Код выполняемой функции в ЕФС‑1

Код выполняемой функции по ОКЗ указывается в графе 6 сведений о трудовой деятельности. До конца 2022 года это был отчет СЗВ-ТД, а с 2023 — подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Он обозначает те задачи, которыми занимается сотрудник. Расскажем, как подобрать правильный код, когда его необходимо указывать и что учитывать при выборе.

Михаил Кобрин Эксперт по финансовому контролю, банкротству и оценке бизнеса

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Что такое код выполняемой функции

Код выполняемой функции — это цифровой шифр, который обозначает основные задачи, выполняемые сотрудником на его рабочем месте. 

Код указывают в графе 6 сведений о трудовой деятельности. Напомним, что до конца 2022 года это был самостоятельный отчет СЗВ-ТД, а с 2023 года он вошел в состав ЕФС-1 как подраздел 1.1. Подробную инструкцию по работе с новым отчетом читайте в статье «Сведения о трудовой деятельности в ЕФС‑1: порядок заполнения и сдачи».

Порядок заполнения графы 6 и других показателей подраздела 1.1 ЕФС-1 утвержден Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

В каких случаях нужно указывать код выполняемой функции

Графу 6 с кодом выполняемой функции обязательно нужно заполнять для мероприятий:

• прием;
• перевод;
• увольнение;
• установление (присвоение);
• приостановление;
• возобновление;
• начало договора ГПХ;
• окончание договора ГПХ.

Обратите внимание, что теперь этот перечень четко прописан в п. 46 порядка заполнения. В прочих случаях код не указывается.

Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты

В Контур.Экстерне вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.

Попробовать бесплатно

Из чего состоит код выполняемой функции

Код состоит из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х», где:

• ХХХХ — код наименования группы занятий в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОКЗ);
• .Х — контрольное число.

Все существующие коды и контрольные числа к ним указаны в ОКЗ, поэтому придумывать свои коды и рассчитывать контрольное число работодателям не нужно. Таблица в классификаторе выглядит так:

Итак, код продавца магазина — 5223.5. Обратите внимание, что в отчете должны быть указаны все четыре цифры с контрольным числом. Если указать продавцу код «52.9», отчет не пройдет проверку.

У каждой цифры кода есть свое значение. Первая цифра — самый важный ориентир. Она обозначает основную группу занятий сотрудника. Тут все коды сгруппированы по уровню квалификации: 

• 1 — руководители;
• 2 — специалисты высшего уровня квалификации;
• 3 — специалисты среднего уровня квалификации;
• 4 — служащие, занятые подготовкой и оформлением документации, учетом и обслуживанием;
• 5 — работники сферы обслуживания и торговли, охраны граждан и собственности;
• 6 — квалифицированные работники сельского и лесного хозяйства, рыбоводства и рыболовства;
• 7 — квалифицированные рабочие промышленности, строительства, транспорта и рабочие родственных занятий;
• 8 — операторы производственных установок и машин, сборщики и водители;
• 9 — неквалифицированные рабочие;
• 0 — военнослужащие.

Вторая, третья и четвертая цифры эти группы детализируют по сфере деятельности, специализации сотрудника и уже конкретной выполняемой функции.

Как выбирать код

Первое, что нужно понять: в ОКЗ редко встречаются коды, которые соответствуют конкретным должностям или профессиям.

Как правило, каждый код обозначает общую группу занятий. К примеру, в штатном расписании указана должность «Менеджер по продажам», но в классификаторе это будет код 2433.9 «Специалисты по сбыту продукции».

Именно в этом и заключается основная сложность при выборе подходящего кода выполняемой функции. Поэтому эксперты рекомендуют смотреть не на наименование должности, а на конкретные задачи, которые выполняет сотрудник, и требуемый для этого уровень квалификации.

Найти подходящий код можно вручную или воспользовавшись специальным сервисом.

Ручной поиск

Откройте Общероссийский классификатор занятий. В нем есть большая таблица с кодами и названием групп занятий, а также подробное описание начальных групп занятий (полный код из четырех цифр).

Чтобы начать искать код, введите в строку поиска ключевое слово или слова. Это может быть должность из штатного расписания или ключевая обязанность и различные синонимы к ним.
 
В классификаторе подсветятся все фрагменты ОКЗ, в которых встречается это слово.

Пользоваться ОКЗ от Контур.Норматива удобно:

• Код выполняемой функции по СЗВ-ТД вынесен на серую подложку в описании каждой начальной группы.
• Дополнительные ключевые слова. Норматив добавил более 300 популярных профессий в классификатор и постоянно его обновляет.
• Переход к описанию начальной группы сразу из таблицы. Изучать описание нужно, чтобы проверить правильность выбранного кода.
• Подборка похожих занятий из других групп. В описании некоторых начальных групп приводятся занятия, которые похожи на выбранные вами, но относятся к другим группам. Это поможет заметить, что вы остановились на неподходящем коде. Например, у кода 5222.1 «Бригадиры в магазинах» рекомендовано проверить код 1420.4 «Управляющий магазином». 

Как правило, простого поиска по тексту достаточно, чтобы выбрать нужный код. О том, что делать, когда определить его не удалось, мы поговорим далее.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Сервисы по подбору кода

В интернете достаточно сервисов, которые помогут подобрать подходящий код выполняемой функции, но мы все же рекомендуем сверяться с описанием начальных групп из ОКЗ, чтобы не допускать ошибок.

