Ночные смены: оформление и оплата

Нередко работодатели привлекают сотрудников для работы в ночное время, например, на непрерывных производствах, в дежурных службах и т.п. Такой труд происходит в условиях, отклоняющихся от нормальных, поэтому по трудовому законодательству он оплачивается в повышенном размере. А там где деньги, там всегда конфликт. Рассказываем в статье, как учитывать и оплачивать работу в ночное время, чтобы не нарушать закон и права работника.

Наталья Пискарева Эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству

Ночная смена и работа в ночное время — это не одно и то же

В трудовом законодательстве нет определения ночной смены — есть ночное время с 22:00 до 06:00 часов по местному времени (ст. 96 ТК РФ). На практике же «ночной» часто называют смену, часть которой выпадает на эти часы. При этом она может начинаться вечером или днем: например, с 16:00 до 04:00 или с 20:00 до 08:00. Не все часы работы в такие смены надо оплачивать в повышенном размере, как ночную работу, хотя сотрудники иногда считают по-другому и предъявляют претензии работодателю.

Запоминаем: ночное время — это с 22:00 до 06:00 часов.

Именно этот период оплачиваем работникам в повышенном размере по сравнению с работой в дневные часы. И именно на это время ориентируемся, когда составляем список сотрудников, которых нельзя привлекать к работе в ночную смену.

Такой подход подтвержден многолетней судебной практикой (Определение Ленинградского областного суда от 28.04.2010 № 33-1781/2010; Решение Московского городского суда от 12.12.2014 по делу № 7-9197).

Кого нельзя привлекать к работе в ночное время

Не могут работать ночью беременные женщины, а также несовершеннолетние, кроме творческих работников и работников СМИ (ст. 96 ТК РФ, ст. 268 ТК РФ).

Работодатель имеет право привлекать к ночной работе сотрудников до 18 лет, профессии и должности которых перечислены в Распоряжении Правительства от 04.07.2023 № 1777-р (ст. 96 ТК РФ). Например, артистов, корреспондентов, костюмеров и других. При этом работодатель может сам установить в коллективном договоре, локальном нормативном акте (ЛНА), трудовом договоре порядок работы в ночное время таких работников.

Но указанное выше — исключение. По общему правилу несовершеннолетних сотрудников и беременных женщин нельзя допускать к работе ночью, даже если они сами не против. Это нарушение трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ — предупреждение или штраф для юрлиц от 30 000 до 50 000 рублей, для ИП и должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

От кого нужно получать письменное согласие

Есть категории работников («льготников»), которых можно привлечь к ночной работе только при выполнении особых условий:

• сотрудницы с детьми в возрасте до 3 лет;
• инвалиды;
• родители, опекуны или попечители детей-инвалидов;
• сотрудники, осуществляющие уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением;
• матери и отцы, опекуны, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет;
• родитель ребенка в возрасте до 14 лет, если другой родитель работает вахтовым методом;
• многодетные работники в период до достижения младшим из детей возраста 14 лет.

«Льготников» можно допускать к ночным сменам только с их письменного согласия и при наличии медзаключения об отсутствии медицинских противопоказаний. Требования к медицинским заключениям смотрите в Приказе Минздрава от 14.09.2020 № 972н. При этом «льготников» нужно письменно предупреждать об их праве отказаться от ночной работы.

В нормативных документах нет утвержденных бланков уведомления работника и его письменного согласия. Их составляют в произвольной форме. Например, Роструд считает, что записи работницы «Согласна» на приказе о привлечении ее к ночной работе достаточно для подтверждения письменного согласия, и оформлять отдельный документ-согласие не нужно. 

Варианты оформления уведомления и согласия работника на ночную работу смотрите в таблице:

Мы рассмотрим подробнее каждый вариант в разделе «Как оформить привлечение к работе в ночное время».

Как учитывать рабочее время в ночной смене

Приведем общие правила.

Правило 1 — ночную смену сокращают на час без последующей отработки (ст. 96 ТК РФ). То есть если при пятидневной рабочей неделе рабочий день составляет 8 часов в дневное время, то в ночное время сотрудник будет работать 7 часов.

Из этого правила есть два исключения, если иное не установлено в коллективном договоре:

Продолжительность работы в ночное время можно уравнять с дневной работой при сменной работе в режиме «шестидневки» и в случаях, когда это необходимо по условиям труда. Работодатель устанавливает список таких работ в коллективном договоре или ЛНА. 

Правило 2 — обеденный перерыв не входит в рабочее время (ст. 108 ТК РФ). Соответственно, оплачивать его не нужно.

При ночной работе сотруднику также полагается время на отдых и питание продолжительностью от 30 минут до 2 часов. Такой перерыв можно не предоставлять, если смена длится не более четырех часов — тогда отсутствие перерыва надо прописать в правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или в трудовом договоре.

Еще одно исключение — непрерывное производство. Здесь работодатель может не предоставлять перерыв, если пропишет в ПВТР перечень таких работ и список мест, где работники смогут обедать в рабочее время. В такой ситуации оплачивать надо всю смену.

