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (пп. 2 п. 1 ст. 253, п. 1 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ). Компании, которые не имеют права применять упрощенные способы ведения бухучета, при капремонте должны применять ПБУ 18/02.

Плательщики налога на прибыль, применяющие метод начисления, при желании могут создать для целей налогообложения резерв на ремонт (п. 3 ст. 260, ст. 324 НК РФ). В этом случае компания ежеквартально относит в состав текущих расходов отчисления в резерв, а расходы на ремонт покрывает за счет резерва. Воспользоваться таким механизмом могут лишь организации, существующие более 3 лет (письмо Минфина РФ от 17.01.2007 № 03-03-06/1/9). В бухучете такой резерв не создается, поэтому создание резерва в налоговом учете также приведет к необходимости применения ПБУ 18/02 в компаниях, не имеющих право на упрощенный учет.

Плательщики УСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН учитывают расходы на капремонт так же, как расходы на текущий ремонт.

Рассчитывайте налоги и взносы прямо в Экстерне. Сервис сам заполнит платежки, книги учета и отчеты для отправки онлайн

Попробовать

Что с налогом на имущество

По расходам на ремонт офиса, учтенным в качестве отдельного объекта основных средств, безопаснее делать так:

• не включать в базу по налогу на имущество, если офис находится в собственности и облагается налогом по кадастровой стоимости.
• если офис находится в собственности и облагается по среднегодовой стоимости — включать в базу.
• если офис арендованный — включать в базу в любом случае (письмо Минфина от 17.02.2022 № 03-05-05-01/11290).

Читайте также:

• Учет расходов на ремонт арендованного имущества
• Как учитывать капремонт здания?