Как сменить налоговую: пошаговая инструкция

Организация в любой момент может принять решение о переезде в другой район, город или на соседнюю улицу. Но сделать это нужно правильно: уведомить налоговую об официальной смене адреса и зафиксировать изменения в ЕГРЮЛ. В статье расскажем, что такое изменение юридического адреса компании, как быть с ИФНС и какие документы понадобятся при оформлении.

Шаг 1 — выберите алгоритм действий для смены юридического адреса

Юридический адрес ООО (то есть город, улица, номер дома и офиса) должен быть в границах места нахождения организации (в том же городе) и фиксируется в Едином госреестре юридических лиц (ч. 3 ст. 54 ГК РФ).

Проще всего поменять адрес, если компания переезжает в пределах своего муниципалитета. Процедура официального переезда в другой город или район, который относится к другой ИФНС, чуть сложнее и занимает около месяца.

Решение об изменении юридического адреса должно быть принято на собрании участников юрлица или единственным владельцем. Алгоритм действий зависит от ряда условий: надо ли менять устав компании, остается ли организация в пределах своего муниципалитета, а также совпадает ли новое место нахождения с домашним адресом участника или руководителя юрлица.

Шаг 2 — выясните, надо ли в вашем случае менять устав ООО

Когда компания планирует переезд в пределах своего муниципалитета, менять устав в большинстве случаев не придется. Если организация использует один из типовых уставов, предложенных ФНС, адреса в нем нет, он фиксируется только в ЕГРЮЛ. Необходимость появится, если организация составляла учредительный документ самостоятельно и указала в нем свой полный адрес. Здесь потребуется внести изменения в действующий документ или написать новый.

Если вы решили не переписывать устав заново, составьте лист изменений к существующей версии и укажите на нем порядковый номер. Этот лист будет официальным приложением к учредительному документу. Когда оформляете новый устав, напишите на первой странице «новая редакция» и проставьте дату его утверждения общим собранием или единственным участником. Не включайте адрес организации в свежий устав, это упростит дальнейшие переезды, если они потребуются.

Говоря кратко, изменения в устав необходимы, если меняется указанная в нем информация.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Шаг 3 — зафиксируйте смену юридического адреса

Что делать, если компания переезжает в пределах одного города

При любых условиях в первую очередь надо принять решение о переезде и зафиксировать его, то есть организовать собрание собственников и подписать протокол. Если у компании один учредитель, он принимает решение единолично и оформляет его в письменном виде. Решение нужно удостоверить у нотариуса или другим способом, если он указан в уставе компании.

Переезд обычно связан с осуществлением деятельности на новом месте, и налоговая может проверить, действительно ли компания ведет деятельность по указанному в документах адресу.

В течение семи дней с того момента, как решение о переезде было зафиксировано, нужно уведомить об этом свою налоговую (ч. 5 ст. 5 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Если не сделать этого вовремя, директору организации грозит штраф в размере 5 тыс. рублей (ч. 3 ст. 14.25 КоАП РФ). Пакет документов будет немного различаться в зависимости от того, нужно ли менять устав. Рассмотрим оба варианта:

Ситуация № 1 — при переезде нужно менять устав

Например, директор и единственный владелец ООО «Снежинка» из Екатеринбурга решил расширяться и нашел офис побольше в том же районе города. При этом устав организации он составлял самостоятельно, в нем прописан текущий юридический адрес.

Тогда директор должен подать в налоговую:

1. Решение об изменении официального адреса компании.
2. Оригинал нового устава или лист с изменениями.
3. Документы, подтверждающие права на помещения по новому адресу, то есть выписку из ЕГРП или договор об аренде. Просто гарантийное письмо тут не подойдет, так как не дает прав на помещения.
4. Заявление о внесении нового адреса в ЕГРЮЛ по форме 13014:

• В пункте «причина представления заявления» на титульном листе выберите значение «1» и выберите, как именно меняется устав.
• На листе «Б» в п. 2 укажите новый адрес компании.
• Впишите информацию о заявителе в лист «П».

Если вы решили подать документы на бумажных носителях, лично в инспекцию или по почте, придется оплатить госпошлину — 800 рублей. А если отправить их в электронном виде, в том числе через многофункциональный центр или нотариуса, платить не надо.

Если все в порядке, налоговая одобрит решение о регистрации изменений в течении пяти рабочих дней и пришлет лист с записью нового адреса в Едином госреестре юрлиц и отметку о регистрации нового устава на электронный адрес, указанный в заявлении. При необходимости документы могут выдать и на бумаге.

Ситуация № 2 — при переезде менять устав не нужно

ООО «Самоцвет» работает по типовому уставу, то есть менять его не придется. Раньше компания размещалась на арендованных площадях, но теперь приобрела недвижимость в том же городе и собирается переехать. Новый адрес относится к компетенции той же ИФНС. Собственники «Самоцвета» назначили собрание и на нем утвердили решение о переезде.

В ближайшие семь дней компания должна передать в свою налоговую инспекцию заявление по форме 13014. В пункте 2 на титульном листе выбираем значение «2». На листе Б заполняем только пункт 2. Заполняем лист П.

