Доверенность для ФНС с примерами и образцами

Если от имени компании или предпринимателя в ИФНС действует представитель, например, главный бухгалтер, ему нужна доверенность. Рассказываем, в каком виде и как оформить доверенность для ФНС.

Когда понадобится доверенность для ФНС

Как правило, законным представителем компании является директор (ст. 27 НК РФ). Он действует от имени организации без доверенности — ставит подпись в отчетах, сдает и получает в инспекции документы, участвует в заседаниях. Индивидуальные предприниматели представляют себя сами — им также не нужна доверенность при взаимодействии с ФНС.

Без доверенности может действовать также представитель, который имеет на это право по закону, уставу или учредительным документам (п. 1 ст. 27 НК РФ).

У любого другого лица, которое будет представлять налогоплательщика, должна быть доверенность (п. 1, 3 ст. 29 НК РФ). Это может главбух организации или бухгалтер, который ведет учет в организации по договору, заместитель директора, финансовый директор, руководитель обособленного подразделения, отдела, департамента. Также можно сделать доверенность на компанию-аутсорсера, которая сопровождает ваш бизнес.

Подготовьте доверенность, если вместо руководителя нужно:

• подписать и сдать отчетность в ИФНС;

• получить документы, адресованные организации (ИП);

• подписать и сдать документы: заявление, ответ на требование о представлении документов или пояснений и др.;

• принять участие в рассмотрении материалов налоговой проверки;

• подать возражения, ходатайство, жалобу.

Доверенность для ФНС можно составить как в бумажном, так и в электронном виде. Но если ООО или ИП должны предоставлять электронную отчетность, доверенность на представителя для сдачи отчетов нужно оформить тоже в электронном виде.

Никаких штрафов за отсутствие доверенности нет. Но если доверенное лицо не подтвердит свои полномочия доверенностью, инспекция не примет у него декларации или другие документы, а потом начислит пени и выставит штраф за несвоевременную подачу сведений для налогового контроля (ст. 119, 126 НК РФ).

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Как составить доверенность для ИФНС в бумажном виде

Унифицированного бланка и строгих правил оформления доверенности для ИФНС нет. Налогоплательщик составляет ее в простой письменной форме (п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Но можно использовать рекомендации из письма ФНС от 22.07.2016 № 2668/03-16-3.

Рекомендуем подготовить два экземпляра доверенности. Один налоговики заберут себе, когда представитель лично посетит инспекцию. Второй экземпляр остается у доверенного лица на случай, если ИФНС потеряет документы или потребует предоставить еще раз.

Доверенность передают в ИФНС лично, через представителя или в виде скан-копии, подписанной УКЭП налогоплательщика (п. 3 ст. 29 НК РФ).

В бумажной доверенности для ФНС укажите место и дату составления, кто доверяет, кому доверяются полномочия, в какой ИФНС представитель будет выступать от имени налогоплательщика, что доверяют представителю, срок действия доверенности, право передоверия, подписи и печать.

Образец бумажной доверенности:

Скачать образец доверенности в ФНС

Место и дата составления доверенности

Дата составления — обязательный реквизит, без него доверенность недействительна (п. 1 ст. 186 ГК РФ). Дату в бумажной доверенности указывают прописью, чтобы защитить документ от исправлений. К примеру, «Пятнадцатое февраля две тысячи двадцать четвертого года».

Место составления — это город или населенный пункт, где составили доверенность. Например: «г. Москва» или «пос. Менделеево Московской обл.».

Кто доверяет полномочия

Укажите реквизиты организации: полное название; ОГРН, ИНН, КПП; юридический адрес. А также должность и ФИО законного представителя (как правило, руководителя), который действует от имени компании без доверенности, и документ, который дает ему такие полномочия.

Если доверенность оформляет ИП, он указывает свои личные данные — ФИО, дату и место рождения, паспортные данные и адрес регистрации, ИНН и ОГРНИП. Эти сведения есть в документах, которые ИФНС выдала при регистрации в качестве ИП и в выписке из ЕГРИП. Если будете оформлять доверенность у нотариуса, возьмите их с собой.

Кому доверяются полномочия

Укажите данные представителя. Если доверяете физлицу — его полное ФИО, дату и место рождения, паспортные данные, адрес регистрации. Если доверяете юрлицу — ее полное название, ОГРН, ИНН, КПП и юридический адрес.