Перерыв можно установить в ПВТР двумя способами:

Точное время. Например, обеденный перерыв продолжительностью 45 минут с 01:00 час. до 01:45 час.

Как временной интервал, когда в течение которого работник сам выбирает время отдыха. Например, обеденный перерыв продолжительностью 45 минут, который сотрудник может использовать в период с 0:00 час. до 03:00 час. 

Если не прописать в ПВТР время отдыха, трудовой инспектор может классифицировать это как нарушение ст. 214 ТК РФ в части необеспечения режима труда и отдыха.

Правило 3 — по работам в дневное и ночное время ведут раздельный учет. Рабочая смена может частично выпадать на период с 22:00 до 06:00. В этом случае работодатель должен отдельно считать, сколько часов сотрудник отработал в ночное время, а сколько — в дневное. Об этом, в частности, напомнил Роструд в ответах на вопросы на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Раздельный учет необходим, потому что оплачивают ночные и дневные часы работы по-разному (ст. 154 ТК РФ). Работодатель сам выбирает, каким способом он его будет вести.

Вариант 1 — использовать в табеле двойной код

Часы работы в дневное время обозначают кодом «Я» или 01; в ночное — «Н» или 02.

Вариант 2 — ввести в табель дополнительные строки

Работодатель не обязан применять унифицированные формы Т-12 и Т-13. Он может разработать свой бланк табеля учета рабочего времени, например, добавив в него дополнительные строки или графы для отражения всех кадровых ситуаций. Например, изначально выделить отдельные поля для раздельного учета работы в дневное и ночное время.

Смотрите видео — эксперт Экстерна Татьяна Евдокимова коротко рассказывает, как учитывать и оплачивать работу в ночное время, чтобы избежать штрафов:

Как оформить привлечение к работе в ночное время

Варианты документирования зависят от того, будет ли работа ночью для сотрудника временной или постоянной. Рассмотрим каждый.

Сотрудника принимают на ночную работу

Если вы сразу трудоустраиваете работника на ночные смены, то укажите это условие в трудовом договоре. Это обязательно по ст. 57 ТК РФ.

Если сотрудник ‒ «льготник», то сразу пропишите в договоре условия о праве отказаться от работы в ночное время в соответствии со ст. 96 ТК РФ и о согласии на работу в ночное время.

Преимущество такого варианта в том, что не придется перед каждой ночной сменой проводить процедуру уведомления и получения согласия. Такой же позиции придерживается Роструд. Он считает, что подписав договор с условиями ночной работы, сотрудник уже дал на нее согласие (ответ на вопрос № 3 Обзора актуальных вопросов за октябрь 2020).

Учитывайте, что «льготники» могут отказаться от работы в ночное время в любой момент, даже если условие о ночной работе есть в их трудовом договоре. Это законодательно закрепленная для них гарантия. Если отказ оформлен письменно, то это не будет дисциплинарным проступком. 

Рекомендуем прописать в ЛНА порядок действий работодателя в случае, если «льготник» решит отказаться от ночных смен. Например, по причине ухода за ребенком-инвалидом. Алгоритмы будут различаться при эпизодических отказах или при постоянном отказе от ночной работы.

Сотрудника переводят на работу в ночное время

Здесь возможны разные ситуации, например, работника переводят на другую должность, где есть ночные смены, работодатель изменил график работы или график сменности, сотруднику предложили внутреннее совместительство по другой должности (профессии), связанной с ночной работой.

Здесь всегда помните, что изменить условия действующего трудового договора по общему правилу можно на основании письменного соглашения сторон (ст. 72 ТК РФ). Это не обязательно должно быть допсоглашение к трудовому договору, хотя на практике чаще всего оформляют именно его. При внутреннем совместительстве подписывают отдельный договор о совместительстве в соответствии со ст. 282 ТК РФ.

Если инициатива перевода на ночную работу исходит от вас, как работодателя, то сначала предложите сотруднику подписать соглашение по ст. 72 ТК РФ. Это сэкономит вам время. Если сотрудник ‒ «льготник», то письменно сообщите ему о его праве отказаться от ночной работы.

Если работник отказывается от добровольного перевода на ночную работу, то действуйте в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ: с письменным уведомлением об изменении условий трудового договора не менее чем за два месяца.

В ряде случаев сотрудника можно перевести на работу в ночную смену без его письменного согласия, сроком до одного месяца. Например, при аварии или ЧС. Перечень таких ситуаций приведен в ст. 72.2 ТК РФ. Но здесь также не забывайте про «льготников» по ст. 96 ТК РФ. О том, как правильно оформить перевод сотрудника на другую должность, читайте в статье.

Сотрудника эпизодически привлекают к работе в ночное время

Иногда необходимость выйти в ночную смену возникает разово. Например, при аварии, или для замены отсутствующего работника. В таких ситуациях подписывать с сотрудником письменное соглашение не обязательно, если это временный перевод по ст. 72.2 ТК РФ, сверхурочная работа (ст. 99 ТК РФ) или работа в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 113 ТК РФ).

