Что такое налоговый учет расходов

Расскажем, чем отличаются расходы от затрат, какие расходы признают в налоговом учете и как их отражать.

Дмитрий Федоров Автор-эксперт

Чем расходы отличаются от затрат 

Для начала нужно понять, в чем разница между «затратами» и «расходами». Затраты — это любое выбытие активов, а расходы — это уменьшение экономических выгод компании.

Пример

Производственная компания купила станок за 800 000 рублей и партию материалов за 100 000 рублей. Всего с расчетного счета компании ушло 900 000 рублей. Это затраты, так как в момент покупки компания потратила денежные средства, а взамен получила активы на ту же сумму.

Расходы в 100 000 рублей возникнут, когда компания произведет продукцию с использованием этих материалов и продаст ее. Стоимость станка в сумме 800 000 рублей будет списываться на расходы постепенно через амортизацию.

Бывают ситуации, когда затраты и расходы появляются одновременно. Например, организация заплатила за консультацию юриста, в тот же день проконсультировалась и подписала акт выполненных работ. 

Далее мы будем рассказывать именно о расходах, так как только расходы позволяют уменьшать налоговую базу.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Какие расходы можно признавать в налоговом учете

В налоговом учете разрешено признавать только документально подтвержденные и экономически обоснованные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Расходы, произведенные на территории России, подтверждаются документами, составленными по правилам российского бухгалтерского учета (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Для подтверждения расходов, произведенных за границей, используют документы, составленные по правилам делового оборота соответствующего государства.

Экономически обоснованные расходы — это те, которые направлены на получение дохода. Важно уточнить, что необязательно экономически обоснованные расходы приводят к получению дохода. Если дохода нет — это не значит, что расходы за этот период не имеют экономического обоснования, и их нельзя учитывать для налога на прибыль.

Конституционный Суд отметил, что в спорных ситуациях налоговики сами должны доказать, что расходы налогоплательщика не обоснованы (определение от 25.01.2012 № 134-О-О).

Виды расходов в налоговом учете

Расходы в налоговом учете делят на две группы:

Расходы на производство и реализацию делят на прямые и косвенные. Прямые расходы — это те расходы, которые можно отнести к конкретной продукции, товару или услуге. Например, материалы или зарплата рабочих на производстве. Косвенные расходы относятся ко всей деятельности компании в целом, и их нельзя отнести на конкретный вид продукции. Например, аренда офиса, зарплата руководства или услуги связи.

Порядок списания расходов в налоговом учете

Для прямых и косвенных расходов в налоговом учете установлен разный порядок списания в налоговом учете. 

В общем случае прямые расходы списывают только после реализации продукции, товаров, работ и услуг, к которым они относятся. Косвенные расходы — списывают в том периоде, когда они произведены вне зависимости от продаж. Так же списывают и внереализационные расходы (п. 2 ст. 318 НК).

Пример

Расходы компании за месяц:

• материалы — 700 000 рублей;
• зарплата рабочих основного производства со взносами — 900 000 рублей;
• амортизация оборудования — 50 000 рублей;
• косвенные расходы — 820 000 рублей;
• внереализационные расходы — 70 000 рублей.

За месяц компания выпустила 500 единиц продукции, а продала 300. На начало периода продукции на складе не было. Рассчитаем сумму расходов для налогового учета на данный месяц.

Общая сумма прямых расходов (ПР):

ПР = 700 000 ₽ + 900 000 ₽ + 50 000 ₽ = 1 650 000 ₽

Прямые расходы, которые относятся к реализованной продукции (ПРр):

ПРр = 1650 000 ₽ / 500 ед. × 300 ед. = 990 000 ₽

Всего расходы за месяц, которые можно признать в налоговом учете (Р):

Р = 990 000 ₽ + 820 000 ₽ + 70 000 ₽ = 1 880 000 ₽

Как распределять расходы в налоговом учете для разных видов деятельности

Очевидно, что компаниям выгоднее отнести максимально возможную часть расходов к косвенным. Так они быстрее спишутся для расчета налога на прибыль. Но необходимо соблюдать правила распределения расходов для разных видов деятельности, установленные Налоговым кодексом.

Для торговых компаний перечень прямых расходов однозначно определен ст. 320 НК РФ. Это стоимость приобретенных товаров и расходы на их доставку. Все остальные расходы относят к косвенным.

Для производства, выполнения работ и оказания услуг приведен примерный перечень прямых расходов (п. 1 ст. 318 НК):

• материалы;
• оплата труда персонала, занятого в основной деятельности, и страховые взносы с такой зарплаты;
• амортизация основных средств, которые задействованы в основной деятельности.

Таким образом, все компании, кроме торговых, могут сами распределять расходы по группам с учетом особенностей своего бизнеса. Теоретически, можно даже не придерживаться рекомендованного списка, который мы привели выше. Но в спорных ситуациях арбитражные суды, чаще всего встают на сторону налоговиков. Они ориентируются на позицию Конституционного Суда, который указал, что все расходы налогоплательщика по умолчанию следует относить к прямым. Косвенными расходы можно признать только в том случае, если нет оснований для отнесения их к прямым (определение КС РФ от 25.04.2019 № 876-О).

Проще ситуация у компаний, которые оказывают услуги: они имеют право списывать все расходы в текущем периоде (п. 2 ст. 318 НК РФ). Поэтому ошибки при распределении расходов между группами не приведут к занижению налога на прибыль.

При выпуске продукции и производстве работ обращайте внимание на обоснованность распределения расходов, чтобы снизить налоговые риски.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Главное о расходах в налоговом учете

При расчете налога на прибыль можно признать только документально подтвержденные и экономически обоснованные расходы. При этом получение дохода для подтверждения экономической обоснованности расходов не обязательно.

Все расходы на производство и реализацию делятся на прямые и косвенные.

Прямые относят к конкретной продукции, товарам, работам или услугам и списывают в налоговом учете по мере реализации.

Косвенные расходы относят к деятельности компании в целом и списывают без учета объемов продаж в том периоде, когда они произведены. Аналогично косвенным списывают и внереализационные расходы.

При распределении расходов между прямыми и косвенными нужно руководствоваться правилами, установленными налоговым Налоговым кодексом для конкретной сферы деятельности.

Обязательно изучите дополнительные материалы по теме:

• Можно ли признать в расходах затраты на покупку участка, приобретенного для перепродажи?
• Как определить первоначальную стоимость основных средств по НК РФ
• Как определить налоговую стоимость основных средств при переходе с УСН «доходы» на ОСНО?
• Какую систему налогообложения выбрать ИП в 2025 году
• Какие проводки использовать для отражения поступления материалов