Новый формат счета-фактуры и УПД

Важные изменения для налогоплательщиков: в ФНС наконец утвердили новые форматы счета-фактуры и УПД. У налогоплательщиков есть год, чтобы перейти на новый порядок: счета-фактуры обновленного формата станут обязательными с 01.04.2025. Разбираемся, что изменилось в документах по НСПТ и что учесть в работе уже сейчас.

Ирина Одарич Эксперт по НДС и прослеживаемости

Как изменили форматы счета-фактуры и УПД

С 1 октября 2023 года в счетах-фактурах появился новый обязательный реквизит — стоимость товара, подлежащего прослеживаемости (пп. 19 п. 5 ст. 169 НК РФ, Федеральный закон от 31.07.23 № 389-ФЗ). Как следствие, этот же реквизит нужно показывать и в универсальном передаточном документе (пп. «г» п. 13 Положения о НСПТ, утв. ПП РФ от 01.07.2021 № 1108). Для этих целей в табличные части счета-фактуры и УПД добавлена новая графа 14.

Сами формы счетов-фактур и УПД пока не поменяли. Но их планируют изменить в 2024 году: проект обновленного Постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137 уже опубликовали на официальном сайте НПА. А вот новые форматы счета-фактуры и УПД уже утвердили, они применяются с 9 февраля 2024 года (приказ ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@). Прошлые форматы больше не действуют: приказ ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ утратил силу.

Кроме того, налоговая инспекция опубликовала перечень кодов для формирования сведений о специальных обстоятельствах документа — их можно загрузить на официальном сайте ФНС. Это специальные коды, которые соответствуют определенным бизнес-операциям, они нужны для автоматизации работы с документами. К примеру, формат УПД можно использовать, чтобы оформить перемещение имущества от продавца покупателю внутри организации.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Когда нужно применять обновленные форматы

При любых сделках с прослеживаемыми товарами обязательны электронные счета-фактуры (в том числе корректировочные) или УПД (п. 1.2 ст. 169 НК РФ). Покупатели обязаны принимать такие документы через оператора ЭДО, даже если они не являются плательщиками НДС.

Новые форматы из Приложения № 1 к приказу № ЕД-7-26/970@ позволяют передать счет-фактуру / УПД, в котором стоимость прослеживаемого товара приведена как отдельный показатель. До 1 апреля 2025 года участники НСПТ смогут работать по-старому и применять форматы без показателя стоимости (п. 3 приказа № ЕД-7-26/970@, п.п. 1 и 7 Приложения № 1 к письму ФНС от 04.03.2024 № ЕА-4-26/2486@).

До 01.04.2025 можно применять два формата счетов-фактур и УПД со статусом «1»:

• с реквизитом стоимости прослеживаемого товара (версия 5.02);
• без реквизита стоимости прослеживаемого товара (версия 5.01).

После 01.04.2025 придется работать только с новыми форматами версии 5.02. А вот операторам ЭДО необходимо поддержать новый формат документов прослеживаемости в течение полугода — до 30.07.2024.

Электронный формат корректировочного счета-фактуры утвержден другим приказом ФНС — от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@. И в действующем формате до сих пор нет элементов для отражения сведений о стране происхождения товаров в соответствии с графами 10, 10а КСФ (письмо ФНС от 29.07.2021 № СД-4-3/10681@). Поэтому формат корректировочного счета-фактуры также планируют доработать, чтобы отражать в нем стоимость и другие элементы по прослеживаемым товарам.

Пока этого не сделали, участники НСПТ могут применять текущий формат из приказа № ЕД-7-26/736@. А после утверждения обновлений — в переходный период — и старый формат, и доработанный (п. 7 Приложения № 1 к письму ФНС от 04.03.2024 № ЕА-4-26/2486@, письмо ФНС от 26.09.2023 № ЕА-4-15/12314@). Это не повлияет на вычеты. Посредники, совершающие операции с прослеживаемыми товарами от своего имени, могут использовать доработанный формат УКД (письмо ФНС от 28.05.2021 № ЕА-4-15/7407).

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Для чего понадобились изменения в форматах счетов-фактур и УПД

Изначально систему прослеживаемости ввели, чтобы отслеживать импортные товары на территории РФ. Но правила НСПТ постоянно дорабатывают. Например, с 01.10.2023 в электронных счетах-фактурах и УПД нужно указывать стоимость прослеживаемых товаров. Причем реквизиты прослеживаемости нужно указывать как при продаже прослеживаемых товаров, так и при их передаче в ходе выполнения работ. Если прослеживаемые товары продают в составе комплектов и наборов, в документах также надо указать реквизиты по НСПТ.

Все счета-фактуры и УПД с реквизитами прослеживаемости операторы ЭДО передают в ФНС. Добавление нового элемента — стоимости прослеживаемого товара — позволит налоговикам получить полную информацию о сделке. Для корректного документооборота в рамках НСПТ и ввели новые форматы счетов-фактур и УПД (приказ № ЕД-7-26/970@). Напоминаем, что во время переходного периода (до 01.04.2025) можно выбрать любой формат документов — с реквизитом стоимости или без него.

