Как влияет статья 9 закона № 402‑ФЗ на бухгалтерский учет

Ст. 9 закона №402-ФЗ описывает правила оформления, исправления, передачи и принятия к учету первичных документов, а еще определяет меру ответственности бухгалтера при работе с ними. Расскажем, как по закону должен действовать бухгалтер в штатных и спорных ситуациях.

Ирина Николаева Автор статей в Контур.Экстерне

В этой статье:

Как оформляется первичный документ
Какие полномочия есть у бухгалтера или главбуха
Что такое мнимые и притворные сделки
Что считается подделкой первичных документов

Как оформляется первичный документ

Работа бухгалтера во многом зависит от того, как на предприятии настроен документооборот — процесс оформления, проверки, принятия к учету и отправки в архив документов, которые подтверждают хозяйственные операции. Это первичные документы, на которых строится налоговый и бухгалтерский учет.

Статья 9 закона №402-ФЗ предписывает нормы оформления, исправления, представления первичных документов. Любая сделка или операция, которые влияют на финансовое положение бизнеса или движение денег, подкрепляются первичкой, без этого операцию нельзя принять к учету.

Первичку составляют в процессе хозоперации: например, во время отгрузки или приемки товаров, при приемке работ или услуг. Если в процессе операции это делать неудобно, документ составляют сразу после завершения процесса (ч. 3 ст. 9 закона №402-ФЗ).

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

В статье перечислены обязательные реквизиты первички: название, дата оформления, название компании, содержание операции, ее количественное и денежное измерение. В документе нужно указывать должности и ФИО лиц, которые ответственны за оформление операции и заверяют документ. Это важно, потому что именно такие ответственные лица несут ответственность за правильность и достоверность данных в документе. Они же отвечают за своевременную передачу документов в бухгалтерию.

Какие полномочия есть у бухгалтера или главбуха

К учету нельзя принимать документы, оформляющие мнимые и притворные сделки, которые на самом деле не происходили. Но за достоверность данных первички отвечают те лица, которые оформили документы.

Бухгалтер же не отвечает за то, что документы могут не соответствовать реальным процессам в компании (п. 3 ст. 9 закона №402-ФЗ). При этом закон устанавливает, что все сотрудники организации, включая руководителя, обязаны выполнять письменные требования главбуха по оформлению хозопераций и по передаче документов в бухгалтерию. Если в компании нет главного бухгалтера, эта норма будет касаться специалиста, который ведет в компании бухгалтерский учет: на штатного бухгалтера или аутсорсера.

Иногда между директором и бухгалтером возникают разногласия по поводу первички, бухгалтер может принять к учету сведения из спорных документов на основании письменного распоряжения руководителя. Ответственность за это возлагается на директора, а бухгалтер, возражающий против регистрации в учете некоторых операций, освобождается от ответственности (п. 8 ст. 7 Закона № 402-ФЗ).

Что такое мнимые и притворные сделки

Закон запрещает принимать к учету первичку, которая отражает операции, в действительности не существующие. Но недобросовестные компании оформляют документы по мнимым, или притворным сделкам.

Вот пример из судебной практики. Компания имеет долг по кредиту перед банком и понимает, что не может этот долг погасить. Тогда компания запускает следующую манипуляцию: заключает договор с ИП на поставку крупной партии мяса на сумму, сравнимую с суммой кредитного долга, затем отказывается платить поставщику. На этом основании ИП начинает процедуру банкротства компании.

Суды рассмотрели документы и увидели: сделка заключалась только на бумаге, для вида. У сторон была цель — искусственно создать долг перед ИП для запуска процедуры банкротства. Сделка признана мнимой (определение ВС РФ от 25 июля 2016 г. по делу № 305-ЭС16-2411).

Мнимые объекты учета — это несуществующие в действительности объекты: расходы, обязательства, хозоперации. В этом случае стороны корректно оформляют документы, но делают это для вида, как правило, для извлечения выгоды или в попытке избежать неудобных ситуаций. Реальных последствий для хозяйственной жизни такие сделки не имеют. Но к мнимым объектам не относятся резервы и фонды, а также расходы на их создание.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Что считается подделкой первичных документов

Иногда документы оформляются с признаками подделки, и тогда такие операции опасно принимать к учету. Вот некоторые из таких признаков:

дописывание текста;
отличающиеся по внешним признакам подписи или печать;
подтирки текста;
следы чернил другого цвета;
смазанные текст или печать;
разные бумажные листы многостраничном документе;
факсимиле вместо реальных подписи и печати.

При проверках инспекторы обращают внимание на эти признаки, а еще сверяют подписи должностных лиц. Если в документе есть очевидные признаки подделки, его могут передать на экспертизу.

Работа с подложными и поддельными документами — уголовное нарушение. Мера наказания зависит от тяжести: это может быть штраф до 80 тысяч рублей или зарплата за период до полугода, арест на срок до полугода или исправительные работы на срок до трех лет (п. 3 ст. 327 УК РФ).

Итак, статья 9 закона № 402-ФЗ устанавливает нормы по работе с первичкой. Они направлены на то, чтобы избежать подделок документов, мнимых и притворных сделок. При этом п. 3 статьи указывает, что ответственность за оформление документов лежит на лицах, которые подписывают первичку и передают ее бухгалтеру. Здесь же закреплена обязанность для всех сотрудников организации выполнять письменные требования бухгалтера или главбуха по работе с первичными документами.