Как оформить перевод сотрудника на другую должность

Работников переводят на другую работу по разным причинам: повышение в должности; появление медицинских противопоказаний; изменение штатного расписания; чрезвычайная ситуация и другое. Во всех случаях кадровику нужно правильно оформить документы, чтобы не нарушить права сотрудника и не спровоцировать трудовые споры. Рассказываем в статье, как правильно перевести работника на другую должность.

Наталья Пискарева Эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Виды перевода и его общие правила

Условия трудового договора включают три важных элемента, характеризующих деятельность работника у работодателя:

• трудовую функцию — выполнение работы по определенной должности, профессии, специальности;

• структурное подразделение — филиал, представительство, цех, служба, отдел;

• местность выполнения работ — конкретный населенный пункт, в котором находится работодатель.

Изменение одного или нескольких из перечисленных условий называется переводом работника (ст. 72.1 ТК РФ). Он может быть временным или постоянным. Если работник переходит на другое рабочее место, или ему поручается работа с новым механизмом, а условия трудового договора не меняются, то будет перемещение, а не перевод.

Есть общие правила, про которые нужно знать кадровику. Во-первых, в большинстве случаев перевод возможен только с письменного согласия работника или по его письменному заявлению. Исключений из этого правила немного — аварии, пожары, простой, чрезвычайные ситуации (ст. 72.2 ТК РФ). Также не нужно получать согласия работника при перемещении.

Во-вторых, перевод у того же работодателя оформляется заключением дополнительного соглашения к трудовому договору.

Если перевод носит постоянный характер, то требуется внести запись в трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, отчитаться в СФР по форме ЕФС-1.

Сотрудника нельзя заставить перейти на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья (ст. 72.1 ТК РФ).

Постоянный перевод

Это переход на другое место работы без указания срока перехода. Примеры постоянного перевода:

1. У работника полностью изменяется трудовая функция. Например, экономиста назначают на должность начальника отдела или техника переводят на место кладовщика.

2. Изменяется указанное в трудовом договоре структурное подразделение, в котором числится работник. Например, бухгалтера аппарата управления переводят бухгалтером отделения в этом же населенном пункте. Если структурное подразделение в трудовом договоре не указывалось, то будет перемещение.

3. Работник переезжает вместе с работодателем в другую местность. Например, пензенское представительство переносится в Саратов. О переезде в другой населенный пункт работника нужно предупредить за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

При постоянном переводе можно изменить трудовой договор со срочного на бессрочный. Наоборот — нельзя, поскольку такого основания нет в ст. 59 ТК РФ.

Повторим, что работника можно перевести только с его письменного согласия. Если работодатель «забудет» получить такой документ, то ему грозит предупреждение или штраф (ст. 5.27ТК РФ).

На основании письменного заявления или согласия работника кадровик оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору. Его подписывают в двух экземплярах, один из которых выдают сотруднику под личную подпись на экземпляре организации.

Работник может отказаться от переезда в другую местность. В этом случае его нужно уволить по п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, с выплатой ему 2-недельного среднего заработка (ч. 7 ст. 178 ТК РФ). Размер выходного пособия может быть больше, если это предусмотрено трудовым договором, коллективным договором.

Временный перевод

Сотрудник может временно перейти в другое структурное подразделение или на другую должность по письменному соглашению с работодателем:

• при переводе на любую работу — на срок до одного года;

• при замещении временно отсутствующего сотрудника, за которым по закону сохраняется место (например, «декретника» или уехавшего на военные сборы) — до его выхода.

В общих случаях на временный перевод тоже нужно письменное согласие или заявление работника. На его основании оформляется допсоглашение к трудовому договору. Записи в трудовую книжку или в сведения о трудовой деятельности не делаются. Кадровик их вносит, когда перевод становится постоянным.

Временный перевод без согласия работника на срок до 1 месяца возможен только в исключительных случаях, указанных в Трудовом кодексе (ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ).

1. Для предотвращения или ликвидации последствий аварий, несчастных случаев, пожаров, наводнений, эпидемий и других жизнеугрожающих ситуаций.

2. При простое, необходимости предотвращения уничтожения или порчи имущества, замещении временно отсутствующего сотрудника — если перевод связан с исключительными обстоятельствами, ставящими под угрозу жизнь и нормальные жизненные условия населения. Если работник переходит на работу более низкой квалификации, то нужно его письменное согласие (ч. 3 ст. 72.2 ТК РФ).

Например, во время ковидной пандемии врачей одной специальности переводили на временную работу по другой. Или в период «ледяного дождя» из рабочих сетевой компании формировали бригады для аварийно-восстановительных работ на ЛЭП в других филиалах.

При временном переводе без согласия работника на срок до месяца допсоглашение к трудовому договору не заключается. Также не надо вносить записи в трудовую книжку или в сведения о трудовой деятельности.

