Электронные медкнижки с 1 сентября 2026 года: что учесть работодателю

С 1 сентября 2026 года личные медицинские книжки будут выдаваться только в электронном виде. Бумажные бланки с голографическими марками продолжат действовать, пока в них не закончатся страницы. Рассказываем в статье, что нужно учесть работодателю при работе с электронными личными медкнижками (ЭЛМК).

Наталья Пискарева Эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Кому и зачем нужны личные медицинские книжки

Для допуска к отдельным профессиям и видам деятельности работник должен проходить предварительные и периодические медосмотры (ст. 220 ТК РФ; п. 1 Порядка проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров, утвержденного Приказом Минздрава от 28 января 2021 года № 29н — далее Порядка № 29н). По их результатам врачи выдают ему заключение о готовности или неготовности к работе.

Некоторым работникам дополнительно нужна личная медицинская книжка (п. 2 Порядка учета и выдачи медкнижек, утвержденного Приказом Минздрава от 18 февраля 2022 года № 90н, — далее Порядка № 90н). Она подтверждает прохождение медосмотров, вакцинации и сдачи санминимума — профессиональной гигиенической подготовки и аттестации сотрудника.

Личная медкнижка нужна там, где от деятельности работника зависят здоровье и безопасность других людей:

• при контакте с пищевыми продуктами — для работников пищевой и перерабатывающей промышленности; сельского хозяйства; пунктов, баз, складов хранения и реализации; транспортных организаций; предприятий торговли и общественного питания; на пищеблоках;
• при работе на водопроводных сооружениях, где есть непосредственное отношение к подготовке воды, обслуживанию водопроводных сетей;
• в организациях по воспитанию и обучению детей — детсадах, школах, оздоровительных лагерях;
• на предприятиях коммунального и бытового обслуживания населения — в салонах красоты, парикмахерских, массажных салонах и других.

Без медкнижки сотрудника нельзя допускать до трудовой деятельности. А если сведения в ней будут просрочены, то работника нужно отстранить от работы (ст. 76 ТК РФ, ст. 23 Федерального закона от 2 января 2000 года № 29-ФЗ «О качестве и безопасности пищевых продуктов»).

Что содержит электронная медкнижка работника

Электронные медкнижки оформляют по форме приложения 1 к Приказу № 90н. Бланк содержит:

• уникальный идентификатор личной медкнижки из ФГИС СЭС — подсистемы ЭЛМК;
• двухмерный штрих-код;
• дату формирования ЭЛМК;
• сведения о владельце медкнижки: ФИО, дата рождения, место регистрации;
• данные о работодателе — при переходе на другое место работы вносятся соответствующие записи;
• отметки о прививках, о перенесенных инфекционных заболеваниях;
• результаты прохождения медосмотров и дату проведения очередного периодического медосмотра из ЕГИСЗ;
• сведения о сдаче санминимума; 
• дату очередной аттестации работника.

ЭЛМК подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) ответственного работника местного филиала Центра гигиены и эпидемиологии.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

В каком порядке оформляют медкнижку работнику

Кадровик должен проверить наличие личной медицинской книжки (ЛМК) у кандидата и ее достоверность, если она нужна для работы по вакансии. Это можно сделать через Единый реестр ЛМК Роспотребнадзора. В нем есть данные о всех выданных бумажных медкнижках и датах очередной аттестации работника по санминимуму.

Если ЛМК у кандидата нет, то ему нужно оформить ее впервые. С 1 сентября 2023 года и до 1 сентября 2025 года медицинские организации могут выдавать как бумажные, так и электронные медкнижки. Порядок действий при оформлении цифрового документа будет следующий.

Шаг 1 — пройти предварительный медосмотр

Работодатель направляет соискателя на прохождение предварительного медицинского осмотра (раздел II Порядка № 29н). В медицинской организации гражданин:

• оформляет согласие на обработку персональных данных и передачу сведений в подсистему ЭЛМК;
• проходит осмотры у врачей и другие обследования состояния здоровья.

Медучреждение формирует в виде электронных документов заключения врачей, результаты лабораторных, инструментальных исследований соискателя и передает их в ЕГИСЗ. Уже оттуда данные поступают в подсистему ЭЛМК.

