Как составить и утвердить график сменности

На практике мы часто сталкиваемся с тем, что бухгалтеры и кадровики путают график сменности и график работы. Считают, что его нужно составлять при любом отклонении от стандартной пятидневки или шестидневки. Рассказываем, что такое сменная работа; чем график сменности отличается от графика работ; как его правильно составить и ознакомить с ним работников.

Наталья Пискарева Эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству

График сменности или график работ: что выбрать

Сменная работа — работа в 2, 3, 4 смены — вводится обычно на непрерывном производстве (в следующем разделе мы расскажем, что это такое). В Трудовом кодексе норма про нее очень запутанная, но есть разъяснения Роструда, как отличить ее от других режимов.

Ключевая особенность сменной работы  в том, что на одном рабочем месте один сотрудник сменяет другого в пределах суток, то есть он не может покинуть работу, пока не пришел сменщик. Продолжительность смены каждой группы работников устанавливают в соответствии с графиком сменности, к которому есть установленные законом требования (ст. 103 Трудового кодекса):

Требование 1 — его принимают с учетом мнения профсоюза.

Требование 2 — по общему правилу с графиком сменности работников нужно ознакомить не позднее чем за месяц до его ввода в действие (на предприятиях ОПК — за 3 дня в соответствии с Постановлением Правительства от 01.08.2022 № 1365).

Если же работники чередуют друг друга в разные дни — например, каждый работает 2 дня по 11 часов, 2 дня отдыхает — то это работа по графику. Для нее нет отдельных требований в законе, в отличие от сменной работы, поэтому это более гибкий инструмент планирования рабочего времени. Работодатель сам определяет, в какие сроки он будет доводить график работы до сотрудников. Рекомендуем прописать сроки в ПВТР, чтобы снизить риски споров с работниками и претензий от трудовых инспекторов.

Пример 1

Магазин одежды работает с 09:00 до 19:00. Покупателей обслуживают два продавца, которые работают в режиме 2 через 2. Например, понедельник и вторник на полный рабочий день выходит один сотрудник, а среду и четверг — второй, и так по очереди. Это работа по графику.

Пример 2

В компании действует круглосуточная служба техподдержки в режиме 24/7. В течение суток работают четыре оператора, причем один сменяет другого на том же рабочем месте. Это сменная работа.

По общему правилу работа в течение двух смен подряд запрещена. Для работы по графику таких ограничений в законе не установлено. Далее в статье мы будем рассказывать про график сменности, но приводить сравнение с графиком работы. Так вам будет более понятна разница между этими документами.

Удобные расчеты по сотрудникам и автоматическая отчетность в Контур.Экстерне. Попробуйте 14 дней бесплатно!

Что такое «непрерывное производство»

В законах нет четкого определения термина «непрерывное производство» и закрытого списка предприятий, которые под него подходят. По смыслу это те компании, которые работают круглосуточно, без выходных и праздников. Так при общем запрете на работу в нерабочие праздничные дни Трудовой кодекс разрешает трудиться (ст. 113 Трудового кодекса):

На производствах, приостановка которых невозможна по производственно-техническим условиям (непрерывно действующие организации). Это, например, опасные объекты, где остановка производственного процесса может привести к аварии (ТЭЦ, химические заводы).

На работах, вызываемых необходимостью обслуживания населения. Это, например, медучреждения, службы поддержки, круглосуточные магазины и рестораны.

Для неотложных ремонтных и погрузочно-разгрузочных работ.

Отдельные разъяснения по непрерывно действующим организациям появились в период пандемии, когда большинство компаний ушло на карантин, а кто-то продолжал работу. Смотрите, например, рекомендации Минтруда — письма от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696  и от 27.03.2020 № 14-4/10/П-2741.

Минтруд в разъяснениях 2020 года отнес к непрерывно действующим организациям, в том числе:

• Тех, кто обеспечивает население продуктами питания и товарами первой необходимости. Причем это не только торговые предприятия, но и производители такой продукции, а также сырья, материалов, комплектующих для ее производства.
• Сельхозпроизводителей, а также занятых на весенне-полевых работах (по аналогии можно считать и на уборочных).
• Компании сферы информационных технологий и связи, включая почтовую связь.
• Организации сферы дорожного хозяйства, в том числе осуществляющие деятельность по строительству, эксплуатации дорог, мостов и тоннелей.

Это не закрытый список.

