Как бухгалтеру частной практики упростить работу с отчетностью

Для бухгалтера на аутсорсинге обычные бухгалтерские задачи умножаются на количество клиентов. В отчетный период это особенно заметно: поток первички по каждой компании, много отчетов и других документов, коммуникации с заказчиками. В Экстерне есть инструменты, которые помогают быстрее и эффективнее отправлять отчетность для разных клиентов. Проверьте по чек-листу, может ли сервис стать для вас еще полезнее.

Просматривайте все задачи и уведомления на главной странице

В Экстерне задачи и лента уведомлений для бухгалтера выведены на главную страницу и помогают упорядочить работу. Туда автоматически попадает все самое важное, например:

Новые возможности в «Задачах бухгалтера»

• все отчеты — актуальные, предстоящие и просроченные;
• уведомления по движению отчетов;
• сроки обработки требований;
• напоминания о том, когда нужно обновить доверенности и сертификаты;

Некоторые уведомления отмечены цветом: красные требуют срочного внимания, а зеленые показывают, что все в порядке. А как работать с задачами — читайте в инструкции.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Объединяйте однотипные задачи по разным клиентам

Экстерн группирует задачи в списке по виду отчета и по требованиям от контролирующих органов, даже если эти задачи относятся к разным компаниям. Это поможет оптимизировать работу: например, посвятить день входящим документам по социальному страхованию или посмотреть, сколько еще отчетов осталось сдать в этот отчетный период.

Если вам нужно объединить задачи на другом основании, используйте фильтры. Например:

9 лайфхаков в Экстерне, которые упростят отчетность за клиентов

• Отчетность.
• Требования
• Настройки организации для предстоящей отчетности.
• Добавленные вручную.

Не пропускайте важные и срочные задачи

Экстерн может присылать по электронной почте напоминания, что нужно сделать в ближайшее время. Так вы ничего не упустите: можно прямо из письма перейти к задаче в Экстерне и начать ее решать.

Письмо приходит раз в день, а чтобы начать получать уведомления, в разделе «Реквизиты и настройки» перейдите в «Уведомления на почту и телефон». В блоке «Задачи» отметьте галочкой «Напоминания о сроках отчетов и требований».

Уведомления на почту и телефон — Инструкция

Соберите все доверенности в одном разделе

В разделе «Доверенности» отображаются все МЧД для СФР, ФНС и Росстата. Если какой-то не хватает, вы всегда можете оформить ее прямо в Экстерне. Когда все доверенности по разным организациям собраны в одном разделе, бухгалтеру намного удобнее работать с ними:

• Просматривайте сроки действия МЧД, чтобы вовремя выпустить новую.
• Отзывайте неактуальные доверенности, если сотрудник уже не работает.
• Прописывайте комментарии к документам, чтобы ничего не забыть.

Чтобы вовремя предпринять нужные действия, список МЧД в Экстерне можно фильтровать по разным критериям, например:

• от одной организации;
• на конкретного человека;
• с определенным сроком действия;
• по контролирующему органу;
• по объему полномочий.

Как работать в разделе «Доверенности», читайте в Контур.Помощи и смотрите видео — буквально за пару минут рассказываем и показываем все, что нужно.

Загружайте отчеты массово и в любом формате

Экстерн готовит к отправке в контролирующие органы отчеты, полученные любым способом — созданные прямо в Экстерне, выгруженные из других учетных системах, подготовленные вашими клиентами по формам ФНС, СФР или Росстата.

Чек-лист для бухгалтера: как контролировать отчетность и требования

Вы можете загрузить за один раз до 1000 документов для разных организаций, а Экстерн сам распределит их в нужные разделы. Также сервис сам проверит все выбранные документы и подсветит спорные моменты, чтобы вы могли исправить ошибки прямо в сервисе. Благодаря этому отправка даже большого количества отчетов не займет много времени.

Используйте данные из старых отчетов для создания документов

В Экстерне есть возможность создать новый отчет на основе сданного ранее. Тогда данные, которые не изменились, не придется заполнять еще раз. Сервис сам предложит обратиться к черновику при создании отчета. Вручную это можно сделать на странице отправленного отчета. Для этого нажмите «Создать корректировку», если поступила квитанция о приеме документа, или «Исправить ошибку в отчете», если пришло уведомление об отказе.

Также в Экстерне можно перенести информацию по сотрудникам при заполнении РСВ, 6-НДФЛ, ПСВ, а также подразделов 1.3 (СЗПГос) и 3 (ДСВ-3) формы ЕФС-1. Помимо персональных сведений сервис перенесет и отчетные данные по сотрудникам, чтобы не заполнять их с нуля.

Не беспокойтесь об ошибках при переносе данных из XLSX

Иногда бухгалтер получает от клиента данные в виде таблицы Excel. Такой документ можно загрузить в Экстерн в редакторе формы ЕФС-1, и сервис его автоматически сверит со списком сотрудников. Все подозрительные ячейки Экстерн подсветит, чтобы вы могли проверить и исправить сведения. Например, если изменилась фамилия или просто закралась опечатка. Также Экстерн преобразовывает XLSX-файлы в нужный формат XML для приложений к НДС и журнала выставленных и полученных счет-фактур.

Восстанавливайте утраченные документы за несколько кликов

Неверно заполнить или случайно удалить часть отчета перед отправкой —это страшный сон бухгалтера. В Экстерне есть защита от таких неприятностей:

• Просмотрите историю изменения документа и отследите, кто из сотрудников вносил изменения в него.
• Найдите последнюю успешную версию в истории изменений и восстановите ее в качестве основной.

Восстановить данные можно для РСВ, ПСВ, ЕФС-1, 6-НДФЛ, акцизов на алкогольную продукцию. Подробности — в инструкции.

Подписывайте отчет у клиента дистанционно

Легко отправить отчет за клиента, если на бухгалтера оформлена МЧД. Но так бывает не всегда: некоторые руководители предпочитают использовать только свою электронную подпись. Для таких случаев в Экстерне есть возможность дистанционного подписания отчетности.

В этом случае директор организации получит уведомление о готовом документе по электронной почте. Кликнув на ссылку, он перейдет к подписанию. При этом он не увидит всех ваших документов или других контрагентов: ему будет доступен только один конкретный документ. Про возможности дистанционного подписания читайте в Контур.Помощи.

Не ждите, пока клиент расшифрует входящие документы от СФР

Чтобы расшифровать входящие требования и другие документы от контролирующих органов, нужна личная электронная подпись руководителя или машиночитаемая доверенность. Если вы работаете с клиентом через сервис «Дистанционное подписание», то можете автоматически получать документы по проактивным выплатам и требования СФР с сертификатом оператора ЭДО. Вам не придется оформлять МЧД или ждать, пока руководитель найдет время зайти в Экстерн и расшифровать документы.

Как настроить автоматическое получение документов СЭДО, читайте в инструкции.

Сверяйтесь с ЕНС автоматически и за считанные минуты

В Экстерне можно получать информацию по ЕНС в автоматическом режиме. Она отображается в разделе «ЕНС» на главной странице. С помощью этого сервиса можно:

• Просматривать детализацию ЕНС для каждого налога.
• Смотреть таблицу автосверки для каждой организации в отдельности.
• Отслеживать сальдо ЕНС и зарезервированные суммы.
• Скачивать таблицу автосверки в формате XLSX, чтобы работать с ней вне Экстерна.
• Контролировать предстоящие платежи и многое другое.

По каждому клиенту вы сможете посмотреть множество информации и подготовить сумму к уплате в ближайший месяц. Про главные возможности Автосверки читайте в новости.

Работайте где угодно через мобильное приложение

Не теряйте время в пробках, дальних поездках или любой другой ситуации: благодаря мобильному приложению Экстерн всегда у вас под рукой. Что можно делать через приложение:

Чек-лист для бухгалтерской фирмы: всё под контролем — отчеты, требования, клиенты

• просматривать таблицы автосверки ЕНС;
• смотреть списки входящих документов и отправленных отчетов;
• следить за сроками отчетности;
• читать новости законодательства.

Подробнее о мобильном приложении читайте в инструкции.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Работайте с несколькими клиентами в своей учетной записи

Иногда компании приобретают собственный доступ к Экстерну и передают его бухгалтеру на аутсорсинге. Когда таких компаний уже несколько, переключаться между аккаунтами неудобно. В Экстерне есть возможность создать единую учетную запись бухгалтера и видеть единую картину по всем клиентам в одном месте:

Чек‑лист для бухгалтерской фирмы: как успеть сдать отчетность за всех клиентов

• Информация по отчетам: что предстоит сдать или уже сдано.
• Единый список отправленных документов и черновиков по всем компаниям с возможностью фильтровать его по текущей организации или другим параметрам.
• Общая таблица требований ФНС и СФР
• Сводные данные по сверке ЕНС и т.д.

Больше не нужно каждый раз вводить логин и пароль, достаточно просто переключиться между организациями в главном меню.

Как подключить единую учетную запись или самостоятельно собрать организации в группы, читайте в Контур.Помощи. А еще у нас есть видео про единую учетную запись — смотрите, чтобы получить ответы на все вопросы.

Больше не нужно каждый раз вводить логин и пароль, достаточно просто переключиться между организациями в главном меню.

Как подключить единую учетную запись или самостоятельно собрать организации в группы, читайте в Контур.Помощи. А еще у нас есть видео про единую учетную запись — смотрите, чтобы получить ответы на все вопросы.