При временном переводе без согласия сотрудника его зарплата не может быть ниже среднего заработка по прежней работе (ст. 72.2 ТК РФ).

В большинстве случаев работник не может отказаться от законного временного перевода по ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ. Это будет нарушением трудовой дисциплины, за которое работодатель может применить дисциплинарное взыскание.

Но Верховный Суд РФ указал случаи, когда сотрудник имеет право на отказ от временного перевода (п. 19 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 17.03.2004 № 2):

• в случае возникновения опасности для жизни и здоровья вследствие нарушения требований охраны труда (ст. 216 ТК РФ);

• при переводе на выполнение работ с вредными и опасными условиями труда, не предусмотренными трудовым договором (ст. 216.1 ТК РФ).

Например, офисный сотрудник со 2 классом условий труда может отказаться от временного перевода в качестве ликвидатора последствий аварии на опасном объекте. Или работник, которому «забыли» выдать СИЗ и провести целевой инструктаж, тоже может приостановить работу до устранения опасности для своей жизни и здоровья.

Обязательный перевод

Есть ситуации, когда работнику нужно предложить другую работу у этого же работодателя по требованиям закона:

• в соответствии с медицинским заключением — беременным женщинам, сотрудникам с выявленными при медосмотрах медицинскими противопоказаниями (ст. 73, ст. 254 ТК РФ);

• сотрудницам или отцам-одиночкам с детьми до 1,5 лет (ст. 254, ст. 264 ТК РФ);

• при сокращении численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);

• при недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Разберем каждую ситуацию подробнее.

Беременной женщине по ее письменному заявлению и в соответствии с медицинским заключением нужно снизить норму выработки или обеспечить перевод на легкий труд — без воздействия вредных и опасных факторов.

До предоставления другой работы будущую маму освобождают от служебных обязанностей на весь срок ожидания ребенка. Во всех таких случаях за беременной женщиной сохраняется средний заработок (ч. 1 и 2 ст. 254 ТК РФ).

Важно. Медицинское заключение — это не листок временной нетрудоспособности. Оформлять больничный для освобождения от работы или перевода не нужно.

Если медицинские противопоказания к работе выявлены у других работников, кроме руководителей и главных бухгалтеров, то работодатель должен предложить им перевод на другую подходящую работу (ч. 1 ст. 73 ТК РФ). Если свободных мест нет, или сотрудник отказался от перехода, то вариантов действий два:

1. Если временный перевод по состоянию здоровья нужен на срок до четырех месяцев, то работника отстраняют от работы с сохранением за ним рабочего места. Зарплату за это время не начисляют, но сотрудник может получать выплаты по законодательству, колдоговору, трудовому договору.

2. Если работник нуждается в переводе на срок более четырех месяцев, и он отказался от перевода, либо его некуда переводить, то его увольняют по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Сотруднику выплачивают выходное пособие по ч. 7 ст. 178 ТК РФ — 2-недельный средний заработок или более высокую сумму, предусмотренную трудовым договором, коллективным договором.

Если медицинские противопоказания выявлены у руководителя, его заместителя или главного бухгалтера, то им также нужно предложить перевод. Но здесь не учитываются сроки перехода на новую работу. При отказе от перевода или отсутствии свободных мест сотрудника увольняют с выплатой выходного пособия по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Работодатель может не прекращать трудовой договор с руководителями и главбухами, а отстранить их от работы. Для этого нужно письменное согласие работника и соглашение сторон о сроке отстранения. Зарплата в этот период не начисляется, если иное не предусмотрено законодательством, колдоговором, трудовым договором.

Работодатель обязан перевести на другую работу женщину с детьми до 1,5 лет при невозможности продолжения прежней работы, если от нее поступит соответствующее заявление (ст. 254 ТК РФ). Например, мама решила досрочно выйти из декретного отпуска, но ей не подходит разъездной характер по должности, или до рабочего места далеко добираться.

Роструд разъясняет, что «невозможность продолжения прежней работы» — это случаи, когда работа несовместима с кормлением ребенка и уходом за ним (Руководство, утвержденное Приказом Роструда от 11.11.2022 № 253).

В таких ситуациях женщину переводят по ее заявлению на другую работу, если она есть. Зарплату ей платят не ниже среднего заработка по прежней должности. Льгота действует, пока ребенку не исполнится полтора года.

Гарантии для женщин с детьми распространяются на тех, кто работает по совместительству, а также на лиц, воспитывающих ребенка без матери.

Работодатель должен предложить работнику перевод на другую должность, соответствующую квалификации или нижеоплачиваемую и не противопоказанную ему по состоянию здоровья, в случаях:

• сокращения численности или штата;

• несоответствия работника занимаемой должности, если недостаточная квалификация подтверждена результатами аттестации.