Работодатели не бюджетной сферы вправе сами определять, хотят ли они работать как «непрерывные производства». Такой статус дает следующие возможности:

Условие о том, что компания — непрерывно действующая организация, надо закрепить в ПВТР, потому что это напрямую влияет на трудовой распорядок и режим работы (ст. 189 Трудового кодекса). При этом организация фактически должна работать в режиме 24/7. Не рекомендуем включать эту норму, если в какие-то дни или часы компания все-таки не работает. При проверке можно лишиться статуса «непрерывного производства» и получить претензии и по ненадлежащему оформлению работы в праздники, и по ночным сменам.

Для непрерывно действующего производства сменная работа имеет смысл. Во всех остальных случаях смотрите, не заменить ли ее на работу по графику, чтобы было проще управлять рабочим временем сотрудников.

По какой форме составить график сменности

Унифицированной формы такого документа нет, поэтому работодателю нужно разработать ее самостоятельно. Можно взять в качестве примера образец Роструда (доступен для скачивания ниже) и доработать его под свои нужды. Например, дополнить учетным периодом и нормой рабочего времени для работника.

Порядок чередования смен у конкретного работника может быть прямой (сначала он работает в первую смену, потом во вторую, затем в третью) или обратный (после первой смены работник выходит в последнюю, затем в предпоследнюю и т.д.).

Сейчас есть специальные программы для составления графиков сменности, в том числе онлайн, но их результаты нужно проверять — не факт, что они учитывают все актуальные требования закона.

Скачать образец формы графика сменности

Что учесть при составлении графика сменности

Чтобы правильно составить график сменности, нужно определить, из каких периодов состоит смена, а также установить их продолжительность, разобраться со временем отдыха, учесть льготные категории работников и установить норму рабочего времени для каждого сотрудника. Далее рассмотрим отдельно каждый шаг.

Шаг 1 — определите, из чего состоит смена

В рабочее время смены входят следующие временные отрезки:

При планировании графика обратите внимание на ночные смены. Это часы работы с 22:00 до 06:00 (ст. 96 Трудового кодекса). Во-первых, их надо оплачивать в повышенном размере. Во-вторых, по общему правилу ночную смену сокращают на час, если только, например, работника изначально не принимали на работу в ночное время. Исключения из правила смотрите в ст. 96 Трудового кодекса.

Как учитывать и оплачивать ночное время

Могут входить в рабочее время — периоды сдачи-приемки смены («пересменка») и переодевание в спецодежду.

Закон не регулирует, входят ли пересменка и переодевание в спецодежду в рабочее время, и надо ли их оплачивать работнику. У Минтруда и Роструда единой позиции по этому вопросу тоже нет. Суды будут смотреть, что прописано в коллективном договоре и ПВТР работодателя. Если по пересменкам и времени переодевания в СИЗ у компании пробел, то есть риск, что все эти периоды они включат в рабочее время с соответствующей оплатой.

Мы не зря подняли этот вопрос, потому что он периодически всплывает и в судах, и в вопросах на сайте «Онлайнинспекция.рф». Да и автор видел работников, которые считали, что начало рабочего дня — это открыть входную дверь на проходной, а окончание рабочего дня — выйти с проходной на улицу. И руководителей, которые при установленном в ПВТР начале рабочего дня в 09:00 издавали приказ о необходимости приходить на работу в 8:30, чтобы в 09:00 приступить к трудовым обязанностям.

Если вы хотите, чтобы сотрудники приходили до начала смены для пересменки и переодевания, вводите в ПВТР, например, «время подготовки к работе» и прописывайте порядок его оплаты. Иначе будет нарушение прав работника на время отдыха. По мнению автора статьи, подготовка к работе — это все-таки рабочее время, потому что сотрудник использует его не по своему усмотрению, а по правилам работодателя.

Без указания в ПВТР времени на пересменку есть риски:

• жалоб работника в трудовую инспекцию и прокуратуру, если руководитель своим приказом будет заставлять персонал «приходить пораньше»;

• возникновения сверхурочной работы с повышенной оплатой у того, кто сдает смену, на время пересменки, если есть необходимость передавать дела напарнику, а тот будет приходить точно к началу своей смены.

Оценивайте эти риски при планировании начала и окончания смены. Если по пересменке будет своя оплата, то ее надо табелировать отдельно. Это может осложнить учет. Оценивайте этот риск тоже.