В одной доверенности можно дать полномочия сразу нескольким представителям (п. 5 ст. 185 ГК РФ) — перечислите всех лиц, кому доверяете.

В какой инспекции представитель будет действовать

Укажите название и номер налогового органа, где доверенное лицо будет представлять ваши интересы. Пример формулировки: «представлять интересы Общества в ИФНС России № 1 по г. Москве».

В одной доверенности можно указать несколько налоговых органов, где будет действовать представитель — в районной инспекции, УФНС по региону, в налоговых органах по месту нахождения филиала или подразделения.

Что доверяют представителю

Налогоплательщик сам решает, какие полномочия предоставить доверенному лицу. Можно указать конкретные действия: например, «составить, подписать и сдать в ИФНС декларацию по НДС за IV квартал 2024 г.». Или же дать максимальный список полномочий для взаимодействия с ФНС.

А если заранее не знаете, какие действия могут потребоваться от представителя, можно составить открытый перечень полномочий. Укажите вопросы, по которым может выступать представитель. К примеру: «по всем вопросам, которые связаны с исчислением и уплатой налогов, сборов, страховых взносов». Потом добавьте «в том числе» и перечислите остальные действия, которые обычно нужны при взаимодействии с ИФНС:

• подписывать и сдавать налоговую и другую отчетность;

• вносить исправления в отчетность;

• подавать заявления о зачете, возврате излишне уплаченных / излишне взысканных налогов, сборов, страховых взносов, а также пеней и штрафов;

• получать решения о зачете, возврате;

• проводить совместно с ИФНС сверку расчетов по налогам, сборам, страховым взносам, пеням и штрафам; подписывать, подавать и получать соответствующие заявления и акты;

• запрашивать и получать справки о состоянии расчетов с бюджетом, справки об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, страховых взносов, пеней, штрафов;

• присутствовать при проведении налоговых проверок и других мероприятий налогового контроля; давать пояснения, делать замечания, подписывать в связи с этим от имени налогоплательщика любые документы;

• принимать участие в рассмотрении материалов налоговых проверок и дел о налоговых правонарушениях; давать пояснения, делать замечания, заявлять ходатайства, подписывать протоколы;

• получать от налоговых органов любые документы, адресованные налогоплательщику: требования, запросы, акты, решения, уведомления, протоколы, справки;

• подписывать и подавать в налоговые органы от имени налогоплательщика любые письма, ответы, заявления, уведомления, пояснения.

В Контур.Экстерн можно оформить единую бумажную доверенность для подписания документов в ФНС, СФР и Росстат. Заполните реквизиты доверенности в разделе «Подписание документов» и укажите, что вам нужен именно бумажный экземпляр. Определите подписанта, его полномочия, затем распечатайте, подпишите и передайте в ФНС до отправки документов.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Срок действия доверенности

Срок действия может быть любым. Можно указать как период, на который выдается доверенность или дату, до которой она действует. Например, «Доверенность выдана на три года», «Доверенность действует до 31 декабря 2025 года».

Если в доверенности не указали срок, она будет действовать год со дня выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Право передоверия

Представитель может передоверить свои полномочия — если налогоплательщик предоставит ему такое право (п. 1 ст. 187 ГК РФ). К примеру, если налогоплательщик не может сам сдать отчетность или хочет передать работу с ФНС на аутсорс. Напишите один из вариантов: «Доверенность выдана с правом передоверия» или «Доверенность выдана без права передоверия».

Можно передоверить все или некоторые полномочия представителя. Тот, кому передоверили полномочия, не может передать их дальше по своему желанию. Но первоначальный доверитель (налогоплательщик) может разрешить дальнейшее передоверие. Тогда в тексте доверенности следует указать, сколько раз можно передать полномочия (п. 7 ст. 187 ГК РФ). К примеру, так: «Доверенность выдана с правом передоверия и с правом однократного последующего передоверия».

Подпись и печать

Бумажную доверенность организации подписывает ее руководитель, доверенность ИП — сам предприниматель. Подпись должна быть собственноручной, не факсимиле (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Печать ставить необязательно. Но если используете ее в работе, можете поставить оттиск и в доверенности.

Представитель тоже может расписаться в доверенности. Его подпись станет образцом для налоговиков, по ней будут сверять собственноручную подпись в отчетности и других налоговых документах.