В Экстерне есть свой справочник кодов выполняемой функции. Работать с ним можно при заполнении отчета. Он будет активен и в новой форме — подразделе 1.1 ЕФС-1.

В сервисе есть дополнительные подсказки, которые помогут указать код правильно:

• Искать код в справочнике можно по цифрам или названию функции из ОКЗ.
• Когда 5 цифр кода введены без точки перед контрольным числом, она добавится автоматически. То же самое произойдет, если вместо точки стоит запятая, пробел или другой знак.
• Если ввести код не по формату ХХХХ.Х, Экстерн предупредит, что формат значения не верный.

Поиск по ключевым словам, которые не входят в название группы, в Экстерне не реализован, поэтому для подбора кодов рекомендуем пользоваться ОКЗ Норматива.

Пример подбора кода выполняемой функции

Предположим, нам нужно подобрать код для воспитателя детского сада, которого мы берем на работу. Должности «воспитатель» в ОКЗ нет. Но что мы знаем о своем воспитателе: этот специалист работает с детьми, наблюдает за ними, следит за их питанием, физиологическим и психическим состоянием, проводит развивающие занятия. В целом, это сфера дошкольного образования и педагогики.

Так находим группу 2342 «Педагогические работники в дошкольном образовании». По слову «дети» также находим группу 5311 «Работники по уходу за детьми» и 1341 «Руководители служб и структурных подразделений по присмотру и уходу за детьми».

Изучаем описания этих групп. В нашем случае речь идет о квалифицированном труде, поэтому для должности «воспитатель» выбираем код «2342.6» и указываем его в графе 6 подраздела 1.1 ЕФС-1.

Нюансы при выборе и использовании кодов

В этом разделе разберем ситуации, в которых с подбором кода могут возникнуть сложности, и способы их решения:

Должности нет в ОКЗ. Это нормально, особенно если ваш специалист редкий или руководитель самостоятельно придумал его должности нестандартное название. 

Например, модная должность «мерчендайзер» у тех, кто раскладывает товар по полкам, сыграет с кадровиком злую шутку, так как в классификаторе это код 9334.7 — «Заполнители полок в магазинах». Попробуйте быть проще и подобрать синонимы или искать по ключевым словам: «выкладка», «полка», «размещение товаров».

Многофункциональные сотрудники. Такое часто бывает, если вы наняли одного специалиста на несколько должностей. Например, у вас бухгалтер-главбух-кадровик-специалист финансового контроля в одном лице, но в должности у него указано просто «Бухгалтер». В этом случае для выбора кода определите основную функцию сотрудника.

Слишком точное название группы. Это частая проблема, например, для менеджеров. Нужно узнать, чем конкретно занимается сотрудник: подбором кадров (специалист в области подбора и использования персонала), снабжением (закупщик), обеспечением офиса (офис-менеджер). 

Слишком общее описание группы, что-то не соответствует. В салоне красоты есть массажист, а в ОКЗ его нет, зато есть код 5142.5 «Косметологи и работники родственных занятий». В этой группе прописан массаж лица и тела, но кроме него есть наложение грима, депиляция, маникюр и прочие процедуры. Наличие дополнительных функций не имеет значения. 

При этом следует обращать внимание на квалификацию: если массаж медицинский, выбирайте код 3255.9 «Фельдшеры-физиотерапевты и другие физиотерапевты среднего уровня квалификации».

Как указать код выполняемой функции для договора ГПХ в ЕФС-1

С 2023 года подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (аналог СЗВ-ТД) нужно подавать и при заключении и расторжении договоров ГПХ. 

Определять и указывать код выполняемой функции для договора ГПХ нужно в том же порядке. Но требуется дополнительно указать буквенный код, который соответствует виду договора ГПХ:

• ДГПХ — о выполнении работ (оказании услуг);
• ДГПХФЛНС — договор ГПХ, по которому заказчик обязан уплачивать взносы «на травматизм»;
• ДАВТ — авторского заказа;
• ДАВТФЛНС — договор авторского заказа, по которому заказчик обязан уплачивать взносы «на травматизм»;
• ДОИП — об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• ИЗЛД — издательские лицензионные договоры;
• ЛДПИ — лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключенные с организацией по управлению правами на коллективной основе.

По прочим договорам подавать ЕФС-1 вообще не нужно. Отдельно отметим, что сведения не подаются при заключении и расторжении договоров аренды, дарения, займа и других, связанных с имущественными правами. Также не представляется информация по договорам с ИП и самозанятыми.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Что будет, если указать неверный код выполняемой функции

Неправильный код выполняемой функции в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 (аналог СЗВ-ТД) могут расценить как представление недостоверных сведений. Штраф за это нарушение — 300–500 рублей на должностное лицо (ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ). Но можно отделаться и предупреждением.

На практике же, чтобы определить правильность кода, контролирующим органам придется изучать кадровые документы работодателя, а такие проверки не введены. Но мы все же рекомендуем внимательно относиться к выбору кодов, чтобы проблем точно не было. Сами представители ПФР просят в случае ошибки отменять форму и подавать новую с исправленным кодом (информация отделения ПФР по Брянской области).

Как быстро отправить большое количество отчетов через Экстерн, читайте в статье.

Популярные коды выполняемой функции

Мы собрали в таблице те коды, в подборе которых чаще всего возникают сложности.