Шаг 2 — разберитесь со временем отдыха

Время отдыха — это время, когда работник полностью свободен от исполнения трудовых обязанностей. Он может использовать его по своему усмотрению (ст. 106 Трудового кодекса). Виды времени отдыха:

Перерывы в течение рабочего дня (смены). Обеденный перерыв от 30 минут до 2 часов и в рабочее время не входит. Его можно не предоставлять, если смена длится не более четырех часов. И есть производства, где работник не может отлучиться на обед из-за особенностей производственного процесса. Тогда перерыв тоже можно не предоставлять, но обеспечить сотруднику возможность перекусить на рабочем месте (ст. 108 Трудового кодекса).

Обед — не единственный вид времени отдыха во время смены, не входящий в рабочее время. Есть работы с «разрывным» графиком, то есть когда рабочий день делят на части (ст. 105 Трудового кодекса). Например, из-за неравномерной нагрузки в течение суток.

Ежедневный (междусменный) отдых. В Трудовом кодексе нет норм, регулирующих его продолжительность. Раньше действовали Санитарно-эпидемиологические правила СП 2.2.2.1327-03 (Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 26.05.2003 № 100). По ним перерыв между сменами должен быть вдвое больше продолжительности работы. Например, после смены в 11 часов работник должен отдыхать не менее 22 часов. Сейчас этот документ утратил силу.

Поэтому работодатель сам устанавливает в коллективном договоре и ПВТР, сколько времени давать сотрудникам на отдых между сменами. Можно взять за основу СП 2.2.2.1327-03. Но для некоторых категорий работников есть отраслевые нормы по междусменному отдыху. Например, у водителей междусменный отдых должен быть не менее двойной продолжительности предыдущей смены, а при СУРВ — не менее 11 часов (п. 18 Особенностей режима рабочего времени…, утв. Приказом Минтранса России от 16.10.2020 № 424).

Выходные дни (еженедельный непрерывный отдых). По общему правилу такой период должен составлять не менее 42 часов (ст. 110 Трудового кодекса). Правительство может устанавливать исключения при введении спецмер в экономике или в экстренных ситуациях. Например, у работников ОПК еженедельный отдых должен составлять не менее 24 часов (п. 2 «в» Особенностей, утв. Постановлением Правительства от 01.08.2022 № 1365). Но таких исключений мало.

При пятидневке у работников два выходных дня (общий для всех — воскресенье); при шестидневке — один (ст. 111 Трудового кодекса). При отличных от них режимах (например, при гибком графике) выходные предоставляют в другие дни недели по ПВТР.

Отпуска. Есть следующие категории отпусков:

• ежегодный основной оплачиваемый не менее 28 календарных дней — для некоторых категорий он удлиненный (например, у инвалидов 30 дней);

• дополнительный оплачиваемый отпуск (за вредные условия труда, ненормированный рабочий день и т. д.);

• отпуск без сохранения заработной платы.

При составлении графика сменности или графика работы сразу учитывайте график отпусков, чтобы спланировать взаимозаменяемость сотрудников.

Как рассчитать дни отпуска

Нерабочие праздничные дни. Это время, когда должны отдыхать все работники, кроме персонала непрерывных производств (ст. 112 Трудового кодекса, ст. 113 Трудового кодекса). Если у сотрудника по графику смена выпадает на нерабочий праздничный день, то он должен выйти на работу. Но оплачивать его труд надо в повышенном размере, в том числе с учетом дополнительного вознаграждения для «неокладников» (ст. 112 Трудового кодекса, ст. 153 Трудового кодекса, письмо Минтруда от 30.11.2021 № 14-6/-В-1352).

Как оформлять и оплачивать работу в выходной день

Смену в предпраздничный день надо сокращать на 1 час (ст. 95 Трудового кодекса). На непрерывных производствах этого не делают, но этот час исключают из нормы рабочего времени и, соответственно, оплачивают как сверхурочную работу.

Не путайте нерабочие праздничные дни с перенесенными днями из-за совпадения праздника с выходным. Например, 31 декабря. Если у работника рабочий день по графику выпадает на перенесенный выходной, то его оплачивают в обычном порядке (не как работу в выходной).

При планировании графика сменности или работы учитывайте также нерабочие праздничные дни, установленные законодательством субъектов РФ. Например, в нескольких регионах нерабочий день 29 апреля — Радоница (День поминовения усопших).

Шаг 3 — рассчитайте норму часов для работника

Нормальная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю (ст. 91 Трудового кодекса). Но для некоторых категорий работников она может быть меньше:

• при сокращенном рабочем времени для «вредников», инвалидов, несовершеннолетних (ст. 92 Трудового кодекса);

• неполном рабочем времени (ст. 93 Трудового кодекса).

