Как бухгалтеру обслуживать ИП

Предпринимателей освободили от бухучета и бухгалтерских отчетов. Но в обязанностях ИП остался налоговый, персонифицированный учет, статотчетность и кассовая дисциплина. Если предприниматель дорожит своим временем и хотел бы посвящать его бизнесу, операционную рутину лучше передать бухгалтеру. Разбираемся, какие бухгалтерские задачи есть у ИП и как оптимизировать его бухучет предпринимателя.

Зачем ИП бухучет, если он освобожден от этого

Предприниматели не должны вести бухучет: это подтверждено законодательно (п. 1 ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ): не надо проводить финансово-хозяйственные операции по бухгалтерии, следить за корректностью проводок, формировать учетную политику по бухучету, сдавать годовой баланс, отчет о финрезультатах и другую бухотчетность (письмо Минфина от 04.10.2018 № 03-11-10/71228).

Но бухучет — это не только регистрация хозяйственных операций на счетах. В задачи бухгалтерии также входит налоговый учет, отчетность в контролирующие ведомства, кассовая дисциплина, подготовка первичных документов, взаимодействие с контрагентами, работа с маркированными и прослеживаемыми товарами и много других рутинных задач. А если у ИП есть наемные сотрудники, добавляется персонифицированный учет и зарплатная отчетность.

Поэтому ИП сложно обойтись без бухгалтера. Финансовый специалист систематизирует операционные процессы, распределит обязательства и закроет все учетные задачи. А у предпринимателя освободится время на бизнес.

Если решили заняться бухгалтерией, ведите учет по бухгалтерским нормам и правилам — законам, ПБУ, ФСБУ, актуальным нормативно-правовым актам, разъяснениям контролирующих ведомств:

• регистрируйте хозяйственные операции по счетам учета (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н);
• заведите основные бухгалтерские регистры;
• формируйте промежуточные и итоговые отчеты — для себя.

А вот сдавать годовую бухгалтерскую отчетность в ИФНС не надо: налоговики все равно ее не примут.

Что подразумевает бухучет для ИП

Бухгалтера лучше найти заранее — до открытия ИП.

Во-первых, он поможет с регистрацией бизнеса — соберет необходимые документы, подготовит заявление, а потом отправит в ИФНС.

Во-вторых, подскажет наиболее выгодную систему налогообложения — исходя из планируемых видов деятельности ИП, оборотов, количества сотрудников, других параметров. От выбранного налогового режима и наличия работников будет зависеть и дальнейший бухучет предпринимателя.

Разберемся, что должен делать бухгалтер для ИП.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Выбор системы налогообложения и налоговый учет

Предприниматели могут работать на любой из систем налогообложения — все зависит от того, чем ИП планирует заниматься и сколько сотрудников хочет привлечь:

ОСНО — система, которая применяется по умолчанию. Никаких ограничений по деятельности, доходам и сотрудникам нет. Бухгалтеру придется ежеквартально платить НДФЛ и НДС, сдавать декларации по этим налогам.

Кроме того, нужно вести учет доходов и расходов в специальной книге — КУДиР (приказ Минфина № 86н, МНС № БГ-3-04/430 от 13.08.2002).

УСН — это спецрежим с лимитами и ограничениями. Лимиты с 2025 года: доходы — до 450 тыс. рублей; численность — до 130 человек; балансовая стоимость основных средств — до 200 млн рублей.

Есть ограничения по видам деятельности: на упрощенке нельзя работать производителям и продавцам ювелирных изделий (кроме серебряных), производителям подакцизных товаров (кроме вин и шампанского из собственного винограда), частнопрактикующим нотариусам, адвокатам (письмо Минфина от 19.10.2020 № 03-11-09/91070, направленное письмом ФНС от 02.11.2020 № СД-4-3/17969@).

Несмотря на более низкую налоговую нагрузку, у бухгалтера ИП на УСН много работы:

• вести учет доходов и расходов в КУДиР (ст. 346.24 НК РФ, приказ ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@);
• считать и платить обязательные платежи — страховые взносы ИП за себя, налог на УСН. А с 2025 года к ним добавится еще и НДС;
• сдавать декларации по УСН, НДС.

