Можно ли одновременно использовать КЭДО и бумажный документооборот с сотрудниками

Допустимо ли совмещать документооборот с сотрудниками одновременно в бумажной и электронной формах? И если да, то в каких случаях и на каких условиях?

Татьяна Смирнова Эксперт по трудовому законодательству Контур.КЭДО

Ответ эксперта

Разберем основные ситуации.

Можно ли вести с одним сотрудником документооборот и на бумаге, и в электронном виде

Законодательство позволяет сочетать бумажный и электронный документооборот с одним и тем же сотрудником. Это удобно и оправдано. Например, работник оформил согласие на КЭДО, но часть документов (например, при приеме на работу) подписал на бумаге — трудовой договор, соглашение о неразглашении коммерческой тайны и другие. В дальнейшем, если работник дал согласие, документы, которые указаны в перечне — например, в Положении о КЭДО, будут оформляться в электронном виде. Это могут быть приказы, уведомления, графики отпусков и другие кадровые документы, которые входят в этот список.

При переходе на КЭДО важно соблюдать требования трудового законодательства. Нужно получить согласие работников на обмен электронными документами и внести изменения в локальные акты компании. Все цифровые документы должны быть подписаны электронной подписью. Она может быть простой (ПЭП), неквалифицированной (НЭП) или квалифицированной (КЭП) — в зависимости от типа документа. Электронные документы имеют такую же силу, как бумажные, и могут быть использованы в проверках и судах.

Бесплатный доступ к сервису Контур.КЭДО на месяц

Заполните заявку на тест-драйв, чтобы попробовать КЭДО на практике. Вы сможете отправить первые электронные документы сотрудникам и протестировать все возможности сервиса бесплатно.

Попробовать бесплатно

Реклама 16+.

Можно ли вести с одними сотрудниками документооборот на бумаге, а с другими — в электронном виде

Такое совмещение допускается. Работодатель вправе применять вместе разные форматы документооборота для разных категорий работников. Например, сотрудники, которые «на ты» с технологиями, могут первыми начать работу с электронными документами. А те работники, которые по каким-то причинам не хотят переходить на КЭДО, могут получать документы на бумаге. В дальнейшем, учитывая успешный опыт коллег, они смогут принять решение о переходе на обмен кадровыми документами онлайн. Главное — учесть волеизъявление: переход на КЭДО осуществляется исключительно добровольно и сотрудник должен подписать соответствующее согласие. Оно хранится в личном деле работника.

Для учета формата документа — бумажный или электронный — в архиве можно добавлять буквы «Э» (Электронное) или «ЭД» (Электронные документы) к индексу дела в номенклатуре. Это поможет легко различать бумажные и электронные документы.

Обязательно ли сразу все кадровые документы переводить в электронный вид

Нет, необязательно. Переводить документы в электронный вид можно постепенно. Обычно начинают с самых простых и понятных — приказов, уведомлений, заявлений, согласий. Или можно сначала перевести в цифру не отдельные документы, а самые распространенные кадровые процессы — командировки или отпуска. Это удобно: можно протестировать систему, обучить сотрудников и привыкнуть к новому формату без стресса.

Перечень документов, которые вы переводите в электронный формат, нужно закрепить в локальном нормативном акте. Это обязательное требование законодательства. Пошаговый переход — нормальная и законная практика для большинства компаний. Вести смешанный документооборот — как с одним сотрудником, так и в рамках компании — разрешено. Это удобно, особенно на этапе перехода на КЭДО или при необходимости учитывать особенности отдельных подразделений. Главное — действовать в рамках закона, фиксировать формат документооборота и обеспечивать юридическую значимость всех кадровых документов.

С сервисом Контур.КЭДО можно сочетать бумажный и электронный документооборот. Каждый документ будет подписан электронной подписью и иметь юридическую силу. Это гарантирует законность и безопасность при переходе на цифровой документооборот с сотрудниками. А готовые шаблоны ЛНА и кадровых документов в сервисе упрощают процесс и делают его понятным.