Причем неполной или сокращенной может быть не только рабочая неделя, но и рабочий день, смена (ст. 94 Трудового кодекса). Работодатель должен это учитывать при составлении графиков. Важно не забывать, что для работников с сокращенным или неполным рабочим временем норма часов работы будет меньше 40 часов в неделю.

Если работодатель использует СУРВ, то норму рабочего времени для отдельного работника считают на учетный период (месяц, квартал, год или иной). Для этого используют формулу из Приказа Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 № 588н:

Норма рабочего времени на период = Установленная работнику продолжительность рабочего времени в неделю / 5 раб. дн. × Количество рабочих дней в периоде по календарю пятидневной рабочей недели — Количество часов, на которые сокращается рабочее время в предпраздничные рабочие дни.

Пример

Трактористу Иванову с 3-м классом условий труда установлена 36-часовая рабочая неделя. Он работает по сменному графику с СУРВ и учетным периодом квартал. В 2025 году надо работать на один час меньше 7 марта, 30 апреля, 11 июня (накануне праздников 8 марта, 1 мая, 12 июня) — Постановление Правительства от 04.10.2024 № 1335 «О переносе выходных дней в 2025 году».

Норма рабочего времени Иванова на 3 квартал 2025 год составит:

36 часов / 5 рабочих дней × 66 рабочих дней (по календарю для пятидневки в 2025 году) - 0 часов = 475,2 часа.

Шаг 4 — не забудьте про «льготников»

При планировании сменного графика или графика работы всегда помним про категории работников, которых лучше не ставить в ночные смены или на работу в праздник. Есть прямой запрет для беременных и несовершеннолетних (кроме работников творческих профессий), даже если они сами согласны. А отдельные категории работников можно привлечь к работе в ночную смену, сверхурочно или в праздник только с их письменного согласия и при наличии медзаключения об отсутствии противопоказаний (ст. 259 Трудового кодекса):

• женщин с детьми в возрасте до 3 лет;

• инвалидов;

• работников с детьми-инвалидами;

• осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;

• матерей и отцов, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, а также опекунов детей указанного возраста;

• родителей ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом или участвует в СВО;

• работников, имеющих трех и более детей в возрасте до 18 лет, в период до достижения младшим из детей возраста 14 лет.

Мы рассказали очень много правил, которые надо учесть при составлении графиков сменности или графиков работы. Чтобы они всегда были под рукой, мы подготовили памятку.

Скачать памятку «Что учесть при составлении графиков сменности»

Шаг 5 — учитывайте нюансы

График сменности и график работ не рекомендуют составлять с недоработками — их надо будет оплатить по среднему заработку (ст. 155 Трудового кодекса). Но небольшие недоработки не столь критичны, как сверхурочная работа, которую нельзя планировать заранее и включать в график. Привлечь к ней работника можно только с его письменного согласия, если это не авария или другая экстренная ситуация (ст. 99 Трудового кодекса).

Как оформить и оплатить сверхурочную работу

При сменной работе или работе по графику обычно используют суммированный учет рабочего времени (СУРВ). Он помогает сэкономить на оплате переработок, если из-за особенностей производственного процесса невозможно соблюдать ежедневную или еженедельную норму рабочего времени (ст. 104 Трудового кодекса). При СУРВ часы сверхурочной работы подсчитывают не в конце дня или недели, а по окончании учетного периода, который может составлять до года в общем случае. И переработки в одну неделю или месяц компенсируют недоработками в другое время. При этом рабочее время за учетный период не может превышать норму часов.

Если у вас постоянно график выходит с переработками, то попробуйте:

• увеличить учетный период (для «вредников» и отдельный категорий работников это сделать не получится);

• нанять еще персонал (осторожнее с исполнителями по договорам ГПХ);

• пересмотреть производственный процесс и графики.

Для экстренных ситуаций можно использовать работу в выходной день, но на постоянной основе такую практику лучше не использовать. Это нарушение права работника на еженедельный непрерывный отдых не менее 42 часов.

Как утвердить график сменности и ознакомить с ним работника

В законе нет требований обязательно утверждать график сменности приказом, а для графика работ вообще требований нет. Но надо обязательно получить мнение профсоюза (ст. 103 Трудового кодекса). Однако лучше утвердить график приказом, чтобы придать ему статус официального документа. Это позволит использовать его, например, в суде при спорах с работником.

