Какие проводки использовать для возврата товара поставщику

Если покупатель обнаружил брак, он может вернуть его поставщику. С возвратом качественных товаров сложнее. Разбираемся, в каких случаях можно вернуть покупку и как провести возврат в бухгалтерском учете.

Александра Задорожнева Журналист, специалист по бухгалтерскому учету и налогам

Когда можно вернуть товар поставщику

Все зависит того, какой товар возвращают — качественный или с недостатками.

Качественный товар

Организации (ИП) могут возвращать товары, если поставщик:

• просрочил поставку (ст. 511 ГК РФ);
• привез товаров меньше или больше, чем указано в договоре или не в той комплектности (ст. 466, 478, 480 ГК РФ);
• передал их в другой модификации, ассортименте (п. 1 ст. 467, п. 1 ст. 468 ГК РФ);
• доставил без тары/упаковки, обозначенной в договоре (ст. 482 ГК РФ).

Фактически такой возврат связан не с качеством, а с нарушением обязательств контрагента. 

Кроме того, стороны могут договориться о возврате:

• если заказчик не реализовал товары до окончания срока годности; 
• если у покупателя отпала необходимость в приобретенной партии;
• в других случаях, согласованных продавцом и покупателем.

Порядок и сроки возврата определите в дополнительном соглашении.

В некоторых случаях возвращать товары надлежащего качества запрещено. Например, нельзя заключать договор с условием о возврате определенных продтоваров между торговыми сетями и поставщиками (п. 6 ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 28.12.2009 № 381-ФЗ).

Срок возврата качественных товаров для организаций не установлен, но его можно прописать в договоре (ст. 309, п. 4 ст. 421 ГК РФ). 

Если покупатель принял товар на ответхранение, он может вернуть его поставщику по истечении разумного срока (ст. 514 ГК РФ). Такого срока должно быть достаточно, чтобы поставщик вывез или распорядился им.

Если срок возврата не прописан ни в договоре, ни регулирующей нормативке, руководствуйтесь общими правилами о сроках исполнения обязательств (п. 2 ст. 314, п. 1 ст. 810 ГК РФ).

Некачественный товар

Если поставщик заранее не предупредил о несущественных недостатках товара, заказчик вправе требовать от продавца — по своему выбору (п. 1 ст. 475 ГК РФ):

• соразмерного уменьшения цены покупки;
• безвозмездного устранения недостатков;
• возмещения расходов на устранение недостатков.

Если же заказчик обнаружил существенные, недопустимые или неустранимые недостатки (брак), он вправе отказаться от исполнения договора купли-продажи, вернуть брак поставщику и потребовать назад оплату (п. 2 ст. 475 ГК РФ). Исключение — когда продавец, узнав о браке, сразу же меняет его на качественные товары.

Предъявить требование об отказе от договора можно в течение гарантийного срока или срока годности (п. 2, 3 ст. 477 ГК РФ). А если такой срок не установлен — в разумный срок, но в пределах двух лет с момента передачи товара. При этом в договоре купли-продажи стороны могут установить другие, более длительные сроки.

Как оформить возврат товара поставщику

Порядок оформления возврата зависит от того, происходит он в рамках старого договора (по которому изначально была поставка), или в рамках нового договора купли-продажи.

Возврат по старому договору

В этом случае покупатель оформляет документы на отмену сделки — уведомление о расторжении договора в одностороннем порядке, соглашение о расторжении. А также документы на возврат:

• Если возвращается уже принятый товар, покупатель формирует накладную на возврат — унифицированную ТОРГ-12 или собственной разработки. 
• Если заказчик возвращает товар при приемке, отдельная накладная не нужна. Информацию о возврате указывают в отгрузочной накладной поставщика (письмо Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5).

Поставщик со своей стороны выставляет корректировочный счет-фактуру или корректировочный документ на возврат. А если продажу оформляли универсальным передаточным документом со статусом 1, при возврате поставщик выставляет корректировочный УПД или корректировочный счет-фактуру (письмо УФНС по г. Москве от 13.05.2020 № 24-23/3/080514@).

