Как бухгалтеру-аутсорсеру нанять помощника

Когда работы становится слишком много, бухгалтер-аутсорсер может задуматься о том, чтобы взять в команду еще одного профессионала. Расскажем, почему стоит нанять не очередного бухгалтера, а помощника.

Дмитрий Шумейко Эксперт в области налогового права и финансового учета

Как понять, что пора нанимать помощника

Доверьтесь своим ощущениям. Если в конце рабочего дня вы чувствуете, что снова ничего не успели, вам не хватает 24 часов в сутках — это верный знак, что пора задуматься о делегировании.

Подумайте, нужен ли вам в помощники бухгалтер или человек, который возьмет на себя неквалифицированную работу и освободит ваше время для выполнения профессиональных задач. В последнем случае вам не нужен человек с профильным образованием, и найм сотрудника обойдется гораздо дешевле.

Неквалифицированная работа — это то, для чего не требуются специальные знания и опыт. Копировать документы, переносить первичку в 1С и подгружать выписки клиентов может любой человек, которому вы объясните порядок действий. Помощник также может покупать канцтовары и картриджи для оргтехники, организовывать встречи, проводить первичный отбор новых сотрудников. Если вы перестанете делать все эти дела самостоятельно, то освободите себе как минимум треть рабочего времени.

Статья по теме: Как научиться делегировать и вывести бухгалтерский бизнес на новый уровень

Выясните, какую работу можно делегировать

Разберитесь, чем вы занимаетесь в течение дня, и сколько времени занимает каждое действие. С начала рабочего дня фиксируйте всё, что делаете: включаю компьютер, открываю базу, нахожу клиента, звоню ему, вношу данные и так далее. Записывайте эти действия несколько дней — и вы получите четкое представление о том, куда уходит рабочее время.

Пример

Вы думаете, что созвониться с клиентом и договориться о встрече — дело трех минут. На деле 5-10 минут занимает подготовка к разговору, еще столько же времени нужно, чтобы после общения переключиться на следующую задачу, занести встречу в расписание и т. д. 

Глядя на полный список своих дел, определите, что можно отдать помощнику. Чтобы созвониться с клиентом и назначить встречу, не обязательно быть бухгалтером. Рабочее время помощника стоит гораздо дешевле, чем ваше. А у вас появится больше времени на квалифицированные действия: разбор требований, консультации и встречи.

Как выбрать помощника и начать работать с ним

Помощника можно нанять как для работы в офисе или рабочем кабинете, так и на удаленку. Я советую выбрать человека с любым высшим образованием, потому что в университете учат тщательно искать и оценивать информацию, быть дисциплинированным — это очень важные качества для помощника.

Многие бухгалтеры волнуются, что новый сотрудник нанесет вред компании, если его не контролировать. Решение есть:

• Первые несколько дней, пока идет обучение, вы проверяете выполнение заданий в конце каждого дня, корректируете действия — объясняете очередность и важность задач, говорите, что нужно сделать в первую очередь.
• В дальнейшем проверяете выполненные задачи в случайном порядке.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Сколько платить помощнику

Помощнику не надо работать 8 часов в день, он тратит время только на выполнение конкретных задач. Таких клиентов, как вы, у него может быть еще несколько. Поэтому стандартная зарплата для удаленных помощников — в районе 15 тыс. рублей в месяц. Она складывается из нескольких частей. Например, фиксированная часть 10 тыс. рублей, а остальное — премиальные, которые назначаются в зависимости от объема работы или если человек сделал что-то, что оптимизировало работу всей компании.

Статья по теме: Как платить зарплату первому сотруднику бухфирмы?

Почему не стоит поручать непрофильную работу бухгалтеру

Бухгалтерский бизнес — это производство. Как и любая предпринимательская деятельность, он начинается с основателя и помощника, и только после этого стоит переходить к набору производственного персонала. Разберем, почему разумно придерживаться именно такого порядка.

Наемный бухгалтер — это производственная линия, которая создает определенный товар. А помощник — сервисный человек, который работает с этой линией; он помогает, но сам товар не создает. Не стоит смешивать эти понятия и добавлять бухгалтеру, труд которого стоит от 50 тыс. рублей, непрофильную работу. С этим справится любой человек за меньшие деньги.

Важно

Когда вы грамотно распределите обязанности между бухгалтерами и помощниками, сможете заниматься тем, что вам действительно нравится: например, давать первоклассные консультации или продавать свои услуги, потому что никто не сделает это лучше, чем руководитель.

В отличие от наемного бухгалтера, который отвечает только за свой участок деятельности, вы видите картину в целом, то есть знаете, какую пользу можете принести клиенту.

Когда вы любите свою работу и знаете, в чем ее ценность, у вас горят глаза — клиенты это покупают. Но это работает, только когда у вас много энергии и достаточно времени, а мозг не загружен текучкой. Именно при таких условиях бухгалтеры растут и развиваются.

Где искать помощника

Найти помощника можно не только на сайтах по поиску персонала. Запустите в Телеграме поиск по словам «фриланс» или «удаленка». Вы увидите кучу каналов, где люди ищут работу. Напишите там, кого ищете, и предложите заполнить анкету о себе и своем опыте. Тем, кто отвечает адекватно, дайте задание, которое можно быстро проверить.

Пример задания

Вам нужно отправить пачку бумаги А4 из Тюмени в Лондон. Задача помощника — за 15 минут узнать сроки, цены и варианты того, как это сделать.

Если человек в отведенное время укладывается — он сможет выполнять ваши поручения. Для подстраховки можно взять двоих кандидатов на испытательный срок, уже за неделю станет понятно, кто из них справляется лучше.

Потом по той же технологии помощник сможет набирать для вас других сотрудников: бухгалтеров, юристов, кадровиков. Поручите ему протестировать кандидатов, а тех, кто успешно пройдет первый этап, пригласить к вам на собеседование.

Читайте также:

• Как выбрать личного помощника руководителю бухгалтерской фирмы?
• Чек-лист для бухгалтера: 5 шагов, которые помогут снизить тревожность

Дмитрий Шумейко
Автор статьи

У вас есть личный помощник? Поделитесь опытом подбора и найма подходящего человека в комментариях.