Если годовая выручка не больше 60 млн рублей, предпринимателя освободят от НДС, и тогда отчитываться по налогу и выставлять счета-фактуры контрагентам не нужно.

АУСН — спецрежим с более строгими лимитами по доходам (до 60 млн рублей в год) и численности сотрудников (до 5 человек). Действует только в четырех регионах — Москве, Московской и Калужской областях, Татарстане.

Обязанностей у бухгалтера на этом спецрежиме меньше — листайте, чтобы узнать подробности:

ПСН — патент, который предприниматели могут купить на любой срок от месяца до года. Есть лимиты по численности работников и видам деятельности. Все доходы надо отражать в книге учета доходов (КУД), расходы регистрировать не нужно (приказ ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@). Обязательные платежи — налог на ПСН и страховые взносы за себя. Деклараций по ПСН нет.

ЕСХН — спецрежим, доступный только сельхозпроизводителям. Бухгалтеру придется контролировать доходы, расходы и вести КУДиР (приказ ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@). Обязательные платежи — страховые взносы ИП за себя, ЕСХН и НДС. Также надо отчитываться по сельхозналогу и НДС. Если доходы ИП меньше 60 млн рублей, у него будет освобождение от НДС.

НПД — предприниматели могут платить налог на профессиональный доход, то есть перейти на самозанятость. Но нужно соблюдать условия — не превышать годовой лимит по доходу в 2,4 млн рублей и не привлекать наемных работников. Кроме того, нельзя совмещать НПД с УСН и другими налоговыми режимами (ст. 4 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ, письма ФНС от 25.11.2021 № СД-4-3/16437@, Минфина от 20.01.2022 № 03-11-11/3168).

А вот бухучета на НПД фактически нет. Отчетности тоже, хотя с 2025 года самозанятым придется сдавать специальную форму в Росстат (Федеральный закон от 22.07.2024 № 206-ФЗ). Все доходы самозанятые регистрируют в приложении «Мой налог» или в сервисах обслуживающего банка. Налог рассчитывает ФНС: заплатить НПД надо до 28 числа следующего месяца, также через приложение банка или «Мой налог» — как удобнее.

Бухгалтер ИП на НПД может понадобиться, чтобы следить за доходными лимитами и сдавать статотчетность.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Учет у ИП-работодателей

Если предприниматель нанимает работников, то становится страхователем. В таком случае у бухгалтера ИП появляются дополнительные обязанности — листайте, чтобы узнать подробности:

Если у ИП нет работников, персонифицированный учет вести не надо. Сдавать 6-НДФЛ, РСФ, перссведения и ЕФС-1 тоже.

Отчетность в Росстат

Предпринимателей освободили практически от всех статистических отчетов. Но Росстат может включить ИП в свою выборку по определенной форме, и тогда все же придется отчитаться. Например, по форме 1-ИП или 1-ИП (торговля) для предпринимателей, которые занимаются продажами.

На практике респондентам обычно не сообщают о включении в выборку по статистической отчетности. И здесь ИП опять поможет его бухгалтер: у Росстата есть специальный сервис для проверки обязательных статотчетов. Введите ИНН или ОКПО предпринимателя, и сервис подскажет, какие формы надо сдать в отчетном году.

Если статотчетность сдавать не надо, появится надпись «В просматриваемый период отсутствуют формы для сдачи»:

Кассовая дисциплина

Здесь у ИП тоже много послаблений — не нужно (но можно) оформлять приходные и расходные кассовые ордера, вести кассовую книгу, устанавливать лимит по кассе и сдавать наличность в банк (п. 2, 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

Но бухгалтеру нужно следить за лимитом наличных расчетов (не больше 100 000 рублей по одному договору), а также за расходованием средств. И хотя ИП может тратить наличную выручку как угодно, лучше контролировать направление расходов — чтобы не вызывать подозрений у налоговиков и Центробанка.