При возврате некондиции, помимо указанных документов, составляется акт о несоответствии по качеству. Для этого можно использовать унифицированные бланки ТОРГ-2, ТОРГ-3 или собственный акт. Форму документа о несоответствии можно закрепить в договоре купли-продажи.

Поставщик, получив некачественный товар, составляет корректировочный счет-фактуру на возврат (п. 10 ст. 172 НК РФ, письмо ФНС от 23.10.2018 № СД-4-3/20667@, письмо Минфина от 04.02.2019 № 03-07-11/6171).

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Возврат по новому договору

Когда возврат товара проводят новым договором (обратный выкуп), корректировочный счет-фактура не нужен. Это новая сделка, в которой заказчик становится поставщиком, а поставщик — заказчиком. 

Если новый поставщик является плательщиком НДС, он оформляет счет-фактуру как при обычной продаже (п. 3 ст. 168 НК РФ, письмо Минфина от 20.08.2021 № 03-03-06/1/67181). А если он не плательщик НДС, счет-фактура не составляется. Соответственно новый покупатель не сможет принять к вычету НДС по своим же выкупаемым товарам. 

Когда возвращать по старому договору, а когда по новому

Для минимизации налоговых рисков заключать новый договор имеет смысл, когда у покупателя нет претензий по качеству, количеству, комплектности и т. д. То есть когда передан качественный товар, поставщик полностью исполнил свои обязательства, а возврат происходит, например, потому что покупатель передумал.

Если же поставлена некондиция, покупатель имеет право отказаться от исполнения договора и возврат происходит в рамках ранее заключенного договора купли-продажи. Но есть разъяснения налоговиков о том, что обратный выкуп можно использовать и при возврате некондиции (письмо ФНС от 29.05.2019 № СД-4-3/10321@).

Как покупателю отразить возврат 

Для бракованного и качественного товара операции будут разными.

Качественный товар

Если он был принят к учету на счет 41 «Товары» или 10 «Материалы», просто отсторнируйте бухгалтерские проводки по приобретению (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н).

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Некачественный товар

Если возвращаете брак, порядок бухучета будет зависеть от того, когда этот брак обнаружили:

• Если во время приемки, а товар учли на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» — спишите его с забаланса.
• Если после приемки, а товар учли на счете 41 или 10 — на дату признания претензии поставщиком отнесите стоимость товара по договору (без НДС) и восстановленный НДС на счет 76 «Расчеты с разными дебиторами», субсчет 76.2. Пока не вернете поставщику, его можно хранить за балансом на счете 002.

Если возвращаете поставщику брак во время гарантийного срока, сделайте в бухучете аналогичные записи. А если поставщик заменил брак на такой же качественный или аналогичный товар другой марки, отразите это как обычное поступление — проводкой Дт 41 (10) Кт 60.

Возврат товара поставщику в декларации по НДС

Если возврат произошел в рамках старого договора, поставщик обязан выставить корректировочный счет-фактуру на уменьшение. И неважно, принял ли покупатель товар на учет (письмо ФНС от 23.10.2018 № СД-4-3/20667@). 

В декларации по НДС возврат отражают в зависимости от принятия налога к вычету.

Сдавайте электронную отчетность через интернет.

14 дней бесплатно

Если ранее приняли к вычету НДС по возвращаемому товару, восстановите налог и отразите это в декларации (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ): 

• В раздел 9 перенесите из книги продаж данные о корректировочном счете-фактуре на уменьшение, по которому восстанавливаете налог. Или же отразите сведения о первичном документе, если зарегистрировали его в книге продаж.
• В строке 080 раздела 3 покажите сумму восстановленного НДС.
• В строке 118 раздела 3 отразите сумму налога с учетом восстановленного НДС. Строка 118 — это сумма строк 010 — 042, 045 — 080 и 105 — 115 раздела 3.

Если не принимали НДС к вычету, возврат в декларации не отражайте (подп. 4 п. 3 ст. 170, п. 1 ст. 172 НК РФ). Это касается как принятых на бухгалтерский учет, так и неучтенных товаров.

Полезные статьи:

• Что такое товар в бухгалтерии
• Как принять товар на учет
• Как отразить в книге продаж восстановление НДС с аванса в периоде получения товара?
• Реализуем товары, облагаемые и не облагаемые НДС. Как вести раздельный учет?