Кроме того, реквизиты прослеживаемости необходимо показывать в декларации по НДС и в других формах НСПТ. Интересно, что в этих формах и раньше была графа «стоимость товаров, подлежащих прослеживаемости». Она вызывала много вопросов при заполнении отчетов у покупателей, так как они с этим реквизитом сталкивались впервые. Поэтому добавление этой информации в счет-фактуру и УПД вполне обосновано.

Как заполнить счет-фактуру или УПД по новым правилам

Продажу и приобретение прослеживаемых товаров для перепродажи надо оформлять только электронными счетами-фактурами / УПД и обмениваться ими через операторов ЭДО. Это касается и корректировочных документов (п. 1.1 ст. 169 НК РФ). Есть лишь несколько исключений (разд. 3 приложения к письму ФНС от 03.12.2021 № ЕА-4-15/16911@):

• товары проданы физлицам для собственных нужд, а не для бизнеса;
• товары проданы самозанятым;
• товары переданы на экспорт или реэкспорт;
• товары проданы и перемещены из РФ на территорию государства-члена ЕАЭС.

В этих случаях можно выставлять бумажные документы.

Если вы реализуете прослеживаемые товары

Главная особенность счета-фактуры или УПД, выставленных в рамках НСПТ — в них надо заполнять дополнительные графы для отражения регистрационных номеров партий прослеживаемых товаров (РНПТ). Вот эти графы:

• графа 11 — РНПТ;
• графы 12 и 12а — единица измерения прослеживаемого товара (ее код и наименование);
• графа 13 — количество товара в указанных единицах;
• графа 14 — стоимость прослеживаемого товара.

Если товар единого наименования включает несколько партий с разными РНПТ, нужно заполнить одну строку с названием и сведениями и несколько подстрок по графам 11 — 14. В остальном счет-фактуру и УПД по прослеживаемым товарам заполняют по стандартным правилам (раздел 2 Приложения № 1 к ПП РФ № 1137, Приложение № 3 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@).

Читайте по теме:

• На что обращать внимание в счете-фактуре
• Что такое УПД в бухгалтерии

Если вы передаете прослеживаемые товары в составе выполненных работ

Организации и ИП не обязаны выделять прослеживаемый товар в наименовании выполненных работ — для графы 1а счета-фактуры такая обязанность не установлена (письмо ФНС от 23.01.2024 № ЗГ-2-15/791). Но и запрета для этого тоже нет. Сведения о стоимости прослеживаемых товаров нужно указывать при передаче товаров в составе выполненных работ в таком же порядке, как и при реализации товаров.

При передаче прослеживаемых товаров в составе выполненных работ обязательно заполните граф 11-13 (а также 14 — если она сформирована в соответствии с форматом). Причем эти реквизиты придется отражать по каждому прослеживаемому товару, который включен в состав работ — если они относятся к разным товарным партиям. Графы 11-14 надо указывать в подстроках к строке, по которой указали выполненные работы.

Как быть, если не указали в документах реквизиты прослеживаемости или допустили ошибку

Если компания или ИП реализует товары, которые не подлежат прослеживаемости, графы 11–14 в бумажном счете-фактуре или УПД отображать необязательно (письма ФНС от 23.08.2021 № 3-1-11/0115, от 17.08.2021 № СД-4-3/11571, от 01.06.2021 № ЕА-4-15/7550@). В файле обмена при формировании электронного счета-фактуры по непрослеживаемым товарам графы 11-14 с реквизитами прослеживаемости могут и вовсе отсутствовать (письмо ФНС от 15.10.2021 № СД-4-3/14647@).

В счетах-фактурах на аванс реквизиты прослеживаемости не указывают. А значит, такой счет-фактуру можно оформить на бумаге (п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Ошибки в реквизитах прослеживаемости не влияют на получение налоговых вычетов по НДС (письмо ФНС от 25.10.2021 № СД-4-3/15059@). Но так как товары находятся на контроле ФНС, велика вероятность, что налоговая пришлет требование о пояснениях.

Если вы оформили счет-фактуру или УПД без реквизитов прослеживаемости или с ошибкой, нужно выставить исправленные документы с верными реквизитами.

Как штрафуют за нарушения НСПТ

Штрафов по системе прослеживаемости пока нет — проект федерального закона о поправках в КоАП РФ находится на рассмотрении. Планируют ввести такие штрафы:

• за неотражение реквизитов прослеживаемости или непредставление документов в ФНС — от 1 000 до 30 000 рублей для ИП, до 100 000 рублей для юрлиц;
• за неправильное выставление счета-фактуры — от 200 до 30 000 рублей для ИП, до 100 000 рублей для юрлиц.

Предполагается, что за НСПТ начнут штрафовать с 1 января 2026 года. Но после согласования проекта ФЗ и размеры штрафов, и сроки могут измениться.

Читайте по теме:

• С 1 октября 2023 года в счете-фактуре появился новый реквизит
• Когда сдавать и как заполнять отчет об операциях с прослеживаемыми товарами