ИФНС пришлет ответ также в течение пяти рабочих дней.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Что делать, если новый юридический адрес компании — в другом городе

Если компания решила вести деятельность в другом городе, документы подаются в два этапа. В течение трех дней в старую ИФНС подаем:

• Решение учредителей о переезде и корректировке устава
• Заявление по форме 13014. В п. 2 на титульном листе ставим цифру 2, а в п. 6 выбираем значение «1» (юрлицом принято решение о смене места нахождения).

На листе Б заполняем только пункт 1, пункт 2 заполнять не надо.

Заполняем лист П.

С того дня, как прежняя налоговая изменит адрес вашей компании в ЕГРЮЛ, нужно подождать 20 дней и направить второй набор документов в инспекцию по новому месту нахождения (ч. 6 ст. 17 Федерального закона №129-ФЗ от 08.08.2001).

Период подачи документов в новую ИФНС не ограничен, но организация заинтересована в оперативном решении вопроса, так как несет ответственность за неполучение важных сообщений или отсутствие своего представителя по новому адресу (ч. 3 ст. 54 ГК РФ).

Итак, в ИФНС по новому адресу направляем:

• Решение учредителей о переезде и изменении устава.
• Заявление по форме 13014. В пункте 2 на титульном листе ставим значение «1», пункт 6 заполнять уже не надо. На листе Б теперь заполняем и пункт 1, и пункт 2.
• Новую или скорректированную версия устава.
• Документы, дающие права на помещения по новому адресу.
• Квиток об оплате госпошлины, если направляете документы в бумажном виде.

Что делать, если новая регистрация — по адресу учредителя

Проще всего зарегистрироваться в новой инспекции, когда новый адрес — это домашний адрес:

• участника общества, у которого не менее 50% голосов;
• директора компании (п. 6 ст. 17 ФЗ №129-ФЗ от 08.08.2001).

В этом случае направлять уведомления в действующею налоговую не надо, все документы нужно посылать сразу в ИФНС по адресу прописки директора или собственника. Сроки обращения — семь дней со времени официального оформления решения о переезде. В пакет документов входят:

• Решение о смене адреса.
• Заявление по форме 13014, которое заполняется, так же, как для новой инспекции в последнем примере + пункт 6 титульного листа.
• Скорректированный устав.
• Документ об уплаченной госпошлине, когда это необходимо.

Шаг 4 — узнайте, в какую ИФНС отчитываться во время переезда

Итак, вы отправили документы о переезде в ИФНС, и в течение пяти дней инспекция внесла в ЕГРЮЛ запись о новом адресе компании (ч. 4 ст. 84 НК РФ). С этого момента организация будет снята с учета в старой налоговой и поставлена на учет в новой.

Из новой ИФНС вы получите: документ о внесении записи в ЕГРЮЛ, устав или изменения в устав с отметкой налоговой, документ о постановке на учет в новой ИФНС и о снятии с учета в старой. Документы отправят в тот же или на следующий день на электронную почту, указанную в заявлении по форме 13014. При желании можно запросить их бумажном варианте.

Платить налоги и авансовые платежи, отправлять отчетность компании нужно в налоговую по адресу, указанному в ЕГРЮЛ. Поэтому как только в реестре появится запись о новом адресе, отчитывайтесь в новой налоговой, до этой даты — в прежней.

Не забудьте, что после смены адреса в документах надо использовать КПП и ОКТМО, которые выдаст новая налоговая. Однако в ряде случаев старый ОКТМО все же потребуется, чтобы отчитаться за период до переезда. Например, когда подаете в новую налоговую формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ за период, относящийся к прежней ИФНС, указывайте ОКТМО по старому адресу и используйте новый КПП (письмо ФНС от 27.12.2016 № БС-4-11/25114@).

ИНН у компании останется прежним.

Шаг 5 — отразите новый адрес в документах и деятельности организации

Когда официально получите новый адрес, потребуется отразить его в документах организации. Например, если адрес был упомянут в трудовых договорах, подпишите с сотрудниками допсоглашения о работе на новом месте. Кроме того, надо:

• Уведомить о смене юрадреса банк и контрагентов. При этом перезаключать текущие договоры не нужно, так как ОГРН и ИНН организации остались прежними.
• Если переезжаете в другой регион, нужно сменить ЭЦП.
• Перерегистрировать контрольно-кассовую технику. Это можно сделать очно в налоговой или удаленно не позднее чем на следующий день после регистрации нового адреса в ЕГРЮЛ (ч. 4 ст. 4.2 ФЗ от 22.95.2003 № 54-ФЗ).
• Изменить сведения об организации в программе электронного документооборота и бухгалтерской программе, которыми вы пользуетесь.
• Сменить печать, если на ней указан прежний адрес.
• В течение 10 дней перерегистрировать в ГИБДД автомобили организации. Изменения вносятся в ПТС и СТС. За нарушение сроков предусмотрен штраф от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 1 ст. 19.22 КоАП РФ).

Читайте также:

• Что делать, если компания переехала в регион с другой ставкой по УСН?
• Какие риски ждут компанию на УСН при смене региона регистрации?