Принимать наличку от физлиц и платить им ИП могут без ограничений по сумме.

Первичка и взаимодействие с контрагентами

Любая хозоперация подтверждается первичным учетном документом. Первичку требуют и налоговики, и контрагенты. К примеру, если расходы ИП не обоснованы и не подтверждены документально, инспекция может их не принять.

Следить за первичкой — одна из ключевых задач бухгалтера.

Каждая сделка подкрепляется договором, каждая отгрузка и поставка — накладной, актом сдачи-приемки или УПД. Если предприниматель не освобожден от НДС, нужно формировать счета-фактуры. И хотя счет-фактура не является первичным документом, он необходим для каждой сделки с НДС. Все эти документы оформляются в двух экземплярах: один — для себя, другой — для контрагента.

А еще есть внутренняя первичка. Так, если выдали деньги подотчетному лицу, бухгалтер должен принять у него авансовый отчет, где будут прописаны все расходы. А если какая-то операция требует пояснений или исправлений, составляется бухгалтерская справка.

Работа с маркированными и прослеживаемыми товарами

Обычно эта задача тоже ложится на плечи бухгалтера. Надо следить за оборотом маркированных и прослеживаемых товаров — принимать продукцию, проверять УПД и накладные, отправлять сведения в госсистемы, отчитываться в контролирующие органы.

Задачи бухгалтера, обслуживающего ИП

Для удобства собрали в таблицу основные задачи бухгалтера, который ведет учет у ИП:

Чтобы не упустить важную задачу и не попасть под штраф, рекомендуем завести календарь бухгалтера и отметить в нем даты уведомлений, платежей, отчетов, сверок с контрагентами.

Календарь можно вести в электронном или бумажном виде. Унифицированной формы нет, обычно бухгалтеры разрабатывают его сами — исходя из объема операций и своих потребностей. В Экстерне есть Задачи бухгалтера — сервис, который поможет отслеживать сроки сдачи отчетов и ответов на требования из ФНС и спланировать работу с ними.

Альтернатива штатному бухгалтеру

Многие ИП сознательно отказываются от специалистов-штатников.

Во-первых, это постоянные затраты: нужно оборудовать рабочее место, предоставить необходимые расходные материалы, ежемесячно платить зарплату (и с нее налоги), оплачивать отпуск и больничный.

Во-вторых, риск ошибок и ответственности: если ошибается штатный сотрудник, ответственность несет владелец бизнеса, то есть сам ИП.

Альтернативный вариант — специалист на аутсорсе. Внештатника можно привлечь на конкретную операцию или только раз в квартал, чтобы заплатить налоги и сдать отчеты.

Существенный плюс аутсорса — фиксированная оплата и работа по договору ГПХ. Это освобождает ИП от социальных гарантий перед работником, а главное — устанавливает ответственность привлеченного специалиста. Стороны могут четко зафиксировать в договоре, кто и в каком размере отвечает за допущенные ошибки.

Еще один вариант учета для ИП — обслуживающая бухгалтерия. Это обойдется дороже, чем бухгалтер-фрилансер, но предприниматель сможет передать всю операционку высококвалифицированным специалистам. Это касается не только бухгалтерского и налогового учета, но и расчетов с сотрудниками, взаимодействия с государственными органами и контрагентами.

Закрыть все рутинные задачи бизнеса поможет Контур.Экстерн. Помимо ведения учета и отчетности, в Экстерне можно ежедневно сверяться с контролирующими органами, отвечать на требования налоговиков, вести электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами, работать с маркировкой, прослеживаемыми и поднадзорными товарами. А клиентская поддержка в любой момент проконсультирует и ответит на все вопросы предпринимателя.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Рекомендуем изучить дополнительные материалы по теме:

• Что такое бухгалтерский аутсорсинг
• Контур.Экстерн с нуля: лайфхаки для легкого старта работы
• Как бухгалтеру стать самозанятым в 2024 году