Шаг 2 — подать заявление на медкнижку

После получения итогового заключения о результатах медосмотра работодатель направляет соискателя в местный Центр гигиены и эпидемиологии (далее — центр санэпиднадзора) за медкнижкой. Гражданин также может обратиться туда сам: лично или через Госуслуги (п. 7 Порядка № 90н в ред. Приказа Минздрава от 15 августа 2023 года № 429н). Для подписания электронного заявления на медкнижку соискателю нужна подтвержденная учетная запись на ЕГПУ.

Шаг 3 — получить уведомление о готовности ЭЛМК

Центр гигиены и эпидемиологии заводит на соискателя личную медкнижку. Он вносит туда сведения из ЕГИСЗ о результатах проведенного медосмотра. Гражданину сообщают о готовности ЭЛМК в течение одного рабочего дня после ее заполнения: по телефону, на email или через уведомление на Госуслугах.

Шаг 4 — сдать санминимум

После готовности ЭЛМК соискатель должен сдать санминимум — компьютерное тестирование или собеседование (п. 13 Порядка № 90н). Аттестация проходит в центре санэпиднадзора после обучения по программам профессиональной гигиенической подготовки в объеме до 12 часов (п. 1 Инструкции, утвержденной Приказом Минздрава РФ от 29 июня 2000 года № 229).

Сдача санминимума — платная. В каждом регионе действуют свои тарифы. Работодатель оплачивает его за свой счет или компенсирует работнику затраты.

Шаг 5 — получить уведомление об успешной аттестации

Центр санэпиднадзора вносит сведения об успешной аттестации соискателя в ЭЛМК и уведомляет его об этом.

После этого работника можно допускать до работы, связанной с безопасностью здоровья других людей.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Можно ли продолжать использовать бумажную медкнижку

Переход на электронные личные медицинские книжки отложен до 1 сентября 2026 года согласно Приказу Минздрава России от 30.07.2025 № 457н. Статья в процессе обновления.

До 1 сентября 2025 года будет длиться переходный период (п. 1.1 Приказа № 90н в ред. Приказа Минздрава от 15.08.2023 № 429н, от 28.06.2024 № 332н). В это время центры санэпиднадзора могут выдавать ЛМК на старых бумажных бланках, с голографическими марками, и вносить сведения о них в Единый реестр ЛМК. 

С 1 сентября 2025 года получить медкнижку на бумажном носителе можно только по личному заявлению в центры (п. 14 Порядка № 90н). Это будет уже не защищенный бланк с голограммами, а обычная распечатка, подтверждающая содержание ЭЛМК и заверенная подписями и печатью центра санэпиднадзора.

Коротко о самом важном

Личные медицинские книжки (ЛМК) нужны работникам, деятельность которых может повлиять на здоровье других людей: воспитателей, специалистов пищевой и перерабатывающей промышленности, косметологов, медиков,  профессий других сфер по п. 2 Порядка учета и выдачи медкнижек, утвержденного Приказом Минздрава от 18 февраля 2022 года № 90н. Эти документы оформляют в центрах санэпиднадзора.

До 1 сентября 2025 года ЛМК могут быть в одном из двух вариантов:

• в бумажном виде на защищенных бланках с голографическими марками. Сведения о таких ЛМК вносят в Единый реестр;
• в электронном виде по форме приложения 1 к Приказу № 90н.

Электронная медкнижка содержит сведения о работнике, в том числе должности и переходах с одного места работы на другое; результатах предварительного и периодических медосмотров; аттестации на санминимум. Она имеет уникальный идентификатор в подсистеме ЭЛМК и двухмерный штрих-код.

Работник получает электронную книжку при первичном трудоустройстве в Центре гигиены и эпидемиологии — центре санэпиднадзора. Заявление на ЭЛМК можно подать через Госуслуги. Для оформления книжки нужно сначала пройти предварительный медосмотр по направлению от работодателя. Его результаты в электронном виде поступают из ЕГИСЗ в подсистему ЭЛМК, поэтому в бумажном виде получать их не нужно.

Работодатель может попросить электронную личную медкнижку в бумажном виде, «по старинке». В этом случае по заявлению работника центр санэпиднадзора выдает заверенную печатью распечатку ЭЛМК.

До 1 сентября 2025 года разрешается выдавать вместо ЭЛМК медкнижки старого образца, на защищенных бланках. Они будут действительны до тех пор, пока в них не закончатся страницы.