Сотруднику предлагают вакансии в данной населенном пункте. Работодатель не обязан переводить на свободную работу в другую местность, если это не предусмотрено коллективным договором, трудовым договором (ст. 81 ТК РФ). Если свободных мест нет, или сотрудник отказался от перехода, его увольняют.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, больничные, отпускные, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Алгоритм оформления перевода

Шаг 1. Уведомить работника о переводе, если он происходит по инициативе работодателя, и нужно письменное согласие сотрудника. Пример: компания переезжает в другой регион, и у персонала меняются условия трудового договора в части местности работы.

Уведомление составляется в свободной форме и подписывается руководителем, уполномоченным действовать от лица работодателя. Его вручают работнику под личную подпись или передают иным способом, который позволит доказать, что работника предупредили в установленные ТК РФ сроки.

Шаг 2. Получить письменное согласие сотрудника на перевод, если это нужно по закону. Если работник сам хочет перейти на другую должность, то взять с него заявление.

Шаг 3. На основании письменного заявления или письменного согласия работника оформить допсоглашение к трудовому договору. Если имеет место временный перевод до 1 месяца по ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ, то шаг пропускают.

В соглашении указываются:

• дата и место подписания;

• наименование работодателя, Ф.И.О. работника;

• новая редакция пунктов трудового договора, в которые вносятся изменения.

Допсоглашение подписывается в двух экземплярах.

Шаг 4. Издать приказ о переводе. Это обязательный шаг в любой ситуации, когда сотрудник переходит на новую должность. На основании этого документа кадровик будет вносить запись в трудовую книжку, отчитываться в СФР, а бухгалтер — начислять зарплату.

Приказ составляется по форме Т-5 или на бланке, разработанном и утвержденном работодателем. В нем нужно указать:

• номер и дату составления;

• дату и срок перевода, вид перевода — временно или постоянно;

• Ф.И.О. сотрудника;

• прежнее и новое место работы, новый размер оплаты труда (оклад, тарифная ставка, надбавки);

• причину перевода — например, «вакансия» или «невозможность продолжения прежней работы»;

• документ-основание — заявление работника, допсоглашение к трудовому договору, медицинское заключение, служебная записка непосредственного руководителя и др.

С приказом о переводе сотрудника нужно ознакомить под личную подпись.

Шаг 5. Если перевод постоянный, то следует отчитаться в СФР по форме ЕФС-1. Сведения направляют до 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты

В Контур.Экстерне вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.

Попробовать бесплатно

Шаг 6. Внести запись о постоянном переводе в бумажную трудовую книжку и в личную карточку работника, если они ведутся. При временном переходе на другую работу это не делают.

Шаг 7. Провести работнику инструктаж и проверку знаний по охране труда, а также другие мероприятия для допуска к самостоятельной работе — обучение, стажировку и дублирование, если это необходимо по должности.

При переводе можно освободить от повторной подготовки по ОТ тех работников, чьи условия труда и идентифицированные ранее источники опасности не меняются (п. 7 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464). Например, бухгалтер получил повышение до ведущего бухгалтера, но продолжает трудиться на том же рабочем месте.

Перемещение сотрудника

У работодателя есть право переместить работника на другую работу без его согласия, если она не противопоказана тому по медицинским показаниям (ч. 3 и 4 ст. 72.1 ТК РФ). Под перемещением понимаются случаи, когда не изменяются условия в трудовом договоре:

• предоставление нового рабочего места без изменения трудовой функции;

• переход в другое структурное подразделение, если прежнее не было указано в трудовом договоре и допсоглашениях к нему;

• допуск к работе с новым оборудованием, агрегатом.

При перемещении не нужно подписывать соглашение к трудовому договору и вносить запись в трудовую книжку. Достаточно издать приказ.

Главное о переводе на другую должность

1. Перевод сотрудника у одного работодателя — это изменение одного или нескольких условий трудового договора: трудовой функции, структурного подразделения или местности работы. Он бывает временным или постоянным.

2. В большинстве случаев перевод возможен только с письменного согласия или заявления работника. Исключения указаны в ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ. Это ситуации временного, на срок до месяца, перевода из-за чрезвычайных обстоятельств, угрожающих жизни и здоровью людей.

3. В ТК РФ есть случаи, когда перевод обязателен:

   • в соответствии с медицинским заключением (ст. 73, ст. 254 ТК РФ);

   • женщинам или отцам-одиночкам с детьми до 1,5 лет (ст. 254, ст. 264 ТК РФ);

   • при сокращении численности или штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);

   • при недостаточной квалификации сотрудника (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ)

4. Перевод оформляется допсоглашением к трудовому договору, кроме случаев временного перевода по ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ. Во всех ситуациях издается приказ по форме Т-5 либо по форме работодателя.

5. При постоянном переводе нужно внести запись в трудовую книжку и отчитаться в СФР. Форму ЕФС-1 направляют до 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа.

6. Перевод к другому работодателю может быть только постоянным. Работника увольняют по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. В 2023 году разрешен временный перевод по направлению ЦЗН в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 30.03.2022 № 511.