Привлечение к ночной смене оформляют письменным уведомлением работника и отмечают в табеле рабочего времени соответствующими кодами. Приказ оформлять не обязательно, если это не работа в выходной или праздник. Но в ЛНА работодателя может содержаться требование о том, что привлечение к ночной работе происходит по письменному распоряжению руководителя.

Обратите внимание, что на сверхурочную работу или работу в выходной в ряде случаев нужно письменное согласие работника, а также учет мнения профсоюза. И опять же не забывайте про «льготную» категорию.

Читайте по теме: Сверхурочная работа: изменения с 1 сентября, нюансы оформления и оплаты

Как оплачивать ночную смену

Платить за такой труд надо всегда больше, чем за дневной. Работодатель устанавливает конкретные размеры доплаты за работу в ночные часы в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре (ст. 154 ТК РФ). При этом условия не могут быть хуже прописанных в Постановлении Правительства РФ от 22.07.2008 № 554:

20% часовой тарифной ставки (оклада, рассчитанного за час работы)

за каждый час работы в ночное время.

Учитывайте также Постановление Конституционного Суда РФ от 27.06.2023 № 35-П. В нем суд разъяснил, что доплатой за ночную работу нельзя «дотягивать» зарплату до МРОТ. Ночные смены — это труд в условиях, отклоняющихся от нормальных, а минимальный размер оплаты труда гарантирован всем работникам, выполнившим норму труда. Если зарплата сотрудника на полной ставке составляет меньше МРОТ, то работодатель сначала компенсирует разницу, а уже потом на эту сумму производит доплату за ночные часы. 

И второй важный момент. Доплата за ночные часы работы положена всегда, даже если работник принят на работу в ночное время. То есть в трудовом договоре с ним вы указываете оплату за труд в нормальных условиях, а потом уже на эти суммы начисляете повышенный размер за ночные часы. 

При этом 20% — не предельный размер доплаты. В отраслевых соглашениях для отдельных категорий работников он может быть выше. Роструд разъяснил, что в этом случае работодатель применяет наиболее выгодные для работника условия.

Нельзя не доплачивать за ночной труд. Трудовой инспектор или прокурор квалифицируют это как неполную выплату зарплаты со всеми вытекающими для работодателя неприятными последствиями. Это и доначисление сумм вознаграждения, и компенсация за невыплаченные вовремя суммы по ст. 236 ТК РФ, и ответственность по КоАП и УК РФ.

Если на ночные часы выпала сверхурочная работа, то оплачивать в повышенном размере нужно и то, и другое. Для этого случая в Трудовом кодексе нет исключений, как для работы в выходной, когда переработки оплачивают по ст. 153 ТК РФ.

Главное о работе в ночную смену

Ночное время в трудовом законодательстве — это с 22:00 до 06:00 часов. За работу в эти часы работнику положена повышенная оплата по сравнению с дневной работой. И для труда ночью есть ограничения.

Нельзя допускать к ночным сменам 

• беременных женщин;
• несовершеннолетних, кроме творческих работников и работников СМИ.

Есть категории работников («льготников»), которых можно привлечь к ночной работе только при выполнении особых условий. Это, например, инвалиды или родители детей-инвалидов. При привлечении к ночным сменам всегда проверяйте, не входит ли сотрудник в особую категорию.

«Льготников» можно допускать к ночным сменам только с их письменного согласия и при наличии медзаключения об отсутствии медицинских противопоказаний. При этом «льготников» нужно письменно предупреждать об их праве отказаться от ночной работы.

В нормативных документах нет утвержденных бланков уведомления работника и его письменного согласия. Их составляют в произвольной форме. Возможные варианты — включить извещение и согласие в трудовой договор, оформить отдельными документами, включить уведомление и подпись о согласии в лист ознакомления с приказом.

В тексте статьи выше вы найдете примеры формулировок.

Оформить привлечение к ночной работе можно разными способами, например:

По ночным и дневным часам работы в табеле учета рабочего времени всегда ведут раздельный учет. Это связано с тем, что оплачиваются они по-разному.

Платить за ночной труд надо всегда больше, чем за дневной. Работодатель устанавливает конкретные размеры доплаты за работу в ночные часы в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре (ст. 154 ТК РФ). При этом условия не могут быть хуже прописанных в Постановлении Правительства от 22.07.2008 № 554:

20% часовой тарифной ставки (оклада, рассчитанного за час работы)

за каждый час работы в ночное время.

Учитывайте также Постановление Конституционного Суда РФ от 27.06.2023 № 35-П. В нем суд разъяснил, что доплатой за ночную работу нельзя «дотягивать» зарплату до МРОТ. 

Нельзя не доплачивать за ночной труд. Трудовой инспектор или прокурор квалифицируют это как неполную выплату зарплаты со всеми вытекающими для работодателя неприятными последствиями. Это и доначисление сумм вознаграждения, и компенсация за невыплаченные вовремя суммы по ст. 236 ТК РФ, и ответственность по КоАП и УК РФ.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно