Как предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск

Каждый сотрудник, работающий по трудовому договору, имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В это время он отдыхает и не исполняет трудовые обязанности, но за ним сохраняются место работы и средний заработок. Если работодатель лишает сотрудника права на отпуск, то он нарушает трудовое законодательство и может быть привлечен к административной ответственности. Разбираем в статье, что такое ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и как его правильно предоставить работнику.

Сколько дней должен длиться ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Право на отдых имеют все работники по трудовому договору, в том числе:

• совместители;

• работающие на условиях неполного рабочего времени или по срочному трудовому договору;

• надомники и дистанционные работники. 

Исполнителям по гражданско-правовым договорам отпуска по трудовому законодательству не предоставляются (ст. 11 ТК РФ). Их периоды отдыха регулируются договором с заказчиком.

Работнику положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней за каждый рабочий год у действующего работодателя (ст. 115 ТК РФ). Это минимальная длительность по закону, а максимальная не ограничивается. Если включить в трудовой договор или в Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) условие о продолжительности менее 28 дней, то оно будет недействительным.

Ежегодный основной отпуск считается в календарных днях. При этом в него не включаются нерабочие праздничные дни, выпадающие на этот период.

Некоторым категориям работников полагается удлиненный основной оплачиваемый отпуск в календарных днях:

• инвалидам — 30;

• несовершеннолетним работникам — 31;

• педагогам — 42-56, в зависимости от должности;

• работникам, занятым на работе с химоружием, — 49-56, в зависимости от вида выполняемой работы;

• пенсионерам, проживающим в стационарных учреждениях социального обслуживания и работающим по трудовому договору — 30;

• спасателям профессиональных аварийно-спасательных служб, формирований — 30-40, в зависимости от стажа работы.

Продолжительность отпуска устанавливается в ПВТР. В случае, когда режим труда и отдыха конкретного работника отличается от общих правил у работодателя, условие о нем обязательно включают в трудовой договор (ст. 57 ТК РФ).

Когда возникает право на оплачиваемый отпуск

Работник должен отдыхать ежегодно (ст. 114, 122 ТК РФ). При этом рабочий год конкретного сотрудника считается не с 1 января — начала календарного года, а с даты трудоустройства. 

Вновь принятые работники получают право на основной оплачиваемый отпуск через шесть месяцев после трудоустройства. Раньше — только при согласии работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ).

Есть отдельные категории сотрудников, которые могут уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск до того, как пройдет полгода работы, или в удобное для себя время (ст. 122, 123 ТК РФ):

• женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;

• сотрудники до 18-ти лет;

• усыновители ребенка до 3-х месяцев;

• работник в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;

• совместители, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставлен по основному месту работы;

• Герои СССР, Герои России, кавалеры Ордена Славы трех степеней, Герои Труда, Герои социалистического труда;

• пострадавшие в результате радиационных аварий или катастроф;

• имеющие 3 и более детей в возрасте до 12 лет;

• почетные доноры России;

• один из родителей (опекунов, попечителей, приемных родителей) ребенка-инвалида;

• супруги военнослужащих.

Работодатель обязан отпустить таких сотрудников на отдых по их письменному заявлению.

Стаж для права на отпуск считается по правилам в ст. 121 ТК РФ. В него включаются:

• периоды фактической работы;

• время, когда сотрудник не работал, но за ним сохранялось рабочее место, в том числе ежегодные оплачиваемые отпуска, выходные, другие дни отдыха;

• период вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

• отпуска без содержания до 14 дней в календарном году;

• период отстранения работника, который не прошел медосмотр не по своей вине;

• приостановка трудового договора с мобилизованными, добровольцами и контрактниками по ст. 351.7 ТК РФ.

В стаж для основного отпуска не входят прогулы; время отстранения от работы по вине сотрудника по основаниям в ст. 76 ТК РФ; отпуска по уходу за ребенком. Все эти дни исключаются при подсчете.

Читайте по теме: Как рассчитать отпускные дни

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

В какие сроки дается основной отпуск

Повторим, что отдыхать работник должен ежегодно. Конкретные сроки устанавливаются графиком отпусков (ст. 123 ТК РФ). Работодатель утверждает его не позднее чем за две недели до начала очередного календарного года, с учетом мнения профсоюза.

График отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя. На практике это означает следующее:

• сотрудник может уйти в отпуск по плану без письменного заявления и приказа, и это не будет считаться прогулом;

• работник не может перенести ежегодный отдых на другой срок без согласия работодателя, если иное не установлено законом.

О начале отпуска по графику сотрудника нужно предупредить за две недели до начала под личную подпись (ст. 123 ТК РФ). Если «забыть» это сделать, то работник получит право перенести свой отдых на удобный себе срок (ст. 124 ТК РФ).

Читайте по теме: Как составить график отпусков на 2023 год — форма, утверждение и внесение изменений

Также ежегодный отпуск «сдвигают»:

• по соглашению между работодателем и работником;

• при производственной необходимости, если сотрудник согласится;

• если во время ежегодного отпуска работник заболел или был отозван из него для исполнения государственных обязанностей, например, на военные сборы, и он не хочет продлевать отпуск на это время;

• при нарушении сроков выплаты отпускных.

Новую дату отдыха в этих случаях устанавливают с учетом пожеланий работника. 

Ежегодный отпуск можно перенести на следующий год, если в текущем году отсутствие сотрудника на рабочем месте вредит рабочему процессу. Это допускается только с согласия работника. Также перенесенный отпуск нужно использовать в течение 12 месяцев по окончании того рабочего года, за который он полагается (ст. 124 ТК РФ).

Несовершеннолетние и «вредники» должны отдыхать ежегодно, даже если они сами согласны на перенос.

Как оформляется уход сотрудника в ежегодный отпуск

Каждый работодатель разрабатывает и использует свои формы кадровых документов. Для оформления ежегодных оплачиваемых отпусков применяются бланки:

• заявления на отпуск — используется, если сотрудник отдыхает не по плану;

• графика отпусков;

• уведомления работника о начале отпуска по плану;

• отзыва из отпуска;

• приказа о предоставлении отпуска или переносе, продлении отпуска по форме Т-6 или форме работодателя.

Согласие работника на перенос отпуска или отзыв из отпуска обычно оформляется личной подписью на уведомлении работодателя. Также можно попросить сотрудника написать соответствующее заявление.

Есть ли особенности выплаты отпускных

За время очередного отпуска работнику начисляют не фактическую зарплату, а средний заработок. По общим правилам он считается за 12 месяцев, предшествующих дате начала отдыха (ст. 139 ТК РФ). 

Работодатель может установить другой расчетный период в коллективном договоре или в нормативном акте, который не будет ухудшать положение работника. Например, для тех случаев, когда сотрудник работал меньше года.

Сумма отпускных равняется количеству дней очередного отпуска, умноженного на средний дневной заработок (СДЗ).

СДЗ = Начисленная зарплата за 12 месяцев: 12 месяцев: 29,3

В формуле 29,3 — это среднемесячное число календарных дней.

Чтобы правильно определить начисленную зарплату для целей СДЗ, используют Положение об особенностях исчисления средней заработной платы (Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Отпускные нужно выплатить работнику не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Срок считается в полных календарных днях. Например, если сотрудник уходит в отпуск в понедельник, то отпускные он должен получить в четверг. Если деньги перечисляются через банк, то датой выплаты будет день их списания со счета работодателя.

Если опоздать с перечислением отпускных, то сотрудник имеет право перенести свой отпуск на другой срок, написав заявление на имя работодателя (ст. 124 ТК РФ). 

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Что будет, если не соблюдать сроки и правила предоставления отпуска

Сотрудник может пожаловаться на нарушение своих прав в трудовую инспекцию, в суд или в прокуратуру. Если жалоба обоснована, то работодателя могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. 

Какие именно будут санкции, зависит от вида нарушения. Если не составить график отпусков, то это часть первая ст. 5.27 КоАП РФ. Компания получит предупреждение или штраф 30 000 — 50 000 рублей.

При задержке выплаты отпускных санкции будут такими же, но уже по части шестой ст. 5.27 КоАП РФ. Дополнительно нужно будет начислить денежную компенсацию за просрочку в размере 1 / 150 ключевой ставки ЦБ от не выданной в срок суммы за каждый день просрочки (ст. 236 ТК РФ).

При этом наказание не освобождает работодателя от выполнения других обязанностей перед работником. Например, перенести срок отпуска по письменному заявлению при задержке выплаты отпускных.