Как составить доверенность для ФНС в электронном виде

31 августа 2024 года завершился переходный период, когда сотрудники организации и другие представители-физлица могли подписывать электронные документы без машиночитаемых доверенностей (МЧД). С 01.09.2024 представители юрлиц и ИП могут подписывать электронные документы только УКЭП физлица и одновременно представлять машиночитаемую доверенность, которую налогоплательщик выдал в электронной форме (Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ).

Направьте доверенность в ИФНС до начала электронного документооборота с представителем, налоговая должна ее принять.

Формат электронной доверенности

Машиночитаемые доверенности для ФНС составляют по особым правилам. Действующий формат электронной доверенности (формат 5.02) и порядок представления по ТКС утверждены приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@.

У формата 5.02 есть существенное преимущество: он позволяет создавать доверенности с возможностью передоверия и передачи полномочий нескольким представителям (письмо ФНС от 18.12.2023 № ЕА-4-26/15789@). В МЧД формата 5.01 такой возможности нет.

Способы создания электронных доверенностей для ФНС

Создать МЧД можно бесплатно через сервис ФНС — можно выбрать один из подходящих вариантов. К примеру, единую форму доверенности с передоверием или МЧД формата 5.01 для налоговых органов, но без передоверия. Под каждой формой приводится описание, для чего она используется.

Оформить электронную доверенность для налоговой можно также через учетную систему или оператора ЭДО. Например, через Контур.Экстерн. Система позволяет оформить одновременно несколько МЧД. Если формируете новую доверенность, старая продолжает действовать и остается в системе.

Как оформить электронную доверенность для ФНС

Сформируйте МЧД для налоговой через распределенный реестр ФНС или другой сервис. Данные в электронной доверенности заполните так же, как и в бумажной — укажите дату составления, доверителя и доверенное лицо, полномочия представителя, срок действия.

Памятка по оформлению МЧД от ФНС:

Поля «Код налогового органа, в который представляется доверенность в электронной форме» и «Код налогового органа, в отношении которого действует доверенность» надо заполнить по особым правилам (письмо ФНС от 18.12.2023 № ЕА-4-26/15789@):

• Если оформляете доверенность для одного налогового органа, проставьте в обоих полях его код.

• Если оформляете доверенность для нескольких налоговых органов, в первом поле укажите код налогового органа, в котором доверитель состоит на учете — по месту нахождения, месту жительства или месту пребывания. Во втором поле приведите коды налоговых органов, в которых действует доверенность.

• Если оформляете доверенность для всех налоговых органов РФ, в первом поле укажите код налогового органа, в котором доверитель состоит на учете. Второе поле не заполняйте.

Признак возможности оформления передоверия в электронной доверенности укажите так: 1 — с правом передоверия, 2 — без права передоверия.

Заполненную доверенность для налоговой подпишите УКЭП доверителя.

Как отозвать доверенность для ФНС

Доверенность утрачивает силу, когда закончится срок, на который она выдана (п. 1 ст. 188 ГК РФ). Но можно и отозвать досрочно.

Доверенность отменяют в той же форме, в которой ее выдали, либо в нотариальной форме (подп. 2 п. 1 ст. 188, ст. 188.1 ГК РФ). После отзыва все полномочия по доверенности, которые были предоставлены и передоверены, теряют силу (п. 3 ст. 188 ГК РФ).

Электронную доверенность для ФНС тоже можно отозвать. Отправьте заявление об отзыве МЧД по ТКС в ту инспекцию, в которую ранее предоставили электронную доверенность.

Формат заявления и порядок его подачи утверждены приказом ФНС от 11.12.2023 № ЕД-7-26/946@. Новый формат версии 5.02 позволяет отозвать электронные доверенности как по формату 5.01, так и по формату 5.02, в т. ч. выданные одному доверенному представителю (письмо ФНС от 26.02.2024 № ЕА-4-26/2136@).

Заявления на отзыв в формате версии 5.01, направленные через единое блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей, налоговики будут принимать до 28 февраля 2025.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Обязательно изучите материалы по теме:

• Что такое реестр доверенностей ФНС
• Форматы МЧД для электронного документооборота: подробный список
• Передоверие машиночитаемых доверенностей: что изменилось, как работать