Что касается ознакомления с графиком, то в Трудовом кодексе нет требований делать это под личную подпись работника. То есть способ может быть любым (в том числе по email), но рекомендуем закрепить его в локальных нормативных актах. Важно, чтобы работодатель мог подтвердить фактическое ознакомление с графиком, а не наличие подписи.

Нестандартные ситуации при сменной работе: менять ли график

Составить график сменности или работы — это полдела. Основные сложности начинаются при его реализации: работники болеют, прогуливают или уезжают на военные сборы.

Если работник отсутствует на рабочем месте по уважительной причине, то эти периоды исключают из нормы рабочего времени (письмо Минтруда от 01.09.2021 № 14-6/ООГ-8378). Это значит, что отрабатывать их он не должен. Уважительными считают отсутствие по причинам:

• временной нетрудоспособности;

• отпуска (оплачиваемого или нет);

• использования дней отдыха за работу в выходной, дней по уходу за ребенком-инвалидом;

• исполнения государственных обязанностей (например, явки по повестке военкомата);

• других уважительных причин (не зависящих от желания работника, например, ареста и нахождения в СИЗО).

Вносить корректировки в утвержденный график в части добавления работнику смен в таких ситуациях не нужно. Более того, если эти периоды исключили из нормы рабочего времени, то их отработка станет сверхурочной работой. Не создавайте себе проблем на ровном месте из-за предубеждения некоторых кадровиков, что работник «кровь из носу» должен отпахать заранее запланированное количество часов.

Если же работодатель хочет изменить график по другим причинам, то здесь надо учитывать те же сроки, что и при его составлении. С новым графиком сменной работы сотрудников надо ознакомить не менее, чем за месяц (ст. 103 Трудового кодекса); с графиком работы — в сроки, установленные ПВТР или другими локальными нормативными актами.

Главное о графике сменности

Сменная работа — работа в 2, 3, 4 смены — вводится обычно на непрерывном производстве. Ключевая особенность сменной работы  в том, что на одном рабочем месте один сотрудник сменяет другого в пределах суток, то есть он не может покинуть работу, пока не пришел сменщик. Продолжительность смены каждой группы работников устанавливают в соответствии с графиком сменности, к которому есть установленные законом требования (ст. 103 Трудового кодекса):

• его принимают с учетом мнения профсоюза;

• по общему правилу с графиком сменности работников нужно ознакомить не позднее чем за месяц до его ввода в действие (на предприятиях ОПК — за 3 дня в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 01.08.2022 № 1365).

Если же работники чередуют друг друга в разные дни — например, каждый работает 2 дня по 11 часов, 2 дня отдыхает — то это работа по графику. Для нее нет отдельных требований в законе, в отличие от сменной работы, поэтому это более гибкий инструмент планирования рабочего времени. Работодатель сам определяет, в какие сроки он будет доводить график работы до сотрудников.

Чтобы правильно составить график сменности, нужно определить, из каких периодов состоит смена, установить их продолжительность, разобраться со временем отдыха, учесть льготные категории работников, установить норму рабочего времени для каждого сотрудника. В статье выше рассматриваем отдельно каждый шаг.

В законодательстве нет унифицированной формы графика, а также требований обязательно утверждать его приказом. Однако это лучше сделать, чтобы придать ему статус официального документа. Это позволит использовать график, например, в суде при спорах с работником.

Также в Трудовом кодексе нет требований ознакамливать с графиком под личную подпись работника. Работодатель может делать это любым способом, закрепленным в локальном нормативном акте.

Менять график сменности надо в том же порядке, в каком его утверждали, и тоже за месяц ознакамливать с ним работников. Если сотрудник отсутствует на рабочем месте по уважительной причине, то эти периоды исключают из нормы рабочего времени (письмо Минтруда от 01.09.2021 № 14-6/ООГ-8378). Это значит, что отрабатывать их он не должен. Уважительными считают отсутствие по причине:

• временной нетрудоспособности;

• отпуска (оплачиваемого или нет);

• использования дней отдыха за работу в выходной, дней по уходу за ребенком-инвалидом;

• исполнения государственных обязанностей (например, явки по повестке военкомата);

• других уважительных причин (не зависящих от желания работника, например, ареста и нахождения в СИЗО).

Вносить корректировки в утвержденный график в части добавления работнику смен в таких ситуациях не нужно. Более того, если эти периоды исключили из нормы рабочего времени, то их отработка станет сверхурочной работой.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать